Deelproject Adelante Audiologie en Communicatie 22-06-2010

1. Deelproject AdelanteAudiologie en Communicatie22-06-2010

2. Doelgroep Algemeen: • Volwassenen met (vermeende) gehoorproblemen • Kinderen met (vermeende) gehoorproblemen • Slechthorende volwassenen waarbij de hoortoestelaanpassing problematisch verloopt • Ernstige slechthorenden met communicatieproblemen • Plots- en laatdoven • Volwassenen met gehoorproblemen ten gevolge van de werksituatie • Ouderen met gehoorproblemen binnen verpleeg en verzorgingshuizen • Volwassenen en kinderen met meervoudige handicaps en (vermeende) gehoorproblemen V&V

3. Doelgroep toegespitst op het project • Nieuwe patiënten, die voorheen niet bekend waren bij Audiologie en Communicatie en die na aanmelding ten minste een consult hebben doorlopen. • Patiënten die na een eerste consult intern werden doorverwezen naar multidisciplinaire behandeling.

4. Doelen project audiologie en communicatie • I. ToegankelijkheidVerbeteren van de toegankelijkheid, bereikbaarheid en cliëntvriendelijkheid aan de voordeur • II. Proces van de instroom nieuwe cliëntenVerkorten wachttijd tussen aanmelding 1e Consult (reduceren van gemiddeld 33 naar 13 dagen) • III. Proces interne doorverwijzingMogelijkheden onderzoeken om meer cliënten in aanmerking te laten komen voor multidisciplinaire vervolgbehandeling • IV. AP’s / DBC’s omschrijvenAfstemming aanbod op de financiering • V. Terugdringen No-Show Minder afhankelijkheid van de cliënt

5. Basisconcept voor de revalidatie

6. Proces poli Audiologie & communicatie Multidisciplinair overleg Ja Nee Aanvullende diagnostiek of begeleiding (in- of extern) noodzakelijk? Ja Ontvangst verwijzing Aanmelding Alle gegevens aanwezig? Inplannen 1ste consult Vervolg behandeling Diagnose stellen Hulpvraag formuleren Multidisciplinair overleg noodzakelijk? Ja Nee Nee Informatie verzamelen Exit

11. Toegankelijkheid • telefonische bereikbaarheid is naar wens gerealiseerd en wordt nog verder geoptimaliseerd middels de gezamenlijke Adelante aanpak. • geautomatiseerde planning binnen OpenAc wordt in de werkgroep OpenAc opgepakt en vereist veel overleg en afstemming tussen de verschillende locaties. De in te voeren variabelen zijn in kaart gebracht en worden op elkaar afgestemd.

12. Proces van de instroom nieuwe cliënten Werkwijze Nieuwe patiënten: • voorheen niet bekend AC Adelante • na aanmelding minstens 1 contact hebben doorlopen Instroom van gemiddeld 23 nieuwe patiënten per week, ca. 1000 per jaar Dossiers middels steekproef bestudeerd Nulmeting: juli 2008 t/m juli 2009 120 dossiers Tussenmeting: oktober t/m december 2009 161 dossiers Eindmeting: mei 2010 49 dossiers Meetpunten Datum aanmelding/binnenkomst verwijsbrief Datum 1ste consult

13. Resultaten instroom nieuwe cliënten Aantal dagen tussen aanmelding/verwijsbrief - 1ste consult Nulmeting 32 Tussenmeting 14 Eindmeting 13 De belangrijkste oorzaken voor deze nu reeds spectaculaire teruggang in wachttijd zijn te vinden in: De attitude verandering bij de medewerkers Nadrukkelijke reserveren van plaatsen voor nieuwe cliënten binnen de, helaas nog handmatige, planning. 13

14. Proces interne doorverwijzing Werkgroep van projectgroepleden en audiologen hebben zich gebogen over de verschillende indicatiecriteria en over het protocolliseren van het eerste consult binnen de poli (er is een nieuw anamneseformulier ontwikkeld). Uitgangspunt was dat de interne doorverwijzingen konden toenemen indien dit ook kwalitatief wenselijk zou zijn. De doorverwijzingen plaatsvinden op basis van goede interne PR.

