Strategi & Pengukuran Manajemen Pengetahuan

1. Strategi&PengukuranManajemenPengetahuan

2. Apa yang bisa diukur tidak selalu penting Apa yang penting tidak selalu bisa diukur

3. Strategi KM dan kerangka kerja pengukuran sebagai tambahan siklus KM Terintegrasi • Strategi KM terkait dengan business objective organisasi keseluruhan • Kerangka kerja pengukuran digunakan untuk memantau kemajuan untuk mencapai tujuan organisasi

4. Tujuan KM Inovasi dikaitkan dengan pembuatan pengetahuan baru atau penghubungan antara pengetahuan yang ada Reuse  sebagai landasan pembelajaran organisasi dan dipandang sebagai penyebarluasan inovasi

5. Strategi KM Sebagai landasan yang digunakan untuk mencapai pembelajaran organisasi dan continuous improvement sehingga tidak mengulangi kesalahan yang sama, serta sadar akan cara berpikir dan bekerja yang lebih baik

6. Kerangka Kerja Strategi KM • Struktur Eksternal pengetahuan dari customer, memberi customer pengetahuan • Struktur Internal budaya sharing-knowledge, menangkap tacit knowledge, dst. • Kompetensi jalur karir berbasis KM, lingkungan transfer pengetahuan

7. Faktor Pendorong Implementasi KM • Personil kunci yang pensiun • Kebutuhan akan inovasi untuk berkompetisi dalam lingkungan bisnis yang dinamis • Kebutuhan akan efisiensi internal untuk mengurangi biaya dan usaha

8. STRATEGI KM Adalah pendekatan umum untuk menjelaskan strategi dan tujuan operasional dengan menggunakan prinsip-prinsip dan pendekatan manajemen pengetahuan Strategi KM membantu menjawab permasalahan: • Pendekatan KM yang membawa nilai bagi organisasi • Bagaimana organisasi memprioritaskan alternatif dengan sumberdaya terbatas

9. Komponen Strategi KM • Strategi dan tujuan bisnis yang jelas • Deskripsi isu-isu bisnis berbasis pengetahuan • Inventori sumberdaya pengetahuan yang tersedia • Analisis bidang pengetahuan yang direkomendasikan

10. Penyusunan Strategi KM Dalam menyusun Strategi KM perlu dilakukan langkah-langkah berikut: • Audit Pengetahuan – Knowledge Audit • Analisa Kesenjangan - Gap analysis • KM road map

11. Knowledge Audit(Audit Pengetahuan) • Melakukan identifikasi kebutuhan dan penggunaan informasi dan pengetahuan inti di dalam organisasi • Inventori pengetahuan adalah cara praktis untuk memastikan “mengetahui apa yang diketahui” • Perlu menerapkan prinsip information resource management (IRM) • Harus dilakukan sebelum mengimplementasikan KM

12. Aktifitas Kunci IRM • Identifikasi informasi apa yang ada, bagaimana diidentifikasi dan dikodifikasi? • Kepemilikan siapa bertanggungjawab atas informasi tertentu? • Biaya dan Nilai bagaimana menilai pembelian dan penggunaan? • Pengembangan bagaimana meningkatkan nilai informasi? • Eksploitasi apa cara terbaik untuk memaksimalkan nilai uang?

13. Hasil Audit Pengetahuan • Identifikasi aset dan alur pengetahuan inti • Identifikasi kesenjangan informasi dan pengetahuan yang dibutuhkan • Wilayah kebijakan dan kepemilikan informasi yang perlu dikembangkan • Kesempatan untuk mengurangi biaya information-handling • Kesempatan untuk meningkatkan akses dan kordinasi informasi yang dibutuhkan bersama • Pemahaman yang jelas akan kontribusi pengetahuan untuk bisnis

14. Knowledge Map(Peta Pengetahuan) • Adalah bantuan navigasi untuk informasi eksplisit/terkodifikasi dan pengetahuan tacit/tidak terkodifikasi • Sebagai inventori dan evaluasi aset pengetahuan dan intelektual organisasi

15. Gap Analysis(Analisa Kesenjangan) • Analisis perbedaan antara kondisi saat ini (as is) dan kondisi yang diinginkan (to be) sesuai tujuan bisnis • Dikaitkan dengan hal-hal yang memungkinkan (enablers) dan menjadi penghalang (barriers) kesuksesan implementasi KM • Digunakan untuk memprioritaskan tujuan KM yang harus dicapai perusahaan

16. Hal-hal Kunci dalam Gap Analysis • Perbedaanutamasaatinidandiinginkan • Daftarpenghalangimplementasi KM • Daftarpendorong KM • Identifikasikesempatanuntukberkolaborasidenganinisiatifbisnis lain • Melakukananalisisresiko • Apakahadaredundansidalamorganisasi? • Apakanadapenampunganpengetahuan? • Bagaimanaposisiperusahaandalamindustrisejenis?

