Procedimientos operativos para la oportuna notificación y verificación de materiales

1. Procedimientos operativos para la oportuna notificación y verificación de materiales Secretaría Técnica del Comité de Radio y Televisión 19 de octubre de 2009

2. Índice • Actualización del Catálogo de Emisoras • Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales: • Migración de la herramienta de software para la generación de huellas acústicas al Sistema de Pautas; • El plazo de 5 días previsto en el artículo 46, párrafo 4 del Reglamento deberá ser de estricto cumplimiento; • Los partidos deberán determinar la fecha exacta en que deberán transmitirse sus materiales conforme a los plazos del Reglamento; • Requisitos para la validación técnica de los materiales; • Se suprimen las órdenes de transmisión y en su lugar se notificarán “pautas versionadas”; • Islas de edición y post producción y asesoría técnica a partidos políticos.

3. Antecedentes En el marco del diagnóstico de los procedimientos operativos de la Dirección Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Políticos se identifican oportunidades de mejora para el control y seguimiento de los materiales de los partidos políticos y autoridades para su transmisión al aire. Objetivo: • Brindar certeza a los partidos políticos y autoridades electorales desde la recepción de los materiales hasta su transmisión en radio y televisión; • Instruir con mayor precisión a concesionarios y permisionarios la forma de ordenar las transmisiones de los materiales de los diversos actores políticos; • Asegurar la fecha de inicio de transmisión de cada material distribuido por el IFE.

4. 1. Actualización del catálogo de emisoras de radio y televisión • Problemática: Se han identificado diferencias en los nombres, siglas, frecuencias y horas de transmisión de algunas emisoras. • Por ello, es necesario actualizar el catálogo aprobado por el CRTV (abril de 2009) y lograr la total correspondencia entre las emisoras monitoreadas y las que forman parte del catálogo.

5. 1. Actualización del catálogo de emisoras de radio y televisión • Para la administración de los tiempos del Estado en radio y televisión en los procesos electorales locales en 2010, es fundamental contar con un catálogo actualizado y debidamente depurado. Para ello, la DEPPP ha realizado lo siguiente: • Actualización del catálogo • Las emisoras que no se detecten se suprimirán del catálogo del IFE; y, • Se informará a las autoridades correspondientes sobre las emisoras que se detecten, pero que no se encuentren en los catálogos. • Depuración del catálogo • Compulsa entre el catálogo de Cofetel, el catálogo del IFE y las emisoras que se están detectando en los CEVEM; • Comunicaciones de las propias emisoras.

6. 2. Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales • Migración de la herramienta de software para la generación de huellas acústicas al Sistema de Pautas • Problemática: • En ocasiones se entregan materiales a las emisoras que aún no tienen huella acústica, debido a que no se condiciona su notificación a la generación de la huella; • Las huellas acústicas de los materiales se generan mediante una herramienta de software del Sistema de Verificación. • Solución: • Para evitar este desfase sin retrasar la oportuna entrega de los materiales a los medios, se está llevando a cabo la migración de la herramienta de software para la generación de huellas acústicas al Sistema de Pautas.

7. 2. Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales • El plazo de 5 días previsto en el artículo 46, párrafo 4 del Reglamento deberá ser de estricto cumplimiento • Problemática: El Reglamento prevé que los materiales deberán ser notificados a las emisoras con al menos 5 días de anticipación a la fecha en que deba iniciar su transmisión. Este plazo de carácter potestativo, ha ocasionado que las emisoras transmitan el material dentro del plazo, pero no hay certeza respecto del día en que inicia su transmisión. • Solución: Se propone que dicho plazo sea de estricto cumplimiento para garantizar la certeza respecto del día en que iniciará la transmisión del material.

