期刊模組
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期刊模組. Session Agenda. Stage 0 : 簡介 (Introduction) Stage 1 : 編目 (Cataloging) Stage 2 : 訂閱 (Subscriptions) Stage 3 : 推刊 (Prediction) Stage 4 : 驗收 (Check-in ) Stage 5 : 傳閱 (Routing ) Stage 6 : 催缺 (Claiming) Stage 7 : 裝訂 (Binding) Stage 8 : 期刊財務 (Serial Finance).

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期刊模組

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Presentation Transcript


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期刊模組


Session agenda

Session Agenda

  • Stage 0: 簡介(Introduction)

  • Stage 1: 編目(Cataloging)

  • Stage 2: 訂閱(Subscriptions)

  • Stage 3: 推刊(Prediction)

  • Stage 4: 驗收(Check-in )

  • Stage 5: 傳閱(Routing )

  • Stage 6: 催缺(Claiming)

  • Stage 7: 裝訂(Binding)

  • Stage 8: 期刊財務(Serial Finance)


Stage 0 introduction

Stage 0: 簡介(Introduction)


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開啟採購/期刊 模組

在採購/期刊 模組,您可以選擇六個的當中任一個頁籤:

  • 訂單頁籤

  • 發票頁籤

  • 管理頁籤

  • 訂單索引頁籤

  • 期刊頁籤

  • 查詢頁籤

直接對期刊標題做存取

直接對訂單

發票做存取

註:

您可以利用曾經使用此模組處理過的標題來直接存取資料.

(例:此訂單為誰而產生)


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採購/期刊模組全覽

  • 一旦您開啟了某筆期刊資料,則它的所有資料會分布在不同的頁籤上:

  • 訂單頁籤:訂單/經費/訂閱 管理

  • 發票頁籤:發票 管理

  • 管理頁籤:經費/書商/貨幣 管理

  • 期刊頁籤:訂閱/推刊/驗收/傳閱/催缺 管理


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採購/期刊模組全覽

  • 使用“全覽”功能可以一目了然所有資料.

  • 書目,管理(單本,訂閱,訂購,借閱…等)


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操作功能列(畫面最下方)

下圖顯示操作端與伺服器正在連線中下圖顯示操作端未與伺服器連線

當資料從伺服器下載至操作端時,會顯示一條從左至右之紅色虛線

  • (按滑鼠右鍵)

  • 重新登入,變更秘碼及權限

  • 畫面語言設定

  • 連接至其它資料庫

  • 列印選項

  • 離開系統

開啟其它模組:

編目, 流通 ,館際互借,管理


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選擇資料庫

  • 欲連接至管理資料庫可按下“檔案(A)”連線至…

  • 您亦可在畫面最下方的操作功能列,點選"資料庫"的圖示後,按滑鼠右鍵後再進行更改.

  • 您可在此視窗的最上方看到目前正在連線的資料庫及伺服器等訊息.


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匯入表單

  • 當您連接到欲使的資料庫時,系統會檢核您是否使用的是最新版本的輔助檔案.

  • 若這些輔助檔案與個人電腦裡的檔案不同,則系統會下載最新的檔案至個人電腦(依據參數設定).

右方圖示即

匯入表單時的圖示


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期刊功能

  • 訂閱(Subscription)

  • 推刊(Prediction)

  • 驗收(Check-in)

  • 傳閱(Routing)

  • 催缺(Claiming)

  • 館藏控制(Holdings control)

  • 快速編目(Fast cataloging)

    期刊模組不處理的其它功能…在以下模組處理

  • 期刊書目的完整編目編目模組

  • 館藏紀錄編目編目模組

  • 期刊訂購及財務採購模組的訂購頁籤

  • 書商/經費/貨幣訂義採購模組的管理頁籤


Subscripti ons items

名詞定義: 訂閱(Subscriptions)與 單冊(Items)

  • 一種“卷期-Issue”:第144卷26期的

    “時代雜誌”

  • 圖書館有三個“訂閱檔-Subscription”

    (也許每個分館需要訂閱一本)

  • 三個“單冊-Item”:

    每一個實體的複本由各分館接收


Orders subscriptions

名詞定義: 訂單(Orders)與訂閱(Subscriptions )

