Ateliers baan iv module 4 gestion des achats
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ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATS PowerPoint PPT Presentation


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ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATS. PROGRAMME. 1 – Présentation générale 2 – Description de la fonctionalité 3 – Principales transactions 4 – Liste des customisations 5 – Problèmes constatés 6 – Améliorations souhaitées 7 – Automatisations à envisager.

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ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATS

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Ateliers baan iv module 4 gestion des achats

ATELIERS BAAN IV MODULE 4 : Gestion des ACHATS

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


Programme

PROGRAMME

  • 1 – Présentation générale

  • 2 – Description de la fonctionalité

  • 3 – Principales transactions

  • 4 – Liste des customisations

  • 5 – Problèmes constatés

  • 6 – Améliorations souhaitées

  • 7 – Automatisations à envisager

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


1 pr sentation g n rale

1 : Présentation générale

Ce module comprend les domaines suivants:

  • Réapprovisionnement

  • Appels d’offre

  • Contrats d’achat

  • Ordres d’achat :

    • Etapes et type d’ordre

    • Vie d’un ordre

    • Réception, contrôle de qualité

    • Transfert Qualiac

    • Traitement ordres livrés

  • Reliquats d’achat

  • Relance fournisseurs

  • Retours fournisseurs

  • Gestion des lots

  • Gestion des fournisseurs

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


1 menu correspondant

1. MENU CORRESPONDANT

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


2 description fonctionnelle

2. Description fonctionnelle

  • Tous les matins, un job automatique génère des propositions de réapprovisionnement pour les articles en dessous du stock de sécurité

  • Ces propositions sont ensuite:

    • Soit validées

    • Soit gardées en suspens en attendant résultat appel d’offres

    • Soit supprimées (si on ne veut pas réapprovisionner l’article)

  • Un ordre d’achat est créé dans Baan

    • Soit par transfert d’un INV

    • Soit par transfert d’un appel d’offres

    • Soit par une saisie manuelle

  • Les ordres d’achat peuvent être liés à un contrat

  • Pour les demandes de matériel en livraison directe, une proposition INV est générée et transférée en Ordre d’achat

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


2 statistiques 1

2 - STATISTIQUES - 1

ORDRES D’ACHAT PAR TYPE EN 2003

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


2 statistiques 2

2 – STATISTIQUES - 2

APPELS D’OFFRE EN 2004

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


2 statistiques 3

2 – STATISTIQUES - 3

CONTRATS D’ACHAT

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 principales transactions

3 – Principales transactions

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 interface cfu qualiac

3- Interface CFU + Qualiac

C F U

EN-TETES CONTRATS

MARCHES

EN-TETES

LIGNES CONTRATS

Mise à jour tous les soirs

FOURNISSEURS

FOURNISSEURS

GENERATION INV

ARTICLES

EN-TETES ORDRE ACHAT

COMMANDES

TEXTES ARTICLES

LIGNES ORDRE ACHAT

LIGNES DE COMMANDE

Transfert ordres d’achat réceptionnés

RECEPTION DETAILLEE

ENLOGEMENT

FACTURATION+ PAIEMENT

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 1 reapprovisionnement du stock

3.1 – REAPPROVISIONNEMENT DU STOCK

  • Procédure :

    • Chaque matin, à 5 heures, Baan lance un réapprovisionnement pour tous les articles et génère les propositions pour les articles à pourvoir

    • Ces propositions sont lancées par magasin

    • Chaque gestionnaire de produit édite la liste des INV le concernant

    • Il ouvre ensuite la gestion des ordres INV pour vérifier, modifier, confirmer ou supprimer les ordres.

    • Il lance le transfert des INV confirmés en ordres d’achat

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 1 gestion des ordres inv

3.1 – Gestion des ordres INV

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 1 transfert des ordres inv

3.1 – Transfert des ordres INV

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 1 transfert des ordres inv champs renseigner

3.1 Transfert des ordres INVChamps à renseigner

  • On peut lancer le transfert à partir de critères variés:

    • Par no d’ordre INV

    • Par article ou groupe d’articles

    • Par magasin

    • Par fournisseur

    • Par acheteur ou planificateur

    • Par numéro d’ordre de vente (livraison directe)

  • Ensuite, les champs ci-dessous sont à renseigner comme suit:

