第七章秘书的公文处理

第七章秘书的公文处理

公文、文书 • 文书：所有文件材料的总称。（公务文书、私人文书） • 公文：公务文件或公务文书。文书公文

第七章秘书的公文处理 • 第一节公文概述 • 第二节公文的处理 • 第三节公文的管理

一、公文的涵义 • 公文即公务文书，是指国家机关、人民团体、企事业单位和其他社会组织为行使职权、实施管理所形成的具有法定效力和规范体式的文书。

二、公文的特点 • 由法定作者制发公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织 • 拟制、办理等具有程序性公文的制发，须经过起草、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、印制、核发等程序；对收文的办理，包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序 • 具有法定效力公文的法定效力，指公文的权威性和约束性 • 具有规范的体式公文的规范体式，一是指撰写公文所采用的语体，即现代汉语语体；二是指文件的格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上的规定形式

上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。 如命令、决定、指示、批复等。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。三、公文种类从行文关系上划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。上行文下行文平行文同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。

三、公文种类 • 党政机关公文： 2012年4月16日由中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发《党政机关公文处理工作条例》 • （一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 • （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 • （十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 • （十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。 • （十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 • （十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 • （十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

（一）命令 • 1.命令（令）的由来及演变 • 命令（令）起源于古代王命文书：“大王令众人曰胁田。”（甲骨文）先秦时期，“命”和“令”是两种公文的名称。秦始皇把“命”改为“制”，把“令”改为“诏”。民国时期废止“制”、“诏”，重新用“令”这一文种。全国解放后保留命令、令，他们曾被当做同一类的两个文种，后来并为一个文种。

2.命令（令）的适用范围（命令的作用） （1）公布法律、行政法规和规章。（2）宣布施行重大强制性行政措施。（3）国家嘉奖有关单位及人员。

3.命令的特点 （1）极高的权威性。（2）极大的强制性。（3）内容严肃庄重。

4.命令（令）的写作要求 （1）制发命令（令）须十分慎重。（2）行文十分庄重严肃，一字不苟。

5.命令（令）的写作 正文的写作（1）发布令的写作：内容单一简短，篇段合一。（2）行政令的写作内容包括： • 发布命令的原因、依据或目的。 • 事项部分，提出所采取的行政措施、执行要求或执行的责任者。

嘉奖因由（着重写明嘉奖对象的功绩） • 对模范事迹的评价 • 奖励的方式 • 向有关人员提出希望、要求或发出号召（3）嘉奖令的写作内容包括：

命令（令）格式

命令（令）格式 • 中华人民共和国国务院令第628号 • 现公布《国务院关于修改和废止部分行政法规的决定》，自2013年1月1日起施行。 • 总理温家宝2012年11月9日

××省人民政府关于清理道路检查站的命令 • ×府〔201×〕72号 • 各市、县、自治县人民政府，省府直属各单位： • 为制止在公路上随意设卡查车、乱罚乱扣的现象，坚决纠正行业不正之风，促进经济、文化交流，保障人民群众和企业的合法权益，省人民政府决定清理在各地道理上设置的检查站（卡）。特发布命令如下： • ……… • ××省人民政府 • 二〇×年×月×日

（二）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知属发布、知照文告，针对的对象有特定范围，一般是限于有关单位有关人员，所以叫它“限知性”公文。它的发布方式，多是内部印发张贴，有的也可以公开张贴或公开发表于电台、报刊。

通知的种类有： 1．发布性通知。用于发布法规规章。 2．批转性通知。用于批转或转发文件。 3．事项性通知。用于告知某一事项，如会议通知等。重要会议的通知属正式公文，标题写明什么单位召开什么会议的通知，要编发文号。一般会议的通知属日常事务文书，用得最多，标题可以只写“通知“二字，不编发文号。 4．任免通知。如：关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知。 5．指示性通知。对下级机关有所指示，如认为其内容不宜用命令或指示发布的，可以用“通知”发布。

