Arquivos Pernamentes

1. Arquivos Pernamentes Aula 9

2. Descrição • A descrição é uma atividade que se segue após a classificação. Somente a descrição arquivística garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o conhecimento como a localização dos documentos que o integram.

3. O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos de pesquisa, que consistem na descrição e na localização dos documentos no acervo. • A descrição deve ser feita em relação à sua: • Substância: orientando os usuários nas diversas modalidade de abordagem a um acervo • Estrutura: indicando o plano de classificação adotado. • Sem a descrição, corre-se o risco de criar uma situação análoga à de um analfabeto diante de um livro.

4. Os arquivistas devem facilitar a consulta e difundir os meios para o conhecimento do acervo através dos instrumentos de pes-quisa. • A descrição é a análise realizada pelo ar-quivista sobre os fundos/sistemas e docu-mentos a fim de sintetizar e condensar as informações em conteúdos para oferecê-la aos interessados. É a ponte que comunica os documentos com os usuários.

5. Vários são os instrumentos de pesquisa que se pode dispor um arquivo: • Guias; • Inventários; • Catálogos; • Cada um deles diz respeito a um nível de análise arquivística.

6. Listagem para sintetizar as principais eta-pas da confecção de um instrumento de pesquisa: • Planejamento e definição de prioridades • Escolha do material a ser descrito; • Escolha do tipo de instrumento; • Definição da forma de divulgação do instrumento; • Definição dos recursos materiais, humanos e financeiros; • Estabelecimento de cronograma; • Estabelecimento do conteúdo do instrumento • Definições das informações a serem apresentadas; • Estabelecimento do sistema de coleta e de processa-mento de dados

7. Preparação para recolhimento da informa-ção; • Definição dos elementos do sistema informa-tizado; • Elaboração de normas para preenchimento das fichas de coleta de informação; • Teste das atividades em parte do acervo; • Treinamento do pessoal responsável e esco-lha do coordenador; • Recolhimento das informações; • Confecção do instrumento de pesquisa; • Divulgação do instrumento de pesquisa.

8. Para se conseguir bons instrumentos de pesquisa a descrição deverá ser o mais exata possível. • Cada Arquivo, Fundo/Sistema, deve ter um ins-trumento de pesquisa que reflita a totalidade de seu conjun-to documental. Quanto as séries que integram o dito fundo não requerem obrigatoria-mente a confecção de um catálogo, cuja a neces-sidade só dependerá do interesse informativo da mesma e de sua demanda.

9. Porém, há os velhos problemas de normalização da arquivística, pois as nossas práticas estão marcadas por tradições administrativas estabelecidas por cada país, inclusive na produção dos instrumentos de pesquisa. • Termos claros e exatos • Conceitos universais • Inclusive de tradução: • Canadá: instruments de recherche e instruments de reperage; • USA: finding aids; • Espanha: instrumentos de investigación. • A falta de uma uniformização terminológica levou a constituição de grupos de trabalho constituídos pelo CIA para tentar solucionar. • 1931 – Comitê consultivo permanente de especialistas de arquivo • 1950 – Criação do Conselho Internacional de Arquivo • 1977 - Elaboração do Dictionary of Archival Terminology

10. Neste sentido foi iniciado um trabalho para elabo-rar uma norma de descrição internacional que é atualmente conhecida como ISAD (G). • ISAD(G) evolução cronológica: • Reuniões entre 1988 e 1993 com o apoio do CIA e da UNESCO. O Canadá é o país que a muito tempo vem levantando a bandeira da normalização da descrição. • Tomada de consciência da necessidade de normali-zar • Há uma clara ruptura entre a análise dos documentos de arquivo e os livros partindo de um elemento essen-cial e distinto: a origem administrativa do 1º. • Comprova-se que todos tinham dado regras para os seus arquivos, mas poucos tinham normalizado em sentido mais rigoroso. • Estabelecimentos de normas gerais e específicas (cada país)

11. 1990 – Comissão de normas e descrição; • 1992 – Aprovado a declaração de princípios • 1993 – Foi aprovado o ISAD-G e abriu-se um período de 5 anos para experimentá-la e questioná-la • Revista Quinquenalmente.

12. Áreas do ISAD(G): • Área de Identidade; (ISO 3.166) • Área de Contexto; • Área de Conteúdo; • Área de Condições de Acesso e Utilização; • Área de Materiais relacionados; • Área de Notas • Área de Identidade: 1.1 – Nome e localização do Arquivo ou da Instituição Arquivística; 1.2 – Nome do Fundo/Série documentais/ Unidades documentais

13. 1.3 – Datas-limites dos documentos 1.4 – Nível de Descrição: Fundo/Série/Documento; 1.5 – Volume; 1.6 – Notas. • Área de Contexto: 2.1 – Nome do Produtor; 2.2 – História Administrativa; 2.3 – Data de Acumulação; 2.4 – História da Custódia; 2.5 – Forma de Ingresso; 2.6 – Notas.

14. Área de Conteúdo 3.1 – Resumo do conteúdo; 3.2 – Resumo sobre seleção e eliminação; 3.3 – Novos Ingressos; 3.4 – Sistema de Organização 3.5 – Notas • Área de Condições de Acesso 4.1 – Língua dos Documentos; 4.2 – Características Físicas (se há necessidade de algum meio para leitura dos documentos); 4.3 – Condição de acessibilidade (situação legal do acervo); 4.4 – Direito de Autor; 4.5 – Instrumentos de Pesquisa; 4.6 – Notas.

15. Área de Materiais realcionados 5.1 – Localização de Originias; 5.2 – Existência de Cópias; 5.3 – Unidades de Descrição Relacionadas (outros fundos ou séries); 5.4 – Documentação Complementar em outros arquivos ou instituição; 5.5 –Nota de publicação ou bibliografia. • Área de Observações.

16. Nobrade • Estabelecimento de áreas específicas estabelecidas pelo país. • Área de Controle de Descrição 7.1 – Informações sobre a elaboração da descri-ção (nome do arquivista ou equipe, metodolo-gia usada, data da descrição) 8.1 – Pontos de Acesso: elaboração de índices e controle de vocabulário adotado.