Guide des mentors 2011-2012

1. Guide des mentors2011-2012 Le Service de placement de l’Université Laval: un partenaire incontournable! www.spla.ulaval.ca

2. Table des matières • Calendrier 3 • Définitions mentorat / mentor 4 • Le rôle du mentor 7 • La relation mentorale 11 • La structure du programme 14 • Le soutien et l’encadrement 21 • Les outils pratiques 23 • Code de conduite 27

3. Calendrier SEPTEMBRE Affichage des profils à compter du 12 septembre OCTOBRE Sélection 1er tour: 11 au 14 octobre Sélection 2e tour: 24 au 28 octobre NOVEMBRE Sélection 3e tour :7 au 11 novembre 5 à 7 de lancement: 24 novembre AVRIL Soirée « Toast à la réussite ! » : 18 avril

4. Qu’est-ce que le mentorat ? « Le mentorat est une relation interpersonnelle de soutien, d’échanges et d’apprentissage, dans laquelle une personne d’expérience investit sa sagesse acquise et son expertise afin de favoriser le développement d’une autre personne qui a des compétences à acquérir et des objectifs professionnels à atteindre. » Définition tirée du Site Internet de Mentorat Québec Inc.

5. Qu’est-ce qu’un mentor ? Définition : Professionnel qui accepte volontairement et bénévolement de partager son expérience. Il conseille l’étudiant mentoré dans le développement de son plan de carrière et l’aide à adopter une vision réaliste du marché du travail. Il facilite son insertion dans son futur environnement professionnel et le guide dans l’atteinte de ses objectifs professionnels.

6. Mes objectifs Avant votre première rencontre avec votre mentoré, prenez quelques instants pour inscrire les objectifs que vous souhaitez atteindre en participant au Programme Mentor cette année. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Le rôle du mentor • Accompagne le mentoré dans sa réflexion sur la planification de sa carrière; • Met le mentoré à l’aise et établit une relation de confiance; • Aide le mentoré à se fixer des objectifs concrets et réalistes; • Motive le mentoré à se mettre en action et à dépasser ses limites.

8. Comment jouer mon rôle de mentor ? • En développant une relation de confiance : La confiance est la pierre angulaire d’une relation mentorale. Seul un climat de confiance permettra au mentoré de communiquer ses véritables objectifs, ses craintes et ses idées. • En donnant une rétroaction constructive : Le mentor doit discuter de ce qu’il observe, non de ce qu’il en pense. De la sorte, la remarque ne deviendra pas une critique. • En partageant mes expériences positives et négatives : Le mentoré apprendra autant des échecs que des succès de son mentor. Mais, s’il y a des sujets qu’il ne veut pas aborder, il doit en informer son mentoré dès la première rencontre.

9. Comment jouer mon rôle de mentor ? • En respectant mes limites : Le mentor ne peut répondre à tous les besoins. Il doit être conscient de ses limites. Cependant, il peut faire appel à des personnes ressources dans son réseau ou encore se référer à l’équipe de coordination du programme Mentor en cas de besoin. • En offrant des conseils et en orientant mon mentoré face à des choix afin qu’il prenne des décisions : Tout en voulant éviter que son mentoré ne prenne de décisions trop risquées, le mentor souhaite quand même qu’il soit en mesure de solutionner des problèmes par lui-même. Un mentor efficace pose des questions et fait des suggestions à son mentoré pour l’amener à prendre des décisions réalistes avec lesquelles il sera à l’aise.

10. Un bon mentor, c’est quelqu’un qui… • Est généreux et disponible. • Peut vouer ses efforts à son propre apprentissage et à celui de son mentoré. • Sait écouter, donner de la rétroaction utile, se remettre en question. • Est capable de transmettre de l’information pertinente pour le développement professionnel de son mentoré, de partager ses expériences et son réseau de contacts. • Manifeste de l’empathie, est centré sur les forces de son mentoré et lui propose des défis significatifs relatifs au développement de son projet de carrière.

11. La relation mentorale Caractéristiques d’une relation mentorale réussie • Bonne communication : Les relations mentorales réussies se caractérisent par des rencontres en personne et des conversations téléphoniques ou électroniques au besoin. En se consacrant du temps de qualité, les mentors et les mentorés forgent un lien solide et ont une meilleure chance d’atteindre les objectifs qu’ils ont fixés ensemble. Dans une relation mentorale, la communication va dans les deux sens : les mentorés participent activement aux discussions et les mentors écoutent autant qu’ils parlent. • Confiance mutuelle : La confiance est la base d’une relation mentorale. Ce n’est que lorsque le mentor et le mentoré se font mutuellement confiance qu’ils peuvent se confier leurs pensées, partager leurs objectifs et trouver de nouvelles idées.

