Convenio Marco “Convocatoria de Órganos Colegiados” Vélez-Rubio, 28/11/2013 Alicia Mozos Hidalgo

1. XI Jornadas sobre la Sociedad de la Información en la Administración Local Almeriense Convenio Marco “Convocatoria de Órganos Colegiados” Vélez-Rubio, 28/11/2013 Alicia Mozos Hidalgo

2. Convocatoria de Órganos Colegiados OBJETIVOS: • Agilizar la tramitación de asuntos • Convocatoria telemática • Disponer de un punto de consulta único de expedientes junto a todos los documentos que conforman un asunto. • Todos los miembros de un Organo Colegiado podrán consultar la documentación de cada asunto de manera telemática. • Implantar la firma electrónica en los acuerdos • Evitar las copias en papel

3. Convocatoria de Órganos Colegiados PARTICIPANTES: • Por parte de cada Órgano Colegiado: • Personal administrativo de la secretaria del Órgano Colegiado • Secretario/a del Órgano Colegiado • Presidente del Órgano Colegiado • Vocales y demás miembros participantes del Órgano Colegiado • Por parte de las dependencias que tramitan: • Personal administrativo de la dependencia • Otras dependencias participantes en un asunto

4. Convocatoria de Órganos Colegiados Herramientas a utilizar: • Aplicación de Tablas Generales: • Departamentos de gestión • Organos colegiados • Miembros que conforman cada órgano • Configuración de los datos de cada persona que pertenece a un órgano colegiado • Registro y Carpetas de distribución de Expedientes: • Permite el alojamiento centralizado de documentos. • Nueva Aplicación de O.C.: • Módulo de seguridad, para autorizar al personal administrativo que prepara cada sesión • Módulo de Convocatorias de O.C.

5. Convocatoria de Órganos Colegiados Personal administrativo de cada dependencia autorizado a tramitar asuntos para O.C. Personal administrativo autorizado a O.C. Miembros Órganos Colegiados ORGANOS COLEGIADOS JUNTA DE GOBIERNO PLENO RESOLUCIONES COMISIONES INFORMATIVAS DEPENDENCIAS QUE TRAMITAN ASUNTOS

6. Convocatoria de Órganos Colegiados Miembros Órganos Colegiados ORGANOS COLEGIADOS Se configura desde TABLAS GENERALES

7. Convocatoria de Órganos Colegiados Configuración desde TABLAS GENERALES: Órganos Colegiados

8. Convocatoria de Órganos Colegiados Configuración desde TABLAS GENERALES: Miembros de cada Órgano

9. Convocatoria de Órganos Colegiados Configuración desde TABLAS GENERALES: Miembros de cada Órgano

10. Convocatoria de Órganos Colegiados Personal administrativo de cada dependencia autorizado a tramitar asuntos para O.C. Personal administrativo autorizado a O.C. Miembros Órganos Colegiados ORGANOS COLEGIADOS PLENO JUNTA DE GOBIERNO COMISIONES INFORMATIVAS DEPENDENCIAS QUE TRAMITAN ASUNTOS

11. Convocatoria de Órganos Colegiados Configuración desde TABLAS GENERALES: Órganos que tramitan

12. Convocatoria de Órganos Colegiados Configuración desde TABLAS GENERALES: Órganos que tramitan

13. Convocatoria de Órganos Colegiados Configuración desde TABLAS GENERALES: Órganos que NO tramitan

14. Convocatoria de Órganos Colegiados Configuración Administración de Dependencias que tramitan: Perfil de “FUNCIONES DE SECRETARIA”  Implica la gestión de la Secretaría de ese órgano

15. Convocatoria de Órganos Colegiados Configuración Administración de Dependencias que tramitan: Se está asignando permiso a un empleado para tramitar asuntos de su dependencia. Para ello, se modifica el Menu de acceso.

16. Convocatoria de Órganos Colegiados Configuración Organos Colegiados: • Accederá el personal con perfil de “Secretaría” • Configuración de textos

17. Convocatoria de Órganos Colegiados Organos Colegiados: • Accederá el personal con perfil de “Secretaría” • Se crea próxima convocatoria DEPENDENCIAS QUE TRAMITAN ASUNTOS e-mail

18. Convocatoria de Órganos Colegiados Dependencias que tramitan asuntos para O.C.: • Accederá el personal con perfil de “Gestor” • Accederán a una convocatoria abierta • Agregan los asuntos con el expediente a tratar Se adjuntan los documentos del expediente

19. Convocatoria de Órganos Colegiados Dependencias que tramitan asuntos para O.C.: • Asociar documentos a un expediente • Pueden proceder desde distintas vias.

20. Convocatoria de Órganos Colegiados Dependencias que tramitan asuntos para O.C.: Seleccionan los documentos que desean incorporar al asunto a aprobar

21. Convocatoria de Órganos Colegiados Secretaría del O.C.: De cada convocatoria, los asuntos de las distintas dependencias Cada asunto, contiene todos los documentos asociados. Secretaría puede añadir nuevos documentos Se clasifica la situación del asunto

22. Convocatoria de Órganos Colegiados Secretaría del O.C.: Secretaría puede añadir documentos al expediente

23. Convocatoria de Órganos Colegiados Secretaría del O.C.: Se generan los informes necesarios desde la Secretaría Se firman • El Presidente acepta ó no la lista de asuntos. • Se procede a convocar a los miembros del O. C. • Queda bloqueada la convocatoria para impedir la inserción de nuevos asuntos desde las dependencias.

24. Convocatoria de Órganos Colegiados Secretaría del O.C.: Si desean trámite-e FIRMA ELECTRONICA Y NOTIFICACION ELECTRÓNICA TRAMITACION-e

25. Convocatoria de Órganos Colegiados Miembros de un Órgano Colegiado:

26. Convocatoria de Órganos Colegiados Miembros de un Órgano Colegiado: Consulta de un documento del expediente

27. Convocatoria de Órganos Colegiados Secretaría del O.C.: Asociar documentos de sesión Cierre de Sesión Traslados Publicación de documentos no reservados

28. Convocatoria de Órganos Colegiados Dependencias que tramitan asuntos para O.C.: Preparación de traslados Internos Externos NOTIFICACION-e a empresas

29. Convocatoria de Órganos Colegiados Gracias por su atención