Download
1 / 32

DOKUMEN MUTU - PowerPoint PPT Presentation


  • 281 Views
  • Uploaded on

2. DOKUMEN MUTU. Struktur Dokumen Sistem Mutu. APA ? (Sesuai standar Mutu). MM (Manual Mutu). Aras 1. BAGAIMANA ? (Langkah kerja apa, bagaimana, mengapa, kapan, di mana?). MP (Manual Prosedur). Aras 2. IK ( Instruksi Kerja )/ DP (Dokumen Pendukung)/ BO ( Borang )/ Rekaman.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about ' DOKUMEN MUTU ' - alexandra-valdez


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript

2

DOKUMEN MUTU


Struktur Dokumen Sistem Mutu

APA?

(Sesuai standar Mutu)

MM

(Manual

Mutu)

Aras 1

BAGAIMANA?

(Langkah kerja apa, bagaimana, mengapa,

kapan, di mana?)

MP

(Manual Prosedur)

Aras 2

IK (Instruksi Kerja)/

DP (Dokumen Pendukung)/

BO (Borang)/Rekaman

RINCI

(Langkah kerja rinci, deskripsi tugas setiap individu/kelompok)

Aras 3

Catatan:

Aras Dokumen dapat dikelompokkan dalam SATU manual teknis bila diperlukan



Sistem Dokumentasi

Aras 1MMGugus Jaminan Mutu (GJM)

Aras 2MPGugus Jaminan Mutu + Kelompok Kerja (KK)

Aras 3 IK Kelompok Kerja + Pelaksana (Plk)

DPGJM, KK, Plk


StrukturMM(Manual Mutu)

  • Memuat secara singkat latar belakang, sejarah, dan cakupan organisasi.

  • Memuat nama, lokasi dan cara berkomunikasi.

  • Memuat daftar acuan MP (Manual Prosedur) dan DP (Dokumen Pendukung).

  • Bersifat unik untuk setiap organisasi.

  • Fleksibeldalam mendefinisikanSistem Penjaminan Mutu.

  • Pernyataan ringkas kebijakan, tujuan dan proses utama.


ISIMM(Manual Mutu)

  • Acuan.

  • Deskripsi Sistem Mutu (Standar dan Manual Mutu yang dipilih).

  • Lampiran (informasi pendukung).

  • Judul dan Cakupan.

  • Daftar Isi.

  • Persetujuan dan Revisi.

  • Kebijakan dan Tujuan Mutu (Key Performance Indicators)

  • Tanggungjawab dan Wewenang Organisasi.


Contoh(UGM)Struktur MM(Manual Mutu)

Lihat Manual Mutu Akademik UGM

Kode MM-UGMKJM-04.01.01


Manual Prosedur

(Prosedur Kerja )

(MP/PK)


Sistem Dokumentasi(Untuk diingat kembali)

Aras 1 MM Gugus Jaminan Mutu

Aras 2 MPGugus Jaminan Mutu + Kelompok Kerja

Aras 3 IK Kelompok Kerja + Pelaksana

DPGJM, KK, Plk


Struktur dan FormatMP(Manual Prosedur)

Struktur dan formatMPharus ditentukan dan didokumentasikan terlebih dulu oleh organisasi.

Dokumen dapat berbentuk cetakan atau media elektronik.


Struktur dan FormatMP(lanjutan)

MPmemuat:

  • Prosedur Tertulis.

  • Bagan alir.

  • Tabel.

  • Gabungan di atas.

  • Metode lain yang sesuai dengan keperluan organisasi.

  • MP harus mengandung informasi penting minimum.

  • MPharus diidentifikasi dan dikendalikan agar

  • memudahkan penggunaannya.


ISIMP(Manual Prosedur)Secara Umum:

Judul

Tujuan

Lingkup

Tanggungjawab dan Wewenang

Penjelasan/Keterangan Kegiatan

Rekaman

Lampiran

Kajiulang, Persetujuan, dan Revisi

Identifikasi Perubahan


ISI MP(Manual Prosedur)

  • Judul:ditulis jelas.

  • Tujuan (proses dan kegiatan): ditulis jelas.

  • Lingkup(proses dan kegiatan): dideskripsi dengan jelas liputan wilayahnya dan kemungkinan yang bukan wilayahnya.

  • Tanggungjawab dan wewenang(fungsi organisasi dan orang): diidentifikasi (format bagan alir / teks).


ISIMP(Manual Prosedur)Lanjutan

Deskripsi kegiatan:Tingkat rincian dapat berbeda tergantung pada kerumitan kegiatan, metode yang digunakan, ketrampilan dan latihan yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan.


