Seminaire organisation de la comptabilit de l etat
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2. SOMMAIREIntroductionL'organisation du rseau comptable du Trsor public 2.1 Les objectifs 2.2 Les principes 2.3 Les acteurs 3 La tenue de la comptabilit gnrale de l'Etat 3.1 La comptabilit des comptables non centralisateurs 3.2 La co

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SEMINAIRE Organisation de la comptabilit de l Etat

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Seminaire organisation de la comptabilit de l etat

FONDS MONETAIRE INTERNATIONAL

Afritac Centre

SEMINAIRE

Organisation de la comptabilit de lEtat

(Directives du cadre harmonis des finances publiques en zone cemac)

Prsent par : Blaise N. YEHOUENOU

Consultant

Lieu : Douala du 26 au 29 octobre 2009


Seminaire organisation de la comptabilit de l etat

  • SOMMAIRE

  • Introduction

  • Lorganisation du rseau comptable du Trsor public

  • 2.1 Les objectifs

  • 2.2 Les principes

  • 2.3 Les acteurs

  • 3 La tenue de la comptabilit gnrale de lEtat

  • 3.1 La comptabilit des comptables non centralisateurs

  • 3.2 La comptabilit des comptables centralisateurs

  • 4 La centralisation comptable

  • 4.1 Dfinition et modalits

  • 4.2 Architecture de la centralisation comptable

  • 5 Les annexes


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1.

INTRODUCTION

La comptabilit de lEtat a pour objet la description et le contrle des oprations financires et linformation des autorits de contrle et de gestion. Elle permet :


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  • la connaissance et le contrle des oprations budgtaires et de trsorerie;

  • la connaissance de la situation du patrimoine;

  • le calcul dun prix de revient, du cot et du rendement des services;

  • la dtermination des rsultats annuels;

  • lintgration des oprations dans la comptabilit conomique nationale;


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  • toues autres analyses conomiques et financires permettant notamment ltablissement des ratios et tableaux de bord.


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2.

LORGANISATION DU RSEAU COMPTABLE DU TRSOR PUBLIC


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A travers le rseau de ses comptables, ladministration du Trsor assure, pour le compte de lEtat, les oprations de recouvrement (du moins en partie) et la centralisation des recettes, ainsi que le paiement des dpenses dans lespace et dans le temps.

Pour la description de ces oprations et dans le souci de produire dans les dlais impartis, des informations comptables exhaustives et fiables sur lexcution du budget et la trsorerie, lorganisation du rseau comptable du Trsor doit viser des objectifs bien dfinis et reposer sur des principes clairement tablis.


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2.1.- Les objectifs

Lorganisation du rseau comptable du trsor doit viser deux objectifs essentiels:

  • le premier, la description exacte et rapide des oprations financires. Ce qui ncessite une bonne matrise de la rglementation et des procdures comptables. A cet effet, les chefs de postes comptables doivent disposer de manuel de procdures comptables rgulirement mis jour;


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  • le second, la dconcentration de la tenue de la comptabilit. Une comptabilit fortement centralise ne permet pas la production rapide de documents de synthse fiables. Ainsi, la centralisation de linformation financire doit relativement tre proche du lieu et du moment de sa ralisation. Ce qui permet dviter des rgularisations ou ajustements comptables difficiles.


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2.2.- Les principes

Les principes dorganisation des postes comptables du trsor peuvent tre regroups en quatre:

2.2.1.- Le dcloisonnement des services

Il sagit de veiller ce que lensemble des services dun poste comptable dont les activits concourent lexcution du budget et de la trsorerie participent la saisie, au classement et lenregistrement des donnes financires et comptables.


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En dautres termes, il faut viter que la tenue de comptabilit soit lapanage dun seul service; ce qui risque de crer des retards entre le moment de ralisation des oprations et celui de leur enregistrement dans le systme comptable. Ce principe implique la mise en uvre dinterrelations actives entre tous les services dun mme poste pour assurer les changes dinformations ncessaires, effectuer les contrles pour sassurer de la cohrence de lensemble.


