PEMAHAMAN AUDIT INTERNAL NON AKADEMIK . . . . . Oleh Dr . Wonny Ahmad Ridwan, MM , CPHR

1. PEMAHAMAN AUDIT INTERNAL NON AKADEMIK . . . . . Oleh Dr. Wonny Ahmad Ridwan, MM, CPHR Pelatihan Audit Mutu Internal – Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, 21 – 22 Februari 2013

2. PERCEPTIONS OF INTERNAL AUDITORS

3. PERCEPTIONS OF INTERNAL AUDITORS Auditee Auditor

7. How do you know that you are good? ARE WE GOING WORLD CLASS? Quality is on the eyes of beholder

8. EVALUASI DIRI WHY ARE WE DOING..... ? DO WE REALLY.........?

9. DASAR HUKUM AUDIT MUTU INTERNAL UU NO.17/2003 (KEUANGAN NEGARA) PenjelasanUmumbutir 9 UU No. 20/2003 (UUSPN) PP No. 19/2005 (Standar Pendidikan) UU NO. 1/2004 (PEMBENDAHARAAN NEGARA) PASAL 58 Ayat (1) PERMENDIKNAS No. 47/2011 (SPI KEMDIKBUD) UU NO.15/2004 (PemeriksaanPengelolaandanPertanggungjawaban Negara) Pasal 9 dan 12 PP No. 17/2010 & PP No 66/2010(PengelolaanPenyelenggaraanPendidikan) PP NO.8/2006 (PelaporanKeuangan & KinerjaInstansiPemerintah) Pasal 3 Ayat (1 dan 2) Pelaksanaan Inpres No 5 Tahun 2004 ttgPercepatan Pemberantasan KKN PERMENKEU NO.59/PMK.06/2005 (Akuntansi & Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat) Pasal 32 dan 33 Ayat (1) PP No 60 Tahun 2008 SistemPengendalian Intern Pemerintah (SPIP) PP BLU No 27 Tahun 2012 UU No 12 tahun 2012 Perguruan Tinggi BAN PT / LAM

10. PengertianMUTU • sesuai dengan‘standar’ • sesuai denganharapan‘pelanggan’ • sesuai denganharapan‘pihak-pihak terkait’ • sesuai dengan yang ‘dijanjikan’ • semuakarakteristikproduk dan pelayananyang memenuhi persyaratan dan harapan

11. Karakteristik Mutu(berkaitan dengan): Fisik Fungsi Waktu/Umur Purnalayan

12. AUDITOR VS ASESOR • Auditor memastikan bahwa proses kegiatan telah berjalan sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan • dasar audit adalah apakah kegiatan yg dilakukan berdasarkan aturan yg telah disepakati (dalam mencapai mutu) • Kegiatan memastikan telah dipatuhinya aturan secara internal dilakukan oleh Auditor Internal • Asesor memastikan bahwa proses kegiatan telah sampai pada level standar/mutu tertentu • dasar asesor adalah apakah kegiatan yg dilakukan telah mencapai standar/mutu yang telah ditetapkan • Kegiatan mengukur standar/mutu internal dilakukan oleh penjamin mutu/gugus kendali mutu

23. Standar Mutu PP. No.19 Tahun 2005 • Ditetapkan sendiri oleh PT : • a. Penelitian dan publikasi • b. Pengabdian kepada masyarakat; • c. Sistem informasi; • d. Kerjasama institusional dalam dan luar negeri; • e. Kemahasiswaan; • f. Suasana akademik; • g. Sumber pendanaan (revenue generating); • h. Bidang lain sesuai ciri khas perguruan tinggi yang bersangkutan. Standar Lain (Melampaui SNP) Internally driven Psl 2 ayat (1) PP No 19/2005 1. Standar Isi 2. Sandar Proses 3. Standar Kompetensi Lulusan 4. Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan 5. Standar Sarana dan Prasarana 6. Standar Pengelolaan 7. Standar Pembiayaan 8. Standar Penilaian Pendidikan 8 Jenis SNP (Standar Minimal) Wajib

24. Kondisi Yang Direncanakan Perguruan Tinggi SNP SNP Penjaminan Mutu Eksternal (PME) PenjaminanMutu Internal (PMI) M SNP SNP Pangkalan Data PerguruanTinggi (PDPT) /Epsbed