练习：根据公文内容拟写标题： 1、某市劳动和社会保障局为了加强对城镇下岗失业人员的管理，进一步做好劳动就业工作，经市人民政府同意，决定对全市城镇下岗失业人员统一进行登记，为此，行文告知全市各级劳动和社会保障部门及有关单位。 ××市劳动和社会保障局关于对全市城镇下岗失业人员统一进行登记的通知

（三）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通报多限在机关体系内部使用，属于限知性公文。与通知相比，并非都是以上对下，不能有所部署，只能用于批评表扬和通报重要情况。 1.通报的种类：（1）表彰性通报。表扬好人好事的，正文应包括事实、意义、表彰决定、希望与要求等内容；表扬先进典型、介绍先进经验的，正文应包括事迹、经验、决定等内容。如：国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报。

（2）批评性通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。如：国务院办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报。（2）批评性通报。批评事故，正文要包括经过情况、原因和决定（包括防止办法）；批评坏典型的通报，要有清楚的情况介绍、合理的因果分析和正确的指示决定。一般有附件。如：国务院办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报。（3）情况通报。传达重要情况和要各机关知道的事项。以情况为主，可以有分析、提要求。如：中共广东省委、广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报。

通报的写法： 1) 叙述情况（事迹或错误）； 2) 对事件评价（好的意义或经验，坏的性质或影响） 3) 提出意见（表彰决定及内容，处分决定或措施）结语：号召、要求（希望）

改错： 表彰通报市××产业集团采取有力措施，切实贯彻《安全生产条例》，建立安全生产岗位责任制，实现全年生产无事故。成为市第一个安全生产年企业，为此，政府决定对××产业集团通报表彰。 • ××市政府 • 2012年07月20日问题： (1) 标题不规范。应由事由和文种组成。 (2) 表彰事项不具体。文中只写“对×产业集团通报表彰，具体奖什么未写明。 (3) 未写明产业集团是哪年实现安全生产年的，影响了本文的严肃性和真实性。 (4) 正文内容残缺。应补写上号召和要求。 (5) 标点不当。“事故”后的句号应改为逗号，以免割断其内在紧密联系。 (6) 发文机关应写全称并标明印章。 (7) 成文时间不编虚位

改为： 关于对市××产业集团实现安全生产年的表彰通报市××产业集团采取有力措施，切实贯彻《安全生产条例》，建立安全生产岗位责任制，2011年实现全年生产无事故，成为我市第一个安全生产年优秀企业。为此，市政府决定对××产业集团给予通报表扬，并奖给锦旗一面，奖金 ××万元。市政府号召全市各企业以××产业集团为榜样，层层建立健全安全生产岗位责任制，扎扎实实抓好安全生产，争创安全生产年企业，把我市安全生产推上一个新台阶。 ××市人民政府（印） 2012年7月20日

通知与通报的区别 • 1、告知的内容不同。 • 通知：告知的主要是工作的情况，以及共同遵守执行的事项。 • 通报：告知正反面典型，或有关重要的精神或情况。 • 2、目的要求不同。 • 通知：要求受文机关了解要办什么事，该怎样办理，要求遵照执行。 • 通报：主要是交流、了解情况，起教育宣传作用。 • 3、表现方法不同。 • 通知：主要是叙述，告知人们做什么，怎样做，叙述具体。 • 通报：兼用叙述、分析和议论，有较强的感情色彩。 • 4、其他。 • 通知：事实尚未发生：通报：以事实作前提。 • 通报事情的性质、范围大于通知。

（四）请示适用于向上级机关请求指示、批准 • 1、请示的特点 • 针对性 • 单一性 • 时效性 • 呈批性 • 2、请示的分类 • 请求指示的请示 • 有问题、有疑问、有分歧 • 请求批准的请示 • 批准规定、方案、规划；审批项目、指标；批转办法、措施

