ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATS

1. ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATS ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

2. PROGRAMME • 1 – Présentation générale • 2 – Description de la fonctionalité • 3 – Principales transactions • 4 – Liste des customisations • 5 – Problèmes constatés • 6 – Améliorations souhaitées • 7 – Automatisations à envisager ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

3. 1 : Présentation générale Ce module comprend les domaines suivants: • Réapprovisionnement • Appels d’offre • Contrats d’achat • Ordres d’achat : • Etapes et type d’ordre • Vie d’un ordre • Réception, contrôle de qualité • Transfert Qualiac • Traitement ordres livrés • Reliquats d’achat • Relance fournisseurs • Retours fournisseurs • Gestion des lots • Gestion des fournisseurs ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

4. 1. MENU CORRESPONDANT ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

5. 2. Description fonctionnelle • Tous les matins, un job automatique génère des propositions de réapprovisionnement pour les articles en dessous du stock de sécurité • Ces propositions sont ensuite: • Soit validées • Soit gardées en suspens en attendant résultat appel d’offres • Soit supprimées (si on ne veut pas réapprovisionner l’article) • Un ordre d’achat est créé dans Baan • Soit par transfert d’un INV • Soit par transfert d’un appel d’offres • Soit par une saisie manuelle • Les ordres d’achat peuvent être liés à un contrat • Pour les demandes de matériel en livraison directe, une proposition INV est générée et transférée en Ordre d’achat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

6. 2 - STATISTIQUES - 1 ORDRES D’ACHAT PAR TYPE EN 2003 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

7. 2 – STATISTIQUES - 2 APPELS D’OFFRE EN 2004 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

8. 2 – STATISTIQUES - 3 CONTRATS D’ACHAT ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

9. 3 – Principales transactions ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

10. 3- Interface CFU + Qualiac C F U EN-TETES CONTRATS MARCHES EN-TETES LIGNES CONTRATS Mise à jour tous les soirs FOURNISSEURS FOURNISSEURS GENERATION INV ARTICLES EN-TETES ORDRE ACHAT COMMANDES TEXTES ARTICLES LIGNES ORDRE ACHAT LIGNES DE COMMANDE Transfert ordres d’achat réceptionnés RECEPTION DETAILLEE ENLOGEMENT FACTURATION+ PAIEMENT ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

11. 3.1 – REAPPROVISIONNEMENT DU STOCK • Procédure : • Chaque matin, à 5 heures, Baan lance un réapprovisionnement pour tous les articles et génère les propositions pour les articles à pourvoir • Ces propositions sont lancées par magasin • Chaque gestionnaire de produit édite la liste des INV le concernant • Il ouvre ensuite la gestion des ordres INV pour vérifier, modifier, confirmer ou supprimer les ordres. • Il lance le transfert des INV confirmés en ordres d’achat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

12. 3.1 – Gestion des ordres INV ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

13. 3.1 – Transfert des ordres INV ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

14. 3.1 Transfert des ordres INVChamps à renseigner • On peut lancer le transfert à partir de critères variés: • Par no d’ordre INV • Par article ou groupe d’articles • Par magasin • Par fournisseur • Par acheteur ou planificateur • Par numéro d’ordre de vente (livraison directe) • Ensuite, les champs ci-dessous sont à renseigner comme suit: • Série d’ordres d’achat 1 pour CT , 2 pour DT • Type d’ordre : CT • Type ordre liv. Directe DT ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

15. 3.2 – Appels d’offres - principe • Le module appel d’offres dans Baan s’applique à : • des demandes de prix ponctuelles • Des montants inférieurs à 5000 CHF • Ce module comporte les étapes suivantes: • Saisie de l’appel d’offres • Edition de l’appel d’offres (avec option envoi par fax) • Saisie du résultat • Edition appel d’offres par articles (pour obtenir le comparatif des prix obtenus) • Copie lignes appel d’offre vers ordre d’achat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

16. 3.2 – Appel d’offres – Menu ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

17. 3.2 – Appel d’offres – En-tête ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

18. 3.2 – Appel d’offres – Lignes ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

