Organisasjonsteori

1. Organisasjonsteori En innføring i foreningsarbeid generelt og i Norsk Retrieverklubb spesielt Dag Wennesland og Jan Eyolf Brustad Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

2. Innledning • Formål med kurset • Historikk • Organisering av Norsk Retrieverklubb • Organisasjonshåndboken • Lovene • Organisasjonsarbeid • Økonomi Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

3. Kildemateriale Norsk Retrieverklubb:Organisasjonshåndbok 2000 Organisasjonshåndbok for Norsk Kennel Klub og samarbeidende organisasjoner Tove Heggen Larsen:Organisasjonskunnskap - en håndbok i foreningsarbeid Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

4. Formål med kurset • Få kunnskap og informasjon om organisasjoner og deres plass i samfunnet • Bli kjent med Norsk Retrieverklubbs lovverk • Bidra med kunnskap til andre tillitsvalgte innen Norsk Retrieverklubb • Få kunnskap til å gjøre en bedre jobb som tillitsvalgt i Norsk Retrieverklubb Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

5. Historikk I • Det norske Misjonsselskap 1842 • ca. 250 lokallag i 1850 • Det norske Afholdenhedsselskab 1844 • 77 foreninger og 10.000 medlemmer i 1850 • Thranitterbevegelsen 1849 (Marcus Thrane) • ca. 400 foreninger og 30.000 medlemmer i 1851 Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

6. Historikk II • Den Norske Turistforening 1868 • Norges Jeger- og Fiskerforbund 1871 • Redningsselskapet 1891 • Norsk Kennel Klub 1898 • Norsk Retrieverklubb 1960 • Avd. Trondheim (Nordenfjeldske Retrieverklubb) startet i 1970 • Avd. Sunnmøre startet 1970 Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

7. Organisasjoner er ikke noe mål i seg selv. De er virkemidler for medlemmene og deres interesser. Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

8. Organisasjonstyper • Frivillige organisasjoner • Allmennyttige og ikke-økonomiske • Interesse- og økonomiske organisasjoner • Arbeidsliv, næringsliv og økonomi • Politiske organisasjoner • Politisk formål • Uformelle organisasjoner • ”Mangler formalisering” Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

9. Medlemmene • Den bærende kraften i all organisasjons-virksomhet • Motiver og holdninger • Ideelt • Utfoldelse • Sosial kontakt • Kunnskap • Tilfeldigheter • Fordeler • Makt, personlig prestisje og egen vinning Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

10. Få organisasjoner befinner seg i den situasjonen at medlemmenes motiver og holdninger er ensartede. Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

11. Aktivitet • Det er de frivillige organisasjonene som har de mest aktive medlemmene • Flere faktorer har innflytelse på aktivitetsnivået • Oppfyllelse av forventninger • Opplevelsesverdi • Mulighet for selvrealisering • Sosial tilfredsstillelse • Seriøsitet Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

12. Organisering av Norsk Retrieverklubb Medlemmer Medlemmer Lokalavdelinger Hoved- Medlemmer Klubben Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

13. Organisasjonshåndboken • NKK • Norsk Retrieverklubb • Organisasjon • Avlsråd • Instrukser • Regnskapsrutiner • Styret Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

14. Norsk Retrieverklubbs lover (kap. 6 i Organisasjonshåndboken) • Klubbens grunnlov • Presist styrings- og beslutningsverktøy • Sikre medlemmenes rettigheter og plikter Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

15. Norsk Retrieverklubbs lover • Kapittel 1. Navn og formål • Kapittel 2. Organisasjon • Kapittel 3. Medlemskap • Kapittel 4. Lokalavdelinger • Kapittel 5. Diverse bestemmelser Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

16. Kapittel 4. Lokalavdelinger • §13 Navn og dekningsområde • §14 Formål • §15 Medlemskap • §16 Årsmøte • §17 Ekstraordinært årsmøte • §18 Avdelingsstyret • §19 Valgkomite • §20 Revisor • §21 Deling • §22 Forholdet til Norsk Retrieverklubb Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

17. Kapittel 4. Lokalavdelinger §13 Navn og dekningsområde §14 Formål §15 Medlemskap Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

18. §16 Årsmøte • Medlemsdemokratiets fremste forum • Avholdes innen utgangen av mars måned • Skriftlig innkallelse (styrets ansvar) • Kun behandle de saker som er satt opp på sakslista • Frister for saker og kandidater (31.12 foregående år) • Ikke forslag til valgene under årsmøtet Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

19. §17 Ekstraordinært årsmøte • Ekstraordinært årsmøte innkalles når avdelingsstyret finner det ønskelig eller når minst l/l0 av lokalavdelingens medlemmer skriftlig forlanger det Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

