İletişim/Kurumsal İletişim Eğitimi

1. İletişim/Kurumsal İletişim Eğitimi Yrd.Doç.Dr. Emel GÜLER YILMAZ emelyilmaz@gmail.com

2. Küresel rekabetin yaşandığı günümüzde işletmeler için en önemli konu “kendilerini topluma nasıl anlattıkları” dır. Bu kuruluşlar mal ya da hizmet üretirler fakat yaptıkları üretim kadar “topluma yansıttıkları kimlikleri”, varlıkları için yaşamsal öneme sahiptir. Kurumların, bu çaba doğrultusunda iletişimleri ise dengeli ve sürekli olmak zorundadır. İletişimde bütünlüğü yakalayan kurumlar istedikleri toplumsal onay ve kabulü görürler.

3. Olumlu imajları ile rekabette başarılı olur, varlıklarını sürdürülebilir kılarlar. Bu nedenle kurumsal iletişim kurumlar için yaşamsal öneme sahiptir. Kurumsal iletişim yönetiminde temel olan, kurum kimliğine ve dolayısıyla kurum imajına katkı sağlayan tüm iletişim alanlarından sinerji yaratacak biçimde faydalanmaktır.

4. “Kurumsal iletişim” ve “kurum içi iletişim” aynı şey midir? KURUMSAL İLETİŞİM NEDİR?????

5. İLETİŞİMİN TANIMI • Düşünce, bilgi ve görüşlerin konuşma, yazı ve resim gibi semboller kullanarak paylaşımı ve aktarımıdır.

6. İletişim bazen duymak, bazen görmek, bazen de dokunmaktır. İletişimin en kısa tanımı “bir kişinin bir bilgiyi anlaşılır bir biçimde başkalarına aktarmasıdır”.

7. İletişim, kişilerin amaçsız etkileşimleri olmaktan ziyade, bir etki oluşturmaya veya davranış nedeni olmaya dönük bilginin bir kişiden başka bir kişiye bilinçli olarak aktarılmasıdır.

8. İletişim bir süreçtir…

9. İletişim Süreci • İletişim süreci, kaynağın oluşturduğu herhangi bir iletinin (mesajın) uygun bir araçla bir kişi veya bir gruba gönderilmesi işlemidir.

10. İletişimin gerçekleşmesi için en az iki sisteme ihtiyaç vardır. İletişimde bilgi alışverişinin iki yönlü olması beklenir.

11. İLETİŞİM SÜRECİ

12. Bilgi kaynağından tek yönlü bilgi iletimine “enformasyon” karşılıklı bilgi alış verişine “komünikasyon ya da iletişim” adı verilmektedir

15. İletişim sürecinin temel öğeleri kaynak, ileti, kanal, araç ve alıcıdır. • A. Kaynak • Kaynak, iletiyi (mesajı) oluşturan ve bir kanal ile hedef kitleye ulaştıran birimdir.

16. Kaynakta Olması Gereken Özellikler ☺ Güvenilir olması alıcı dikkatle dinler iletiye (mesaja) ilgi artar, Mesajın benimsenmesi kolaylaşır. ☺ İletinin (mesajın) etki derecesi üzerinde rol oynayan diğer özellikler: yaş, cinsiyet, din, ekonomik düzey, eğitim düzeyi ve toplumsal statüdür.

17. ☺ Görünüş, düzgün bir giyim kaynağın kendisine duyduğu güvenin ve alıcıya karşı duyduğu saygının bir göstergesidir. ☺ Empati (iletişimde bulunan kişinin söylediklerini bireysel değerlendirme yapmadan sorunu ve neler duyumsadığını anlamaya yönelik bir çabadır.)

18. B. Kanal Kanal, kaynakla alıcı arasındaki iletinin aktarılmasını sağlayan yoldur.

19. C. İleti (Mesaj) • İleti (mesaj), kaynak ile alıcı arasındaki ilişkiyi sağlayan öğedir. • (Harf rakam, ses, ses tonu, yüz anlatımı, her çeşit görsel, işitsel anlatımlar, bu arada dokunma, kaynağın alıcıya gönderdiği duygu, düşünce ve davranışların kodlanmış halidir.)

20. İletinin (Mesajın) Özellikleri ☺ Hedef kitlenin dikkatini çekecek biçimde kurgulanmalı ve sunulmalıdır. ☺ Anlamı bozmadan aktarılabilecek biçimde, kaynağı ve alıcının ortaklaşa sahip oldukları yaşam deneyimlerini anlatan işaretlerle verilmelidir.

21. ☺Alıcıda ihtiyaç uyandırmalı ve bu ihtiyaçların karşılanıp, giderilebilmesi için önerilerde bulunmalı ve yol gösterici olmalıdır.

22. D. Alıcı (Hedef) İletinin (mesajın) ulaşması istenen kişi ya da gruba alıcı denilmektedir. Verilerin kodlanıp çözümlenmesi kaynak ile alıcı arasındaki bilgi, düşünce, deneyim, tutum, inanç, gereksinim, istek, ilgi, roller, dil yeteneği, algılayış biçimi gibi etkenlere bağlıdır.

