De Personeelspeiling Editie 2014

1. De Personeelspeiling Editie 2014 INFORMATIESESSIE - 3 december 2013

2. Programma • Kennismaking • PP 2014: waarom meedoen? Evaluatie en vernieuwingen • PP 2014: basisaanbod en maatwerkaanbod • Ondersteuning voor, tijdens en na • Timing, inschrijving en aanlevering deelnemersgegevens • Hoe kan je je voorbereiden? • Vragen en suggesties? Infosessie PP

3. Samenwerking met partners • AgO organiseert samen met departement BZ • Uitvoering door technische partner GfK Belgium • Vertrouwelijkheid van gegevens verzekerd • Anonimiteit van respondenten • Bestaand afsprakenkader en deontologische commissie Infosessie PP

4. PP 2014: waarom meedoen? • We behouden sterktes uit de vorige editie • PP 2012: evaluatie qua proces en rapport • Rapport : wat mag je opnieuw verwachten? ALTIJD HETZELFDE overbevraging Nog bezig met vorige… WEERAL ? Infosessie PP

5. Vernieuwingen PP14 • Aansluiting bij ondernemingsplan / nieuwe beheersovereenkomsten… timing • Eén vragenlijst voor personeel en management – integratie managementbevraging • Wat voor uw organisatie belangrijk is ? extra vragenblok mogelijk • Verrijking van data mogelijk : om later de relatie leggen met andere personeelscijfers Infosessie PP

6. PP 2014: het ‘basisaanbod’ • Vrijwillige deelname maar ‘kosteloos’…: • Degelijke, korte online bevraging alle personeelsleden • Vergelijkingen: historisch, extern (VO), intern (opsplitsingen) • Degelijke rapportering (significantietoetsen, clusters, impactmatrices enz.) met inbegrepen opsplitsingen • In verschillende vormen (Pdf, Excel, detailwerkfile…) Infosessie PP

7. PP 2014: het ‘maatwerkaanbod’ • Extra vragen(blok) toevoegen: 1000 euro max. (!) • Max. 10 gesloten vragen (standaard 5 puntenschaal) + max. 2 open vragen • 2e, 3e… extra opsplitsing in de rapportering: 1000 euro max. (!) • p.m.: 1e extra opsplitsing en management vs. Personeel zijn kosteloos • Volledige rapportering op een lager niveau dan ‘entiteit’: 250 euro/rapport max. (!) • Cf. bvb. rapport zoals VO-rapport maar enkel voor de departementen, IVA’s… • Vb. rapport voor een afdeling, een provincie van een middelgrote entiteit • Vergelijkend rapport per beleidsdomein: KOSTELOOS - Voorzitters managementcomités en LA’s worden daarvoor aangeschreven • Bijkomende analyses of verrijking van gegevens, presentatie van de resultaten… : • Na korte intake en eventuele offerte met expliciet akkoord van LA • Meer informatie in de Workshops ‘Personeelspeiling: de resultaten, wat nu?’ • SAMENGEVAT: u vraagt, wij draaien (rapporteringen) aan kostprijs…. Infosessie PP

8. Ondersteuning voor, tijdens en na • SLECHTS 1 adres: • Inhoudelijke vragen: personeelspeiling@vlaanderen.be • Technische helpdesk: personeelspeiling@gfk.com Infosessie PP

9. Ondersteuning voor, tijdens en na Uitwerking van maatwerk Communicatiemateriaal -Checklist als hulp voor deelname/inschrijving -inschrijven kan on-line -VLIMPERS rapport om deelnemergegevens aan te leveren -Workshop “de resultaten en nu”: relatie met andere gegevens -Ondersteuning natrajecten -Responsopvolging -Technische en inhoudelijke ondersteuning Infosessie PP

10. Concreet – de hoofdlijnen Infosessie PP

11. Timing Uitnodiging LA Uitwerkenmaatwerkvragen 15/12/2013 Extra vragenblok en anderemaatwerkvragen 02/04/2014 Afsluitingveldwerk Infosessie 15/06/2014 03/12/2013 Inschrijvingen via AgO Rapporten Uitnodigingen 02/09/2014 03/01-31/01/2014 12/05/2014 december januari februari maart april mei juni juli-augustus september Programmatie Analyses, programmatie & controle rapporten Deelnemersgegevensnaar GfK 03/04-09/05/2014 04/02-04/03/2014 2 april! Alle afspraken rond extra vragenblok, rapportering en andere vragen liggen vast Infosessie PP