12. La relation mentorale • Respect de l’autre : Le mentorat est une relation professionnelle entre deux individus. Elle est efficace quand les membres se traitent avec respect, sans égard au sexe, à l’âge, à la culture, à la religion, etc. Chaque membre respecte la règle d’or suivante : chacun se traite comme il voudrait être traité, sans égard aux différences d’opinions, aux croyances, aux antécédents, aux habiletés ou aux apparences. L’accent est mis sur le renforcement positif et la critique constructive. Il importe d’ajouter que le respect passe aussi par la confidentialité. • Engagement : Dès le départ, pour que la dyade fonctionne, les mentors et les mentorés doivent s’engager dans leur partenariat et vouloir vraiment consacrer du temps à l’autre.

13. La relation mentorale Ce que le mentorat n’est pas : • Une obligation • Un lien hiérarchique ou une relation de pouvoir • Une relation à sens unique • Un cours privé • Une thérapie • Un processus rigide avec un mode d’emploi strict

14. Thématique 1 :Alliance et communication (nov-déc 2011) Attitudes à privilégier : L’accent est mis sur le développement de la relation. Il faut miser sur la confiance mutuelle et établir les paramètres de la relation. Actions à poser : Comme dyade, se fixer des objectifs; Déterminer la fréquence des rencontres et vos disponibilités; Discuter de votre vision du mentorat et de vos attentes; Parler de votre cheminement, de vos réalisations et de vos loisirs; Avoir du plaisir ! La structure du programme

15. La structure du programme Thématique 1 :Alliance et communication (nov-déc 2011) Activité prévue : Lancement de la saison du programme Mentor 24 novembre, 17 h, au Cercle, au 4e étage du pavillon Alphonse-Desjardins, Université Laval Il n’est pas toujours facile de briser la glace lorsque nous rencontrons une nouvelle personne. C’est pourquoi nous avons instauré l’activité de bienvenue qui s’avère être la première rencontre officielle entre le mentor et le mentoré. Toutefois, vous êtes libres de débuter les rencontres aussitôt que la dyade sera confirmée en octobre. C’est au mentoré qu’incombe la responsabilité de vous inviter à une première rencontre individuelle.

16. La structure du programme Thématique 2 : Valeurs et réussites professionnelles (jan 2012) Attitudes à privilégier : L’accent est mis sur la consolidation de la relation et du climat de confiance dans la dyade. Le mentor doit partager ses réussites professionnelles et échanger ouvertement sur ses valeurs professionnelles. Actions à poser : • Réfléchir sur la conception de la réussite professionnelle; • Aider le mentoré à définir ses valeurs et ses motivations personnelles; • Encourager le mentoré à dresser le profil de ses forces et de ses limites.

17. La structure du programme Thématique 3 : Développement de carrière (fév 2012) Attitudes à privilégier : L’accent est mis sur l’information liée aux besoins du mentoré et ses perspectives de carrière. Il faut lui donner de l’information utile sur le domaine qu’il souhaite intégrer, information qu’il ne peut aller chercher dans ses cours. Actions à poser : • Conseiller, guider, donner des avis et de la rétroaction utile; • Aider le mentoré à se définir des objectifs professionnels précis et réalistes; • Amener le mentoré à déterminer ses valeurs et ses attentes professionnelles, ses sources de motivation au travail et à cibler son marché d’emploi.

18. La structure du programme Thématique 3 : Développement de carrière (fév 2012) Activité prévue : Dans la peau de mon mentor Au lieu de travail du mentor (autant que possible) Cette activité a été mise en place pour permettre au mentoré de prendre le pouls du quotidien de son mentor, de son environnement de travail, de l’ambiance qui y règne et des relations entre les employés. Cela lui permettra de voir un milieu de travail qui pourrait être le sien et de constater s’il reflète ses valeurs et ses attentes. Nous suggérons que la rencontre relative à cette thématique se déroule sur les lieux de votre travail. Cette activité demeure facultative car nous savons qu’elle n’est pas réalisable pour tous les mentors.

19. La structure du programme Thématique 4 : Réseautage (mars-avril 2012) Attitudes à privilégier : L’accent est mis sur la vision du mentoré. Susciter sa motivation à se développer, l’encourager à agir. Actions à poser : • Transmettre des conseils pour faire des contacts efficaces; • Discuter de ses appréhensions à participer à des activités de réseautage; - Questionner le mentoré sur sa vision de l’avenir et sur les prochaines étapes à concrétiser.

20. La structure du programme Thématique 4 : Réseautage (mars-avril 2012) Activité prévue : Soirée « un toast à la réussite » 18 avril 2012, 17 h, Grand Salon Ce sera l’occasion pour votre mentoré d’échanger avec les autres mentors, mais aussi avec des dizaines d’employeurs de la région de Québec qui seront également présents. Cette activité marque aussi la fin de l’année mentorale. Profitez-en pour faire le bilan de vos échanges avec votre mentoré et vérifiez si les objectifs ont été atteints. Terminez la rencontre sur une note positive en soulignant les progrès et les actions réalisées. Bien que la relation se termine officiellement au calendrier du Programme Mentor, rien ne vous empêche de rester disponible auprès de votre mentoré, si vous le désirez.

