AGENDA

1. AGENDA • 1 - HISTORIQUE • 2 - PROCEDURE EN COURS • 3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPES • 4 –PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE • 5 –PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES • 6 - FINALISATION DE LA PROPOSITION Assurances de transport

2. 1 - HISTORIQUE • Module import/export intégré dans SIRIAC en 1994 • Groupe de travail constitué pour assurances transport • But : rationaliser la procédure en vigueur • Dernière réunion le 16/11/1994 • Processus relancé le 28/11/2000 • Migration de SIRIAC sur le WEB (début 2002) -> opportunité pour automatiser ou revoir certaines procédures • Situation aujourd’hui : • Plusieurs réunions organisées avec les services concernés et AXA • Paramétrage de l’application effectué selon spécifications du tarif • Développements nécessaires effectués • Etape suivante (aujourd’hui) • soumisison d’une proposition d’implémentation • Approbation éventuelle de cette proposition • Date à convenir pour mise en production définitive Assurances de transport

3. 2 - PROCEDURE EN COURSEtape 1 – Envoi des demandes • Déterminer si assurance nécessaire • Editer la demande d’assurance (4 ex.) • Enregistrement manuel des demandes • Envoi hebdomadaire au Sce juridique (3 ex.) Import/Export • Numérotation séquentielle des demandes • Envoi en 2 exemplaires à Cie avec courrier • Avis tél. Cie si montant important • Retour 1 exemplaire import/export Service Juridique • Pointage des demandes en retour du servicejuridique • Classement dans les dossiers respectifs Import/Export Assurances de transport

4. 2 - PROCEDURE EN COURSEtape 2 – Traitement demandes • Etablissement décompte de primes • Envoi au service juridique avec 1 exemplaire de la demande initiale valorisé (taux + montant) Cie assurances • Vérification montant calculé • Envoi des demandes à la section débiteurs et teamsavec le décompte de primes Sce juridique • Etablissement récapitulatif manuel par code budget. • Regroupement demandes < 30 CHF sur code 14210 • Si team, photocopie demande (justificatif) • Transmission des copies avec le décompte de prime au bureau des factures Section débiteurset teams Assurances de transport

5. 2 - PROCEDURE EN COURSEtape 3 – Facturation et paiement • Saisie manuelle d’une en-tête de facture dans le système (GFAAGC) • Création des écritures comptables (GECR) • Transmission du decompte de primes et des demandes au bureau des paiements Bureau factures • Ultime vérification des montants • Préparation du paiement • Envoi du décompte et des demandes au bureau archives Bureau paiements • Mise du décompte et des copies de demandes dans le classement factures. Bureau Archives Assurances de transport

6. 2 - PROCEDURE EN COURSSchéma global Service juridique Envoi des demandes d’assurance ( 3 ex.) Import/Export Retour 1 exemplaire(délai 15 j) Transmission des demandes (2 ex,) Bureau des factures Retour 1 ex. valorisé + décompte primes Envoi demandes + décompte primes Compagnie d’assurances Transmission décompte primes + demandes Section débiteurset teams Transmission demandes + décompte prime Bureau paiements Envoi décompte + demandes Bureau Archives Assurances de transport

7. 2 - PROCEDURE EN COURSBILAN • Nombreux services impliqués • Traitement largement manuel • Coût de traitement estimé à 5,10 jours/homme/mois • Manque de transparence des coûts • Délais de traitement Assurances de transport

8. 3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPESETAPES • Etape 1 : Intégration EDH: • insertion automatique des données permettant la génération des commandes d’assurance (Intervenant AS avec article ASS générique) • Etape 2 : Traitement du mouvement par import/export: • Mise à jour des données assurance (article spécifique + valorisation) • Etape 3 : Génération des commandes d’assurance et passage de ces commandes à la bonne étape par batch journalier • Etape 4 : Génération de la liste récapitulative des assurances par batch 1 fois par semaine • Etape 5 : Lancement du traitement de facturation par batch 1 fois par semaine Assurances de transport

9. 3 – PROCEDURE PROPOSEEBENEFICES • Processus entièrement automatique depuis EDH jusqu’à l’envoi de la demande à AXA. • Aucune intervention ou contrôle manuel nécessaires • Toutefois, possibilité d’intervenir à tout moment dans le processus : • Pour les expéditions ne venant pas de EDH • Pour modifier les données des demandes EDH • Supprimer une demande d’assurance • Modifier certaines données (montant, etc….) • Transparence complète des coûts Assurances de transport

10. 3 - PROCEDURE PROPOSEESchéma global WEB EDH Saisie demande exp/transport Intégration demandes Génération cdes assurance Commandes sur Le Web Génération liste assurances Consultation éventuelle cdes Web Facturation sur la base de la liste hebdomadaire Traitement de facturation Traitement de paiement Assurances de transport

11. 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGESUR LA BASE DU TARIF AXA • 1 – Définition de groupes de pays correspondant aux zônes du tarif • 2 - association de chaque pays au groupe correspondant (dans la table des paramètres) • 3 – Définition d’un article générique assurance et des articles spécifiques correspondant aux lignes du tarif • 4 – Définition des référencements articles/fournisseur Assurances de transport

12. 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGEBASE =TARIF AXA Assurances de transport

13. 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGEDEFINITION DES CATEGORIES DE PAYS Assurances de transport

14. 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGEDEFINITION DES ARTICLES SPECIFIQUES Assurances de transport

15. 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGEArticles ‘Assurance de transport’ Assurances de transport

16. 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGERéférencement articles/fournisseurs En cas de changement de tarif ou de compagnie, un seul endroit à maintenir…… Assurances de transport

17. 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESCréation de la demande dans EDH Assurances de transport

18. 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 1 : Intégration EDH (mouvement) Assurances de transport

19. 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 1 : Intégration EDH (intervenant AS) Assurances de transport

20. 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 2 : mise à jour des données assurance après traitement du mouvement Assurances de transport

21. 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 3 : Génération et traitement des commandes d’assurance • Génération des commandes d’assurance à partir des données intervenant AS (par batch tous les soirs) • Mise en place d’un enchainement batch pour prendre ces commandes et leur faire franchir les différentes étapes jusqu’au transfert en comptabilité (par batch tous les soirs) Assurances de transport

22. 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXA • Principe : • Regroupement des commandes d’assurance par article, site de départ, mode de transport • Envoi de l’information à Axe sous forme de fax 1 x par semaine • Exemple : Article : ASS_EU1_A Assurance de transport par avion - Europe -Categorie EU1 Site de depart : Prevessin(FR). Taux : 0.10 % - Total prime : 23.27 CHF. Ref. ass Mouvement Date depart Destination Valeur biens Prime AS 13 1 EP 1065322 29/04/2002 BOEHMENKIRCH-DE 14275 14.27 AS 14 1 EP 1066597 29/04/2002 AACHEN-DE 9000 9.00 Assurances de transport

23. 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXA : Fax Assurances de transport

24. 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 5 : Traitement de facturation • Etablissement par AXA de la facture sur la base du fax récapitulatif 1 x par semaine • Génération de l’échéancier et rattachement des commandes concernées • Traitement TGFAA par batch 1 x par semaine • Traitement de l’échéancier par le bureau des factures • Traitement standard Qualiac Assurances de transport

25. 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPESEtape 5 : Traitement de facturation (exemple) Assurances de transport

26. 6 – FINALISATION DE LA PROPOSITION • Commentaires sur la proposition • Décision sur son adoption • Points à préciser : • Fréquence pour l’envoi des fax • Accord sur le mode de facturation • Calendrier de mise en production Assurances de transport