การบริหารโครงการ

1. การบริหารโครงการ

2. โครงการ • งานหรือกิจกรรมที่มีเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์เดียวกัน • จะต้องเสร็จตามกำหนด ในด้านเวลา งบประมาณ ข้อจำกัด ตามที่กำหนดไว้

3. การบริหารโครงการ • กระบวนการเริ่มต้น การวางแผน การจัดการ การดำเนินงานหรือ ควบคุมโครงการ โดยมีบุคลากรหรือผู้รับผิดชอบดูแลภายในงบประมาณและระยะเวลที่กำหนด • บุคคลที่เกี่ยวข้องในการบริหารโครงการ คือ ผู้บริหารโครงการ ซึ่งต้องมีประสบการณ์ ความสามารถและทักษะต่างๆ โดยมีหน้าที่หลักคือ ดูแล ควบคุม วางแผน กำหนดขอบเขตและติดตามผล การดำเนินงานของโครงการให้เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้

4. การค้นหาและเลือกสรรโครงการการค้นหาและเลือกสรรโครงการ 1. การค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา - ผู้บริหารสูงสุดขององค์กร - ผู้จัดการของแผนกต่างๆ - ผู้ใช้ระบบหรือหัวหน้าแผนก - ผู้บริหารอาวุโสของทีมพัฒนา 2. การจำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา 2.1 การวิเคราะห์ Value Chain 2.2 สอดคล้องกับกลยุทธ์ขององค์กร 2.3 ผลตอบแทนที่สามารถเป็นไปได้ 2.4 แหล่งทรัพยากรที่สามารถนำมาดำเนินการได้

5. 2.5 ขนาดของโครงการและระยะเวลา 2.6 ความยากในด้านเทคนิคและความเสี่ยง Value Chain Analysis คือ การวิเคราะห์กิจกรรมการผลิตสินค้าหรือบริการ เพื่อพิจารณาสิ่งที่ควรกระทำ เพื่อเพิ่มคุณค่าสินค้าและบริการ 3. การเลือกโครงการที่เหมาะสม คือ กระบวนการพิจารณาโครงการทั้งระยะสั้นและระยะยาว แล้วเลือกโครงการที่ดีที่สุด ปัจจัย - ความจำเป็นขององค์กร - รายชื่อของโครงการ - แหล่งทรัพยากรที่มีอยู่ - เกณฑ์การประเมิน - ปัจจัยแวดล้อมที่เกี่ยวข้องหรือเงื่อนไข

6. ผลลัพธ์ที่อาจเป็นไปได้ผลลัพธ์ที่อาจเป็นไปได้ - ยอมรับโครงการ (Accept Project) - ปฏิเสธโครงการ (Reject Project) - ชะลอโครงการ (Delay Project) - ให้ผู้ใช้พัฒนาระบบเอง (End-User Development) - ให้ทบทวนโครงการ (Proof of Concept) การวางแผนกลยุทธ์ขององค์กร 1. เข้าใจในสถานะปัจจุบันขององค์กรในสภาวะเศรษฐกิจนั้น 2. พิจารณาถึงสถานะในอนาคตขององค์กร 3. วางแผนกลยุทธ์

7. การวางแผนระบบสารสนเทศ (Information System Planning :ISP) 1. ประเมินความต้องการสารสนเทศในปัจจุบันขององค์กร 2. กำหนดจุดมุ่งหมาย แนวโน้มและเงื่อนไข เช่น ขยายสาขา 3. การพัฒนากลยุทธ์และการวางแผน เป็นการวางแผนการที่จะพัฒนา ระบบต่างๆ เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมาย

8. การเขียนโครงการ เป็นวิธีการหนึ่งที่จะช่วยให้การนำเสนอข้อมูลต่อผู้บริหารสามารถเข้าใจถึงรายละเอียดเบื้องต้น ซึ่งจะเป็นข้อมูลช่วยประกอบในการตัดสินใจของผู้บริหาร การเขียนโครงการมีรายละเอียดดังนี้ 1. ชื่อเรื่อง 2. ความสำคัญและที่มาของปัญหา 3. วัตถุประสงค์ 4. ขอบเขตระบบ 5. ความต้องการระบบใหม่ 6. ทีมงานผู้รับผิดชอบ 7. แนวทางในการพัฒนาระบบ