20. §18 Avdelingsstyret • Leder velges for 1 år • 4 styremedlemmer velges for 2 år • 2 varamedlemmer velges for 2 år Avdelingsstyret konstituerer seg selv og velger nestleder, sekretær og kasserer blant styremedlemmene Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

21. §18 Avdelingsstyret • Beslutningsdyktighet • Innkalling • Oppgaver/plikter Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

22. §19 Valgkomite • 3 medlemmer velges for 1 år • 1 varamedlem velges for 1 år • Avgir innstilling til årsmøtet Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

23. §20 Revisor • Revisor og vararevisor velges av årsmøtet for 1 år om gangen • Avgir innstilling til årsmøtet §21 Deling Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

24. §22 Forholdet til Norsk Retrieverklubb • Forpliktet til å holde hovedstyret i klubben løpende orientert om lokalavdelingens virksomhet • Senest poststemplet 15. april hvert år sende inn kopi av årsberetning, regnskap, budsjett, samt referat fra lokalavdelingens årsmøte til NRKs hovedstyre. Heri inngår oversikt over lokalavdelingens valgte representanter til NRKs generalforsamling • Protokoll for avholdte styremøter samt særskilt rapport om større arrangement Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

25. Kapittel 5. Diverse bestemmelser §23 Taushetsplikt §24 Lovendring §25 Oppløsning Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

26. Styret • Styreverv innebærer å påta seg en arbeidsoppgave som krever stor innsats, ofte mesteparten av fritida, og der utakknemlighet og kritikk er like vanlig som ros og heder • Men styret er også en arena for berikelse, kunnskaper og opplevelsen av å være nyttig og delta i et kreativt samarbeid • Styrearbeid i en organisasjon er ofte et spørsmål om å ”lære mens man gjør det” Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

27. Styrets arbeide • Ansvarlig for driften mellom årsmøtene • Fatte beslutninger • Må ha begrunnelser for sine vedtak som må komme frem for dem som undrer seg over vedtaket (gjelder ikke i personalsaker) • Styret må sette frister • Styremedlemmene må gjøre seg kjent i lokalavdelingen • Saklig uenighet er en styrke og må ikke sees som et utslag av manglende lojalitet Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

28. Styrevervene - Leder • Lederen leder et kollektiv • Krav til en leder dreier seg først og fremst om menneskelige egenskaper og evne til å være ”miljøarbeider” i styret og for organisasjonen • Et ledervalg er et tillitsspørsmål • Følge opp beslutninger • Økonomi • Påse at nestleder er godt informert Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

29. Styrevervene - Nestleder • Er lederens stedfortreder • Holde nær kontakt med leder • Kunne tre inn og utføre lederrollen • Være nær medarbeider til lederen, og understøtte, supplere og avlaste lederen i de daglige gjøremål • For øvrig har vedkommende samme posisjon i styresammenheng som de øvrige styremedlemmene Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

30. Styrevervene - Sekretær • Kontorsjef • Særlig ansvar for protokollføring • I samarbeid med leder utarbeide beretning • I samarbeid med leder ekspedere saker og vedtak i protokollen • I samarbeid med leder forestå lokalavdelingens korrespondanse • Opprettholde og vedlikeholde arkivet • Besørge rapportering til klubben Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

31. Styrevervene - Kasserer • Økonomisjef • Ansvaret for • regnskapsføring • forvaltningen og behandlingen av penger og andre verdier • å være ajour med den økonomiske status • å påse at utestående blir innkrevd og regninger betalt i tide • utarbeide forslag til årsbudsjett • utarbeide årsregnskapet Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

32. Styrevervene - Styremedlemmer • Hvert enkelt styremedlem har et ansvar for at styrearbeidet har preg av kollegialt teamarbeid • Styremedlemmer kan tildeles spesielle oppgaver Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

33. Styrevervene - Varamedlemmer • Holdes orientert ved at de får tilsendt saksliste med saksdokumentasjon, samt referatene • Kan innkalles til styremøter • Går inn som styremedlem ved forfall eller når styremedlem trekker seg • Har ikke stemmerett som varamedlem Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

34. Styrehonorar • Styrehonorar skal besluttes av lokalavdelingens øverste organ: Årsmøtet • Et styre må aldri behandle og beslutte honorar til seg selv • Skattetrekk og arbeidsgiveravgift! • Pr. 01.01.1997 er grensen for innberetning kr.2.000,- pr. person i løpet av året for ideelle organisasjoner • I beretningen skal det alltid framgå hva som er betalt i honorar til tillitsvalgte • Dekning av kostnader/utlegg skal dokumenteres og attesteres før utbetaling Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