ISIMP(Lanjutan)

  • Deskripsi kegiatan harus mempertimbangkan:

    • Kebutuhan organisasi dan pelanggan

    • Deskripsi proses dalam bentuk bagan alir sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan.

    • Hal yang akan dikerjakan, oleh siapa, oleh bagian apa organisasi, mengapa, kapan, dimana, dan bagaimana.


ISIMP(Lanjutan)

  • Deskripsi kendali proses dan kendali kegiatan yang telah diidentifikasi.

  • Sumber daya yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan (personalia, pelatihan, perlengkapan dan bahan).

  • Dokumentasi yang tepat sehubungan dengan kegiatan yang dikehendaki.

  • Masukan dan keluaran proses.


ISIMP(Lanjutan)

  • Rekaman:

    • Rekaman kegiatan harus ditentukan dengan pasti.

    • Cara melengkapi, mengarsip, dan menyimpan rekaman, harus dinyatakan dengan jelas.


ISIMP(Lanjutan)

  • Lampiran:Informasi pendukungMPdapat ditambahkan

  • Kajiulang, persetujuan dan revisi:Bukti kajiulang dan persetujuan, status dan tanggal revisiMPharus ditulis dengan jelas.

  • Identifikasi Perubahan:Sifat perubahan harus dinyatakan dengan jelas di dalam dokumen atau pada lampiran yang sesuai.


Contoh(UGM)StrukturMP(Manual Prosedur)

Lihat Manual Mutu Akademik UGM

Kode MP-UGMKJM-04.01.02



Sistem Dokumentasi(Untuk diingat kembali)

Aras 1 MM Gugus Jaminan Mutu

Aras 2 MPGugus Jaminan Mutu + Kelompok Kerja

Aras 3 IKKelompok Kerja + Pelaksana

DPGJM, KK, Plk


Struktur dan FormatIK(Instruksi Kerja)

  • IKharus dibuat dan diperbarui untuk menjelaskan kinerja semua pekerjaan.

  • Tanpa IK akan berakibat kurang baik bagi pelaksanaannya.

  • Struktur, format, dantingkat kerincian harus disesuaikan dengan keperluan personalia organisasi dan tergantung pada kerumitan pekerjaan, metode yang dipakai, latihan yang telah diadakan, ketrampilan dan kualifikasi dari personalia.


ISIIK

  • IKharus menerangkan kegiatan yang kritis.

  • Hindari keterangan rinci yang tak berkaitan langsung dengan kendali kegiatan.

  • Pelatihan dapat mengurangi permintaan instruksi-instruksi yang terlalu rinci.


Tipe IK(Instruksi Kerja)

  • IK tidak perlu mengikuti struktur atau format tertentu.

  • IK harus menerangkan tujuan, lingkup pekerjaan, dan MP yang terkait, secara cermat, lengkap, dan singkat.

  • IKdapat disajikan dengan berbagai cara, misalnya dokumen tertulis yang terstruktur, checklist, bagan alir, grafik, video, template, model produk, catatan teknis berupa gambar, manual kerja alat atau gabungan cara-cara tsb.


Kajiulang, Pengesahan, danRevisiIK

  • Unit organisasi harus menyediakan bukti yang jelas tentang kajiulang dan pengesahanIK,status, dan tanggal revisinya.


Rekaman IK

  • Rekaman/catatan yang berhubungan dengan kegiatan yang dikehendaki harus ditetapkan dalam IK.

  • Metode yang diperlukan untuk membuat, mengarsip, dan menyimpan rekaman yang lengkap dengan acuan silangnya, harus dinyatakan secara jelas.


Identifikasi PerubahanIK

  • Sifat/macam perubahan harus diidentifikasi dalam dokumen atau lampiran yang sesuai.


Contoh(UGM)Instrusi kerja


(Dokumen Pendukung)

DP


Dokumen Pendukung (DP)

  • DP adalah dokumen terkendali (semacam MM, MP dan IK).

  • DP dimasukkan ke dalam dokumen Sistem Manajemen Mutu untuk menunjukkan asal informasi penting tentang cara melaksanakan pekerjaan.

  • DP dapat dikembangkan oleh unit organisasi itu sendiri atau oleh pihak lain.

  • Contoh DP: gambar teknik, buku teks, laporan teknis, kriteria, peraturan, dll.


Borang

(BO)


Borang

  • Borang dibuat dan dikembangkan untuk mencatat data yang sesuai persyaratan dokumentasi Sistem Penjaminan Mutu.

  • Borang harus mudah dimengerti dan mudah digunakan untuk mencatat data.

  • Borang standar harus dikembangkan dan digunakan.

  • Borang harus memuat judul, nomor identitas, status dan tanggal revisi.

  • Borang dapat diacu dalam lampiran atau ditunjukkan sebagai lampiran dalam MM, MP atau IK.


ad