19. 3.2 – Appel d’offres – textes • Textes articles: • On peut : • opter pour le texte standard article • définir un texte article spécifique • Il suffit de renseigner le champ ‘Desc. Standard.’ comme suit : • Oui = desc. Standard article + texte additionnel éventuel • Non = uniquement description spécifique liée à la demande de prix ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

20. 3.2 – Saisie résultats appel d’offres Cette transaction sert à entrer le résultat d’un appel d’offres. On peut aussi gérer les dates d’expiration de l’appel d’offres (via le zoom) Actuellement, peu d’appel d’offres dans le système sont traités. ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

21. 3.2 – Appel d’offres - Recopie • Cette transaction permet de recopie une ou plusieurs lignes d’appel d’offres vers un ordre d’achat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

22. 3.2 – Appel d’offres – Résumé BAAN 4 - MODULE APPEL D’OFFRES BAAN 4 -ORDRES D’ACHAT Génération automatique d’un ordre CT à partir de l’appel d’offres. ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

23. 3.3 – Contrats d’achat • La plupart des articles dans Baan sont liés à des contrats d’achat, sauf : • Articles Farnell EDI • Articles ponctuels • Les contrats sont gérés dans CFU et transférés ensuite dans Baan et Qualiac une fois la procédure d’adjudication terminée ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

24. 3.3 - Contrats - Origine • Création dans CFU : • soit renouvellement contrat initial • soit résultat appel d’offres • Transfert dans Qualiac des en-têtes de contrat • Transfert dans Baan des en-têtes et des lignes • Contrat créé dans Baan avec le statut ‘ouvert’ • Pour le rendre actif : • modifier le statut de ‘ouvert’ à ‘en cours’ C F U BAAN QUALIAC Procédure AO/DO En-tête du contrat: statut = ouvert En-tête du Marché : données globales Pas de blocages Marche Renouvellement Lignes du contrat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

25. 3.3 – Contrats – changement statut ARTICLES : Fournisseur Devise Prix d’achat Unité prix d’achat Dernier prix d’achat Prix moyen d’achat origine CONTRATS STATUT: 1-Ouvert 2-En Cours 3-Fermé Pas de modification Modification dans les 3 tables Mise a jour données additionnelles (ref. contrat) FACTEURS DE CONVERSION: -modification facteur conv. ou création nouveau record DONNEES ADDITIONNELLES : -modification ou suppression de la référence au contrat ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

26. 3.3 – Gestion contrats (en-tête) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

27. 3.3 – Gestion contrats (lignes) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

28. 3.3 – Gestion contrats - origines A partir des lignes on peut accéder à la saisie des origines détaillées (zoom sur origine) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

29. 3.3 – Contrats - Evaluation -Evaluation contrat d’achat +- tdpur3420m000 -Edition récapitu;atif par lignes +- tdpur3498m000 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

30. 3.3 – Contrats – ECMDS ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

31. 3.4 – Ordres d’achat (commandes) • Une commande peut être : • soit saisie manuellement • soit résulter du transfert d’un ordre INV • Soit résulter du transfert d’un appel d’offres • On distingue plusieurs types de commandes, chacun comportant un certain nombre d’étapes à réaliser • Une commande peut être liée : • À un contrat d’achat • A une demande de matériel (livraison directe) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

32. 3.4 - Types de commande ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

33. 3.4 – Commandes – Etapes par typeCommandes normales (CT,RT, CS1) ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

34. 3.4 – Commandes – Etapes par type DT CR ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

35. 3.4 – Vie d’un ordre d’achat • Etapes principales : • Création(ou transfert AO, INV) • Edition et envoi au fournisseur (év. par fax) • Livraison de la marchandise: • Edition de la note de reçu de marchandise par batch • Gestion réception • Edition de la note de réclamation si nécessaire • Gestion du contrôle de qualité (si article soumis) • Edition de la note de stockage par batch • Edition de la note de retour si nécessaire • Enlogement de la marchandise par batch • Transfert dans Qualiacdes commandes réceptionnées • Traitement des ordres livrés(1 fois par semaine par batch) • Archivage(1 fois par semaine)on garde une année en cours avant d’archiver ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