  • 訂單-Order:假設一張訂單向書商購買三本同樣的期刊,則在訂單的數量鍵入“3”。(表示三本)

  • 訂閱-Subscription:從書商那兒收到的每一本複本都需要有一個ALEPH的訂閱檔。所以,在此例,要有三個訂閱檔。


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期刊紀錄關係圖

書目紀錄

書目 Record

館藏紀錄

Holdings

Record

管理紀錄

Administrative Record

HOL-Item Link

傳閱清單

Routing

List

傳閱清單

Routing

List

訂閱檔

Subscription

訂閱檔

Subscription

單冊

Items

單冊

Items


Aleph

ALEPH 期刊控制的原則

推刊(Prediction) + 訂閱(Subscription) => 單冊(Items)

在館藏紀錄(Holdingsrecord)內的推刊範本(Prediction Pattern (853 欄位)),

連結至

訂閱紀錄(Subscription record),

產生

可以驗收,顯示(並且之後可以流通和傳閱)的預期單冊(Expected items)


Aleph1

ALEPH 期刊控制的原則

  • 訂閱紀錄(Subscription records)包含了由圖書館所擁有的期刊的各獨立之訂閱(複本)的相關資訊 .

  • 訂閱紀錄亦定義了單冊參數,如:典藏地,催缺資訊等,在此一旦定義好,則其所附之單冊會有相同的紀錄.

  • 鏈結至訂閱紀錄的”在館藏紀錄(Holdings record)內的推刊範本(Prediction Pattern)”.

  • 定義了應該為每個出版週期應該產生多少單冊及應該產生什麼樣的期刊說明.


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期刊控制程序之先決條件

  • 書目 (BIB) 紀錄 (採購/期刊模組 或 編目模組)

  • 有著推刊範本的館藏 (HOL)紀錄 (編目模組) [注意:ALEPH建議使用這個方式]

  • 書商定義(於採購/期刊模組內的管理功能)

    若此種期刊需採購而來:

  • 經費和貨幣定義(於採購/期刊模組內的管理功能)


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建議之工作流程:定義一筆新期刊

  • 編目/匯入 書目 紀錄 (編目模組).

    推送到採購/期刊模組.

  • 新增一筆訂單(ORDER)和一筆訂閱(SUBSCRIPTION)紀錄.

  • 新增一筆館藏(Holdings record)紀錄, 並連結到訂閱紀錄.(在訂閱清單的第四個頁籤“館藏鏈結”按“新增”) ,再

  • 推送到編目模組 (在訂閱清單的第四個頁籤“館藏鏈結”按“編輯”)

  • 新增一個推刊範本(在館藏紀錄(HOL record)裡新增853/853X 欄位).

  • 推回到採購/期刊模組.

  • 開啟預期單冊(在訂閱清單上的”開啟全部”) – 此時可以開始準備驗收.

  • 依照館方需求, 新增傳閱清單(ROUTING LISTS.)


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使用期刊刊名查詢

  • 系統提供二種主要的方式使用期刊刊名查詢:

  • 直接查詢(Direct Search)您可以利用曾經使用此模組處理過的標題來直接存取資料,如題名, ISSN 或 SICI code.

  • 查詢頁籤(Search tab) – 使用關鍵字進行瀏覽或查詢.


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使用期刊刊名查詢

  • 在查詢頁籤查到資料後,

  • 按下“期刊”鈕,

  • 系統就會把資料送至期刊頁籤.


Stage 1 cataloging

Stage 1: 編目Cataloging


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快速編目

  • 此功能提供您使用最少的資訊進行簡編動作.並不會執行任何編目檢核的功能.

一但您輸入完想要輸入的欄位並按下“確定(O)”後,系統會自動為您新增的書目開啟一筆訂單紀錄.


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在編目模組進行編目

  • 您亦可在編目模組內編目後,再推送到採購/期刊模組進行後續動作.

  • 在存檔後,按下“編目(C)”“開啟期刊紀錄”

  • 則系統將會在採購/期刊模組開啟其相關的期刊紀錄.


Stage 2 subscriptions

Stage 2: 訂閱Subscriptions


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訂閱的注意事項

  • 在採購/期刊模組裡所謂的“訂閱”,乃僅只是ALEPH的內部機制.