3、请示的结构、内容和写法 标题（机关+事由+文种、事由+文种）主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）请示缘由+请示事项结语（妥否，请批示；当否，请批准为荷;以上意见妥否，请批示）署名成文时间

4、请示应注意的问题 一文一事材料真实理由充分、要求明确语气平气、恳切

拟稿： 请代××局党委给市委组织部草拟一份请示局党委委员、××处处长张××，因受贿、挪用公款，已被上级有关部门“双规”。由于该处工作繁重，经局党委讨论决定，在组织人事部门正式任命前，拟由副处长钱××代理处长。 ××局党委关于拟由钱××副处长代理处长的请示中共××市委组织部：我局党委委员、××处处长张××，因受贿、挪用公款，已被上级有关部门“双规”。由于该处工作繁重，经局党委讨论决定，在组织人事部门正式任命前，拟由副处长钱××代理处长。当否，请批复。中共××局党委二〇〇九年二月一日

对请示的评改 • 关于要求解决学生宿舍拥挤等问题的请示 • 　　市人民政府、市教育局： • 　　我校今年由于住宿生急剧增加，已有的学生宿舍已无法容纳，现在住宿生基本上是一个床位两个人睡，严重影响学生的身心健康。为解决这一困难，我校决定再建一栋学生宿舍楼。另外，我校图书馆也尚未达到省“两基”标准，望上级部门给予适当支持。 • 　　特此请示，请回复。 • ××市二职 • 2008年12月15日

（五）报告 　　是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关询问的陈述性公文。１、请示与报告的区别

行文的单向性 ２、报告的特点表达的陈述性３、报告的分类工作报告情况报告建议报告答复报告报送报告

４、报告的结构、内容和写法 发文机关+事由+文种标题首部事由+文种主送机关（可以一个，也可多个）开头（交待缘由、目的、意义、依据）正文主体（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）

5、写报告应注意的问题 • 材料真实 • 主旨鲜明 • 防止错用文种

关于我县遭受风雹灾害的报告 • 省××××： • 我县在七月九日下午三时许，遭到大风雹灾害，中心风力达1l级以上，冰雹集中的地方平均积雹一尺厚，雹粒大的有茶碗大，对农作物危害十分严重。全县受这次风雹危害的有坦途、东屏、保民、哈吐气、莫莫格、建平、沿江等七乡二十二个村，受灾面积达五万五千三十五亩。坦途乡红岗、哈拉干吐两村遭到了历史上罕见的毁灭性雹灾，二万三千八百九十五亩耕地全部绝收。雹区中心的庄稼被打平，树叶被打光，乌鸦、麻雀禽被打伤打死。全县被冰雹打死的羊50只、牛5头、马两匹，有87名正在田间劳动的农民被打伤。由于风力大、来势猛，全县刮折树木2648棵，刮折广播、电话线杆3845根。低压电柱2156根、高压电柱109根，刮坏变压器7台(220千伏安)、毁坏民房225间。莫莫格和建平银海羊场两栋。760平方米砖瓦结构的办公楼屋顶人字架和瓦都被风刮走。目前，我县的抗灾工作正在紧张地进行。我们决心在上级党和政府的带领下，团结一致．同心同德，坚决把抗灾斗争进行到底，把自然灾害造成的损失减少到最低限度，努力为国家做出新贡献。但是，由于我们财力紧张，在抗灾资金上和物资上尚有很大的实际困难，请上级尽早给予考虑安排。 • 以上报告妥否，请指示。 • ××县人民政府 • 二〇〇五年七月十五日

（五）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力。函有商洽函、问答函、告知函、答复函、请求批准函函的格式与书信大体相同，因为是郑重的公务，所以要有一定的格式，用语要得体，要讲礼貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的语气。

