公文流程系統問題集錦 (Q&A)

1. 公文流程系統問題集錦(Q&A) 報告人：文書組戴淑欣

3. 如何進入公文流程管理系統 • 至文書組網頁上點選公文流程暨電子表單流程管理系統：http://edoc.nctu.edu.tw/WebAgenda/index.jsp • 帳號：人事代號 • 密碼：第一次以人事代號登入。 • 個人設定：進入本系統後，請先至此(位於網頁的右上角)設定您的人事資料及更改進入本系統的密碼。電話號碼(如5712121─分機號碼)、傳真機號碼及E-mail為必填。

4. 個人設定

5. 公文流程系統的會核單位要如何設定？ • 同級會辦：指與承辦單位屬於同一級單位之下者。其會核流程應置於審 核單位之前。 (如註冊組→課務組) • 審核單位：即屬於直屬主管者。(如註冊組→教務處) • 會辦單位：指與承辦單位不屬於同一級單位下之單位。其會核流程應置 於核決單位之前、審核單位之後。 (如註冊組→會計室) • 核決單位：指校長或經校長授權決行之單位。一般公文其會核流程（在 文件上蓋章的位置）應置於最後。 • 業務執行單位：指校內傳遞文件(不是經收、發的公文)，公文經核決 後，執行本案的業務單位。如請購、報支零用金等之類的文件。 • 承辦單位(結案)：系統自行設定。

7. 經決行的公文送回承辦單位後，應如何處理？ • 傳遞單上抅選： • 送總發：創稿公文，經核決要發文者 • 逕行結案：創稿公文，經核決不發文者 • 送承辦人擬稿：收文經核決須創稿回覆者 • 送檔管：收文經核決存查文件，不發文者

9. 創稿公文、簽稿會核單、傳遞單在哪裡列印出來？創稿公文、簽稿會核單、傳遞單在哪裡列印出來？ • 當創稿完成，須執行存檔，會產生流水號。再於待辦事項中點選該流水號，進入此文的基本資料畫面，再依序開啟檢視公文、簽稿會核單及傳遞單，並列印之。(公文函稿不能用回收紙列印) • 列印完成後，須等主管核章後，再執行送出。將紙本文交由單位登記桌進行確認會核單位 ‘分類號等後，執行送出作業。

11. 公文要送文書組發文或歸檔，文書組該設成什麼單位？公文要送文書組發文或歸檔，文書組該設成什麼單位？ • 為了避免承辦人員不知道自己承辦的公文被核決的結果，本校規定所有公文經核決後，皆須送回承辦單位。 • 公文核稿完成後，回到承辦單位後，請單位登記桌收到已批示完成送回來之公文，務必先送給承辦人確認。 • 之後，於要送出的紙本文的傳遞單下方「送文書組」前打抅，然後進系統執行「送總發」或「送檔管」即可。 • 文書組係協助大家做公文的發文及檔案管理，與業務之執行無關。所以此時，不要把文書組設成會辦單位，也不要把文書組設成業務執行單位。

12. 單位登記桌新增及變更時，要如何設定？ • 請至文書組網頁的表單下載處下載單位登記桌新增申請書表格，填妥後經單位主管核章後，送文書組處理。 • 為了有效控管各單位公文進出，單位登記桌人數只能設定1人。

13. 如何替別的單位製作文稿 • 須先請該單位的人事管理員代為設定為此單位的人員。 • 於製作函稿時，選取此文的承辦單位，然後依創稿操作流程，製作文稿即可。

15. 收文的流程怎麼處理？ • 單位登記桌收到文書組送來的紙本文時，於系統的待辦事項中進行刷條碼簽收作業，並執行承辦人設定。 • 紙本文經承辦人及主管簽辦完成後，承辦人須於系統中設定會核單位設定、分類號選定、列印傳遞單等作業，並執行送出至單位登記桌。 • 單位登記桌於確認會核單位、分類號無誤後，執行送出，並將紙本文送出給下一個流程單位。

