文書處理 與 公文寫作

1. 文書處理與公文寫作

2. 前言 • 公文，對外代表學校，對内代表單位以及個人；因此，公文品質直接影響學校形象，也直接影響個人工作能力評價。 • 因此，文書處理過程，應秉持高度責任感，並以最嚴謹的態度，力求合法、合理、合情。

3. 文書處理 • 依據行政院秘書處「文書處理手冊」 所稱文書，指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如何之一切資料。 凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 • 本校為加強文書管理，有效控制其處理之流程速度，提高行政效率，參照行政院訂頒文書處理，訂有「國立勤益科技大學公文處理作業要點」http://oga.ncut.edu.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.php&Unit=19

4. 文書處理 • 所稱文書處理，係指自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程，步驟如下： 1.收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 2.文件簽辦：擬辦、送會、陳核、核定。 3.文稿擬判：擬稿、會稿、核稿、判行。 4.發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 5.歸檔處理：依檔案法及其相關規定辦理。 • 依據本校「分文作業要點」第六點規定(略以)：「公文分文有誤或有疑問時，四小時內退文通知總收發……若分文至二個單位皆不承辦時，則應填寫退文分辦單，註明退文原因及建議改分意見……陳請主秘核判，經核判確定之承辦單位應即簽收承辦，不得拒絕。」

5. 文書處理 • 文書之機密性，應參據來文規定、業務性質或依相關法規規定辦理。 1.機密文書分為國家機密文書、一般公務機密文書。 2.一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依法令或契約有保密義務者。 3.處理一般文書，仍應審核鑑定是否具保密價值，如確有保密必要，應即改作機密文書處理。 4.傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收；非由承辦人員親自傳遞時，應密封交遞。(傳遞過程應使用黃色公文夾) • 本校應保密（列為「密」等級）業務項目表，請參閱http://oga.ncut.edu.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.php&Unit=19

6. 文書處理 • 文書時間性，應參據來文規定或實際需要區分辦理 1.文書處理，應採隨到隨辦、隨辦隨送，不得拖延、積壓、損毀、遺失。 2.除限期公文應依來文規定辦理外，一般公文處理時限基準如下： 最速件：1日（採用紅色公文夾） 速件：3日（採用藍色公文夾） 普通件：6日(採用白色公文夾） • 為釐清責任，文書處理過程有關人員，應於文面適當位置蓋職名章，並記明日期及時間。 例如：103年6月30日下午4時30分，縮寫為0630/1630。

7. 文書處理 • 為明確各單位業務劃分及授權範圍，提高行政效率，學校訂有「分層負責明細表實施要領」及「分層負責明細表」(學校網站--人事室—表單下載) • 公文處理應依核定之分層負責明細表辦理，依本校現行權責劃分共有--校長(第一層)、單位主管(第二層)、組長(第三層)、承辦人(第四層)。 • 公文簽辦過程，雖完成送會、陳核、核定等程序，但倘若公文承辦人員製作公文過程，敘述事實或引敘人名、地名、物名、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤或遺漏者，承辦人員仍應負責，故不可不甚。

8. 文書處理—公文類別 • 公文程式條例第2條：公文類別分為「令」、「呈」、 「咨」、 「函」、「公告」、「其他公文」六類。 • 本校「公文處理作業要點」就校內常用公文自訂類別，區分為「令」、「函」、「公告」、 「書函」、 「開會通知」、 「公務電話紀錄」及「其他公文」七類。 • 所謂「其他公文」，係指其他因辦理公務需要之文書。

9. 文書處理—公文類別 函：處理公務過程，有下列情形之一時使用。 • 上級機關對所屬機關有所指示、交辦、批復時。 • 下級機關對上級機關有所請求或報告時。 • 同級機關或不相隸屬機關間行文時。 • 民眾與機關間之申請或答復時。 簽：承辦人員就職掌事項，或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。

10. 文書處理—公文類別 以本校較常使用之其他公文類別，說明如下： • 開會通知單：召集會議時使用。 • 提案：對會議提出報告或討論事項時使用。 • 紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。 • 簽：承辦人員就職掌事項，或單位主管對校長有所陳述、請示、請求、建議時使用。 • 報告：調查報告、研究報告、評估報告等。 • 聘書：聘用人員時使用。經簽准後，逕予發聘或用「函」檢附。

