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Como crear una base de datos en Access y Excel. Crear una base de datos mediante plantillas.
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Crear una base de datos mediante plantillas • Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica.
Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.
Pasos en Access • 1.- Introducción a Microsoft Office Access aparecenvarias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. • 2.- Haga clic en la plantilla que desee utilizar. • 3.-Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombrede archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en , busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4.- Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online • 5.-Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.
Como crear una base de datos sin plantilla • puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones: • Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la ficha Crear.
Como crear una base de datos en blanco • En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco. • En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en aceptar.
Excel • Base de datos • Al hablar de bases de datos en Microsoft Excel no nos referimos a que éste lleve a cabo las funciones de un sistema gestor de bases de datos, sino más bien a que podemos aprovechar la potencia de cálculo de la aplicación para procesar datos, que podemos escribir directamente o importar de bases de datos y aplicaciones externas.
Representación de datos mediante tablas • algún sistema gestor de bases de datos, como por ejemplo Microsoft Access, sabremos que los datos se organizan en unas estructuras denominadas tablas (o relaciones) formadas por una serie de filas y columnas. • Excel aprovecha su característica innata de presentar los datos precisamente mediante filas y columnas para representar dichas tablas de forma natural.
Funciones de la base de datos Devuelve el promedio de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios. Devuelve el valor mínimo de los valores del campo de la base de datos que coinciden con las condiciones especificadas en los criterios. es el rango que contiene la tabla, "ALTURA" es el nombre del campo del cual hemos de calcular el promedio y A9:C10 es el rango de celdas que contiene los criterios de selección para la función.
Tablas y gráficos dinámicos • Las tablas y gráficos dinámicos permiten analizar los datos contenidos en las bases de datos de Excel desde diferentes perspectivas. Además disponen de unas posibilidades de formateo que hacen que podamos modificar. • La manera de dar formato a los gráficos una vez creados es la misma que vimos cuando estudiamos la inserción y modificación de gráficos, de esta misma unidad didáctica.
programación • trata de la posibilidad de creación de las llamadas macros, o rutinas que agrupan una serie de comandos de hoja de cálculo que se ejecutan a la vez sobre el objeto que deseemos y que pueden ser utilizadas las veces . • podría ser útil una macro que convierta texto a un tipo de letra y estilo determinado, u otra que convirtiese un objeto gráfico a un determinado tipo de gráfico con sólo seleccionarlo y ejecutar la macro.