18. 收到非本單位的文，要如何改分？ • 請於紙本文上填寫非本單位的文，經主管同意，交單位登記桌於系統中執行陳請改分，再將此文送由所屬一級單位主管核示新的承辦單位。 • 一級單位之單位登記桌將已經核示新的承辦單位之紙本文送回文書組進行改分作業，並於系統中執行同意。 • 紙本公文送回文書組進行改分。

19. 分類號要如何設定？ • 須依業務性質決定此文的歸屬，如有關人事方面者，屬人事類；有關營繕工程之文件，屬營繕工程類；設備採購方面文件，屬購運類、 、 、 等。

22. 單位登記桌如何簽收進入本單位的公文 ？ • 目前是屬於紙本文的流程控管階段，一定要配合紙本文做進出的操作。 • 進入系統，點選公文管理，就會出現公文流程的待辦事項，在刷條碼處刷入紙本文的傳遞單上的條碼，會在簽收的地方出現日期，如此單位登記桌就完成簽收了。 • 待紙本文經承辦人員及單位主管會簽完成後，再由單位登記桌執行送出或選取設定＞送出，更改會辦單位後再執行送出。

23. 待辦事項太多了，找不到電子表單的文件，該怎麼辦？待辦事項太多了，找不到電子表單的文件，該怎麼辦？ • 可於進入系統後，點選流程作業，就可在其待辦事項中看到底色為白色者，即為電子表單類的文件。

24. 公文流程系統有稽催的功能嗎？ • 目前此功能未上線。 • 未來的公文稽催功能將分為3類： ☆待辦事項提醒功能 ☆公文結案未歸檔稽催 ☆調案逾期未還卷稽催

25. 製作好的公文，為什麼再叫出來時，說明欄的內容不見了？製作好的公文，為什麼再叫出來時，說明欄的內容不見了？ • 因為本系統係由華苓自行開發出來，設計的符號只有常用的幾種，在文內若有較特殊的符號，就會有這種情形。

26. 為什麼紙本文跑得比電子文還快？ • 有的單位未進入本系統處理文件。請承辦人利用追蹤或查詢功能，查出該文目前所在的單位，務必催促該單位的單位登記桌進系統處理，否則無法進行發文或歸檔作業。

27. 如何判定此文為創稿文、抑或總收文？ • 可由其流水號來判定 • 總收發文號：0950000598 • 創稿流水號：0953000021

28. 創稿公文不小心被逕行結案了，要怎樣才能再進行發文？創稿公文不小心被逕行結案了，要怎樣才能再進行發文？ • 系統是有規則性的，無法任由人的想法，任意進行更改。且文未經核決，仍未產生法律效力。建議將此文逕行結案，再另外進行創稿作業。 • 應重視公文書的重要性，文的內容須確定後，再執行送出作業，才符合行政倫理。

29. 機密公文區分為幾種？ • 國家機密文書： • 絕對機密 • 極機密 • 機密 • 一般公務機密文書：密

30. 接到機密公文應如何處理？(一) • 先檢視信封是否完整 • 拆閱內容，判斷是否須收文 • 機密文書之簽擬、陳核(判)，應由業務主管或其指定之人員處理，並應儘量減少處理人員層級及程序。 • 保密期限或解除機密條件之標示，應以括弧標示於機密等級之下。 （如本件至某年某月某日解密） • 處理一般公務機密文書之傳遞，應交指定專責人員親自簽收。 • 「密」等級之機密文書，須切實密封後，按一般人工傳遞方式辦理。機密文書傳送時，應使用專用封套。

31. 接到機密公文應如何處理？(二) • 一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。 • 納入檔案管理之機密文書，應隨時或定期查核，其須變更機密等級或解密者，應即按規定辦理變更或解密手續。 • 機密等級變更、解密，由承辦人員於區分密等時預為註明或主動檢討辦理。 • 一般公務機密文書，由原核定主管核定之。 • 機密案件經解密後，應照普通案件放置保管。非經解密，不得銷毀。