25. Unsur MutuPT Pihak-2 Terkait / Pelanggan (Stakeholders) Proses Masukan Keluaran • Silabus/RPKPS- Mahasiswa- Pengajar- Piranti dan Peralatan- Lingkungan- Anggaran- Dokumen- Peraturan- dll. • Proses instruksi,- Kegiatan pendukung: riset, administrasi akademik, - Layanan akademik, - dll. • Institusi Pendidikan Tinggi- Pasar Tenaga Kerja- Orang Tua Mahasiswa- Pemerintah- Mahasiswa,- dll. • Lulusan • Pencapaian lain (CU, 2003)

26. Non Akademik : adalah seluruh aktifitas di perguruan tinggi yang tidak terkait secara langsung dengan proses bisnis utama perguraun tinggi, atau kegiatan yang bersifat pendukung dari aktifitas utama

27. Akademik : adalah seluruh aktifitas di perguruan tinggi yang terkait secara langsung dengan proses bisnis utama perguruan tinggi, atau kegiatan yang bersifat sebagai aktifitas utama

28. Bisnis Proses Perguruan Tinggi Mahasiswa Baru Program pendukungpembelajaran Interaksi di kelas Tutorial dan latihan-latihan Perpustakaan dan Informasi Proses Pembelajaran Hubungan Luas Mendunia Praktikum danTugas Akhir Kerjasama kepakaran yang luas Sistem Evaluasi Pembelajaran Berbasis ICT Laboratorium Bahasa Lulusan Berkualitas Tinggi

29. Higher Education Value Chain Pendidikan Penelitian Pengabdian kepada Masyarakat Pra sarana Sarana SDM Keuangan M U T U

30. The Roles of Internal Auditors • W a t c h d o g (1940s) • C o n s u l t a n t (1970s) • C a t a l y s t (1990s) • Quality Improvement (2000s)

31. Wewenang AI AI mempunyai wewenang PENUH, BEBAS, dan TIDAK TERBATAS untuk melakukan akses terhadap semua bentuk dokumen, personalia dari aparat atau penyelenggara Institut maupun objek penyelenggaraan Institut, dan fasilitas fisik milik IPB guna mendapatkan data dan informasi yang diperlukan dan berkaitan dengan pelaksanaan tugas auditnya.

32. Operations and compliance Departments Colleges or Schools Programs, Grants, Contracts Information Technology Systems University-wide Processes Aspek Audit

33. STANDAR PERILAKUINTERNAL AUDITOR • Melakukan jasa-jasa sesuai kompetensi. • Memenuhi Standar Profesi Audit Internal. • Bersikap hati-hati & bijaksana. • Mengungkapkan semua fakta penting. • Meningkatkan kompetensi serta efektivitas dan kualitas tugas.

34. Audit Process 1 Planning Seleksi auditan 9 2 Evaluasi Persiapan penugasan Risk Assessment Follow-up Survei Penda- huluan Monitoring tindak lanjut 3 PROSES AUDIT 8 4 Deskripsi & evaluasi Dokumen Pelaporan hasil audit 5 6 Reporting 7 Pengembangan temuan Pengujian lapangan Fieldwork

35. Menentukan kebijakan AI Tentukan Tujuan Audit Perencanaan Audit LAPORAN AUDIT Membentuk Tim Audit Menentukan kajiulang kebijakan Jadwal Audit (Visitasi) Rapat Tim Audit Pemilihan Pelatihan REKTOR 1 Kualifikasi AMI KAI 3 Kelompok Auditor 10 2 4 Tindakan Koreksi 9 Tim Audit 5 Audit Kepatuhan Audit Sistem 8 Melaksanakan Audit Lapangan Kajiulang Dokumen dan Persiapan checklist 7 6 Siklus Audit Internal

36. INDIKATOR KEBERHASILAN AUDIT • Follow-up (corrective action) • Implementasi rekomendasi • Repeat order Customers Satisfaction

37. obyek audit mutu non akademik • Kepatuhan terhadap standar standar mutu dan kepatuhan yang terkait dengan • Keuangan termasuk penggunaanya • Sumberdaya manusia termasuk kinerjanya • Barang barang inventaris (aset, lahan, bangunan) termasuk pengelolaan dan pemanfaatanya • Pengadaan barang dan jasa • Kerjasama termasuk isi kontrak, isi MOU dan manfaatnya • Kemahasiswaan • Seluruh aktifitas yg tidak masuk dalam proses kegiatan pendidikan, penelitian, dan PkM,