12. Hoe ziet het invulsjablooneruitvoordeelnemersgegevens? • Om de uitnodigingen correct te verzenden én om de rapportering correct te laten verlopen, worden volgende gegevens gevraagd: • E-mailadres • Achternaam • Voornaam • Statuut • Plaats • Geboortejaar • Geslacht • Niveau • Rang • Sleutelvariabele: personeelsnummer • Telewerk • Personeelsbeschikbaarheid • Ziektedagen • Dienstanciënniteit • Extra opsplitsing(en) • Straat • Huisnummer • Bus • Postcode • Woonplaats Adres wordt enkel gebruikt voor postale uitstuur indien geen e-mailadres wordt opgegeven Infosessie PP

13. Aandachtspuntenbijinvullen • Extra opsplitsingen (facultatieve dimensies) • Hou er rekening mee dat voldoende mensen in elke categorie worden uitgenodigd (respons ≥10 respondenten nodig voor rapportering) • Voor managers: respons > 5 voor rapportering • 1 extra opsplitsing wordt gratis gerapporteerd; meerdere extra opsplitsingen zijn betalend • Standaard reeds: niveau, leeftijd en geslacht Infosessie PP

14. Extra opsplitsingen (facultatievedimensies) STANDAARD Niveau Geslacht Leeftijd Infosessie PP

15. Extra opsplitsingen (facultatievedimensies)Impact op het rapport Niveau Geslacht Leeftijd Infosessie PP

16. Extra opsplitsingen (facultatievedimensies)Impact op het rapport 1 facultatieve dimensie in het PDF rapport Infosessie PP

17. Extra opsplitsingen (facultatievedimensies) • Het ingeven van extra opsplitsingen heeft gevolgen voor de weergave van de resultaten in het entiteitsrapport • Het is belangrijk deze extra opsplitsingen (bv naar afdeling) reeds in het invulsjabloon voor de deelnemersgegevens mee te geven om 2 redenen • Wie bevindt zich in welke categorie? • Programmatie & analyse wordt al voorbereid vóór de start van het veldwerk Infosessie PP

18. Timing Uitnodiging LA Uitwerkenmaatwerkvragen 15/12/2013 Extra vragenblok en anderemaatwerkvragen 02/04/2014 Afsluitingveldwerk Infosessie 15/06/2014 03/12/2013 Inschrijvingen via AgO Rapporten Uitnodigingen 02/09/2014 03/01-31/01/2014 12/05/2014 december januari februari maart april mei juni juli-augustus september Programmatie Analyses, programmatie & controle rapporten Deelnemersgegevensnaar GfK 03/04-09/05/2014 04/02-04/03/2014 2 april! Alle afspraken rond extra vragenblok, rapportering en andere vragen liggen vast Infosessie PP

19. Hoe kan je je voorbereiden met je management • Doen we mee of niet? • Kiezen we voor het basisaanbod of maatwerkaanbod? • Leerpunten uit deelname aan voorgaande editie(s)? • Stand van zaken actieplan of HR beleidsplan? Infosessie PP

20. Leerpunten voorgaande editie(s) • Opsplitsingen? • Niveau van detail? • Respons en communicatie? • Onbeantwoorde vragen? Infosessie PP

21. Stand van zaken actieplan/HRbeleidsplan • Acties nav vorige editie(s)? • Hoever staan we ermee? • Specifieke verwachtingen, vragen, hypothesen voor deze editie? Infosessie PP

22. Goed begonnen is half gewonnen • Goede voorbereiding + goede vragen + input van management = maximaal rendement • Input bij de inschrijving • Input bij aanleveren deelnemersgegevens • Communicatie naar de deelnemers (april-mei) Infosessie PP

23. Personeelspeiling als strategisch meetinstrument Omgevingsinvloeden (maatschappelijk, VO, beleidsdomein) Omgevingsinvloeden (maatschappelijk, VO, beleidsdomein) Organisatiedoelstellingen Organisatiedoelstellingen • HR beleid voorgaande jaren: • Doelstellingen HR beleid (HR beleidsplan) • Actieplan personeelspeiling 2012 • HR beleid komende jaren • Doelstellingen HR beleid Personeelspeiling BUE, klantenbevragingen, ziekteverzuim, uitstroom … Infosessie PP

24. Koppeling met hoofdstukken leidraad interne organisatiebeheersing • Personeelspeiling als instrument voor organisatieontwikkeling • Kruising thema’s van de leidraad en de Personeelspeiling op website van Personeelspeiling (management informatie) en in bijlage Infosessie PP

25. VRAGEN SUGGESTIES ?

26. WAT VIND JE IN HET RAPPORT ? De onderdelen op een rijtje

27. Respons en als mogelijk een historisch vergelijking Infosessie PP

28. Standaard opsplitsingen: niveau, leeftijd, geslacht, personeel/mgt Infosessie PP

29. Extra opsplitsingen (facultatievedimensie) 1 facultatieve dimensie in het PDF rapport Infosessie PP

30. Groepering per cluster Infosessie PP

31. Detail per vraag Infosessie PP

32. Betrokkenheid Infosessie PP

33. Impactanalyse Infosessie PP