9. การเขียนโครงการ 8. แผนการดำเนินงาน - ประมาณการใช้ทรัพยากร - ประมาณการใช้งบประมาณ - แระมาณรยะเวลาดำเนินงาน 9. ประโยชน์ที่จะได้รับจากระบบใหม่

10. ตัวอย่างโครงการ

21. การเริ่มต้นและวางแผนโครงการการเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning) การเริ่มต้นโครงการ 1. จัดตั้งทีมงานและกำหนดหน้าที่ 2. จัดทำแผนการในการเริ่มต้นโครงการ 3. จัดทำกระบวนการบริหารโครงการ 4. จัดทำสมุดของโครงการ การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้ 1. ค้นหาและสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน - ทางเลือกที่ 1 ทางเลือกระดับล่าง (Low-end Solution) - ทางเลือกที่ 2 ทางเลือกระดับสูง (High-end Solution) - ทางเลือกที่ 3 ทางเลือกระดับล่าง (Midrange Solution)

22. 2. เลือกทางเลือกที่ดีที่สุด เป็นการตัดสินใจเลือกแนวทางที่เหมาะสมที่สุด เช่น การให้คะแนน 3. ปัจจัยเพื่อใช้สร้างแนวทางเลือก 3.1 แหล่งทรัพยากรภายนอกองค์กร 3.2 แหล่ง Software 3.3 การพัฒนาระบบด้วยองค์กรเอง 3.4 การตรวจสอบข้อมูลของ Software ที่ต้องการ 3.5 Hardware และ Software ของระบบ 3.6 การติดตั้งระบบ

23. การวางแผนโครงการ (Project Planning) 1. แสดงายละเอียดขอบเขตของโครงการและสรุป 2. รายงานการศึกษาความเป็นไปได้และประมาณการใช้จ่าย 3. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากรและวางแผนการใช้ 4. แบ่งแยกกิจกรรมในการดำเนินการ 5. จัดตารางระยะเวลาดำเนินการ 6. วางแผนการติดต่อกับผู้เกี่ยวข้อง 7. จัดทำมาตรฐานในการดำเนินการ 8. ระบุและประเมินความเสี่ยง 9. จัดทำรายงานแสดงสถานะของงาน 10. จัดทำแผนงาน / โครงการโดยใช้ BPP

24. การศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ ความเป็นไปได้ (Feasibility) หมายถึง การพิจารณาถึงความเหมาะสม และการประเมินผลประโยชน์เปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการพัฒนาระบบ มี 4 ประการคือ 1. ความเป็นไปได้ทางเศรษฐศาสตร์ 1.1 พิจารณาผลตอบแทน 1.2 พิจารณาต้นทุนของโครงการ 1.3 คำนวณผลตอบแทนสุทธิที่จะได้รับ 2. ความเป็นไปได้ด้านเทคนิค 2.1 ขนาดโครงการ 2.2 โครงสร้าง 2.3 เทคโนโลยีที่นำมาใช้ 2.4 ความคุ้นเคยของผู้ใช้

25. 3. ความเป็นไปได้ด้านการปฏิบัติงาน 3.1 ประสิทธิภาพ 3.2 สารสนเทศ 3.3 เศรษฐศาสตร์ 3.4 การควบคุม 3.5 ประสิทธิผล 3.6 การบริการ 4. แบ่งแยกกิจกรรมในการดำเนินการ 4.1 ประมาณการทั้งหมด 4.2 คำนวณเวลาที่ต้องใช้จริง 4.3 คำนวณเวลาที่สูญเสียไป

26. 4.4 คำนวณแรงงานที่ต้องใช้ในแต่ละกิจกรรม 4.5 คำนวณระยะเวลาของโครงการ 4.6 ทบทวนและปรับปรุงค่าของการประมาณการระยะเวลา

27. การกำหนดความต้องการของระบบการกำหนดความต้องการของระบบ 1. แนะนำการกำหนดความต้องการของระบบ 2. ทฤษฎีแบบดั้งเดิมที่ใช้ในการเก็บรวบรวม 3. ทฤษฎีแนวใหม่ที่ใช้ในการเก็บรวบรวม แนะนำการกำหนดความต้องการของระบบ - องค์กรดำเนินธุรกิจอะไร อย่างไร - สารสนเทศที่ผู้ใช้ระบบต้องการ - ประเภทของข้อมูล ขนาด และจำนวน - ลำดับขั้นตอนการทำงาน - นโยบายในการปฏิบัติงาน ฯลฯ