15. Proces interne doorverwijzing onderzoek spreekuur MDO exit BLACK BOX

16. Knelpunten bij deze interventie • Integriteit en deskundigheid van de klinisch fysisch audiologen wordt aangetast? Verschil in beleving van de verschillende disciplines • Vaststellen op basis waarvan er wordt doorverwezen Verschil in beleving van de verschillende disciplines • Opdracht aan de werkgroep leverde veel verzet op en heeft in eerste instantie geleid tot het ontwikkelen van een nieuw anamneseformulier

17. aanpak • Discussie werd teruggehaald naar de projectgroep • Er is besloten om niet meer te denken in termen van pluis en niet pluis Besluit: we beperken ons tot de kern Wanneer de problematiek van de patiënt niet opgelost kan worden middels technische revalidatie alleen, dan moet er een doorverwijzing plaatsvinden naar MDO.

18. Proces interne doorverwijzing Meetpunt Aantal interne doorverwijzingen naar multidisciplinair overleg Nulmeting: juli 2008 t/m juli 2009 120 dossiers Tussenmeting: oktober t/m december 2009 161 dossiers Eindmeting: mei 2010 49 dossiers

19. Resultaten interne doorverwijzing Aantal interne doorverwijzingen naar multidisciplinair overleg Nulmeting 15/120 = 12,5% Tussenmeting (anamneseformulier ingevoerd) Eindmeting 7/49 = 14,3%

20. AP’s in kaart brengen De AP’s zijn in kaart gebracht over het jaar 2009 en werden door de werkgroep geanalyseerd. Uit de analyse bleek het niet mogelijk om op voorhand inschattingen te kunnen maken m.b.t. de zorgprofielen De oorzaak hiervan is te vinden in het feit dat AP’s pas na behandeltraject worden vastgesteld en in rekening worden gebracht. 20

21. Conclusies • Helaas zijn op dit moment nog niet alle doelen gerealiseerd • De wachttijd tussen aanmelding en 1e consult, die i.t.t. de beleving van de medewerkers (14 dagen), 32 dagen beek te zijn is gedurende de tijd van het project meer dan gehalveerd. • Verwijzers reageren positief op de korte wachttijd. • De interne doorverwijzingen zijn iets toegenomen. • Het project heeft middels het doorlopen van dit proces geleid tot een attitude verandering bij de medewerkers. Bewustwording van het belang van een goed logistiek proces. • No-show percentage is opgenomen in de MARAP als zorglogistieke indicator en is gedurende het project afgenomen.

22. Leermomenten • De processen binnen Audiologie en Communicatie sloten niet echt naadloos aan bij de processen binnen de revalidatie. Vreemde eend in de bijt. • Binnen Adelante is er voor gekozen met drie projecten aan de slag te gaan waardoor het niet mogelijk was alle projectgroepleden te laten deelnemen aan de RIB sessies. Voor de betrokkenheid zou dit wel beter hebben gewerkt. • De tijdsdruk, het personeeltekort, de combinatie lijnmanager en projectleider moeten voor een volgende start beter worden ingeschat. • De secretariële ondersteuning moet goed geregeld zijn.(door noodzakelijke wisselingen in bezetting was er te weinig continuïteit). • De ontwikkeling van OpenAC (automatisering van de planning) had meer voeten in de aarde dan verwacht. Er is weliswaar een begin gemaakt, maar we zijn nog onderweg.

23. Vervolgstappen • De audiologische producten zij in kaart gebracht maar het bleek niet mogelijk deze te vertalen naar zorgprocessen vanwege de enorme verscheidenheid en door het feit dat deze achteraf pas vastgesteld kunnen worden. De vervolgstap moet zijn: De patientengroepen in een aantal categorieën in delen op basis waarvan een prognose gemaakt kan worden m.b.t. de zorgzwaarte. Hierdoor wordt het mogelijk voor 80% de trajecten in kaart te brengen en hier beter op te kunnen anticiperen. • Scholen van de audiologieassistenten zodat men all-round ingezet kan worden. (Huidige competenties zijn inmiddels in kaart gebracht) Dit maakt de planning minder kwetsbaar. • Invoering OpenAC op korte temijn, verder stroomlijnen van de planning. • Verbreding in de organisatie vindt reeds plaats.

24. Vragen?