35. Revisjon • Revisjonens oppgave er på vegne av årsmøtet å kontrollere regnskapene og forvaltningen av penger og andre verdier • Skal påse at de økonomiske disposisjoner er i samsvar med protokollerte beslutninger • Skal utarbeide en egen revisjonsrapport som vedlegges innkallingen til årsmøtet Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

36. Komiteer og utvalg • Lokalavdelingsstyret kan oppnevne komiteer og utvalg som de finner nødvendig • Retningslinjer og mandat • Arbeidsfordeling • Opplæring av tillitsvalgte Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

37. Organisasjonspraksis • Møter • Styremøter • Komitemøter • Medlemsmøter • Årsmøter Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

38. Styremøter • Antallet varierer med saksmengden • Innkalles av lederen • Saksliste med sakspapirer sendes ut på forhånd • Faste poster • Saker som trenger styrets beslutning • Møteplan settes opp i første styremøte etter årsmøtet • Referat/protokoll Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

39. Komitemøter • Antallet varierer med saksmengden • Komiteleder innkaller • Saksliste sendes ut på forhånd • Møteplan settes opp for 1 år om gangen • Referat/protokoll Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

40. Medlemsmøter • Innkalles av styret • Saksliste/program sendes ut sammen med innkalling • Kan være nødvendig med referat/protokoll Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

41. Avstemming • Vi stemmer over en sak, men vi velger en person (benytter betegnelsene Valg for valg av personer og Sak for avstemming i saksbehandling) • Demokratiet fungerer på basis av de som tar standpunkt; De som avstår fra å ta standpunkt, teller ikke • Dersom noen forlanger skriftlig/lukket avstemming, er det vanlig praksis at dette blir imøtekommet Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

42. Flertall • Simpelt flertall: Det forslaget som får flest stemmer, vinner • Absolutt flertall: Det forslaget som får over halvparten av stemmene, vinner • Kvalifisert flertall: Et forslag må oppnå et forutbestemt antall stemmer for å bli vedtatt (jfr. §24 Lovendring som krever 2/3 flertall for å bli vedtatt) • Dersom lovene ikke krever noe annet, bør man tilstrebe Absolutt flertall. Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

43. Stemmelikhet • Når det er stemmelikhet i en sak, anses saken som ikke avgjort, og den kan sendes tilbake til forslagsstiller/styret for nærmere utredning til neste møte • Ved stemmelikhet ved valg skal det foretas omvalg av de tilstedeværende. Er det fremdeles stemmelikhet, skal det avgjøres ved loddtrekning (jfr. § 16, siste ledd) Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

44. Utsettelsesforslag • Hovedregelen er at et utsettelsesforslag umiddelbart skal tas opp til avstemming • Et forslag om utsettelse av et vedtektsbestemt valg, f.eks. på årsmøtet, er vedtektsstridig, og skal avvises Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

45. Avstemmingsrekkefølge • Hovedmotivet ved avstemminger er å få fram hva som er forsamlingens oppfatning og vilje • Den saken som er mest ytterliggående, skal stemmes over først Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

46. Protokoll • En protokoll skal være strengt objektiv og fakta- og saks-orientert • Protokollene er lokalavdelingens viktigste dokument • Protokoller er historiske kildeverk • Alle enheter i lokalavdelingen bør føre protokoll fra alle møter. Vil fungere som rapport til styret Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

47. Protokollinnhold • Hvilket møte gjelder protokollen for • Når fant møtet sted • Hvem var tilstede, og hvem førte protokollen • Hva ble behandlet og besluttet • Hver sak nummereres • Protokolltilførsel Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

48. Protokollinnhold • Forslag som kommer inn under behandlingen av en sak, skal protokolleres, sammen med navnet på forslagsstiller • Vedtak føres inn tydelig framhevet og adskilt fra den øvrige teksten • Ved avstemminger skal stemmetall angis • Protokollen skal godkjennes av det møtet den er ført for, og deretter underskrives Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

49. Årsmøter • Avholdes innen utgangen av mars måned • Medlemmer med gyldig medlemskap • Innkalling poststemplet senest 3 uker før • Forslag til saker må være styret i hende senest 31.12 foregående år • Forslag til valg må være valgkomiteen i hende senest 31.12 foregående år Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle

50. Bestille lokale Regnskapet avsluttes og oversendes revisor Beretning skrives inkl. komiteer Stemmesedler Innsjekking Møteleder Tellekorps Referenter Saksfremleggelse (leder, kasserer, sekretær) Foredrag Servering og utlodding Opprydding Signering av protokoll Innsending til Hovedstyret innen 15.april Planlegging og gjennomføring av årsmøtet Kontaktmøte med lokalavdelingene 2. og 3. februar 2002 på Halvorsbøle