28. การเก็บรวบรวมข้อมูล Fact-Findingเป็นกระบวนการในการเก็บข้อมูลทั้งหมดของระบบ 1. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และฐานข้อมูล (Existing) 2. การค้นคว้าข้อมูล (Research) 3. การสังเกตการณ์ (Observation) 4. การจัดทำแบบสอบถาม (Questionnaire) 5. สัมภาษณ์ (Interview)

29. 1. ตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม และฐานข้อมูล ทำได้ 2 วิธี 1.1 การรวบรวมข้อเท็จจริงจากเอกสารที่มีอยู่ - แผนภูมิองค์กร - บันทึกต่างๆ รายงานประจำเดือน - เอกสารทางการบัญชี รายงานผลการดำเนินการ - แผนกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจ นโยบายขององค์กร - แบบฟอร์มต่างๆ คำร้อง 1.2 สุ่มตัวอย่าง คือ กระบวนการรวบรวมข้อมูลโดยการเลือกตัวอย่างเอกสาร แบบฟอร์ม เพียงบางส่วน

30. 2. การค้นคว้าข้อมูล สามารถค้นคว้าได้จาก website ของหน่วยงานผ่าน เครือข่าย Internet 3. การสังเกตการณ์ - กิจกรรต่างๆ (Activities) มีกิจกรรมอะไรที่เกิดขึ้น - ข่าวสาร (Message) ข่าวสารต่างๆ ที่ส่งถึงกัน และส่งถึงคนอื่น - ความสัมพันธ์ของผู้มีอำนาจตัดสินใจ และสมาชิกในองค์กร - Work Sampling เป็นการสุ่มการดำเนินงานในช่วงเวลาใดๆ เพื่อสังเกตการปฏิบัติงาของเจ้าหน้าที่ 4. การจัดทำแบบสอบถาม เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นเพื่อรวบข้อเท็จจริง และสารสนเทศ ประเภทของแบบสอบถาม 1. Free Format (คำถามปลายเปิด) เป็นแบบสอบถามที่ให้อิสระในการตอบ ทำให้ยากต่อการประมวลผล

31. 2. Fixed Format (คำถามปลายปิด) เป็นถามที่ต้องตอบแบบเจาะจง มี 3 แบบ 2.1 Multiple Choices - มีคำตอบหลายข้อให้เลือก - ผู้ตอบสามารถเลือกตอบได้มากกว่า 1 ข้อ - สามารถเติมข้อความได้บ้างเล็กน้อย 2.2 Rating Question - มีตัวเลือกเพื่อให้แสดงความคิดเห็น 2.3 Ranking Question - เป็นการจัดลำดับความสำคัญ การเลือกใช้ภาษาในแบบสอบถาม 1. ใช้ภาษาที่ตอบสนองได้ดี ใช้คำที่เข้าใจง่าย 2. หลีกเลี่ยงคำถามที่เป็นคำเฉพาะ

32. 3. ใช้คำถามที่สั้น กระชับ ไม่หยาบคาย 4. หลีกเลี่ยงคำที่มีความเอนเอียงต่างๆ ในคำถาม 5. คำถามต้องมีเป้าหมายที่ตอบสนองได้ตรงตามที่อยากรู้ การออกแบบสอบถาม - เว้นช่องว่าง ให้แบบสอบถามดูสะอาด น่าตอบ - เว้นช่องว่างในการตอบคำถามให้พอเพียงกับการตอบ - คำถามที่เป็นวง ควรเว้นให้ใส่วงกลมได้ - ออกแบบสอบถามให้สอดคล้องกัน 5. สัมภาษณ์ การวางแผนมี 5 ขั้นตอน 1. การศึกษาอ่านและเข้าใจพื้นฐานของข้อมูลของผู้ถูกสัมภาษณ์ และลักษณะขององค์กร

