MUNICIPIO DE PITALITO SECRETARIA DE HACIENDA Informe de Gestión a Octubre 2008

1. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 RODRIGO GOMEZ URBANOSecretario de HaciendaNoviembre -2008

2. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 CONTENIDO. • El municipio y su misión • Principios rectores de la administración municipal • Misión y competencias principales de la secretaria de hacienda • El diagnostico financiero y fiscal del municipio como punto de partida para el fortalecimiento de la secretaria de hacienda • Plan de acción y estrategias para optimizar la cultura organizacional, la modernización institucional del área fiscal y financiera del municipio y para optimizar el recaudo de las rentas municipales • Informes financieros a septiembre 30 del 2008. • Información presupuestal de ingresos y gastos • Informe cuentas bancarias e inversiones en tesorería

3. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • El municipio y su misión • El municipio es la entidad territorial fundamental de la división político administrativa del Estado, con autonomía política, fiscal y administrativa, dentro de los límites que le señalen la Constitución y la ley y cuya finalidad es el bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población en su respectivo territorio. • El municipio tiene como MISION Propender por el mejoramiento de la calidad de vida de la población en general, mediante la construcción de un esquema de desarrollo sostenible tanto social, económico, cultural, ambiental como financiero, vinculando para tal fin la participación activa de la ciudadanía en la toma de decisiones. • Principios rectores de la administración municipal • La organización y el funcionamiento de los municipios se desarrollará con arreglo a los postulados que rigen la función administrativa y regulan la conducta de los servidores públicos, y en especial; con sujeción a los principios: • Eficacia • Eficiencia • Publicidad • Transparencia • Moralidad • Responsabilidad e imparcialidad.

4. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • Misión y competencias principales de la secretaria de hacienda • La Secretaría de Hacienda tendrá como misión asesorar al Alcalde en la formulación de políticas financieras, presupuestales, fiscales y económicas, así como encargarse del oportuno recaudo de los ingresos y pagos de las obligaciones a cargo del Municipio, observando las normas vigentes sobre la materia y las metas del Plan de Desarrollo “PITALITO UNA CIUDAD MEJOR, UN MUNICIPIO PARA TODOS” PERIODO CONSTITUCIONAL 2008-2011". • Competencias Principales: • Gestión Financiera y Presupuestal. • Gestión de Tesorería y Recaudo • Gestión Tributaria y Fiscal. • Gestión de Contabilidad e Informes Financieros y Fiscales

5. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • Gestión Financiera y Presupuestal. • Planear, dirigir y ejecutar las políticas financieras que permitan viabilizar el logro de las metas del Plan de Desarrollo y el Programa de Gobierno municipal observando las normas e instrumentos de gestión financiera y presupuestal vigentes (PLAN FINANCIERO, POAIM, MFMP, PRESUPUESTO ANUAL, CIERRE PRESUPUESTAL, CONSTITUCION RESERVAS Y CUENTAS POR PAGAR). • Estudiar y analizar las necesidades de financiamiento y proponer la obtención de créditos cuando se considere necesario, ante organismos y entidades • Coordinar conjuntamente con la oficina de Planeación y las demás unidades administrativas del Municipio, la elaboración del proyecto de presupuesto. • Adelantar las distintas operaciones relativas a la administración y ejecución del presupuesto • Dirigir los estudios e investigaciones sobre la tendencia del gasto público, preparar los estimativos de ingresos y gastos que deban formar el presupuesto de cada año

6. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • Gestión de Tesorería y Recaudo • Administrar, custodiar y controlar los recaudos, pagos, medios de pago, títulos valores, documentos, bienes y expedientes del municipio, así como la colocar los excedentes de liquidez del municipio observando las normas vigentes. • Manejar y controlar las cuentas bancarias del municipio. • Administrar los recursos financieros necesarios para la ejecución de planes, programas y proyectos del Municipio en la prestación de los servicio • Velar por el oportuno recaudo de los impuestos, aportes, participaciones y demás ingresos del Municipio • Recaudar los ingresos a favor del tesoro municipal y efectuar los pagos por distintos conceptos, así como establecer efectivos sistemas de recaudos • Invertir los excedentes de liquidez que existan en las cuentas municipales en títulos de alta rentabilidad • Llevar el registro de la deuda pública. • Responder por la custodia, control y registro de las acciones, títulos, garantías prendarías y demás valores constituidos a favor del Municipio, velando por su protección.

7. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • Gestión Tributaria y Fiscal. • Planear, dirigir y ejecutar las políticas tributarias de sensibilización y generación de cultura tributaria, fiscalización, cobro persuasivo, cobro coactivo y recuperación de cartera, en las diferentes rentas del municipio. • Desarrollar y ejecutar planes, programas y proyectos para la correcta administración, control y recaudo de los impuestos de industria y comercio, predial y demás que le correspondan al Municipio por Ley • Establecer políticas de cobro y ejercer la jurisdicción coactiva en contra de los deudores morosos de acuerdo a la ley, iniciando y tramitando los procesos respectivos • Promover políticas para generar un incremento en la actividad económica del Municipio que redunde al fortalecimiento de los impuestos locales

8. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • Gestión de Contabilidad e Informes Financieros y Fiscales • Planear, dirigir y ejecutar las políticas financieras que permitan viabilizar el logro de las metas del Plan de Desarrollo y el Programa de Gobierno municipal, controlar el registro oportuno de las transacciones del municipio y consolidar y presentar los estados financieros de la administración central del municipio ante la Contaduría General de la Nación y demás entes de control, en los términos previstos en la ley. • Diseñar, establecer e implementar políticas y procedimientos técnicos de contabilidad pública, así como consolidar toda la información que ante las diferentes instancias debe presentar la Administración Municipal. • Registrar y controlar las operaciones financieras. • Recibir, clasificar y procesar toda la información económica generada en la Administración Municipal de acuerdo a las normas vigentes y redistribuirla una vez haya sido procesada a los diferentes usuarios • Elaborar el balance general y determinar las normas contables que deban regir en la Administración Municipal. • Igualmente, elaborar presentar los estados financieros e informes presupuestales y fiscales que se deban enviar a los diferentes órganos de control.

9. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • EL DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL FINANCIERO Y FISCAL, Nuestro punto de partida para la gestión de la Secretaria de Hacienda del municipio. • Una vez asumí el cargo como Secretario de Hacienda y atendiendo los principios rectores de la administración publica que se mencionaron antes, se estableció en forma general que existían dificultades en la prestación de los servicios y en la gestión de los recursos (Humanos, logísticos, tecnológicos, etc.) que ameritaban corrección inmediata. • Para corregir las debilidades proyectamos la ejecución de un plan integral de modernización y fortalecimiento financiero y fiscal, debidamente soportado en un diagnóstico institucional. • El diagnóstico permitió evaluar el nivel de eficiencia en la gestión de los recursos (Humanos, Logísticos, Tecnológicos, etc.) y la efectividad con que ejecutan los procesos internos, mediante la respuesta a las siguientes preguntas: • ¿El personal adscrito a la Secretaría de Hacienda es suficiente, idóneo y está debidamente adiestrado para la ejecución de las labores fiscales y financieras? • ¿Las oficinas y los equipos permiten al personal de la oficina desempeñarse con eficiencia y ofrecer una atención digna a los usuarios y a la ciudadanía? • ¿Posee la entidad sistemas de información y bases de datos con la información actualizada sobre sus contribuyentes para cada uno de los tributos? • ¿Posee la entidad redes y sistemas de información confiables para el registro, control y consolidación de informes financieros, contables y presupuestales?

10. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • ¿Está actualizado su estatuto tributario y se ha establecido la periodicidad para la actualización de las tarifas de impuestos? • ¿El estatuto tributario tiene incorporadas todas las rentas que puede establecer legalmente el municipio? • ¿Se han asignado mediante acto administrativo facultades al secretario de Hacienda o a quien haga sus veces, para determinar, fiscalizar, realizar cobro persuasivo y coactivo, y recaudar los diferentes impuestos? • ¿Se han establecido estrategias para hacer cruces de información con otras entidades, que permitan la fiscalización de las declaraciones de impuestos e impidan la elusión y la evasión? • ¿Está acorde el estatuto presupuestal de la entidad con el Decreto 111 de 1996 y demás normas nacionales sobre presupuesto? • ¿La cultura organizacional del área fiscal y financiera atiende los principios de eficacia, eficiencia, efectividad, vocación de servicio y productividad, para garantizar la prestación de un servicio excelente a los usuarios y ciudadanía en general? • ¿Existen indicadores de gestión para evaluar los logros y metas establecidas, así como el desempeño del personal que labora en el área financiera y fiscal?

11. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • CONCLUSIONES DEL DIAGNOSTICO • LA PLANTA DE PERSONAL: • El personal del área fiscal y financiera del municipio es idónea para el desempeño de sus funciones, pero se necesita motivar su participación activa y compromiso de grupo para consolidar el cumplimiento de las metas institucionales del plan de desarrollo. • Las dificultades que se presentan en la gestión de algunos procesos internos del área fiscal y financiera se deben especialmente a la falta de capacitación, comunicación interna, liderazgo y trabajo en equipo. • Hace falta personal especializado para ejecutar en forma planificada, integral, consistente y permanente los procesos y campañas de Fiscalización, Cobro persuasivo, Cobro coactivo y Acuerdos de pago de las rentas del municipio. • El Secretario de Hacienda municipal, debe liderar la ejecución de un plan integral que permita superar los anteriores inconvenientes del área fiscal y financiera, para ello puede ejecutar las siguientes acciones: • Mejorar la comunicación interna entre el personal del área • Liderar y motivar el trabajo en equipo • Promover planes integrales de capacitación para todo el personal del área • Tramitar la asignación o contratación de personal especializado que se encargue de la ejecución de programas y campañas tributarias integrales.

12. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • LOGISTICA Y OFICINAS: • La logística y las oficinas del área fiscal y financiera del municipio permiten atender el funcionamiento de la unidad, pero se percibe dificultades para actuar con eficiencia y productividad. • Las oficinas, muebles y equipos del área fiscal y financiera no tienen adecuada seguridad, • El Secretario de Hacienda municipal y los jefes de área, deben proyectar en el corto plazo las mejoras y adecuaciones locativas y logísticas que ofrezcan comodidad a los empleados y a usuarios y que a la vez garanticen la protección de los recursos, dineros, valores, medios de pago, expedientes y documentos de gestión de las oficinas.

13. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • EQUIPOS Y TECNOLOGIA INFORMATICA: • Los equipos y tecnología utilizados en el área fiscal y financiera municipal, según la autocalificación de los funcionarios y la observación de los procesos, le permiten operar con una productividad aproximada al 60%. • Las redes que soportan la administración y transmisión de datos entre las dependencias entran en conflicto permanente, tal situación genera baja en la productividad, pérdida de tiempo y desmotivación del personal. • Existen dificultades en el manejo de los sistemas de información presupuestal y contable y en el apoyo oportuno de los proveedores del software para la solución ágil y oportuna de los conflictos tecnológicos, esta situación afecta la productividad interna y la imagen de la entidad ante sus usuarios. • El área no cuenta con sistemas o bases de datos para administrar o controlar los procesos tributarios de fiscalización y cobro, situación que dificulta la gestión integral de la dependencia. • Se presentan dificultades de seguridad contra virus por el acceso a Internet en los equipos y sistemas que se utilizan en el área. Lo anterior genera riesgos externos por la importancia que tiene la información y los equipos del área financiera en la ejecución del presupuesto y del plan de desarrollo municipal. • El Secretario de Hacienda y los jefes de área deben proyectar la optimización o la adquisición de equipos, redes y sistemas que garanticen la eficiente unificación y consolidación de los procesos de administración tributaria, presupuestal y contable financiera. Así mismo deben establecer cronogramas para el mantenimiento, conservación y adecuación de los equipos y las redes de intercomunicación de las dependencias. • Se debe exigir a los proveedores del software del área financiera y fiscal la suscripción de pólizas que garanticen tiempos de respuesta y atención ágil y oportuna a la solución de los conflictos y necesidades de capacitación de los usuarios. • Se debe proyectar la construcción de sistemas o bases de datos que faciliten la administración de los procesos financieros y tributarios en forma integral. • Se deben proyectar medidas para restringir el acceso a Internet en los equipos del área financiera para evitar daños en por virus informáticos.

14. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • MANEJO DE NORMAS Y HERRAMIENTAS DE GESTION TRIBUTARIA, TESORERIA, PRESUPUESTAL Y CONTABLE.: • El personal adscrito al área fiscal y financiera no maneja eficientemente las normas que regulan los procesos tributarios y presupuestales del municipio. • Algunos instrumentos de gestión fiscal y financiera se encuentran desactualizados o no existen, como en el caso de: • Estatuto municipal de rentas • Manuales de fiscalización y cobro • Reglamento interno de recuperación de cartera • Estatuto de presupuesto municipal • Existen más de 600 procesos de cobro coactivo que a la fecha se encuentran en estado inactivo y con expedientes manejados en forma inadecuada. • Existe dificultades para el eficiente manejo de las cuentas bancarias y la conciliación de las mismas. • Existen dificultades de coordinación entre las oficinas de presupuesto, tesorería y contabilidad para la elaboración oportuna y confiable del cierre presupuestal y la constitución de reservas, cuentas por pagar. • No existen mecanismos eficientes para decidir la inversión de los sobrantes de liquidez en títulos de alta rentabilidad autorizados por la ley. • El Secretario de Hacienda y el Tesorero, deben liderar procesos integrales de gestión que le permitan a la dependencia: • Adiestrarse en los aspectos normativos de fiscalización, recaudo y manejo presupuestal. • Iniciar los procesos de cobro persuasivo y coactivo en forma integral, consistente y permanente. • Optimizar el control en el manejo y conciliación oportuna de las cuentas bancarias del municipio. • Planificar con antelación las actividades de cierre presupuestal y constitución de reservas y cuentas por pagar al final de la vigencia. • Establecer mecanismos para la inversión de los sobrantes de liquidez del municipio atendiendo lo dispuesto en la Ley 819.

15. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • GESTION Y SEGURIDAD DOCUMENTAL: • La correspondencia que se produce y llega al área fiscal y financiera municipal, se tramita en forma sencilla y normal, pero se percibe un nivel de inseguridad y desorden en el uso, manejo, custodia, conservación y archivo de documentos de gestión tributaria como expedientes de cobro y soportes de acuerdos de pago de algunos tributos. • El Secretario de Hacienda y los jefes de área deben diseñar y liderar un proceso integral de capacitación para todos los funcionarios del área financiera y fiscal, enfatizando en la formación de habilidades para el manejo seguro y adecuado de la gestión documental, técnicas de archivo, manejo de expedientes y correspondencia. • PLANES DE GESTION Y EVALUACION: • El personal adscrito al área fiscal y financiera, elabora en forma asidua algunos documentos e informes de gestión interna en la parte financiera y presupuestal, pero no existen planes de acción documentados que permitan el establecimiento de indicadores de evaluación de los logros del área en cuanto a Hacienda, Presupuesto, Tesorería y Contabilidad. Es importante estar atento a cumplir con la evaluación del desempeño que ordenan las normas vigentes de administración de personal en el sector público y mantener informado oportunamente al superior inmediato, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con el área de desempeño. • El Secretario de Hacienda y los Jefes de Área deben elaborar indicadores de gestión y cumplimiento de metas que involucren a todos los funcionarios del área fiscal y financiera. Estos indicadores facilitarán la optimización de cada uno de los procesos internos y serán instrumento importante para la evaluación del desempeño ordenada en la Ley 909 y sus decretos reglamentarios.

16. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • PLANES DE ADIESTRAMIENTO, FORMACION Y CAPACITACION: • El personal adscrito al área financiera y fiscal, ha tomado seminarios y cursos de capacitación sobre temas de su competencia, pero la dependencia no ha diseñado un Plan Institucional de Adiestramiento, Formación y Capacitación que involucre integralmente a todos sus funcionarios, lo cual impide que la gestión individual se haga con mayor efectividad y con observación precisa de las normas legales. • El Secretario de Hacienda y los jefes de área deben implementar el “Plan de adiestramiento, formación y capacitación en el área financiera y fiscal”. • GESTION ADMINISTRATIVA Y CULTURA ORGANIZACIONAL: • El servicio que se presta a los usuarios y los trámites administrativos en el área fiscal y financiera se efectúa en forma normal, pero existen limitaciones en la comunicación interna. No se han formulado planes de gestión en desarrollo personal que motiven el cambio de actitudes y valores y a la vez fortalezcan el trabajo en equipo, el liderazgo individual y la cultura del servicio al cliente.

17. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • PLAN DE ACCION Y ESTRATEGIAS para la modernización institucional del área fiscal y financiera del municipio y para optimizar el recaudo de las rentas municipales • Con base en el diagnóstico anterior, la Secretaría de Hacienda proyectó las siguientes metas: • El mejoramiento de los servicios que presta el área financiera y fiscal del municipio a la comunidad. • El mejoramiento del nivel de eficiencia en la ejecución de las labores y los procesos internos de todas las dependencias. • La capacitación y la motivación del talento humano adscrito a las dependencias para el trabajo en equipo, el liderazgo individual y la cultura de servicio. • La modernización de equipos y tecnologías • La ejecución de acciones para generar cultura tributaria que motive a los ciudadanos el pago conciente y oportuno de los impuestos municipales • La optimización del recaudo de las rentas propias y la seguridad en el manejo de los recursos, dineros, títulos y documentos del municipio. • Obtener mayores recursos financieros para inversión social y funcionamiento producto de los premios de eficiencia fiscal y administrativa que asigna anualmente a los municipios en el Sistema General de Participaciones el Departamento Nacional de Planeación

18. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • METAS Y ESTRATEGIAS DE MODERNIZACION INSTITUCIONAL: • Logística y oficinas: • Adecuación de las oficinas del área financiera y fiscal orientadas al bienestar del usuario y la ciudadanía • Equipos y tecnología • Adquisición o actualización de equipos • Adquisición o actualización de sistemas informáticos • Construcción bases de datos de gestión tributaria • Actualización, capacitación y adiestramiento en manejo financiero y fiscal • Manejo de normas e instrumentos de gestión tributaria • Manejo de normas e instrumentos de gestión presupuestal • Manejo de normas e instrumentos de gestión del tesoro • Manejo de normas financieras y contables • Manejo de normas de emisión y presentación de informes • Adiestramiento en gestión documental • Manejo de normas sobre gestión documental y archivo • Manejo de expedientes de gestión tributaria • Capacitación del talento humano • Servicio al cliente • Liderazgo, desarrollo humano y trabajo en equipo • Evaluación permanente de logros y metas y evaluación del desempeño • Establecer indicadores de gestión de grupo e individual • Establecer cronogramas de autoevaluación del desempeño • Establecer cronogramas de evaluación del desempeño

19. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008

20. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008

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22. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008 • METAS Y ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR EL RECAUDO DE LOS RECURSOS PROPIOS • Se identificaron los componentes de los ingresos corrientes de libre destinación que son los más representativos del total. Esta identificación permite que la entidad concentre sus esfuerzos en ellos, logrando así efectividad: eficacia más eficiencia. • Una vez identificados estos ingresos, fue necesario evaluarlos uno a uno y proyectar las acciones a ejecutar también uno a uno, como se detalla a continuación. • Elaborar censos de contribuyentes y bases de datos confiables • Efectuar cruce de información con otras entidades • Efectuar campañas de motivación al pago de los impuestos vigentes y en mora • Elaborar formatos de control y fiscalización que incorporen firmas de aprobación conjunta con hacienda • Ejecutar acciones de fiscalización a omisos, evasores y morosos de rentas e impuestos • Ejecutar acciones de cobro persuasivo a las rentas mas importantes • Ejecutar acciones de cobro coactivo • Promover la firma de acuerdo de pago • Enfatizar en controles a grupos de contribuyentes especiales • Establecer otros controles internos y otras acciones sobre rentas mas representativas

23. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008

24. MUNICIPIO DE PITALITOSECRETARIA DE HACIENDAInforme de Gestión a Octubre 2008

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