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2.2.2.- La responsabilit de chaque service

Dans un poste comptable, chaque service est responsable de ses oprations et doit sassurer de leur bonne comptabilisation. A cet effet, il tient une comptabilit auxiliaire quil rapproche priodiquement avec le service en charge de la comptabilit gnrale.


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2.2.3. Le rle central du service de la Comptabilit gnrale

Le service en charge de la comptabilit gnrale dans un poste comptable doit sassurer de la cohrence de lensemble du dispositif comptable. Il doit organiser des contrles et participer aux recherches en cas de discordances.


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2.2.4.- Limportance du rythme des contrles

Pour tre efficace, les ajustements doivent se faire la date la plus rapproche possible de la fin de priode contrle et porter sur une priode suffisamment courte pour ne pas gnrer des recherches trop fastidieuses.


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2.3.- Les acteurs

Pour la tenue de la comptabilit de gnrale de lEtat, les comptables publics sont juridiquement rpartis en deux grandes catgories: les comptables principaux et les comptables secondaires. Ensuite, pour une meilleure organisation de la comptabilit, chaque catgorie comprend des comptables centralisateurs et des comptables non centralisateurs.

Suivant les principes directeurs de la directive n 05/08-UEAC-195-CM-18 du 19 dcembre 2008


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  • relative au plan comptable de lEtat en zone CEMAC (PCE-CEMAC), seuls les comptables principaux sont centralisateurs; ils sont classs en trois niveaux (voir page 14 PCE):

  • le niveau 1 comprend lAgent comptable central du trsor (ACCT) ou le Trsorier-payeur gnral (T-PG) suivant les Etats membres de la CEMAC;

  • le niveau 2 comprend le Receveur gnral, le Payeur gnral ou le T-PG;

  • le niveau 3 les trsoriers rgionaux ou dpartementaux.


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Les comptables secondaires sont constitus des trsoriers principaux et des trsoriers municipaux.

A la fin de chaque dcade, les CNC procdent larrt de leur comptabilit et transmettent aux CC les bordereaux de transfert de recettes et de dpenses, appuys des pices justificatives.

Les comptables centralisateurs sont chargs de centraliser, selon une priodicit dfinie, lensemble des oprations financires faites pour le compte de lEtat par les comptables qui leur


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sont territorialement rattaches et auxquels ils sont relis par un compte interne. Ils donnent les imputations dfinitives aux oprations dont ils sont assignataires et transfrent les autres oprations aux comptables assignataires intresss.


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3.

LA TENUE DE LA COMPTABILIT GNRALE DE LTAT


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3.1.- La comptabilit des CNC

Les CNC sont constitus par les trsoriers principaux et municipaux. Ils excutent des oprations retraces dans les livres journaux et documents comptables arrts suivant des procdures bien dfinies.

Leurs comptabilits sont adresses aux trsoriers rgionaux ou dpartementaux auxquels ils sont territorialement rattachs pour saisie, enregistrement ou intgration suivant la nature des supports comptables produits par leur systme dinformation (manuel ou informatique).


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3.1.1.- Les documents comptables tenus par les CNC

Les documents tenus par les CNC sont constitus des livres de premires critures (quittanciers, journaux, calepin de caisse) et des livres de secondes critures (livres de dveloppement, livre centralisateur ou grand-livre rcapitulatif).

Tous les livres sont arrts au jour le jour.


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Les livres de secondes critures font ensuite lobjet dun arrt dcadaire et mensuel, en vue de llaboration de lextrait de la balance des comptes du trsor encore appel relev des comptes mouvements.

Le relev des comptes mouvements peut tre remplac par un bordereau de versement dcadaire (ou mensuel) des oprations effectues par les chefs de postes dont le systme comptable est encore manuel.


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3.1.2.- Les procdures comptables chez les CNC

Les CNC ne procdent pas limputation dfinitive de leurs oprations.