8. 2. Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales • Los partidos deberán determinar la fecha exacta en que deberán transmitirse sus materiales conforme a los plazos del Reglamento • Problemática: En ocasiones los materiales se reciben para su validación técnica junto con las instrucciones para su transmisión, aunado a que por lo general no se determina una fecha específica para su difusión. • Lo anterior se traduce en incertidumbre respecto de la fecha en que entra al aire el material con la consecuente dificultad para efectos de la verificación de su transmisión. • Solución: El IFE garantizará que la difusión de los promocionales de los partidos políticos, si estos determinan la fecha en que se deberán transmitir sus promocionales conforme a los plazos previstos en el RART (8 días en emisoras del DF y 10 días para el resto de las emisoras).

9. 2. Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales • Requisitos para la validación técnica de los materiales • Problemática: Los materiales de los partidos son verificados para determinar si cumplen con las especificaciones técnicas para su transmisión en radio y televisión, en cuyo caso se envían para su notificación sin considerar su disponibilidad a medios y la generación de la huella acústica. • Los materiales digitalizados son verificados para determinar si cumplen con las especificaciones técnicas relativas a la duración, amplitud de luminancia (para tv), nivel de audio (para radio), calidad, barras cromáticas y contador regresivo, independientemente de que se haya generado la huella acústica y de que se encuentren disponibles en el Portal de Pautas.

10. 2. Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales • Solución: Además de los requerimientos técnicos precisados, los materiales sólo podrán ser enviados para su notificación a las emisoras si y sólo si: están disponibles en el Portal de Pautas, y ya se generó la huella acústica. Con lo anterior, se garantizará la oportuna detección de los promocionales en las emisoras de radio y televisión.

11. 2. Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales • Se suprimen “oficios de instrucciones” y las órdenes de transmisión y en su lugar se notificarán “pautas versionadas” • Problemática: Las emisoras reciben pautas y acuerdos, pero además reciben oficios de instrucciones, “órdenes de transmisión” y materiales en distintas fechas, sin plazos ciertos ni criterios constantes, lo que se traduce en falta de certeza, con la consecuente dificultad para efectos de la verificación de transmisiones. • El Sistema de Pautas actualmente genera “pautas versionadas” sin posibilidad de error, a diferencia de la elaboración manual de las “órdenes de transmisión”.

12. 2. Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales • Solución: Se suprimen los “oficios de instrucciones”, las “órdenes de transmisión” y en su lugar se enviarán “pautas versionadas” elaboradas en el Sistema de Pautas y los materiales asociados, los cuales se notificarán una o dos veces a la semana a los medios, en cumplimiento a los plazos previstos en el artículo 46, párrafo 2 del Reglamento. • Además, se establecen reglas claras y plazos para la validación técnica de los materiales y su notificación a las emisoras, para que una vez entregados los materiales corra el plazo de 5 días previos al inicio de su transmisión.

13. 2. Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales • Reglas y plazos para la validación técnica y notificación de materiales: • Horario para recepción de materiales: 9 a 18 horas L a V • Validación técnica: Si el material es presentado antes de las 15 horas, el mismo día; si es presentado después, al día siguiente. • Notificación a las emisoras: Si es en el DF, 1 día; si es en el resto del país, 2 días. • Fecha de corte para “pautas versionadas”.

14. Calendario para cierre, notificación e inicio de transmisión de materiales en emisoras del DF PV: Pauta versionada Notificación PV: Notificación de la pauta versionada y de los materiales.

15. Calendario para cierre, notificación e inicio de transmisión de materiales en emisoras en todo el país PV: Pauta versionada Notificación PV: Notificación de la pauta versionada y de los materiales.

16. 2. Procedimientos operativos para garantizar la oportuna detección de los promocionales • Islas de edición y post producción y asesoría técnica a partidos políticos • Las islas de post producción de la Dirección de Pautado, Producción y Distribución están a disposición de los partidos políticos para que ellos mismos editen sus materiales. • En todo momento contarán con asesoría técnica por parte del personal de dicha dirección. • Se impartirá un curso para la utilización del equipo de las islas de edición y post producción.