11. 文書處理—公文類別 • 證明書：對人、事、物之證明時使用；例如：研習證明書、獎狀。 • 證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用；例如：學位證書。 • 契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用；例如：聘(僱)用契約書。 • 說帖：就掌理業務詳述辦理情形，請相關部門予以支持時使用。 為避免聘書、感謝狀、獎狀、研習證書等各類書狀格式雜亂，學校訂有「研習證書暨獎狀套印規範」及範例檔案，請自行參閱http://oga.ncut.edu.tw/ncut_oga_2013/front/main.php?lnk=front_down.php&Unit=19

12. 文書處理—公文寫作 • 文字使用應符合「簡、淺、明、確」之要求： 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實） • 文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏 • 同一案情的處理方法不可前後矛盾。 • 對每份公文，均應從各種角度、立場詳加考量，並與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求具體、適切可行，並備齊各種必需文件，構成完整之幕僚作業。

13. 文書處理—公文寫作(簽) • 「簽」是行政人員最常撰寫的公文，為幕僚處理公務意見之表達，以供長官暸解案情，並作為抉擇之依據。 • 「簽」經由「擬辦、送會、陳核、核定」流程，應可完整呈現從承辦單位、相關單位、核稿長官及校長，所有橫向、縱向關係對案件之整體意見。 • 一份好的簽呈，應該有組織、有條理、具連貫性，讓核稿長官能用最短時間，理解所有案情及其可行方案之利幣得失。

14. 文書處理—公文寫作(簽) • 案件主要來源 1.主管機關或其他機關、學校來文。 2.會議決議、長官交辦。 3.民眾、學生等之陳情或反應事項(含電話紀錄、E-Mail)。 4.輿論報導或依法應主動辦理之事項。 5.業務創新、流程改善或主動發現問題之處理等。 • 簽--撰擬過程 1.充份瞭解案件背景、法令依據。 2.思考所有可行、不可行方案，並換個角度再多想一下 --從學生(或老師)、承辦單位、配合單位、學校等多元角度考量。 3.整理所有資料，草擬乙份長官容易看得懂的簽。

15. 一段式 「主旨」一段完成。 分「主旨」、「說明」或 「主旨」、「擬辦」二段。 二段式 制式簽 分「主旨」、「說明」、「擬辦」三段。 三段式 簡易案件，直接簽擬處理意見。 不分段 便箋 每段冠以一、二、三……等序號。 二段以上 文書處理—公文寫作(簽)

16. 文書處理—公文寫作(簽) • 一段式：「主旨」一段，案情簡單者適用之；案件一般為「無應辦事項之存查公文」。 • 二段式：採「主旨」及「說明」或「擬辦」二段。 主旨段：扼要說明目的、期望或擬辦意見。 說明段：其他需要讓長官瞭解的案情、理由及相關事項；案情複雜者可於說明段以一、二、三…分項 敘述。 • 三段式：採「主旨」、「說明」及「擬辦」三段。用於案情複雜，且擬辦意見無法於主旨段容納者。 • 因應校務推動涉及層面甚廣，目前陳請「一層決行」之簽核公文，核稿秘書建議以「主旨」、「說明」及「擬辦」三段式撰擬。

17. 文書處理—公文寫作(簽) 綜合以上，簽呈應按事理發展先後順序敘述： • 請示類案件 案件背景＞法令依據＞處理經過＞分析利弊＞擬處意見 • 報告性質案件 按時間或空間順序敘述。 • 案情複雜或過程瑣碎之案件： 1.附件附陳方式，讓案件具完整性，公文亦不會過長。 2.引述法規或來函意見，應擇錄重點，避免全文照錄。 3.例外情形或特殊狀況，應於適當文句間以()方式加註。 4.應極力避免疏漏或前後矛盾。 • 要兼具「簡明扼要」、「完整陳述」；更要「條理分明」、 「具連貫性」。

18. 文書處理—公文寫作(函稿) • 機關、學校之一般公文以「函」為主，「公文稿」於校長判行後即對外發出，公文內容如有錯誤或疏漏，影響層面廣。 • 函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式；應視案情複雜程度靈活運用，可用一段完成者，不必勉強湊成二段、三段。 主旨：全文精要具體提出行文目的與期望或核復意旨。 (不分項，文字緊接段名冒號之下書寫以不超過60字為原則。) 說明：就來源、事實、經過或理由等詳細敘述。 (如無項次，文字緊接段名冒號書寫；如分項條列，另列縮格書寫。) 辦法：提出具體要求或處理意見。 (現行公文少用到「辦法」段。)

19. 文書處理—公文寫作(函稿) • 函復之公文，應於函稿之說明段引敘或說明來文日期、文號，俾便受文單位調案處理。 說明：復 貴校102年6月30日義大學字第1010156726B號函。 說明：依據 鈞部102年6月30日臺訓(三)字第1010016000號函辦理。 • 函稿之用語，應力求簡潔、語意明確、互相尊重，避免艱深用語或不確定語句。 • 公文正、副本收受單位之審酌，應力求周延。