主要格式： 1．函头。印有“名头”的发函纸，单编发函号，“发文字号”中加“函”字。函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识。（注意：文号有函字的不一定都是“函”，如国务院的批复用“国函”字样） 2．标题。有两种写法：机关＋事由＋复函对象＋文种；事由＋文种。文种要写明是函还是复函。标题在函号下空一行居中标识。 3．上款。受函机关或领导人。

4．正文。“发函”大体是开头提出问题，说明是什么事或针对、根据什么。主体表示要求，商洽什么，告知什么，请求什么，即要对方做什么。结尾要求何时答复及得体的礼貌用语，如“请大力协助为盼”，“望准予××是荷”，“望能同意”，“请即函复”，“盼复”，“望早日函告”等。“复函”与“批复”类似，说明是根据什么函所发的复函，表明态度，结尾一般用“特此函复”作结束语。

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五、公文的文体、结构与格式 （一）公文的文体公文的文体是指公文的表达方式。属应用文体，但它又不同于一般的应用文，具有自身的特殊属性： 1．公文被规定以现代汉语的书面形式（即白话文）作为必须使用的符号系统。 2．公文兼用说明、叙述、议论三种表达方式。多用说明，少用议论；多用记叙，少用描写；基本不用抒情

（二）公文的结构 公文的结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。公文一般由份号、发文机关署名、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

1．公文标题 • 标准式：发文机关+发文事由+文种凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略。 • 特殊形式：（1）发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

常见公文标题病误 （1）标题要素不全公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文种无行文单位无事由 XX县人民政府决定无文种将一般公文误作为法定公文，用“规划”“补充说明”、“解释”安排”。“要点”、“细则”等结尾，致使标题无文种。如《……关于……的规划》、《……关于……的总结》，《关于报送二〇一一年下半年工作计划》，《关于精神文明单位十项达标评比标准》《XX乡人民政府关干召开春耕生产会议的有关事宜》缺文种：《XX市教委关于批转XX市第一中学开展勤工俭学工作的报告》＊批转、转发式公文中，既可省去标题的发文机关，也可省略文种

（2）标题文种不伦不类 两个文种并用如请示报告、任免决定的通知等。混用错用文种如将“请示”错用成“申请”“请示”“报告”混用， “函” 与“通知”混用等。改《国务院批转林业部关于各省、自治区、直辖市年森林采伐限额审核意见的报告》生造文种如“条例”“规定”“办法”“总结”、“计划” （3）事由表述不清 a：太繁杂冗赘提炼不精：《××大学关于认真贯彻中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通报精神做好我校应届毕业生分配工作的几点意见》用词重叠：《××县人民政府关于转发某市人民政府关于转发“××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知的通知》

b:事由不明 • .《××县人民政府关于粮食问题的请示》 • 《XXX关于草原灭鼠的请示》 • （4）隶属不清 • 分不清“批转”“印发”、“转发” 三者之间的隶属关系和词性以及用途差别 • 《XX县政府办公室关于批转XX市长在XX会议上讲话的通知》 • 《国务院印发教育部面向二十一世纪教育振兴行动计划的通知》发给各省、自治区、直辖市人民政府

（5）标题中乱用标点符号 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文中乱用标点符号主要表现在：转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。不必用其他标点符号而随意使用。如《关于对2010年“全民文明礼貌月活动”安排的通知》 XX县人民政府办公室关于印发<<xx同志在XX会议上讲话>>的通知 XX县工商局、税务局关于发布“ 县农村集贸市场管理暂行办法”的通知（6）语句不符合语法规范 XX高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知 XX高校关于进一步搞活校办集体企业有关政策的试行办法（7）标注不规范多行标题分行不当：关于广泛动员社会力量开展人口/普查工作的请示排列布局不规范字体使用不规范

2．成文日期 • 成文日期确定原则：（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。（2）领导签发的，以签发日期为准。（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。（4）法规性文件以文件批准日期为准。（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。 • 成文日期必须写年月日，。

3．用印 • 一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。 • 国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

公文末页版式

第七章 秘书的公文处理