  • 在訂單上的“訂閱期間”是告知書商該卷期的訂閱期間.

  • 於訂閱紀錄中的各式資訊將會與其衍生的單冊相同,例:單冊狀態(Item Status), 位置(location),分館(sublibrary),典藏地(collection),索書號(call number), 催缺(claim)…等.


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產生一個新的訂閱檔

  • 先找到一個欲產生訂閱檔的書目可於採購期刊模組內的OPAC找尋.

  • 找到資料後,於期刊頁籤新增一個“訂閱檔”.例:訂閱迄日為31/12/2099-(DD/MM/YYYY).


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訂閱清單

  • 欲新增一個新的訂閱紀錄,請點選期刊頁籤的”訂閱清單“節點後,按下”新增(A)“鍵.

  • 您亦可以使用訂單頁籤產生訂閱紀錄,請點選訂單籤的“單冊/訂閱”節點後,按下“新增(A)”


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訂閱清單表單

必備欄位


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館藏鏈結

  • 每個書目紀錄可有擁有一個或多個館藏紀錄.

  • 訂閱紀錄可以鏈結至館藏紀錄.

  • 建議您在新增館藏紀錄時,其欄位包含推刊相關訊息的欄位.

  • 館藏鏈結可以迅速地在期刊頁籤內達成.


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館藏鏈結

  • 開啟訂閱清單第四個頁籤-“4.館藏鏈結”.

  • 點選“新增”以新增一個與上方選定的訂閱紀錄鏈結的館藏紀錄.

  • 點選“鏈結”以鏈結到現存的館藏紀錄.

  • 點選“編輯(E)”以推送此館藏紀錄至編目模組進行後續工作.


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館藏鏈結

訂閱紀錄

影響

單冊

  • BIB=書目紀錄 HOL=館藏紀錄 Subscription=訂閱紀錄 Item=單冊

館藏紀錄

控制

訂閱紀錄

BIB

Item

更改館藏紀錄

Item

HOL

Subscription

Item

Item

HOL

Subscription

HOL

Subscription


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與訂購有關的日誌

與訂閱有關的日誌

訂閱日誌

  • 欲看到 訂閱日誌 ,請點選期刊頁籤的“日誌”節點.

  • 若此訂閱紀錄鏈結到某筆訂購紀錄,則此訂閱之訂閱日誌亦會出現所有與其相關的訂購日誌.


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訂閱日誌

  • 自動加入日誌的交易如下 :

  • 訂閱紀錄的產生.

  • 訂閱紀錄的更改.

  • 期刊到館日的更改.

  • 期刊內容的修改.

  • 您亦可以手動加入其它的交易 :

  • 訂閱歷史註記.

  • 與書商之往來.


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訂閱的續訂

  • 續訂的日期由訂單的第三個頁籤“3.書商”的“續訂日期”來決定.若要使用批次服務進行續訂工作,請執行 (acq-23).

  • 當上述批次服務完成後,此續訂日期會自動增加一年.


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訂閱的續訂

  • 點選“批次服務(S)”

  • ”其他”

  • ”期刊訂閱續訂信函(acq-23)”


Stage 3 prediction

Stage 3: 推刊Prediction


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推刊原理

  • 期刊推刊乃基於”出版週期範本(publication pattern)”(例:週期,編號範本等)和”圖書館的典藏(library’s collection)”(意指:控制初始的冊數及年分 )衍生而來.

  • 此方式涉及二種欄位, 853 與 853X (基於 MARC 21 Holdings). 我們在館藏紀錄內編輯這些欄位,再搭配著有效的訂閱紀錄,則將產生許多單冊即可被驗收.


853 853x

使用853/853X欄位進行推刊

  • 853 :期刊的一般推刊資料及期刊描述.

  • 853X :記載關於我們的圖書館的典藏的資訊及鏈結至其訂閱紀錄.

    例:

  • 853紀錄細目之標題名字,年表標題文字,出版模式代碼及指定標點符號.例: “v.1:no.1(2007:Jan.)”.

  • 853X紀錄第一期的數字開始點(冊號,期數號碼…等),年表開始點(年分等,月分…等),出版日期.例: 本館第一本期刊的描述為 v.5:no.6(2007:Jun.), 每月十日出刊…等.


