Projektarbejde hvordan er det lige man g r det simpelt
This presentation is the property of its rightful owner.
Sponsored Links
1 / 14

Projektarbejde – Hvordan er det lige man gør det simpelt? PowerPoint PPT Presentation


  • 73 Views
  • Uploaded on
  • Presentation posted in: General

Projektarbejde – Hvordan er det lige man gør det simpelt?. Kursus om de grundlæggende elementer i projektarbejde Roskilde Bibliotek 3. juni 2014 Projektmodel: Milepæle, faser og dokumentation Projekter: Initiere, fastholde, følge op, roller og ansvar

Download Presentation

Projektarbejde – Hvordan er det lige man gør det simpelt?

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -

Presentation Transcript


Projektarbejde hvordan er det lige man g r det simpelt

Projektarbejde – Hvordan er det lige man gør det simpelt?

Kursus om de grundlæggende elementer i projektarbejde

Roskilde Bibliotek 3. juni 2014

Projektmodel: Milepæle, faser og dokumentation

Projekter: Initiere, fastholde, følge op, roller og ansvar

Lavet af: Projektkoordinator Trine Bech, Aalborg Bibliotekerne

Senest opdateret: 30-05-2014


Dagsorden

Dagsorden

  • Hvem er Trine Bech fra Aalborg Bibliotekerne?

  • Aalborg Bibliotekernes Projektkontor

  • Aalborg Bibliotekernes Projektmodel

  • Definition af begreber

  • Fordele med en faseopdelt projektmodel

  • Dokumentation

  • Hvordan startes et projekt op?

  • Hvordan fastholdes målet og hvordan følges der løbende op?

  • Roller og ansvar for deltagerne

  • Spørgsmål

Side 1 af12


1 hvem er trine bech

1) Hvem er Trine Bech?

  • Projektkoordinator hos Aalborg Bibliotekernes projektkontor siden 01-01-2014

  • Uddannet civilingeniør indenfor stærkstrøm i 1995 fra Aalborg Universitet

  • Arbejdede med elektronikudvikling og hardware i mobiltelefoner indtil 2008. Fra 2009 – 2013 projektleder indenfor IT-udvikling hos KMD

  • Har siden 2003 arbejdet fuld tid som projektleder (altså i 11 år)

  • Har flere projektlederuddannelser (Projektleder uddannelsen fra Dieu, Den Amerikanske Project Management Professional og Prince 2 Foundation)

  • Jeg brænder for udvikle effektive metoder og skabeloner til styring af projekter/opgaver.

  • Motto: Projektledelse skal være en hjælp og ikke en byrde

  • Privat: Gift med Michael som jeg har kendt siden 1992. Sammen har vi 4 dejlige børn. Projektledelse kan også bruges til styre en travl familie 

Side 2 af12


2 aalborg bibliotekernes projektkontor

2) Aalborg Bibliotekernes Projektkontor

  • Projektkontoret har 3 medarbejdere og har eksisteret siden januar 2014. Før havde man et Projektsekretariat med 5 medarbejdere

  • Vi har siden januar 2014 udviklet en faseopdelt projektmodel som er tilpasset biblioteksprojekter med 13 skabeloner til dokumentation af projektarbejdet (modellen er en simplificeret udgave af Prince 2´s projektmodel som har ca. 35 ledelsesprodukter = projektdokumenter)

  • Vi yder støtte til alle igangværende projekter (Kulturstyrelsen støttede projekter, It-projekter, Interne - indretningsprojekter og Interne – generelle projekter)

  • Vi underviser projektlederne og ledelsen i den nye model. Alle skal kende den og arbejde efter den på nye projekter der startes op

  • Vi får en status fra alle projekter i slutningen af hver måned. Den gennemgår vi sammen med projektledere på vores statusmøde i starten af hver måned (Årshjul)

  • Vi vedligeholder en oversigt over alle projekter som er afsluttet, i gang, på hold eller ikke startet. Farver bruges til at forbedre overblikket

  • Vi har lige nu 19 igangværende projekter hvoraf 7 kører efter den faseopdelte projektmodel

  • Projektlederne kommet primært ude fra organisationen, men vi er også selv projektledere på nogle af projekterne

Side 3 af12


3 aalborg bibliotekernes projektmodel

3) Aalborg Bibliotekernes Projektmodel

Side 4 af12


4 definition af begreber

4) Definition af begreber

  • Modellen har 7 milepæle (M1, M2, … , M7). Nogle projekter slutter efter M5 andre først efter M7

  • Modellen har 6 faser:

    • Projektforslag (3 dokumenter)

    • Projektanalyse og –planlægning (5 dokumenter)

    • Projektgennemførelse (2 dokumenter)

    • Projektafslutning (1 dokument)

    • Drift (1 dokument)

    • Effektevaluering (1 dokument)

  • Modellen har 13 dokumenter. (Dok01, Dok02, … , Dok13). Excel, Word og Power Point bruges – dem kender de fleste