Les principales oprations quils effectuent sont dcrites laide des comptes des classes 3, 4 et 5.

Cest une comptabilit relativement simple.


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3.1.3.- La transmission des comptabilits au CC de niveau 3

Les CNC procdent larrt de leurs comptabilits la fin de chaque dcade. Ils transmettent les pices justificatives au CC de niveau 3. Celles-ci sont classes par nature de recettes et de dpenses dans lordre chronologique de dates.

Une bande machine est tablie lappui de chaque liasse de pices. Cette bande doit comporter les informations suivantes:


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  • le code du poste comptable;

  • le cachet du poste comptable;

  • la nature de lopration;

  • les montants dtaills (une pice justificative par montant);

  • le total.

Les fiches dcritures sont tablies lappui de chaque liasse de pices justificatives. Ces fiches doivent comporter les informations ci-aprs:

  • les comptes dbit et crdit ;

  • la spcification du poste comptable metteur de lopration;


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  • la spcification du poste comptable destinataire final de lopration;

  • la nature de lopration;

  • le montant total de lopration.

Un relev des comptes mouvements ou un bordereau de versement dcadaire des oprations effectues est tabli.

Enfin, les feuillets originaux des documents de premires critures sont galement joints aux comptabilits.


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3.2.- La comptabilit des CC

3.2.1.- Les documents comptables tenus par les CC

Les CC tiennent les mmes livres que les CNC. Les modalits darrt des documents sont galement les mmes.

A la fin de chaque mois, les CC de niveau 3 et 2 doivent produisent une balance des comptes mouvements adresse au comptable de niveau suprieur de niveau 1.


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3.2.2.- Les procdures comptables chez les CC

En leur qualit de comptables principaux, les CC ont habilitation sur lensemble des comptes dexcution de la loi de finances. A ce titre, ils doivent donner une imputation dfinitive aux oprations budgtaires dont ils sont assignataires et justiciables devant la juridiction financire.

Les CC de niveau 3 (trsoriers rgionaux, dpartementaux, provinciaux) constituent le premier chelon de centralisation des oprations des CNC.


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Ils transfrent au CC de niveau 2 les recettes et dpenses dont ils sont assignataires et justiciables devant la juridiction financire.

Les CC de niveau 2 dnouent les transferts reus des CC de niveau 3. Ils centralisent les oprations des autres comptables secondaires qui leurs sont ventuellement rattachs (administrations financires etc.)


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En fin dexercice , ils centralisent tous les comptes budgtaires laide du compte 396 oprations centralises et en adresse le rsultat au comptable centralisateur de niveau 1.


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Le CC de niveau 1 assure la gestion de la trsorerie de lEtat, y compris la gestion de la dette suivant lorganisation administrative de chaque pays. Ils veille lquilibre des ressources et des charges dans lespace et dans le temps. Ils centralisent lensemble des comptes des comptables principaux et produits mensuellement la balance gnrale des comptes de lEtat. Il tablit le compte gnral de ladministration des finances et labore le projet de loi de rglement.


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3.2.3.- La transmission des comptabilits entre les CC

Les CC de niveau 3 transmettent les oprations dont ils ne sont pas assignataires aux CC de niveau 2 laide de bordereaux de transfert de recettes ou de dpenses, appuys des pices justificatives. Ils adressent copie de leur balance mensuelle la fois aux CC de niveau 2 et 1. Enfin, ils tablissent les tats de rapprochement des comptes bancaires ou postaux dont ils sont gestionnaires lattention du CC de niveau 1.


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Les CC de niveau 2 transmettent les oprations dont ils ne sont pas assignataires aux CC de niveau 3 laide de bordereaux de transfert de recettes ou de dpenses, appuys des pices justificatives. Ils adressent copie de leur balance mensuelle, accompagne tats de rapprochement des comptes bancaires ou postaux au CC de niveau 1.