20. 文書處理—公文寫作(擬辦方式) • 先簽後稿： 1.制定、訂定、修正、廢止法令案件。 2.有關政策性或重大興革案件。 3.牽涉較廣，會商未獲結論案件。 4.擬決策會議討論案件。 5.重要人事案件。 6.其他性質重要必須先行簽請核定案件。

21. 文書處理—公文寫作(擬辦方式) • 簽稿併陳： 1.文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 2.依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 3.須限時辦發不及先行請示之案件。 • 以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。

22. 文書處理—公文寫作(公文用語) • 期望及目的用語： • 對上級：請　鑒核、請　鑒察、請　核轉、請　備查、請　釋示、復請　鑒核、請 核示。 • 對平行：請　查照、請　查照辦理、請　查照見復、請　同意見復、請　查明見復、請　惠允見復。 • 對下級用：希查照、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。 • 用語解析： • 請 核示(提出擬辦意見簽核時) • 請 鈞閱、請 核閱(檢陳資料請長官過目) • 請 鑒察(將辦理情形簽報長官瞭解) • 請 鑒核(除簽報長官瞭解外，並含有請示之意) • 請 鈞參(提供長官參考)

23. 文書處理—公文寫作(公文用語) • 稱謂用語： • 有隸屬關係：下對上稱「鈞」；上對下稱「貴」；自稱「本」。 • 無隸屬關係：下對上稱「大」；上對下稱「貴」；自稱「本」。 • 機關對人民：「台端」。 • 行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴機關」、「貴校」。 • 附件語（有附件時用） • 附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。 • 附陳、檢陳：對上級機關或首長用。

24. 文書處理—公文寫作(公文用語) • 准駁語： • 應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。 • 未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。 • 敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。 • 歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。 • 應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。

25. 文書處理—公文寫作(法律統一用字) • 公布、分布、頒布 佈 • 徵兵、徵稅、稽徵 征 • 部分、身分 份 • 帳、帳目、帳戶 賬 • 釐訂、釐定 厘 • 行蹤、失蹤 踪 • 妨礙、障礙、阻礙 碍 • 賸餘 剩 • 占、占有、獨占 佔 • 牴觸 抵 • 雇員、雇主、雇工 僱 (名詞用「雇」) • 僱、僱用、聘僱 雇(動詞用「僱」)

26. 文書處理—公文寫作(法律統一用字) • 黏貼 粘 • 計畫 劃 (名詞用「畫」) • 策劃、規劃、擘劃 畫 (動詞用「劃」) • 蒐集 搜 • 儘先、儘量 盡 • 電表、水表 錶 • 拆除 撤 • 貫徹 澈 • 澈底 徹 • 祗 只 ( 副詞) • 並 并 (連接詞 ) • 關於、對於 于

27. 文書處理—公文寫作(法律統一用字) • 聲請、申請 對法院用「聲請」 對行政機關用「申請」 • 關於、對於 于 • 給與 予 (給與實物) • 給予、授予 與 (給予名位、榮譽等抽象事物) • 紀錄 記 (名詞用「紀錄」) • 記錄 紀 (動詞用「記錄」) • 事蹟、史蹟、遺蹟 跡 • 覆核 複 • 復查 複 • 複驗 復

28. 常見問題 • 未收集、瞭解相關法令規定，或未探究案件始末。 • 僅依循前例辦理，未充分考量案件所有應辦理事項。 • 製發開會通知卻未附會議議程或討論議題。 • 開會通知及議程太晚發出，造成與會人員無法會前準備。 • 錯別字太多、文句不通、數字前後不合，附件欄未填、塗改經費數額或附件未隨附。 • 同一單位，承辦人和主管意見不一致，呈現不同的擬議。 • 來文訂有復文期限，文存查後卻未續辦或續辦後未依限回復。

29. 文書處理－參考資料 • 文書處理手冊 • 國立勤益科技大學公文處理作業要點 • 國立勤益科技大學分文作業要點 • 國立勤益科技大學研習證書暨獎狀格式套印規範 • 國立勤益科技大學應保密（列為「密」等級）業務項目表 以上所有參考資料，均可由總務處文書組網頁「法令規章」項下查閱。 • 個人常用參考書：公文書寫作要領 鐘昱男編著 臺北市政府人事處編印 • 總務處文書組

30. 報告完畢 期待日後一起切磋研究