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週期表 或 範本?

  • 系統提供二種方式推刊 :

  • 週期表 或 範本 (在館藏紀錄內(HOL record)).

  • 範本(Pattern) (欄位,Fields)

    “範本(Pattern)” 使用MARC 21為基礎的欄位

    (853/4/5), (853X/4X/5X). 範本會存至館藏紀錄(HOL record)並鏈結至書目紀錄(BIB record).

  • 週期表(Schedule) (表單, Form)

    “週期表Schedule” 是ALEPH系統內的表格.

    若您欲新增的期刊之刊期較簡單者(例:固定月刊),則可使用此種方式推刊.


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使用 週期表 推刊

  • 您能使用週期表方法為更加簡單, 直接的樣式產生刊期.

    但以下狀況,不能使用週期表推刊:

  • 您的圖書館已經使用了範本推刊;

  • 有例外狀況 (例:“每年六月均不出版”);

  • 該種期刊之細目層次(卷期部冊)(enumeration levels)超過三層 (例:只能提供三層, volume, issue no., parts);

  • 該種期刊之年代版本chronological超過一層(例:只能提供“年”,若發生”月” 或 “季”則無法處理);

  • 您希望從其它資料庫匯入範本.


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使用 週期表 推刊

  • 開啟期刊頁籤的”週期表“,輸入各式參數後點選”新增(A)“,則於下方視窗可看到”週期表檢視”,出現,下一年度再點選“開啟單冊(O)”,就會產生下一年度(2007)之單冊.

  • vol. $V, no.$I ($Y)


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使用 範本 推刊

  • 當您使用 “853 或 853X” 時,亦可參照到854 或 854X, 和 855 或 855X欄位.

  • 853 與 853X:館藏格式的基礎書目.

  • 854 與 854X:用於該題名的補充資料 .

  • 855 與 855X:用於它的索引.

  • 例: 一種月刊有著二種補充資料(854 與 854X),每年都做其相關索引(855 與 855X).


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推刊 範本 欄位

  • $$a – f: Enumeration (6 levels)(細目)

  • $$g - h: Alternative enumeration (2 levels)(替代性細目)

  • $$i - l: Chronology (4 levels)(年表)

  • $$m: Alternative Chronology(替代性年表)

  • $$o: Type of supplementary material (只有854/855有)(補充的資料類型)

  • $$u: Number of units per next higher level(每一層單位下的子單位數量)

  • $$v: Numbering continuity (連續編號資料)

  • $$w: Frequency code (from USMARC)(期數的刊期)

  • $$x: Calendar change(每一個更高級別增加或更改的年代點)

  • $$y: Regularity qualifier(出版模式的規律)

  • $$3 (ALEPH): Publication date of first issue(出版日期)

  • $$8 (ALEPH): Link to a new pattern(新出版模式的數字起點)

  • $$9 (ALEPH): Link a pattern to a subscription(鏈接範本至一個訂閱紀錄)


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使用 範本 推刊

  • 系統提供二種方式, 讓您使用 範本 推刊:

  • 在 編目模組 內 – 在新增一個期刊的訂閱紀錄後, 推送至期刊模組並在其館藏紀錄編目.

  • 在 採購/期刊 模組內 – 使用特別的表單進行推刊.


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如何從將資料從採購/期刊模組推送到編目模組

  • 在期刊頁籤,點選“全覽”選項,

  • 再點選右方之“編目(a)”.

  • 則編目模組將被開啟,並顯示該筆期刊的書目紀錄.


853 853x1

推送到編目模組後編輯 853 與 853X

  • 待編目模組開啟後,再以滑鼠點選畫面左下方,管理資料庫(XXX5N,XXX=代號,N=數字,例:USM50),點選二次後,系統將會把此筆書目紀錄之館藏紀錄帶出.


853 853x2

853/853X--半月刊的設定

  • 續上步驟,展開如下圖,使用者可再修改內容再存檔.

    (例:範本中是2007年,請改為新的年度,例2008年)


853 853x3

編輯 853 與 853X最快之方式-合併紀錄範本

  • 在編目模組按下“編輯(E)””合併紀錄範本”,找到合適的週期,再按“開啟(O)”,以下圖為例:雙月刊(bimonthly)


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編目完畢後推送回採購/期刊模組

  • 編目完畢後,記得存檔,再推送回採購/期刊模組.