33. 2. การตั้งเป้าหมายในการสัมภาษณ์ 3. การตัดสินใจว่าจะสัมภาษณ์ใครดี 4. เตรียมการสัมภาษณ์ 5. กำหนดชนิดของคำถามและโครงสร้าง การบันทึกข้อมูล 1. การใช้เครื่องอัดเสียง (Tape Record) ข้อดี - ความสมบูรณ์ถูกต้องในทุกคำพูดของแต่ละคน - ทำให้ผู้สัมภาษณ์มีอิสระในการฟัง - ให้ผู้อื่นในกลุ่มฟังใหม่ได้

34. ข้อเสีย - ผู้ถูกสัมภาษณ์จะรู้สึกอึดอัด - ผู้สัมภาษณ์ขาดความเอาใจใส่ในการฟัง - เป็นการยากที่จะไปฟังยังจุดที่สำคัญ - เพิ่มค่าใช้จ่ายในการเก็บข้อมูล 2. การใช้จดบันทึก ข้อดี - ผู้สัมภาษณ์ตื่นตัวในการจดบันทึก - สามารถย้ำหัวข้อสำคัญที่จะถาม - แสดงให้เห็นผู้สัมภาษณ์สนใจผู้ให้สัมภาษณ์ - แสดงให้เห็นผู้สัมภาษณ์มีความเตรียมพร้อม

35. ข้อเสีย - สบตาผู้ให้สัมภาษณ์ได้ยากเพราะต้องจดบันทึกข้อมูล - ขาดการเป็นลักษณะของการพูดคุย - การสัมภาษณ์จะขาดความต่อเนื่อง Interview Guide เป็นคู่มือประกอบการสัมภาษณ์ โดยบันทึกรายการคำถามที่ต้องการสัมภาษณ์ การเตรียมก่อนการสัมภาษณ์ ควรมีการนัดหมายระหว่างผู้สัมภาษณ์และผู้ถูกสัมภาษณ์ในเรื่องเวลาและสถานที่ การดำเนินการสัมภาษณ์ มี 3 ขั้นตอนดังนี้ 1. เปิดสัมภาษณ์ (Interview Opening) 2. สัมภาษณ์ (Interview Body) 3. ปิดสัมภาษณ์ (Interview Conclusion)

36. การเขียนรายงานสรุปการสัมภาษณ์การเขียนรายงานสรุปการสัมภาษณ์ - ชื่อผู้สัมภาษณ์และชื่อผู้ถูกสัมภาษณ์ - วันที่และหัวข้อ - เป้าหมายในการสัมภาษณ์ โดยรวม และในแต่ละหัวข้อย่อย - ประเด็นหลักที่ได้จาการสัมภาษณ์ - ความเห็นของผู้สัมภาษณ์ ทฤษฎีแนวใหม่ในการกำหนดความต้องการของระบบ 1. Joint Application Design (JAD) คือกระบวนการจัดการและเพิ่มพูนความสามารถในการปฏิบัติงานร่วมกันของเจ้าของระบบ และผู้เกี่ยวข้อง วัตถุประสงค์ เพื่อช่วยให้การเก็บรวบรวมข้อเท็จจริงและข้อมูลต่างๆ จากผู้ที่เกี่ยวข้องได้คราวเดียวพร้อมเพียง และลดเวลาที่ไปสัมภาษณ์ทีละคน

37. ประโยชน์ - ประหยัดเวลา สามารถสัมภาษณ์ได้หลายคนพร้อมกัน - ผู้ใช้รู้ถึงการมีส่วนร่วมในการออกแบบ - ช่วยพัฒนาระบบได้อย่างรวดเร็ว - การใช้ CASE Tools มีส่วนช่วยให้การประชุม JAD ดำเนินการไปอย่างรวดเร็ว - การใช้ตัวต้นแบบ (Prototype) โดยใช้ CASE Tools เป็นตัวสร้างจากข้อมูลที่บันทึกไว้ เช่น รายงาน 2. Rapid Application Development (RAD) เป็นวิธีการพัฒนาระบบที่รวบรวมเทคนิค เครื่องมือ และเทคโนโลยี เพื่อผสมผสานและประยุกต์ใช้ในการสนับสนุนการพัฒนาระบบให้สำเร็จลุล่วงได้โดยใช้เวลาน้อยที่สุด