    • Série d’ordres d’achat 1 pour CT , 2 pour DT

    • Type d’ordre :CT

    • Type ordre liv. DirecteDT

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 2 appels d offres principe

3.2 – Appels d’offres - principe

  • Le module appel d’offres dans Baan s’applique à :

    • des demandes de prix ponctuelles

    • Des montants inférieurs à 5000 CHF

  • Ce module comporte les étapes suivantes:

    • Saisie de l’appel d’offres

    • Edition de l’appel d’offres (avec option envoi par fax)

    • Saisie du résultat

    • Edition appel d’offres par articles (pour obtenir le comparatif des prix obtenus)

    • Copie lignes appel d’offre vers ordre d’achat

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 2 appel d offres menu

3.2 – Appel d’offres – Menu

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 2 appel d offres en t te

3.2 – Appel d’offres – En-tête

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 2 appel d offres lignes

3.2 – Appel d’offres – Lignes

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 2 appel d offres textes

3.2 – Appel d’offres – textes

  • Textes articles:

    • On peut :

      • opter pour le texte standard article

      • définir un texte article spécifique

    • Il suffit de renseigner le champ ‘Desc. Standard.’ comme suit :

      • Oui = desc. Standard article + texte additionnel éventuel

      • Non = uniquement description spécifique liée à la demande de prix

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 2 saisie r sultats appel d offres

3.2 – Saisie résultats appel d’offres

Cette transaction sert à entrer le résultat d’un appel d’offres.

On peut aussi gérer les dates d’expiration de l’appel d’offres (via le zoom)

Actuellement, peu d’appel d’offres dans le système sont traités.

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 2 appel d offres recopie

3.2 – Appel d’offres - Recopie

  • Cette transaction permet de recopie une ou plusieurs lignes d’appel d’offres vers un ordre d’achat

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 2 appel d offres r sum

3.2 – Appel d’offres – Résumé

BAAN 4 - MODULE APPEL D’OFFRES

BAAN 4 -ORDRES D’ACHAT

Génération automatique

d’un ordre CT

à partir de l’appel d’offres.

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 3 contrats d achat

3.3 – Contrats d’achat

  • La plupart des articles dans Baan sont liés à des contrats d’achat, sauf :

    • Articles Farnell EDI

    • Articles ponctuels

  • Les contrats sont gérés dans CFU et transférés ensuite dans Baan et Qualiac une fois la procédure d’adjudication terminée

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 3 contrats origine

3.3 - Contrats - Origine

  • Création dans CFU :

    • soit renouvellement contrat initial

    • soit résultat appel d’offres

  • Transfert dans Qualiac des en-têtes de contrat

  • Transfert dans Baan des en-têtes et des lignes

  • Contrat créé dans Baan avec le statut ‘ouvert’

  • Pour le rendre actif :

    • modifier le statut de ‘ouvert’ à ‘en cours’

C F U

BAAN

QUALIAC

Procédure AO/DO

En-tête du contrat:

statut = ouvert

En-tête du Marché :

données globales

Pas de blocages

Marche

Renouvellement

Lignes du contrat

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 3 contrats changement statut

3.3 – Contrats – changement statut

ARTICLES :

Fournisseur

Devise

Prix d’achat

Unité prix d’achat

Dernier prix d’achat

Prix moyen d’achat

origine

CONTRATS

STATUT:

1-Ouvert

2-En Cours

3-Fermé

Pas de modification

Modification dans les 3 tables

Mise a jour données additionnelles (ref. contrat)

FACTEURS DE CONVERSION:

-modification facteur conv.

ou création nouveau record

DONNEES ADDITIONNELLES :

-modification ou suppression de la référence au contrat

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 3 gestion contrats en t te

3.3 – Gestion contrats (en-tête)

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 3 gestion contrats lignes

3.3 – Gestion contrats (lignes)

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 3 gestion contrats origines

3.3 – Gestion contrats - origines

A partir des lignes on peut accéder à la saisie des origines détaillées (zoom sur origine)

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 3 contrats evaluation

3.3 – Contrats - Evaluation

-Evaluation contrat d’achat +- tdpur3420m000

-Edition récapitu;atif par lignes +- tdpur3498m000

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 3 contrats ecmds

3.3 – Contrats – ECMDS

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 ordres d achat commandes

3.4 – Ordres d’achat (commandes)

  • Une commande peut être :