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使用於採購/期刊模組內的頁籤編輯範本

  • 點選”期刊頁籤”的”範本”,可看到畫面右下方會出現表單式的範本輸入畫面.


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使用於採購/期刊模組內的頁籤編輯範本之先決條件:

  • 使用於採購/期刊模組內的頁籤編輯範本之先決條件為:定義一個訂閱紀錄,並且將此紀錄鏈結至館藏紀錄.

  • 若您未另指定其它已存在的館藏紀錄,則在採購/期刊模組產生的推刊範本由管理紀錄為預設值而產生.

  • 在此狀況之下,會有一個對話視窗出現讓您選擇要鏈結至管理或是館藏紀錄.


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在採購/期刊模組內新增範本的工作流程

  • 編目/匯入 書目 紀錄 (編目模組).

  • 推送到採購/期刊模組.(Menu/編目/開啟期刊紀錄)

  • 新增一個訂閱紀錄,然後鏈結至一個館藏紀錄,然後點選”範本“(Patterns)(在”控制”的節點下方Control node).


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在採購/期刊模組內新增範本的工作流程

  • 點選上方範本的”新增”(Add) 後,下方之第三個頁籤“3.範本”(3.Pattern tab)即會出現,就可進行編輯.


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在採購/期刊模組內新增範本的工作流程

  • 點選 範本(Template)且選擇一個範本.

  • 點選 新增(Add).


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在採購/期刊模組內新增範本的工作流程

  • 選擇上方第二個頁籤”2.X層級”(2.Level-X)

  • 點選”新增(A)” (Add) – 下方第四個籤”4.X層級“(4.Level-X)就會出現.


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在採購/期刊模組內新增範本的工作流程

  • 點選 範本(Template)且選擇一個範本.並且修改其中各式參數.

  • 點選 新增(Add).


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在採購/期刊模組內新增範本的工作流程

  • 想要預覽週期表,可點選上方的”X層級“,及下方的第五個頁籤-”5.預期週期表”,就可看到其卷期年代.


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分欄 y –規律性範本

  • 分欄y可處理一些例外狀況的刊期. 例, 期刊 出刊/不出刊 在 日/某個特定日/月/季, 或某些固定會產生合訂本的期刊.

  • $y om06,07六月及七月不出版

  • $y odsu星期日(su) 不出版

  • $y od1225,1231 十二月二十五日及十二月三十一日不出版

  • $y ps21,22,23/24出版春,夏 和 秋冬季合訂本


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分欄 y –規律性範本

$y的第一位參數:

  • o=不出版; p=出版

    $y的第二位參數:

  • m=月,後加二位數月分,01~12;

  • d=星期,後加星期的英文前二碼,星期日=su,星期一=mo;

  • d=某個特定日期,後加四位數(MMDD);

  • s=季,後加二位數代碼,春=21,夏=22,秋=23,冬=24 ;

    • 合訂本使用右上左下斜線“/”表示.


853 853 x

使用 853/853X 設定合訂本

  • 通常如何合併季刊:

    1.使用853X $j合併的設定方式:

2.使用853X $y合併的設定方式:


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多種週期性的範本

  • 同一個紀錄中有著多對853/853X欄位.

  • 例:2000年為月刊,2003年改為季刊.

  • 成對的853和853X欄位用分欄8以連接853和853X欄位.若在853之分欄8填入N,則在其配對的853X之分欄8亦應填入N.


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多重 訂閱 之範本

  • 分欄9用於853X,854X和855X欄位.它意指訂閱複本和相關館藏紀錄/管理紀錄的853X854X或855X行的連接,即訂閱的序號.(見下頁圖示會更清楚)

  • 如果只有一筆 訂閱 和一筆 853/853X ,則系統會在分欄9自動產生的值為1.


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多重 訂閱 之範本

訂閱清單

853X之分欄9=訂閱的序號


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匯入及匯出範本

批次服務

  • serial-51 (匯出exporting),

  • serial-52 (匯入 importing),

    可以讓館方更方便地相互交流範本,以便使用範本進行推刊的動作.


