Contractmanagement

1. Contractmanagement Middelweg 63 6584 AG Molenhoek (Lb) The Netherlands T +31 (0)6 2183 8278 E bartm@probuylogic.nl I www.probuylogic.nl

2. Wat is contract management (CM)? Management Contract management: CM is het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren en ondersteuning te bieden aan het tactische en strategische inkoopbeleid. Contractbeheer: Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats is, ter ondersteuning van het gehele CM-proces. Beheer Bewaking Contractbewaking: Het bewaken van de naleving van de vastgelegde afspraken in een contract. Hierbij wordt zowel de prestatie van de leverancier bewaakt als de prestatie van de eigen organisatie.

3. CM en het inkoopproces Contractmanagement gaat hand in hand met de inkoop van goederen en diensten en dus met het inkoopproces. CM kan het beste toegepast worden vanaf de inkoopzijde. Het CM-proces verloopt parallel aan het inkoopproces.

4. Hoe werkt CM nu eigenlijk? 3 subprocessen: • Het initiële inkoopproces (fase 1 t/m 3) • Het contractbeheer (fase 4 t/m 11) • Het bestellen binnen een contract (afroepen) Indeling CM proces: • Specificeren behoeften • Selecteren leverancier(s) • Opstellen & tekenen contract • Registreren in (creatie)register • Beoordelen en autoriseren • Registreren in contractregister • Archiveren • Genereren en distribueren van informatie • Bewaking en uitvoering en beëindiging • Beëindigen, volledigheidscontroles en evaluaties • Inrichten en opschonen van archieven en registers

5. Links CM Proces verloop Analyse Documentbeheer: Een contract is een speciaal soort document, waardoor contractbeheer veel overeenkomsten heeft met documentbeheer. Registreren & beheren Kwaliteitsmanagement: Kwaliteitsmanagement is er op gericht de kwaliteit van processen te waarborgen en te verbeteren. CM waarborgt de kwaliteit van het inkoopproces, door het documenteren van dit proces en ervoor te zorgen dat aan de gemaakte contractuele afspraken voldaan wordt. Inzicht – Overzicht - Verandermanagement Meten Management

6. Doelstellingen CM Effectiviteit en (kosten) efficiëntie van het inkoopproces verbeteren Ondersteuning strategische en tactische inkoopbesluitvorming • Analysemogelijkheden binnen- en over contracten • Beschikbaarheid relevante managementinformatie • Advisering op basis van verkregen inzicht en overzicht • Centrale vastlegging van contract (informatie) • Standaardisatie proces + kortere DLT • Besparing personeel door standaardisatie en automatisering • Voorkoming van Maverick buying Risicobeheersing contracten Beheersing van leveranciersprestatie • Identificeren van risico’s • Naleving wet- en regelgeving • Autorisatieproces onderdeel van intern systeem • Standaardisatie inkoopproces en procedures • Contractstandaarden • Actieve bewaking van mijlpalen (bv looptijd en opzegtermijn) • Analyseren van actuele kosten ten opzichte van geplande kosten • Systematische factuurcontrole

7. Kosten en opbrengsten CM Potentiele opbrengsten contractmanagement Compliance management 55 % beter • Personeelskosten: • Contractbeheerder(s) • Contractmanager(s) • Third party contractmanager(s) • Automatiseringskosten: • Kosten op basis van SAAS • Initiële kosten: • Implementatie- • Aanschaf- / SAAS- • Communicatie- • Dataverzamelingskosten • Structurele kosten: • Borging procedures • Uitvoeren contractbeheerproces • Licenties / SAAS • Onderhoud en ondersteuning Kosten contractmanagement Kortingen en bonussen 25% - 30% beter Inkoopkosten 2% - 7% lager Vernieuwen contracten 25% beter Evergreen contracten Niet meer van toepassing Doorlooptijden 50% korter Voorwaarden en condities Risico,autorisatie,procedures Management informatie Nooit meer wachten Analyseren contracten Maximale uitnutting Administratieve kosten 25% - 30% lager

8. Toegevoegde waarde Probuylogic Contractmanagement • Professioneel Contract Management uitgevoerd door Probuylogic voor al uw contracten met klanten, leveranciers, partners en personeel; • Gebruik van online Contract Management Systeem (SAAS); • Onbeperkt contracten aanmaken; • Onbeperkt contract gerelateerde documenten opslaan; • Eenvoudig KPI’s invoeren en managen; • Geautomatiseerde reminders naar leveranciers voor kortingen, bonussen en KPI’s; • Geautomatiseerde reminders naar contractverantwoordelijken binnen uw organisatie; • Gratis onbeperkt viewers aanmaken; • Eenmalige inrichting Contract Management systeem door Probuylogic; • Wekelijkse controle & maandelijkse rapportage; • Mogelijkheid voor benchmarking; • Eén aanspreekpunt voor uw organisatie; € 4,95 per contract per maand

9. Opties contract management Opties Probuylogic Contract Management • Contract Management Proces opzetten/optimaliseren • Achterhalen van alle contracten binnen uw organisatie • Contractscan (beoordeling en advies inzake inhoud contract) • (Her)onderhandeling van contracten • Training Contract Management systeem voor uw medewerkers € uurtarief