    • soit saisie manuellement

    • soit résulter du transfert d’un ordre INV

    • Soit résulter du transfert d’un appel d’offres

  • On distingue plusieurs types de commandes, chacun comportant un certain nombre d’étapes à réaliser

  • Une commande peut être liée :

    • À un contrat d’achat

    • A une demande de matériel (livraison directe)

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 types de commande

3.4 - Types de commande

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 commandes etapes par type commandes normales ct rt cs1

3.4 – Commandes – Etapes par typeCommandes normales (CT,RT, CS1)

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 commandes etapes par type

3.4 – Commandes – Etapes par type

DT

CR

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 vie d un ordre d achat

3.4 – Vie d’un ordre d’achat

  • Etapes principales :

    • Création(ou transfert AO, INV)

    • Edition et envoi au fournisseur (év. par fax)

    • Livraison de la marchandise:

      • Edition de la note de reçu de marchandise par batch

      • Gestion réception

      • Edition de la note de réclamation si nécessaire

      • Gestion du contrôle de qualité (si article soumis)

      • Edition de la note de stockage par batch

      • Edition de la note de retour si nécessaire

      • Enlogement de la marchandise par batch

    • Transfert dans Qualiacdes commandes réceptionnées

    • Traitement des ordres livrés(1 fois par semaine par batch)

    • Archivage(1 fois par semaine)on garde une année en cours avant d’archiver

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 saisie des ordres d achat en t te champs renseigner

3.4 – Saisie des ordres d’achatEn-tête – champs à renseigner

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 saisie des ordres d achat en t te copie cran

3.4 – Saisie des ordres d’achatEn-tête – copie écran

Accès

Aux lignes

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 saisie des lignes ordre d achat

3.4 – Saisie des lignes Ordre d’achat

A saisir :

-Scem

-Quantité

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 saisie des lignes ordre d achat origines multiples

3.4 – Saisie des lignes ordre d’achatOrigines multiples

Accès par un zoom sur le champ origine

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 etapes pr c dent la r ception

3.4 – Etapes précédent la réception

  • Une fois saisie, la commande doit ensuite être éditée et envoyée au fournisseur (sous forme papier ou par fax)

  • L’édition de commande Baan est identique au layout Qualiac (y compris feuille annexe avec origines par ligne)

  • Un job journalier lance l’édition de la note de reçu de marchandise

  • La commande peut ensuite être réceptionnée

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 r ception des ordres d achat

3.4 – Réception des ordres d’achat

1- Se mettre en mode insertion avec la touche

2- Entrer le no du bulletin de livraison

3- entrer le numéro de commande

3

2

4 – Saisie de la quantité sur ‘qté/bon exp’ (quantité sur documents de livraison du fournisseur)

5 – Positionnement sur champ ‘Livrée’

4

5

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 r ception emplacements et lots

3.4 – Réception – emplacements et lots

Article géré par lot: on crée autant d’entrées que d’occurences d’un même article

On doit créer les nos de lots correspondants

Article non loti : on crée une entrée par position de commande

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 r ception colisage d taill

3.4 – Réception – Colisage détaillé

Si la réception concerne une livraison directe (ordre DT), on peut créer des lignes de colisage en cliquant sur ‘0’

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 r ception note de r clamation

3.4 – Réception - Note de réclamation

  • Si la quantité annoncée par le fournisseur est différente de la quantité constatée

  • Si la marchandise n’est pas conforme

  • Si elle a été avariée au cours du transport

  • -> On déclenche l’édition d’une note de réclamation‘Edition réclamations’ – tdpur4420m000

  • Mais seulement si les quantités réceptionnées n’ont pas été saisies

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 r ception contr le de la qualit

3.4 – Réception – Contrôle de la qualité

Si l’article est soumis à contrôle, on doit procéder au contrôle de qualité(Gestion du contrôle de la qualité – tdpur4121m000)

Pour un article loti, il faut saisir autant d’entrées que d’occurences de lot par article

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 r ception note de retour

3.4 – Réception – Note de retour

  • Si une ou plusieurs occurrences d’un article ne franchissent pas le contrôle de qualité

  • -> on édite une note de retour au fournisseur‘Edition des bons de retour’ – tdpur4411m000

  • Parallèllement, la marchandise doit être retournée au fournisseur

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 etapes apr s r ception

3.4 – Etapes après réception

  • Dans le cas des livraisons directes la réception ne comporte ni contrôle de qualité, ni saisie des lots. Une fois la marchandise réceptionnée, elle est livrable au client