Stage 4 check in

Stage 4: 驗收Check-in


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驗收原理

  • 在ALEPH系統內, 訂閱是為了要推刊而存在的虛擬實體.

  • 單冊(item)則是為了要驗收,傳閱及流通的真正實體刊物.

  • 當您開啟(‘open’)了單冊(items), 實際上,您只是產生了一些到期日為空白且預期等待被驗收的期刊.

  • 在您真正驗收完畢一筆單冊(items)時, 則此時,驗收日期即會被紀錄下來.


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二種方式開啟單冊

  • 方式 1 (建議使用此方式)

  • 請使用批次服務 ‘serial-13’ (Open expected issues)


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二種方式開啟單冊

  • 方式 2 (為每個訂閱手動開啟)

  • 按下訂閱清單 上的 開啟全部(Open All).

  • 如果是使用週期表推刊, 請點選週期表檢視上的 開啟單冊(Open Items).


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開啟單冊 – 方式 1

  • 批次服務serial-13會開啟(‘open’)所有現存在週期內的單冊.(產生單冊和使這些單冊的狀態為“等待中”.)

  • 一旦此週期開展,館藏紀錄的853X欄位(HOL record 853X field)也會同步更新. (例:跳至下一個期數(volume number), 年度(year)和發刊日(issue date)).


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驗收之工作流程

  • 您可經由一個動作一起驗收相同的期刊,亦可一本一本單獨驗收.

  • 1. 點選 “控制”節點,您可於右方頁籤鈎選館別.


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驗收之工作流程

  • 2. 使用各式索引--title, ISSN, SICI code 或其它您偏愛的索引,選擇您欲驗收的期刊資料.


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SISAC NEWS VOL. 12 NO. 1 (JAN. 1992)

使用SICI驗收

  • 您亦可以使用SICI進行驗收工作.

  • 系統會試著找到資料庫內是否存在著單冊有著符合您所輸入的SICI條碼號.

  • 如果該種單冊存在,則驗收動作即完成.

ISSN Chronology Enumeration


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驗收之工作流程

  • 3. 一旦找到了需驗收之資料,請點選“ 2.預期/未到館”的頁籤(Expected/Not Arrived),然後點選“到館驗收(r)” (Arrive).


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驗收之工作流程

  • 4.到館表單(Arrival Form)頁籤會出現在畫面的下方,

  • 在此表格上,您可以針對這本驗收的資料再加上想要的資訊,例頁數或是OPAC備註.


Group check in

驗收之工作流程– Group Check-in

  • 若是多重訂閱, 您可使用 群組節點.

  • 以便一次驗收多本“類似”的期刊.

  • (所謂“類似”(‘Like’),意指這些單冊共享著相同的卷期部冊(enumeration)和年代版本(chronology)).

  • 您可以使用的篩選條件如:分館(sublibrary)或分館/典藏地.

選擇任一行並點選“到館驗收(r) ”(Arrive),以驗收相似之單冊.


Group check in1

驗收之工作流程– Group Check-in

  • 群組之相關頁籤(Group view) 在下方的畫面顯示了相關的資訊.

  • 若您新增/修改任何相似的(‘like’)單冊的資訊,請確定您鈎選了左方的鈎選框,如此才會真正地同步更新所有欄位.


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期刊到館報表

  • 列印到館報表(Print Arrived Issues report (serial-06)) – 會列印出所有給定之時間範圍內驗收之期刊.

  • 期刊清單 + 到館統計 (Titles and Number of Issues report (serial-16)) – 會列印出所有給定之時間範圍內驗收之期刊數目.


Merged combined

合併(Merged) (Combined) 單冊

  • 二本或二本以上的期刊可以輕易地進行”合併(M)” (Merge)

  • 在群組(Group)節點所顯示在右方的頁籤上, 您可多重選擇不同的單冊後,再點選合併(Merge).

  • 系統會保留伙所選定的所有資料的最後一筆,並刪除其它的資料.

  • 您可修改於畫面下方的各欄位,以符合目前所需.

  • 敘述欄的內容應該手動清空,因為系統可能會在此建立新資料.


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額外的單冊

  • 若有額外的單冊需驗收(書商好心多送貴館十本),您可以使用位於驗收節點(Check-in node)表單上的“複製(l)” (Duplicate)鈕,快速地新增單冊.


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額外的單冊

  • 在下方的到館表單(Arrival Form tab)填入相關資訊後, 請點選 “更新(U)”(Add).

  • 為了有正確的排序,請確認您所輸入的卷期部冊(enumeration)和年代版本(Chronology)資料是正確的.


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出刊頻率不規則的期刊

  • 若遇出刊頻率不規則的期刊之處理方式有二:

  • 完全不推任何刊期,待收到期刊後,再新增單冊.

  • 預推一個與其出刊頻率較接近的範本,在收到期刊後,隨時修正此範本,也許就會找到一個專門為這種出刊頻率看似不規則但也許也有規則的範本,以供日後使用.


Stage 5 routing

Stage 5:傳閱 Routing


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傳閱原理

  • 傳閱 意指將某種新到館的特定的期刊借出給某個特定群組內的組員.

  • 系統會自動將該新期刊借出給之前定義好的群組組長(‘Group Leader’).

  • 一個群組之借閱到期日的計算方式為:每位成員可借閱的日子乘上組員數.

  • 傳閱清單可連結至訂閱紀錄– 每個訂閱紀錄可擁有多個傳閱群組.


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定義一個傳閱群組

  • 欲新增一個傳閱群組,請至訂閱節點(Subscription node)下的,傳閱清單節點(Routing Lists node) 再點選“新增(A)”.

  • 在下方的”傳閱訊息”頁籤(Routing Info tab)填入各式資訊,點選”新增”(Add)..

必備欄位

您可使用上方視窗的”複製(l)”(Duplicate)來新增後續的群組.


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新增群組的組員

  • 欲新增組員, 點選位於 成員清單(Member List tab)上的”新增(N)” (New)以開始新增成員,每新增一位組員,請在讀者清單上點選“更新(U)”(Update),以便新增下一位組員.

  • 您可使用上下箭頭狀(arrows)的按鈕以調整各組員的順序.

注意:

1. 每位讀者只能參加一種期刊內的一個群組.

2. 一位群組組長可以身兼多種期刊的組長.


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使用流通模組功能的傳閱

  • 每個單冊會自動借出給第一組傳閱群組的組長.

  • 當第一組組長歸還後,如果還有下一個傳閱群組,則系統會自動借出給下一組.

  • 流通狀態可在採購/期刊(Acquisitions/Serials)模組內的傳閱清單和單冊畫面看到,亦可在WEB OPAC上查閱.


Printouts reports

傳閱相關報表 Printouts & Reports

  • 系統提供以下列印輸出服務及報表:

  • 傳閱 printouts

    • 期刊傳閱清單 (列印出可夾於該單冊內)

  • 傳閱報表 reports

    • 傳閱報表(serial-07)

    • 列印傳閱信函(serial-08)


Stage 6 claiming

Stage 6: 催缺 Claiming


One off and batch claiming

單一催缺 與 批次催缺‘One-off’ and Batch Claiming

  • 單一(手動)催缺‘One-off’ (manual) claiming

    • 可針對每個單冊進行催缺.書商回覆和催缺內容會在同一畫面顯示.

  • 批次催缺Batch claiming

    • 若在訂閱 的“訂閱訊息(2)” (發送催缺-Send Claims section)的鈎選欄選“是”,且具備下列條件,則可進行批次催缺:

    • 期待到刊日已過 EDA (Expected Date of Arrival).

    • 執行了‘Print Claim Letters’ (serial-44)批次服務.


One off claiming

單一催缺‘One-off’ Claiming

  • 欲手動執行單一催缺,點選驗收節點(Check-in node)上的催缺(Claim), 再點選上方的新增(New)以開啟之前定義好的催缺表單,再點選下方的新增 (Add).

每個訂閱紀錄的催缺紀錄可在其下的(Claims node)查閱.


One off claiming1

單一催缺‘One-off’ Claiming

  • 催缺內容 Claim Text

    輸入想要包含在給供應商的信件中的文字(除了文字之外,另可從下面選取一種標準催缺信件格式).

  • 催缺回覆Claim Reply

    書商對於催缺的回覆.

  • 預計到館日期Expected Arrival Date

    書商回覆的期刊的預期刊驗收日期.