23. E. Geri Bildirim Geri bildirim iletişim sürecinin son aşamasıdır. Alıcının iletiye (mesaja) verdiği cevaptır. Verilmek istenen iletinin anlaşılıp, anlaşılmadığının değerlendirildiği aşamadır.

24. O HALDE; İletişim; duygu, düşünce, haber veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla, başka kişilere veya merkezlere iletilmesi, aktarılması, olarak bilinmelidir.

25. İletişim sözcüğü sözlükteki anlamıyla sınırlandırılamaz. Çünkü, her etkinliğin ve ilişkinin tümü iletişimi ilgilendirir. İnsanlar gibikurumların da, yaptıklarını, davranış biçimlerini çeşitli kesimlere anlatma ihtiyaçları vardır.

26. İletişim olgusu; bireyler, gruplar ve örgütler arası ilişkileri oluşturan bir düzendir. Bir sistem olarak iletişim olgusunun en büyük amacı, kopuk ya da dağınık ilişkilerin belirli bir düzene sokularak bireyle örgüt amaçları arasında bir dengenin kurulmasıdır.

27. Çünkü bu rekabetçi ortamda çeşitli paydaşa guruplarına kendilerini anlatamayan ve tanıtamayan kurumların pek yaşama şansları yoktur buda iletişim yöntemlerinin kullanılması ile olmaktadır.

28. Çünkü iletişim ile kurumlar; kendilerini çeşitli kesimlere tanıtarak kurumla ilgili o paydaşların kafasında bir imaj oluşmasına katkı sağlayacaktır.

29. Kurumsal Dizayn, Kurumsal Kültür, Kurumsal İmaj

30. Kurumsal iletişim, bir kurumun tüm ilgili çevreleriyle etkili ve tutarlı bir iletişim stratejisi yürütülmesi gerektiğini önerir.

31. Kurumsal iletişim; imajı kimliğe dönüştüren süreç olarak da tanımlanabilir.

32. Kurumsal iletişim, “bir kurumun hedef kitlelerine yönelik tüm iletişim çalışmaları” dır. Ya da; kurumların karlılığı, itibarı ve varlığını sürdürebilmesi için temel amaçlarını, hedeflerini ve değerlerini, doğru yöntem ve teknikleri kullanarak ilgili çevrelere aktarabilmesini Kurumsal İletişim olarak adlandırabiliriz.

33. Bir kuruluşun, iletişim çalışmalarında, yer aldığı çevre ile sürekli bilgi alış verişi içerisinde olması gerekir. Kurumlar faaliyetlerini çok geniş bir çevre içinde yürütür. Kurumsal iletişim açısından bu çevrenin önemini belirleyen çeşitli etkenler söz konusudur.

34. SİYASAL VE HUKUKSAL ETKENLER: Kuruluşun içinde bulunduğu çevrede ve kamuda, kurumun faaliyetlerini etkileyen çeşitli kararlar alınmaktadır. Örneğin, vakıf üniversiteleri, kendilerine yönelik çıkarılacak bir destekleme yasasından yararlanabilir. Bunlar, kuruluşları etkileyen siyasal ve hukuksal etkenlerdir.

35. MEDYA: Kurumların etkileşim içerisinde olduğu ve etkilendikleri diğer bir çevre medyadır. Çeşitli konular hakkında haber veren medya, haber bildirimine ilgili kuruluşu da ekleyebilir.

36. KURULUŞUN TEMEL ÇEVRESİ (Hedef Kitlesi) : Kuruluşun çevresini oluşturan diğer bir alan, ilişki içerisinde olduğu diğer kurum ve insanlardır. Bunların arasında vergisini ödediği vergi dairesi, işe almayı düşündüğü üniversite öğrencisi ya da ürünü satın alan müşteri sayılabilir. Kısaca, kuruluşun temel çevresi onun aslında hedef kitlesidir. Kurumlar çevreleriyle uyum sağlayarak, kabul görme ve onay almak için kurumsal iletişim faaliyetlerinde bulunmak zorundadır. Burada söz konusu olan, kuruluşun dolaylı olarak varlığını kabul ettirmeyi sağlamasıdır.

37. KRİZLER: Kurumlar hiç beklenmedik anlarda krizlerle karşı karşıya kalabilir. Kriz, kuruluşun faaliyet alanlarıyla ilgili olabilir. Kurumlar karşı karşıya kaldıkları bu durumlardan çıkabilmek için iletişim faaliyetlerini kullanır. Kurumların iletişim faaliyetleri ile gerçekleştirmek istedikleri, doğrudan kabul görme ve onay almayı sağlamaktır.

38. FARKINDALIK YARATMA: Ürünlerin birbirine benzerlikler göstermesi ve birbirlerini ikame edebilir olması nedeniyle, kurumlar, rakiplerinden farklılığını gösterecek iletişim faaliyetine girer. Örneğin, geçmişte, Mercedes marka arabalar, zenginliğin, statü sembolünün bir göstergesi olarak sunulurken, bugün, zenginlik ve statü sembolü değişik marka araba sayısının çoğalmasıyla birlikte, tüketicilerin seçim şansı da arttı.