38. Kriteria audit mutu non akademik • Keuangan standar mutu yg ditetapkan oleh PTN (minimum standar BAN), peraturan internal PT, dan UU serta peraturan yg terkait (PP, Kepmenkeu, dan SE DJA,) • Sumberdaya manusia  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN (minimum standar BAN), peraturan internal PT, dan UU serta peraturan yg terkait (PP, Kepmenpan, Kepmendikbud, Kepka BKN, dan SE BKN, SE Dirjen Dikti) • Barang barang inventaris (aset, lahan, bangunan)  standar mutu yg ditetapkan oleh PTN (minimum standar BAN), peraturan internal PT, dan UU serta peraturan yg terkait (PP, SE DJKN, dan SE DJBMN, SE Dirjen Dikti, (Kep Menkeu No 96/PMK.06/2007, No 97/PMK.06/2007, dan No 120/PMK.06/2007) • Pengadaan barang dan jasa standar mutu yg ditetapkan oleh PTN, Perpres 54 Tahun 2010, SE LKPP, dan Kepmen yg terkait. • Kerjasama  termasuk isi kontrak, isi MOU dan manfaatnya (Kep Menkeu No 96/PMK.06/2007) • Kemahasiswaan  SE Dirjen Dikti, SE DJKN dan peraturan terkait

39. obyekaudit mutu akademik • Kepatuhan terhadap standar standar mutu dan kepatuhan yang terkait dengan • Proses belajar mengajar • - perencanaan  GBPP/SAP • - pelaksanaan  kecocokan dgn GBPP • - evaluasi  penilaian mk • Proses bimbingan • Penelitian • Pengabdian kepada masyarakat,

40. Kriteriaaudit mutu akademik • Kepatuhan terhadap standar standar mutu dan kepatuhan yang terkait dengan • Standar standar BAN PT (akademik • Standar standar SPMI - ITS • Standar standar lainnya

41. obyek audit akademik (nilai mk) VS audit non akademik (keuangan) • Peraturan Rektor IPB No 003/I3/PP/2008, tentang Tata Tertib penyelenggaraan program pendidikan Sarjana IPB, • Nilai Mata Kuliah 2 minggu setelah ujian • Penilaian mata kuliah  PAP, PAN atau gabungan keduanya. • BL harus sdh berubah maksimum 1 minggu setelah nilai mata kuliah diumumumkan, • Keterlambatan nilai mempengaruhi pengisian rencana studi, yg ahirnya mempengaruhi pembayaran biaya SKS  piutang IPB  manajemen piutang dari mahasiswa • Daftar peserta mata kuliah  honor koreksi, honor ngajar

42. Audit Internal • “Internal Audit" is an independent examination of a quality system • It measures the effectiveness of an organisation's quality management system. • It is a documented and systematic tool • It should be done periodically by independent and qualified people • “Audit" itself is a checkingsystem, NOTa quality assessment • As a communication tool ofmanagement policies. All personnel have to understand and do their jobs well

43. MANFAAT AUDIT INTERNAL • Tells you the health of a quality system • Identify the root of a problem and plan for corrective and preventive actions with timeline • Achieve better allocation of resources • Able to avoid potentially big problem • Learn what an auditors look for • Continuous improvement

44. STANDAR NASIONAL PENDIDIKAN STANDAR AKREDITASI PROGRAM STUDI

45. Sebuah perubahan akan terjadi jika Visi, Skills, Insentif, Sumberdaya dan rencana tindak (action plan) tersedia. • tanpa visi akan terjadi kekacauan, • tanpa skill akan terjadi kecemasan, • tanpa insentif akan terjadi penolakan, • tanpa sumberdaya akan terjadi frustasi, • Tanpa action plan akan terjadi kegagalan. • (Palmer, et all 2006). Sejauh apapun kita telah melangkah, namun ternyata salah arah maka berbaliklah (Kasali, 2006) Sehebat apapun suatu sistem atau sehebat apapun suatu alat, jika sdm pengelola sistem dan alat tersebut tidak kompeten dan tidak amanah maka semuanya tidak ada artinya.

46. ANALISIS RESIKO MUTU INTERNAL

47. TERIMA KASIH.... TERIMA KASIH.... TERIMA KASIH.... TERIMA KASIH.... TERIMA KASIH....