  • 格式Format

    當新建催缺時,才顯示這個欄位可選擇.選擇一種由系統圖書館員為圖書館所準備的標準催缺信件格式.


Claiming batch services

批次催缺服務Claiming Batch Services

  • 列印催缺清單 (serial-44):


Serial order claiming

期刊訂購催缺Serial Order Claiming

  • 若所訂購的期刊,從下單後至今一本都沒有收到,則可執行acq-19,以催缺“期刊”型的訂單:


Stage 7 binding

Stage 7:裝訂 Binding


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裝訂原理

  • 裝訂流程在 單冊節點(Items List node)完成.

  • 此流程涉及了選擇欲裝訂的單冊*,將此單冊集結起來(可使用分館當做條件進行篩選),然後產生一個新的單冊以代表裝訂的期刊.

  • 被裝訂的單冊,其相關紀錄仍留存在歷史紀錄中.

  • 實際上的裝訂流程(送至裝訂商…)亦可被系統監控之.

  • *未到館之單冊不能被裝訂.


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裝訂

  • 在 館藏清單(Items List), 選擇任何您想裝訂的單冊,然後點選”裝訂/變更(B)”(Bind/Changes).然後”裝訂的館藏清單”(Items List for Binding)視窗就會出現.

使用箭頭符號的按鈕將欲裝訂的單冊移至右方,再點選”裝訂(B)”(Bind)以進行裝訂.


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裝訂

  • 一個單冊表單會為了這本新的裝訂資料而顯示在螢幕下方,請填入各式資訊,以便裝訂商裝訂.


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裝訂

  • 在儲存資料後,資料類型(Material Type)會自動變成 ‘ISSBD‘ (“bound issue”), 而且其單冊處理狀態(Item Process Status)亦會依參數而改變(例:‘BD’).


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使用流通模組輔助裝訂流程

  • 在裝訂時,可將這欲裝訂的資料“借出”給裝訂商(該裝訂商亦被定義為一位讀者),故可追踪其資訊.

  • 系統參數亦可制定此種單冊處理狀態(Item Process Status) 下的單冊是否可進行各式流通或查閱狀態.

Item Process Status View in Web OPAC

Loan / renew / hold / photocopy requests


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裝訂政策

  • 使用參數 ” tab_binding” 制定裝訂政策


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裝訂政策

請為每一個訂閱檔選擇其裝訂政策.


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裝訂報表

  • 系統提供二個裝訂報表

  • 裝訂提醒報表(bind-01)

  • 期刊裝訂單(bind-02)


Bind 01

裝訂提醒報表(bind-01)

  • 顯示應裝訂 或 不需裝訂的 期刊資料.


Bind 011

裝訂提醒報表(bind-01)


Bind 02

為欲裝訂的期刊產生下列服務:

列印報表

為每卷資料列印領取表單(Pickup slips)

為每個刊期進行預約.

期刊裝訂單(bind-02)


Bind 021

期刊裝訂單(bind-02)


Stage 8 serials finance

Stage 8: 期刊財務Serials Finance


Encumbrance renewal

預扣展期Encumbrance Renewal

  • 期刊(和持續性訂購)的預扣動作,請執行(acq-06-b)

  • 與圖書之預扣狀況不同之處乃在於:圖書之預扣可轉移至下一年度,但期刊是在下一年度再新增一個.


Encumbrance list

預扣清單Encumbrance List

  • 所有訂單的年度預扣可在訂單頁籤(Order tab)上的預扣節點(Encumber node)裡顯示.


Serial invoice history

期刊發票的歷史紀錄Serial Invoice History

  • 期刊所開立的週期性的發票(Periodical invoices) (發票細目(Line Items)可在 訂單頁籤(Order tab)上的發票節點(Invoice node)裡的訂單發票列表(Order Invoice Lines tab)看到.


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鏈結發票至經費

  • 如果有在開發票的期間有多筆有效的經費可供使用,則請在關閉發票細目表單前,先選擇正確的經費.

  • 若所選擇的經費有誤,則會有以下之錯誤訊息:


5880420

期刊發票期間

  • 您可在發票細目表單內填入此發票的期間(訂閱之起迄日).

  • 您亦可點選“檢查訂閱日期是否重疊(Check Subs.Date Overlap)”以檢核是否有期間重疊之發票的情況發生.


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