36. 3.4 – Saisie des ordres d’achatEn-tête – champs à renseigner ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

37. 3.4 – Saisie des ordres d’achatEn-tête – copie écran Accès Aux lignes ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

38. 3.4 – Saisie des lignes Ordre d’achat A saisir : -Scem -Quantité ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

39. 3.4 – Saisie des lignes ordre d’achatOrigines multiples Accès par un zoom sur le champ origine ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

40. 3.4 – Etapes précédent la réception • Une fois saisie, la commande doit ensuite être éditée et envoyée au fournisseur (sous forme papier ou par fax) • L’édition de commande Baan est identique au layout Qualiac (y compris feuille annexe avec origines par ligne) • Un job journalier lance l’édition de la note de reçu de marchandise • La commande peut ensuite être réceptionnée ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

41. 3.4 – Réception des ordres d’achat 1- Se mettre en mode insertion avec la touche 2- Entrer le no du bulletin de livraison 3- entrer le numéro de commande 3 2 4 – Saisie de la quantité sur ‘qté/bon exp’ (quantité sur documents de livraison du fournisseur) 5 – Positionnement sur champ ‘Livrée’ 4 5 ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

42. 3.4 – Réception – emplacements et lots Article géré par lot: on crée autant d’entrées que d’occurences d’un même article On doit créer les nos de lots correspondants Article non loti : on crée une entrée par position de commande ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

43. 3.4 – Réception – Colisage détaillé Si la réception concerne une livraison directe (ordre DT), on peut créer des lignes de colisage en cliquant sur ‘0’ ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

44. 3.4 – Réception - Note de réclamation • Si la quantité annoncée par le fournisseur est différente de la quantité constatée • Si la marchandise n’est pas conforme • Si elle a été avariée au cours du transport • -> On déclenche l’édition d’une note de réclamation‘Edition réclamations’ – tdpur4420m000 • Mais seulement si les quantités réceptionnées n’ont pas été saisies ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

45. 3.4 – Réception – Contrôle de la qualité Si l’article est soumis à contrôle, on doit procéder au contrôle de qualité(Gestion du contrôle de la qualité – tdpur4121m000) Pour un article loti, il faut saisir autant d’entrées que d’occurences de lot par article ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

46. 3.4 – Réception – Note de retour • Si une ou plusieurs occurrences d’un article ne franchissent pas le contrôle de qualité • -> on édite une note de retour au fournisseur‘Edition des bons de retour’ – tdpur4411m000 • Parallèllement, la marchandise doit être retournée au fournisseur ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

47. 3.4 – Etapes après réception • Dans le cas des livraisons directes la réception ne comporte ni contrôle de qualité, ni saisie des lots. Une fois la marchandise réceptionnée, elle est livrable au client • Pour les commandes liées au stock, il faut générer la liste de stockage (fait par batch tous les jours) et lancer l’enlogement (par batch également) • On peut aussi effectuer un enlogement manuel si on veut stocker un article dans un emplacement autre que celui auquel il est associé ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

48. 3.4 – Enlogement manuel Procédure : 1- générer un enlogement pour la réception souhaitée 2- ouvrir la gestion des données désenlogement 3- au niveau des lignes, supprimer l’enregistrement 4- en mode insertion. sélectionner la ligne proposée 5- saisir le no d’emplacement souhaité 6- lancer la confirmation du désenlogement ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

49. 3.4 – Commande - Etapes finales • Après l’enlogement ou après la réception pour les livraisons directes, la commande est transférée dans Qualiac pour être facturée • Tous les samedi matin, le traitement des ordres de vente livrés est lancé en batch • Les commandes sont conservées une année dans les tables courantes et ensuite archivées ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS

50. 3.5 - Traitement des reliquats : • Au niveau de la réception • On peut modifier la quantité proposée par le système • On peut la mettre à 0 pour supprimer le reliquat • Dans ‘Gestion reliquats’ – tdpur4130m000 : • Soit on confirme le reliquat • Soit on le modifie • Soit on le supprime ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS