A.Sannikova 09.03.2011

1. Projekts ,,Rīgas domes kapacitātes paaugstināšana Eiropas Savienības struktūrfondu jautājumos’’(līgums nr. 1DP/1/5/2/2/3/10/APIA/SIF/014/11)Seminārs,,Projekta dzīves un vadības cikls I’’ A.Sannikova 09.03.2011

2. Semināra saturs • Projekta būtība • Projekta pieteikuma sagatavošana • Projekta partnerība • ES struktūrfondu attiecināmās un neattiecināmās izmaksas, ieguldījumi natūrā • Projekta pavadošā dokumentācija • Finansēšanas līguma slēgšana un projekta grozījumu saskaņošana • Projekta risku un kvalitātes vadība • Iepirkumi projekta ietvaros

3. 1. Projekta būtība

4. 1.1. Projekta būtība Projekta jēdziens Vārds projekts cēlies no latīņu valodā proiectum un nozīmē ,,uz priekšu mests” Projekta pamatā ir kādas problēmas risinājums Problēma - teorētisks vai praktisks jautājums, kas ir jārisina vai stāvoklis, no kura ir jāpanāk noteikts rezultāts. Visbiežāk problēmu definēkā nozīmīgu esošā stāvokļa novirzi no vēlamā stāvokļa.

5. 1. 2. Projekta būtība Kas ir projekts? Speciālajā literatūrā ir dažādi šī jēdziena skaidrojumi • Vispārējā nozīmē par projektu var uzskatīt jebkuru uzdevumu, kura mērķi ir jāsasniedz ar ierobežotiem resursiem. • Ar jēdzienu projekts saprot arī plānoto darbību, priekšlikumus vai nodomus, izdevumus, kuru mērķis ir kaut ko uzlabot vai mainīt

6. 1.3. Projekta būtība Projekts ir unikāls process, ko veido koordinētu un kontrolēto norišu (darbību) virkne ar sākuma un beigu termiņiem, un kuru realizē, lai sasniegtu specifiskām prasībām atbilstošu mērķi, iekļaujoties šim uzdevumam atvēlētajā laikā, izmaksās un resursu ietvaros ISO 10006:2003 Resursi

7. 1.4. Projekta būtība Projekta pazīmes: • ,,dzīves cikls”; • novitāte; • specifiski mērķi, nosacījumi; • norobežots laika intervāls – projekta sākums un beigas; • konkrētas aktivitātes; • noteikta atbildība; • konkrēts budžets un plānošana/ieviešana; • finansiālo, materiālo un cilvēcisko resursu ierobežojums, • norobežošanās no citiem uzdevumiem un specifiskā projekta • organizācija u.c. • konkrēts sasniedzamais rezultāts, rezultatīvie rādītāji; • risks; • ilgspējība u.c.

8. 1.5. Projekta būtība

9. 1.6. Projekta būtība • Problēmu noteikšana un formulēšana • Problēmu risinājuma alternatīvu noteikšana • Problēmu risinājuma iespējamības un realizējamības izvērtēšana • Projektu risinājumu izvēle un pamatojums • Projektu mērķu formulēšana • Projekta risinājumu finansiālā izvērtēšana • Projekta risinājumu ieguvumu izvērtēšana, risinājumu risku analīze • Projekta vadības komandas projektēšana • Projekta izveide

10. 1.7. Faktori • Zinātnes un tehnikas attīstība • Jauni tirgi • Cilvēkresursu kvalitāte un kvantitāte Nepieciešamas pārmaiņas, jo : • ražošanas un pakalpojumu līmeņa neatbilstība; • neatbilstoša infrastruktūra; • inovāciju nepieciešamība; • izmaiņas nodarbinātībā; • sociālās problēmas; • kvalifikāciju neatbilstība; • ... PROJEKTI

11. 1.8. Projektu veidi Pastāv dažāds iedalījums! Pēc sasniedzamā mērķa rakstura: • investīciju projekti; • pētījumu un attīstības; • organizatoriskie; • datu apstrādes; • jaunu produktu/ pakalpojumu izstrādāšanas. Pēc īstenošanas līmeņa: • vietējie; • reģionālie; • starptautiskie.