17. KM Road Map • Bagaimana cara untuk mengubah dari kondidi saat ini (as is) dan mencapai kondisi yang diinginkan (to be) • Mewakili strategi jangka waktu 3-5 tahun beserta target yang harus dicapai selama kurun tersebut

18. Konten Road Map • Bagaimana organisasi mengelola pengetahuan lebih baik? • Bagaimana organisasi mengelola pengetahuan eksplisit (konten) dan tacit (komunitas)? • Bagaimana aset pengetahuan, orang, proses, dll dijadikan sebagai fokus prioritas pendorong KM? • Apa hubungan antara pendorong KM dengan tujuan bisnis? • Apa yang menjadi quick wins? • Bagaimana kapabilitas KM bertahan dalam jangka panjang?

19. PENGUKURAN DALAM KM Aset intelektual sulit diukur dan dikelola karena bersifat intangible Diklasifikasikan sebagai: • Pengetahuan tacit dan eksplisit mengenai tugas, orang, dan organisasi • Sumberdaya capital (human, structural, relational) yang menyusun pengetahuan

20. Aset Pengetahuan Kategori aset pengetahuan : • Human capital pengetahuan karyawan yang sulit diukur • Structural capital  termasuk kebijakan, prosedur, aplikasi, dll yang dapat diukur secara finansial • Customer capital  hubungan perusahaan dengan pelanggan yang dapat diukur secara bisnis

21. Pendekatan Pengukuran KM Pendekatan populer yang sering digunakan: • Benchmarking • Balanced Scorecard

22. BenchmarkinG Upaya suatu perusahaan untuk meniru praktek terbaik yang dikerjakan pihak lain, baik di dalam maupun di luar perusahaan, industri maupun sektor perusahaan tersebut

23. Metode Benchmarking Mempelajari perusahaan lain yang sejenis untuk melihat metode mana yang terbaik dilaksanakan dan kemudian diterapkan di perusahaan sendiri Pada dasarnya terbagi atas dua jenis: • Benchmarking internal • Benchmarking eksternal

24. Metode BenchmarkingKeuntungan • Peningkatan proses dan reuse • Produktifitas dalam investasi pengetahuan • Mutu layanan • Kepuasan pelanggan • Time to market • Costs, profits, dan margins • Distribusi • Relasi dan manajemen relasi

25. Metode BenchmarkingLangkah-langkah • Menentukan apa yang akan di-benchmark • Membentuk team benchmark • Memilih daftar benchmarking • Mengumpulkan dan menganalisis data • Menentukan perubahan yang harus dilakukan • Memantau perkembangan

26. Balanced Scorecard Teknik untuk menjaga keseimbangan antara tujuan-tujuan jangka panjang dan pendek, ukuran-ukuran finansial dan non-finansial, indikator-indikator ketertinggalan dan kepemimpinan, dan antara perspektif internal dan eksternal

27. Balanced Scorecard (BSC) Pengukuran dan manajemen sistem yang memungkinkan organisasi untuk mengklarifikasi visi dan strategi serta mentranslasikan menjadi tindakan Indikator kinerja didistribusikan dalam 4 dimensi: • Financial • Customer • Internal Business Process • Learning & Growth

28. Balanced Scorecard (BSC) Indikator digunakan untuk: • Mengukur kemajuan untuk mencapai visi • Mengukur pendorong sukses jangka panjang Melalui BSC organisasi memantau kinerja saat ini, serta usahanya untuk meningkatkan proses, memotivasi dan mendidik karyawan, memperbaiki sistem informasi

29. Financial Vision & Strategy Customer Internal Business Process Learning & Growth Balanced Scorecard (BSC)Model

30. Balanced Scorecard (BSC)Indikator Pengukuran Financial: • Income operasional • Return on capital • Economic value added Pengukuran Customer: • Kepuasan pelanggan • Retensi • Market share

31. Balanced Scorecard (BSC)Indikator Pengukuran Internal Business Process: • Cost • Throughput • Quality Pengukuran Learning & Growth: • Kepuasan karyawan • Retensi • Kumpulan keahlian

32. Sekian dan Terima kasih