32. 是否一般文書，就不須要保密？ • 承辦人對於本機關任何文書，除經特許公開者外，絕對保守機密，不得洩漏。 • 文書之處理，不得隨意散置或出示他人。 • 文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。 • 文書放置時，應置於公文夾內，以防止被他人窺視。 • 下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文櫃，並即加鎖。不得隨意散置桌面上。

33. 公文結案後，要注意哪些事項？ • 經批核存查的公文於五日內須送文書組歸檔。 • 結案的公文送歸檔時，要先編寫頁碼。 • 附件是否齊全？附件若不歸檔，應經簽奉核准。 • 案件皆須會簽完成。 • 案件須要編列文號。 • 保存年限及分類號皆須填註。 • 案件皆依規定蓋騎縫章及職名章。 • 案件未能以原件歸檔，須先經簽奉核准。

34. 頁碼要怎麼編？ • 依文件產生日期排序，晚者在上、早者在下，依序編寫頁碼。文仙係雙面書寫或列印者，亦同。 • 附件須以1份隨文歸檔。附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。收文的頁碼要從簽辦單開始編起。 • 收發文同號者，發文在上，收文在下。

35. 有哪些公文附件可以不歸檔呢？(本校91學年度第四次行政會議規定)有哪些公文附件可以不歸檔呢？(本校91學年度第四次行政會議規定) • 發文方面：(一)計畫期中、期末報告。(二)計畫申請書。(三)計畫成果報告書。(四)教授、研究生回國報告。(五)教授、研究生出國申請書及申請經費補助。 • 收文方面：(一)教授、研究生申請參加會議研討會原件退回 （未獲補助者）。(二)贈閱書籍、月刊等。 • 於公文簽辦單上或公文函稿上註明附件不歸檔留 存承辦單位，經主管簽核者。

36. 有哪些公文附件不能歸檔呢？ • 依行政院檔案管理局訂定機關檔案點收作業要點第四點規定不能歸檔之附件如下：一、現金、有價證券及其他貴重物品。二、司法訴訟有關物證。三、流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危 及人身與公共安全之物品。四、易變質而不適長期保存之物品。

37. 為什麼已送歸檔的公文被退回來了呢？ 歸檔文件被退件的原因，依據機關檔案點收作業要點第8項規定如下 列共10點： 一、案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 二、案件污損或內容不清楚者。 三、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 四、案件未編列文號或文號有誤者。 五、案件未填註保存年限或分類號者。 六、案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。 七、案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。 八、樣章或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣章」或「註銷」字 樣者。 九、案件與歸檔清單之登載不符者。 十、案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。承辦人若接 到被退件之歸檔文件，應儘快補齊文件或程序，以免被稽催哦！

38. 公文有規定處理時限嗎？ • 行政院秘書處訂頒之文書處理第82條規定： • 最速件：1日 • 速件：3日 • 普通件：6日 • 限期公文：依來文所訂期限。若受文機關收文時已逾文中所訂期限，依普通件時限辦理。 • 專案管制案件，得視事實需要自行訂定。 • 所訂辦理期限，皆不含假日。 • 逾期未結案的公文，要辦理展期，否則會被稽催。

39. 為什麼承辦人對公文處理時效負責？ • 依行政院秘書處訂頒文書處理第84條規定：承辦人應隨時注意所承辦公文之時效，對屆辦理期限或逾期案件，應儘速辦結或敘明理由辦理展期手續。 • 本校文書處理作業規定第20條規定：承辦人應於系統中建立電子郵件帳號，實施自我管理、文書稽催、時效統計分析及流程簡化等管理措施。以提高公文處理時效及品質。 • 公文在流程中被耽擱，以致造成業務上的失誤，對承辦單位及承辦人影響最大。

41. 如何做好本校的公文電子化 • 有賴所有同仁們共同配合與努力 • 要有好用的系統 • 解疑專線建立： • 單位內的同仁們互相協助 • 計網中心：尤淑芬小姐 (31728) 、蘇怡蓓小姐 (31718) 、吳隆寬先生(52883) • 文書組：戴淑欣組長(51601)、鄭宜昇小姐 (51610)、 陳佳汎小姐 (51604)、及文書組業務相關的同仁們皆可