Agenda

1. Infovergadering 29 juni 2009 Thematische Innovatiestimulering (TIS)Technologische Dienstverlening (TD)oproep 2008-2009projectnummer 080XXXPeter CouckeProgramma coördinator TIS/TD

2. Agenda • Verwelkoming • Analyse van de IWT overeenkomst • Uitvoering & opvolging van een TIS/TD-project BROODJESLUNCH

3. VerwelkomingKorte voorstelling aanwezige adviseurs • Uw naam • Naam VIS • Omvang (# VTE, duur) • Hoofddoelgroep van bedrijven • Voornaamste projectdoelstelling en voorziene activiteiten

4. 2. Analyse van de IWT-overeenkomst • IWT overeenkomst bestaat uit 2 delen : • Algemene voorwaarden : op IWT website bij doc en faq's van VIS programma • Projectspecifieke voorwaarden met één bijlage : papieren documenten ter ondertekening door alle begunstigde(n), NIET door de onderzoekspartner, 1 exemplaar naar IWT terugsturen • Bij de projectspecifieke voorwaarden wordt verwezen naar referentiedocumenten waaronder • Samenwerkingsovereenkomst(en) • Reglement van Orde

5. Relaties beschreven in de IWT-overeenkomst Samenwerkings-overeenkomst (optioneel) IWT VIS Overeenkomst Begunstigde(n) Reglementvan Orde Samenwerkings-overeenkomst (optioneel) Gebruikersgroep Uitvoerder Onderzoekspartner(s)

6. Aandachtspunten in de Projectspecifiek Voorwaarden : • contactpersoon van de coördinator : dit is de persoon (kan iemand van de begunstigden of onderzoekspartners zijn) waarmee IWT alle communicatie (rapportering, info-mails, opleidingen, brieven met addenda aan de overeenkomst,…) over het project voert • artikel 4 geeft chronologische oplijsting van actiemomenten voor aanlevering van verklaringen, verslagen, overeenkomsten • artikel 5 vermeldt bijzondere voorwaarden bij de start of bij de tussentijdse evaluatie van het project • artikel 6 staat vermeldt wie betalingen ontvangt

7. De samenwerkingsovereenkomst tussen betrokkenen (1/2) • Doel : regeling van de samenwerking tussen betrokken partijen • Vier mogelijke relaties : • Tussen leden van het consortium die als Vlaams InnovatieSamenwerkingsverband (VIS)optreden • Tussen VISsen • Tussen VIS(sen) en onderzoekspartners • Samenwerking in kader van internationale samenwerking • Kan in één overeenkomst of in afzonderlijke overeenkomsten

8. De samenwerkingsovereenkomst tussen betrokkenen (2/2) • Wat : • Contactgegevens van betrokken organisaties en projectidentificatie • Afspraken omtrent : • behandeling van vertrouwelijke informatie • eigendomsrechten en gebruiksrechten ivm industriële eigendom • uit te voeren taken en opleveringen van het project, overleg en verslaggeving aan IWT, ... • afspraken inzake publicaties & mededelingen • bevoegdheden (wie rapporteert, wie roept gebruikersgroep bijeen...) • begroting en rekeningen (wie ontvangt subsidies, VIS staat in voor niet-gesubsidieerde deel) • duur van de overeenkomst • aansprakelijkheden en geschillenregeling • ontbinding en vereffening • Dient door IWT goedgekeurd te worden !

9. Interactie met de doelgroep (1/2) • Doel: inhoudelijke opvolging van een project ; kunnen projectuitvoering sturen zolang innovatiedoel behouden blijft • TIS : noodzaak tot oprichting van een gebruikersgroep ; bij TD minstens een jaarlijks forum organiseren waar doelgroep op uitgenodigd wordt • Afspraken ivm werking (rechten en plichten) van de gebruikersgroep worden geregeld in een Reglement van Orde • voorbeeld-template is opgenomen in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging van VIS/TIS & TD projecten • verklaring RvO door coördinator aan te leveren aan IWT volstaat • dynamiek van de gebruikersgroep en de betrokkenheid van doelgroep bij het project is een belangrijk element voor IWT

10. Het reglement van orde van de gebruikersgroep (2/2) • Praktische modaliteiten : • samenstelling van de gebruikersgroep dient representatief te zijn voor het VIS (KMO-karakter !) • TIS typisch 3x per jaar ; TD minstens jaarlijks forum • IWT adviseur als waarnemer uitnodigen • IWT adviseur probeert 1 x per jaar aanwezig te zijn • het Reglement van Orde regelt ook de tarifiëring die door het innovatiesamenwerkingsverband in het kader van de dienstverlening van het project (TIS of TD) wordt gehanteerd • agenda voorafgaand uitsturen ; in toekomst in e-tool • verslag ten laatste10 dagen na bijeenkomst aan leden bezorgen ; in toekomst in e-tool

11. 3. Uitvoering & opvolging van een TIS/TD project 3.1. Schematische voorstelling 2- en 4-jarig project 3.2. Voortgangsverslaggeving adhv RAP getallen die gevoed worden uit projectregister 3.3. Financiële rapportering 3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten > 2 jaar) 3.5. Eindverslag met effectenanalyse 3.6. Meldingen 3.7. Vlaams Innovatienetwerk

12. 3.1. Schematische voorstelling voor project van 2 jaar

13. 3.1. Schematische voorstelling voor project van 4 jaar

14. 3.2. Voortgangsverslaggeving : inhoudelijk verloop van het project adhv RAP-getallen (2/2) • Mogelijkheid om gebruik te maken van tool voor projectregistratie : ORKA melding aan pc@iwt.be • Voorlopig via (electronisch) document (pag. 7 van toelichtingsdocument) tot webtool applicatie voor projectopvolging operationeel is • Resultaatsgerichte rapportering als onderdeel van inhoudelijk verloop van het project • Projectopvolging via set van 16 kengetallen (indicatoren voor normaal verloop van het project) • Per project werd een gepaste sub-set en streefwaarden vastgelegd in bijlage 1 van de Projectspecifieke Voorwaarden • Definitie en faq van RAP indicator in handleiding oproep 2008 en in handleiding verslaggeving oproep 2007 (paragraaf 4.3)

15. 3.2. Voortgangsverslaggeving gevoed door informatie vanuit het projectregister (1/2) • Zesmaandelijks verslaggeving vanaf startdatum van project • Bevat volgende rubrieken : • Inhoudelijk verloop van het project • Interactie met de doelgroep • Haalbaarheid van het innovatiedoel • Inzet van de middelen • Gewijzigde externe omstandigheden of wijzigingen bij begunstigde • Mogelijkheid tot melding Under construction

16. 3.3. Financiële verslaggeving • Gebruik template zoals in toelichtingsdocument uitvoering en opvolging VIS/TIS & TD beschreven ! • Aparte projectboekhouding noodzakelijk • Welke kosten zijn aanvaardbaar : zie handleiding oproep 2008 • Financiële verslaggeving wordt gebundeld door coördinator of kan per partij aangeleverd worden • Structuur : personeelskost, overige kost (direct & indirect) als % van de personeelskost en eventueel coördinatiekost

17. 3.4. Tussentijdse evaluatie (projecten>2 jaar) • Ieder project met een projectduur langer dan twee jaar, wordt tussentijds geëvalueerd. • Na 18 maanden activiteiten, verslag te leveren tegen het einde van de 19de maand • Inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten & effecten • Actualisering doelstellingen van het project in bijgestuurd werkplan, kengetallen en effecten voor tweede biënnale • Analyse van de financiële status van het project ;indien grote discrepanties  correctie in steun doorgevoerd voor 2° biënnale, kleine verschillen worden over biënnales heen afgerekend • Tijdige beslissing IWT over verlenging van het project • Template via e-tool volgt

18. 3.5. Eindverslag en effectenanalyse Samenvatting van het volledige project: • inhoudelijke toelichting bij de behaalde resultaten. Effectenanalyse: • Effecten van het project in kaart brengen.(klantenbevraging, meting effectenindicatoren, ...) • Essentieel onderdeel van een eventuele vraag tot verdere financiering van het project. • Concrete invulling wordt bij de aanvang van het project besproken. (...nulmeting...) • Relatie tussen RAP en effecten : zie doc & faq op IWT website

19. 3.6. : Meldingen Het VIS meldt volgende essentiële wijzigingen in verband met de projectuitvoering : • artikel 7.1 van algemene voorwaarden o.a. • Elke gebeurtenis of omstandigheid, die de realisatie van de projectresultaten, effecten en zorgvuldige uitvoering van de overeenkomst ernstig in gevaar kan brengen • Elke wijziging in samenwerkingsovereenkomst, reglement van orde, samenstelling gebruikersgroep • Elke cumulatie met andere steun • Elke wijziging in de tijdsplanning > 1 maand of verlenging • artikel 3.6 van de projectspecifieke voorwaarden :elke wijziging van personeel dat voor een substantieel deel op project werkt (ter goedkeuring voorleggen aan IWT)

20. 3.7. : Vlaams Innovatienetwerk http://www.innovatienetwerk.be • Publiek toegankelijke website • Registratie voor KMO’s op de site • Netwerkleden (medewerkers intermediairen) • kunnen inloggen met hun bestaande accountgegevens OF • kunnen account aanvragen bij fs@iwt.be • Mogelijkheden voor netwerkleden > KMO-medewerkers

21. Rubrieken • Netwerkleden: opzoeken en/of consulteren en/of koppelen met bezoeker • Projecten: projecten van collectieve aard of apart ingebracht (kan ook door KMO’s) • Over innovatie = WIKI-tool. Moet encyclopedie van het Innovatienetwerk worden. Netwerkleden kunnen overal schrijven. Per artikel kan worden aangegeven of KMO’s ook mogen schrijven. • Nieuws = BLOG-tool. Nieuwsartikels welkom! • Kalender = evenementenkalender • Mijn innovatienetwerk: eigen gegevens en mogelijkheden tot schrijven (zie volgende slide)

22. Mijn innovatienetwerk • aanpassen persoonlijke gegevens • aanmaken/aanpassen projecten • schrijven in Nieuws • schrijven in Kalender • opgeven van RSSfeeds die je wil consulteerbaar maken voor andere leden (kan door admin naar ‘Nieuws’ gebracht worden) • uw contacten (geregistreerden die met u in contact zijn) • vragen: stellen en behandelen van vragen uit het netwerk • diensten: hier abonneert u zich op informatie op uw maat (via dagelijkse of wekelijkse email of via RSS).

23. Dank voor jullie aandacht & succes met de projectuitvoering !! Peter Coucke Coördinator TIS/TD projecten pc@iwt.be 02/209.29.13 VIS Secretariaat : Grietje Van Nijlen : gvn@iwt.be Conny Van de Velde : cvdv@iwt.be