  • Pour les commandes liées au stock, il faut générer la liste de stockage (fait par batch tous les jours) et lancer l’enlogement (par batch également)

  • On peut aussi effectuer un enlogement manuel si on veut stocker un article dans un emplacement autre que celui auquel il est associé

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 enlogement manuel

3.4 – Enlogement manuel

Procédure :

1- générer un enlogement pour la réception souhaitée

2- ouvrir la gestion des données désenlogement

3- au niveau des lignes, supprimer l’enregistrement

4- en mode insertion. sélectionner la ligne proposée

5- saisir le no d’emplacement souhaité

6- lancer la confirmation du désenlogement

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 4 commande etapes finales

3.4 – Commande - Etapes finales

  • Après l’enlogement ou après la réception pour les livraisons directes, la commande est transférée dans Qualiac pour être facturée

  • Tous les samedi matin, le traitement des ordres de vente livrés est lancé en batch

  • Les commandes sont conservées une année dans les tables courantes et ensuite archivées

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 5 traitement des reliquats

3.5 - Traitement des reliquats :

  • Au niveau de la réception

    • On peut modifier la quantité proposée par le système

    • On peut la mettre à 0 pour supprimer le reliquat

  • Dans ‘Gestion reliquats’ – tdpur4130m000 :

    • Soit on confirme le reliquat

    • Soit on le modifie

    • Soit on le supprime

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 5 gestion des reliquats copie d cran

3.5 Gestion des reliquats :copie d’écran

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 6 relance fournisseurs

3.6 – Relance fournisseurs

  • Un job systématique édite chaque mardi matin les lignes de commande non livrées

    • Critères : date du jour – 15 à date du jour

    • Le fichier sort sur l’imprimante de la gestion des stocks

  • Le responsible de produit peut ensuite dans l’édition des relances (tdpur4403m000) envoyer par courrier ou par fax les relances aux fournisseurs

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 6 relance fournisseurs copie de l cran de soumission

3.6 – Relance fournisseursCopie de l’écran de soumission

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 7 retours proc dure

Un retour peut survenir :

Avant la mise en stock :

après la réception, en cas de non conformité quantitative ou qualitative

après le contrôle de qualité, si la marchandise n’est pas acceptée

Après la mise en stock :

suite à un retour utilisateur

après un contrôle dans le stock

Pour un retour avant la mise en stock :

les documents nécessaires au fournisseur sont produits par Baan

Note de réclamation

Note de retour

Pour un retour après la mise en stock:

les commandes de retour (CR et RT) doivent être créées

Dans tous les cas :

une demande d’expédition doit être créée dans Qualiac

3.7 – Retours : Procédure

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 7 retours types de commandes

3.7 – Retours – types de commandes

  • Types d’ordres à utiliser :

    • Retours temporaires : création d’une commande CR et d’une commande RT

    • Retours définitifs : création d’une commande CR

  • Lors de la création de ces ordres, pour assurer le lien avec la commande initiale

    • Entrer la référence de cette commande dans le champ ‘référence A’

      • format CTnnnnnnn ou DTnnnnnnn

  • Ces ordres après le transfert dans Qualiac deviendront une sous-commande de la commande initiale

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 8 gestion des lots menu

3.8 Gestion des lots - Menu

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 8 gestion des lots proc dure

3.8 – Gestion des lots - procédure

  • Pour pouvoir être géré par lots, un article doit être défini comme tel dans la gestion des articles

    • Paramètre Gestion des lots : valeur ‘A l’unité ‘

  • Il doit être stocké dans un magasin géré par emplacements

  • Dans la gestion des lots, on crée ensuite les instances nécessaires, soit par anticipation soit lors d’une opération sur le stock (réception, transaction de stock, désenlogement, enlogement)

  • Dans chacune de ces opérations, le(s) no(s) de lots concernés doivent être précisés

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 8 gestion des lots ecran de saisie

3.8 – Gestion des lots – Ecran de saisie

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 8 gestion des lots complements

3.8 – Gestion des lots - complements

  • On peut associer différentes caractéristiques à un lot pour mieux le définir (voir menu ‘caractéristiques spécifiques lot’)

  • On peut tracer un lot dans le stock (affichage cas d’emploi des lots - tdltc1510m000)

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 9 fournisseurs

3.9 - Fournisseurs

  • Les fournisseurs sont chargés depuis Foundations tous les soirs et la base Baan est identique à Qualiac

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


3 9 fournisseurs adresses

3.9 – Fournisseurs - Adresses

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


4 principales customisations

4 – Principales customisations

  • La plupart des sessions du module PUR(achats) ont été customisées ainsi que certaines session INV, LTC, ILC.