21. Le soutien et l’encadrement Encadrement • Formation aux nouveaux mentors • Activités de réseautage • Suivis courriels et téléphoniques Soutien aux mentors et aux mentorés : Annie Gignac et Stéphanie-Sophie Gilbert mentorat@spla.ulaval.ca 418 656-3575

22. Le soutien et l’encadrement Rôles de la coordination • Faire la promotion du programme auprès des étudiants et des mentors potentiels; • Connaître le mentorat et ses caractéristiques et savoir appuyer le mentor et le mentoré dans l’évolution de leur relation; • Veiller à la mise en place des moyens nécessaires pour encadrer et évaluer l’atteinte des objectifs du programme (formations et suivis).

23. Les outils pratiques Guide de préparation de vos rencontres avec votre mentoré Avant la rencontre : • Réflexion sur les sujets qui seront abordés lors de la rencontre. • Prendre conscience des sujets avec lesquels je suis moins à l’aise. • Peu avant la rencontre, être conscient de mon état d’esprit et mon état physique. Est-ce que je suis disposé à rencontrer mon mentoré et à l’écouter ? Introduction à la rencontre : • Établir un contact positif avec votre mentoré. • Informez-vous de la progression de votre mentoré ainsi que de ses besoins pour la présente rencontre. • Survoler les sujets à aborder durant la rencontre.

24. Les outils pratiques Guide de préparation de vos rencontres avec votre mentoré (suite) Demie de la rencontre : • Discussion entourant les sujets ciblés. • Utilisation des habiletés relationnelles (écoute active, reflet, rétroaction, etc.). Conclusion de la rencontre : • Déterminer des actions à entreprendre, s’il y a lieu. • Évaluer si les objectifs ont été rencontrés. • Souligner les aspects positifs de la démarche. • Cibler des sujets à aborder pour la prochaine rencontre.

25. Les outils pratiques Comment démarrer la relation ? Voici une liste de questions pour briser la glace.Elles pourront vous aider à établir une bonne relation. • Parlez-moi de vos origines (famille, ville/pays d’origine, etc). • Parlez-moi des personnes les plus importantes pour vous. • Parlez-moi de vos loisirs, passions, activités favorites. • Qu’est-ce qui vous a motivé à faire des études dans le domaine que vous avez choisi? • Quelles sont vos forces et vos qualités principales?

26. Les outils pratiques Comment améliorer et évaluer votre écoute ? Avant ou après une rencontre, répondez aux questions suivantes pour vous aider à devenir un meilleur mentor. • Je pose des questions pour approfondir ma compréhension. • Je démontre mon intérêt par mon attitude et mon expression non verbale. • Je reprends et résume certains des propos de mon mentoré pour lui démontrer que je l’écoute bien. • Je cherche d’abord à comprendre et ensuite à être compris. • Je réagis de façon non verbale, par un sourire, un signe de tête, etc. • Je pose des questions pour amener mon mentoré à clarifier sa pensée. • Je regarde souvent mon mentoré dans les yeux.

27. Le code de conduite • La réussite d’une démarche de mentorat repose sur le respect d’un code de conduite dont le but premier est de préserver la relation de confiance entre le mentor et le mentoré. Voici un ensemble de règles de conduite que vous devez respecter . Respect et confidentialité • Égalité dans les échanges • Chaque membre de la dyade doit agir avec respect et équité. • Chaque membre de la dyade respecte la confidentialité des échanges. • Un membre doit informer son partenaire le plus tôt possible en cas de retard ou d’absence à une rencontre. • Le harcèlement sous toutes ses formes n’est pas toléré.

28. Le code de conduite • Si un mentor n’est pas en mesure de poursuivre son engagement, il devra en informer les coordonnatrices du programme et ces dernières prendront les mesures appropriées. • Un mentor ne peut recommander une action, une transaction, solliciter ou proposer les services ou les produits de ses entreprises personnelles. • Un mentor est un bénévole. Aucun avantage, aucune récompense ou compensation financière ne doit être acceptée en retour du mentorat.

29. Le code de conduite • Les seules personnes responsables de la qualité de la relation mentorale sont celles engagées dans cette relation. Dans l’éventualité d’un problème, les personnes concernées doivent tenter de le résoudre. Si la difficulté persiste, il est alors possible de demander de l’aide aux coordonnatrices du programme. • Un mentor qui choisit de mentorer deux étudiants doit répartir son temps équitablement entre ses deux mentorés. • Les mentors collaborent à l’amélioration du Programme Mentor en répondant aux suivis et au questionnaire d’évaluation envoyés par les coordonnatrices du programme.