  • Farver bruges til at signalere hvilken fase projektet er i

Side 5 af12


5 fordele med en faseopdelt projektmodel

5) Fordele med en faseopdelt projektmodel

  • Sikre fokus på de enkelte elementer i udviklingsarbejdet. Definition af projektet afklares i starten. Herefter ændringshåndtering

    • Definition (i projektforslagsfasen)

    • Planlægning (i projektanalyse og –planlægningsfasen)

    • Eksekvering (i gennemførelsesfasen)

    • Opsamling/status (i projektafslutningsfasen)

    • Overlevering til drift (i driftsfasen)

    • Udbyttet (i effektevalueringsfasen)

  • Fokus på leverancer sikre fremdrift i projektarbejdet

  • Krav til statusrapportering sikre fokus på at afslutte lovede leverancer

  • Modellen kan skaleres i forhold til kompleksitet i det enkelte projekt

Side 6 af12


6 dokumentation

6) Dokumentation

  • Modellen har 13 dokumenter. (Dok01, Dok02, … , Dok13). Excel, Word og Power Point bruges

    • Dok01: Projektkommissorium (se udleveret eksempel)

    • Dok02: Dokumentoversigten (se udleveret eksempel, farver)

    • Dok03: Projektbudget

    • Dok04: Projektaftale

    • Dok05: Projektplan (se udleveret eksempel)

    • Dok06: Kommunikationsplan

    • Dok07: Risikoanalyse

    • Dok08: Emnelog

    • Dok09: Opgaveliste

    • Dok10: Statusrapport (se udleveret eksempel , trafiklys)

    • Dok11: Afslutningsrapport

    • Dok12: Driftsoverlevering

    • Dok13: Effektevaluering

  • Alle skabeloner er bygget op efter samme princip for at skabe genkendelighed. Skabelon, vejledning, eksempel og projektmodellen

  • Gennemarbejdede skabeloner sikre, at den enkelte projektleder ikke skal bruge tid på at overveje, hvordan en projektaftale eller en projektplan skal se ud

  • For alle dokumenter er der defineret en ansvarlig person, tidspunktet for hvornår det udfyldes, hvornår det godkendes og af hvem

Side 7 af12


7 hvordan startes et projekt op

7) Hvordan startes et projekt op?

  • Projektejer eller projekt stiller udfylder Dok01: Projektkommissorium. Ingen projekter starter op uden et udfyldt projektkommissorium!

  • Projektleder stillingen annonceres og besættes

  • Projektkontoret indkalder til et første møde med projektejer og projektleder. På dette møde snakkes projektet igennem og Dok02: Dokumentoversigten udfyldes

  • Projektkontoret opretter alle de dokumenter som er relevante i projektet og overdrager dem til projektlederen

  • Projektlederen er herefter ansvarlig for at udfylde projektdokumentationen. De fleste dokumenter udfyldes i samarbejde med projektgruppen. Altid med støtte fra projektkontoret

  • Projektlederen indkalder projektgruppen til jævnlige projektmøder

Side 8 af12


8 hvordan fastholdes m let

8) Hvordan fastholdes målet?

  • ... Ja det er en af de svære ting i projektarbejde… når man er omgivet af mange kreative mennesker

  • Dok04: Projektaftalen godkendes af projektejeren og er projektlederens ”kontrakt” om hvad der skal leveres. Derfor er det vigtigt at fokusere på leverancer

  • Dok05: Projektplanen godkendes af projektejeren og viser hvornår leverancerne leveres

  • Dok06: Kommunikationsplanen godkendes af projektejeren og beskriver hvad og hvordan der kommunikeres om projektet og hvornår

  • Dok07: Risikoanalysen godkendes af projektejeren og viser hvordan vi håndtere når noget går ”galt”

  • Dok09: Opgavelisten bruges når en velbeskrevet opgave løses af eksterne samarbejdspartnere eller ressourcer som ikke er en del af projektgruppen

  • Dok12: Driftsoverlevering bruges når projektet er afsluttet og ansvaret skal overgives til en driftsorganisation. Hermed sikres det at projektlederen frigives fra projektet og kan komme i gang med nye spændende projekter

Side 9 af12


8 og hvordan f lges der l bende op

8) – og hvordan følges der løbende op?

  • Dok08: Emnelog holde styr på alle emner der behandles i projektet. Et emne er f.eks. Beslutninger, ændringsønsker, møder (dagsorden + referat)

  • Dok10: Statusrapporten er projektlederens værktøj til at vise hvad status på projektet er, hvilke opgaver der er afsluttet og hvad der er planlagt til næste periode

  • Dok11: Afslutningsrapporten gør status på om det planlagte mål er nået og hvilke erfaringer der er gjort undervejs

  • Dok13: Effektevaluering gør status på om projektets effekt er indfriet

Side 10 af12


9 roller og ansvar for deltagerne

9) Roller og ansvar for deltagerne

Side 11 af12


10 sp rgsm l

10) Spørgsmål

  • Hvad gør I på jeres bibliotek?

  • Hvad er jeres erfaringer med projektarbejde?

  • Hvad er det sværeste? Tror I denne model vil hjælpe? Hvordan?

  • ……

  • Er der noget I gerne vil jeg uddyber?

Side 12 af12


  • Login