  • PUR:

    • Gestion et édition appel d’offres

    • Gestion et édition ordres d’achat

    • Gestion. Édition, changement statut contrats d’achat

    • Gestion des reliquats

    • Relance fournisseurs

    • Gestion réceptions, note de réclamation, note de retour

  • INV:

    • Génération, gestion, transfert ordres INV

  • DIVERS:

    • Rapports

    • Consultations

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


5 probl mes constat s

5 – Problèmes constatés

  • Ordre de retour non désenlogés mais facturés

  • Origines multiples par ligne de commande

    • Fonctionalité non utilisée

    • Souhait de ne plus imprimer la page ‘répartion’ (Edition Commande)

  • Utilité du contrôle de qualité systématique?

  • Notes de réclamation et de retour non effectuées

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


6 am liorations souhait es

6 – Améliorations souhaitées

  • Fax business :

    • Retour du fax à l’utilisateur Unix

    • Gérer le fax au niveau de chaque adresse du fournisseur

  • Articles gérés par nomenclatures de produit :

    • Tester cette fonctionalité en vue de son implémentation

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


7 automatisations envisager

7- Automatisations à envisager

  • Réapprovisionnement automatique

  • Relance anticipée

  • Traitement commandes JOBIMP, JOBMT

  • Ecran simplifié réceptions

  • Ecran simplifié saisie transactions stock

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


7 1 r appro automatique

7.1 Réappro automatique

  • Articles concernés :

    • Liés à un contrat

    • Limite de valeur (Qté * prix unitaire < 5000 CHF)

    • Livraisons directes exclues

    • Magasins EDI, 00 exclus

  • Identification des articles:

    • Au moyen d’un paramètre existant dans la gestion des articles

    • OU dans la gestion des données additionnelles articles

  • Finalité:

    • Gain de temps

    • Allégement charge de travail

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


7 1 r appro automatique sch ma

7.1 – Réappro automatique - schéma

ACTUELLEMENT

FUTUR

enchainement

GENERATION INV

batch

GENERATION INV

GESTION DES INV

GESTION DES INV

MANUEL

CONFIRMATION INV

CONFIRMATION INV

TRANSFERT INV

TRANSFERT INV

GESTION ORDRES ACHAT

GESTION ORDRES ACHAT

EDITION ORDRES ACHAT

EDITION ORDRES ACHAT

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


7 1 r appro automatique fonctionnement

7.1 – Réappro automatique - fonctionnement

  • Définition d’un enchainement automatique qui va :

    • Générer les ordres INV

    • Trier les INV générés (automatiques et manuels)

    • Confirmer les INV pour articles ‘auto’

    • Les transférer en ordres d’achat

    • Compléter les données achat si nécessaire

    • Envoyer par fax les commandes montant < 5000 CHF

    • Envoyer sur l’imprimante les commandes > 5000 CHF

  • Les articles non automatiques suivront la procédure habituelle

  • Le gestionnaire de produit recevra :

    • La liste des commandes auto envoyées par fax

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


7 2 relance anticip e

7.2 - Relance anticipée

1 - Mise en place d’un job automatique générant la liste des commandes livrables dans les 10 jours

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


7 2 relance anticip e suite

7.2 – Relance anticipée - Suite

  • 2 – Envoi automatique d’un avis au fournisseur pour confirmer la date de livraison prévue

  • 3 – Intégration automatique dans Baan des confirmations reçues

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


7 3 commandes jobmt jobimp

7.3 – Commandes JOBMT, JOBIMP ?

  • Actuellement:

    • création d’un INV

    • transfert en CS1

    • envoi de la CS1 à l’atelier

    • Création d’un job

    • Demande matériel par atelier pour matière première

    • Etc.

  • Problèmes : traçabilité comptable

  • Futur :

    • Création d’un INV -> transfert en CT

    • Génération d’un job via interface Baan/Qualiac

    • Tous les documents générés seront liés au job

ATELIER 4 – GESTION DES ACHATS


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