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Le CC de niveau 1 transmet les oprations dont il nest pas assignataire aux CC de niveau 3 et 2 laide de bordereaux de transfert de recettes ou de dpenses, appuys des pices justificatives. Enfin il leur propose, pour validation, les oprations portes directement aux comptes de classes 6 et 7 pour les oprations dont ils sont assignataires.


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4.

La centralisation comptable


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4.1.- Dfinition et modalits

4.1.1.- Dfinition

Le trsor public, travers son rseau de comptables publics, est lune des administrations les plus dconcentres de lEtat. Il a en charge la mise en uvre de laction financire de lEtat. De ce fait, la tenue de la comptabilit gnrale est fortement dconcentre. Or le budget de lEtat soumis aux rgles de la comptabilit publique, est un (principe de lunit budgtaire).


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Pour raliser lunit des comptes publics, la comptabilit est organise suivant le systme centralisateur.

La technique de la centralisation comptable est le mcanisme qui organise et structure la comptabilit gnrale de lEtat de manire lui donner toute son unit .


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4.1.2.- Modalits

Les modalits de centralisation pour latteinte des objectifs de clrit et de production des tats financiers dans les dlais rglementaires, dpendent de la pertinence de lorganisation administrative de la direction du trsor et la de comptabilit publique, des moyens de communication, de la qualit du systme dinformations et de la matrise des procdures comptables.


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En zone CEMAC, le premier niveau de centralisation retenu est celui des trsoriers rgionaux ou dpartementaux; le deuxime niveau est celui des trsoriers gnraux, payeurs gnraux ou trsoriers-payeurs gnraux; le troisime niveau est celui de lagent comptable central du trsor ou T-GP suivant les pays.

  • 4.2.- Architecture de centralisation comptable

  • 4.2.1.- Schma de centralisation


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    4.2.2.- Commentaire

    Les relations comptables entre les CNC et les CC de niveaux 3 sont des relations de centralisation. Ce qui signifie que les oprations comptables de base effectues par les CNC sont dabord intgres dans le systme comptable des CC de niveau 3, postes comptables de rattachement, avant dtre apures. Au terme des oprations de centralisation, les comptes dopration sur linitiative des CNC sont solds.


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    Les relations comptables entre les CC de niveau 3 et de niveau 2, et dune manire gnrale entre comptables principaux, sont des relations de transfertet vice-versa. Ce qui signifie que les oprations transmises par les uns aux autres, sont des oprations dont ils sont assignataires et dont ils doivent rendre compte au juge des comptes. Ces relations sont mis en uvre par les lintermdiaire des comptes 391.00 transfert de dpenses et 390.01 transfert de recettes. Les comptes de transfert sont solds lchelon national par consolidation des comptes de lensemble des comptables principaux.


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    Les relations comptables entre les CC de niveaux 3, 2 et le CC de niveau 1 sont des relations de centralisation mises en uvre par le compte 396 oprations centralises (voir communication sur les oprations de fin de gestion). Au terme de cet exercice, lunit de la comptabilit de lEtat est ralise par application du principe de lunit budgtaire.


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    5.

    Annexes


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    5.1.- Vhicule de linformation comptable

    FICHE DECRITURES

    ANNEE: JOURNEE:

    Compte dbit: Compte crdit:

    CODE DU SERVICE CHARGE DE LA COMPTABILITE AUXILIAIRE DU COMPTE JOUANT EN CONTRE PARTIE

    SIGNATURE

    CODE SERVICE EMETTEUR


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    5.2.- Extrait de balance des comptes

    RELEVE DES COMPTES MOUVEMENTES

    le

    DANS LORDRE CROISSANT

    DES NUMEROS DES COMPTES LE CHEF DE POSTE COMPTABLE


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    5.3.- Format de grand livre rcapitulatif

    EXTRAIT DU GRAND LIVRE RECAPITULATIF

    ARRETE AU 31 DECEMBRE N

    PERIODE:

    le

    DANS LORDRE CROISSANT

    DES NUMEROS DES COMPTES LE CHEF DE POSTE COMPTABLE


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    Je vous remercie


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