39. Bütün bunlar, kuruluşlar için, ürünlerinin diğerlerinden farklılığını gösteren, yeni bir özellik oluşturmalarını gerekli kılar. Bunu gerçekleştirirken izledikleri iletişim biçimiyle, hedef kitleyi doğrudan doğruya ürünü satın almaya yönlendirmeden, imaj oluşturmayı hedefledikleri de olur. Adidas’ın, yalnızca satışı desteklemek için değil, kurum imajı oluşturma adına tenis turnuvası düzenleyip hedef kitlenin ilgisini kurum üzerine çekmesi gibi.

40. Kuruluşlar, rakiplerine karşı farklılaşmak, toplumsal yetkilerini göstermek ve kabul görmek için kurumsal iletişim yöntemlerini devreye sokarlar.

41. TOPLUMSAL SORUMLULUK: Kabul edilebilirliği desteklemek, doğrudan bir faaliyetin yaratılması ve bu faaliyetin arttırılmasına da dayanabilir. Kuruluşun bir huzurevini desteklemesi ya da yıldönümü kutlaması gibi faaliyetleri doğrudan fark edilmek ve adını duyurmak amacıyla gerçekleştirdiği biçiminde yorumlanabilir.

42. Bununla birlikte, kuruluş, toplumsal ihtiyaçları karşılamaya yönelik olarak, toplumsal sorumluluk çerçevesinde kabul ve onay görme çabası içine de girebilir. Burada da söz konusu olan doğrudan rakiplere karşı üstünlük sağlayarak, kabul ve onay görmedir.Bu da yine kurumsal iletişim ile gerçekleşir.

43. KURUMLARIN İLETİŞİME YAKLAŞIMI • Gittikçe daha karmaşıklaşan dünyada yeni iletişim teknolojilerinin ortaya çıkması ve şeffaflığın artmasıyla, kurumlar kendilerini çevrelerinden soyutlayamaz duruma gelmiştir. Bu da beraberinde kurumların sürekli bir iletişim çabası içinde olmalarını gerektirmiştir. İletişim çabası içine girmeyen kuruluşların başarı şansları giderek azalmaktadır. Kuruluşların, hedef kitleyi bilgilendirme ve hedef kitlenin bilgiyi alma açısından, iletişim biçimleri dörde ayrılır.

44. Bunlar: Bürokratik, manipülatif, demokratik ve orantısız iletişim’dir.

45. Kuruluşların bilgi verme ve hedef kitlenin bilgiyi alma isteme hakkı olan kurumsal iletişim, ülkenin gelişmişlik düzeyi, demokrasinin yaşanma koşulları ve ekonomik durumuna bağlı olarak değişiklik gösterir. Şimdi -kimi ortadan kalkmış olması gereken- bu iletişim biçimlerini açıklayalım.

46. 1. Bürokratik İletişim Biçimi • Bürokratik iletişim biçimini uygulayan kurumlar, kamuoyundan ve hedef kitlelerinden ne bir şey duymak ister, ne de bu kitlelere herhangi bir açıklama yapma gereği hisseder. • Katı bir tutumu gösteren bu iletişim biçimine, sıklıkla kamu kurumlarında ya da bürokratik biçimde yapılanan kuruluşlarda rastlanır. • Bu tür kurumlar değişemez ve değişme gereğini hissetmez. • Temeldeki tutumları, “kurum olarak biz kendimize yeteriz ve hiç kimseye ihtiyacımız yok” biçimindedir.

47. Bu tutumun tipik sonuçları bürokratik hatalı planlamalardır (çünkü neye ihtiyaç duyulduğu aslında bilinmez) ve yanlış anlaşılan faaliyetlerdir (çünkü neyin amaçlandığı söylenmez). Kuruluşların günümüz koşullarında bu tür iletişim biçimini benimseyerek varlıklarını sürdürmeleri mümkün değildir. Çünkü kurumsal iletişim artık kuruluşlar için bir seçenek değil, bir zorunluluktur.

48. 2. Manipulatif İletişim Biçimi • Bu tür iletişimin en önemli özelliği, her iki açıdan (bilgilendirme ve bilgilendirilmeye hazır olmak) geniş bir bilgilendirme faaliyeti olmasıdır. • Ancak bu bilgilendirme faaliyetinin amacı, gerçek bir iletişim değil; ağırlıklı olarak manipülasyondur.

49. Bu tür iletişim, büyük bir tantana ile bilgilendirmeleri hazırlayan, nelerin verileceğini seçen, açıklık ve nesnellik (objektiflik) olmaksızın dağıtan totaliter hükümdarlık sisteminin propaganda biçimidir.

50. 3. Demokratik İletişim Biçimi • Demokratik iletişim biçiminin özellikleri açık, güçlü, sürekli ve nesnel olmasıdır. • Aynı durum bilgilendirmeye ve bilgilendirilmeye hazır olmak için de geçerlidir. • Bir kuruluşun bilgilendirmeye hazır olması, bilgilendirme olanaklarını sunması ve karar verme aşamasında karşı görüşleri de dikkate almasıyla, bu iletişim biçimi demokratik olarak adlandırılır.