12. 2. Projekta pieteikuma sagatavošana

13. 2.1.* Projekta pieteikuma sagatavošana Kur meklēt informāciju? • Eiropas fondu mājas lapa www.esfondi.lv • Latvijas Investīciju un attīstības aģentūra:www.liaa.gov.lv • Valsts reģionālās attīstības aģentūra:www.vraa.gov.lv • Sabiedrības Integrācijas fonds:www.lsif.lv • Valsts Kultūrkapitāla fonds:www.lkf.lv

14. 2.2.*Projekta pieteikuma sagatavošana Kur meklēt informāciju? • Ekonomikas ministrija: www.em.gov.lv, • Finanšu ministrija: www.fm.gov.lv, • Labklājības ministrija: www.lm.gov.lv • Izglītības un zinātnes ministrija: www.izm.gov.lv • Zemkopības ministrija:www.zm.gov.lv un citas. Ārzemju interneta mājas lapas pēc nosaukuma: Project design, Project management u.c.

15. 2.3.* Projekta pieteikuma sagatavošana ES fondi: • Eiropas Reģionālās attīstības fonds – ERAF • Eiropas Sociālais fonds – ESF • Eiropas Lauksamniecības fonds lauku attīstībai –ELFLA • Eiropas Zivsaimniecības fonds – EZF • Kohēzijas fonds – KF Programmas: ES 7. Ietvara programma (zinātnei), INTERREG (pārrobežu sadarbībai), SOCRATES (izglītībai), CULTURE (kultūrai) u.c.

16. Izaugsme - balstīta uz zināšanām un cilvēku Teritorijas līdzsvarota attīstība un makroekonomiskā stabilitāte Ilgtspējīga attīstība un vienādas iespējas Informācijas sabiedrība I Cilvēku resursu attīstība un efektīva izmantošana II Konkurētspējas palielināšana un virzība uz zināšanu ietilpīgu ekonomiku III Sabiedrisko pakalpojumu un infrastruktūras uzlabojumi 2.4.*Valsts stratēģiskais ietvardokuments (VSID) 2007.- 2013. gadam

17. 2.5.* Darbības programmas (DP) 1. Cilvēkresursi un nodarbinātība (ESF) EUR 551; 12% Atbalsta jomas – nodarbinātība, izglītība, sociālā iekļaušana, administratīvā kapacitāte. 2. Uzņēmējdarbība un inovācijas (ERAF ) EUR 737 milj.; 16% Atbalsta jomas – biznesa vide, uzņēmumu konkurētspēja, zinātne un pētniecība, inovācijas. 3. Infrastruktūra un pakalpojumi; (ERAF+KF) EUR 3,2 miljd.;72% Atbalsta jomas – infrastruktūra, transports, vide, enerģētika, IKT, kultūras un vēstures mantojums, sociālā Plānotais kopējais finansējums 2007. – 2013. gadam EUR 4,52 miljardu (LVL 3, 18 mljrd.) 17

18. 2.6.* Projekta pieteikuma sagatavošana Projekta mērķi • Projektam izvirza : • vispārīgo mērķi; • tiešo mērķi. • Mērķi ir mērogs vai vēlamais stāvoklis, ar kuru varēs izmērīt noteiktā laikā un vietā nākotnes rīcības rezultātus • Izmērāmība nozīmē, ka jābūt skaidri formulētiem mērķa mērīšanas kvantitatīviem vai kvalitatīviem rādītājiem, kuri nodrošinātu iespējas salīdzināt pašreizējo situāciju ar nākotnes situāciju un novērtēt darbības rezultātu atbilstību izvirzītā mērķa sasniegšanā Projektu mērķiem jāatbilst vairākiem kritērijiem (TRIKS modelis) • terminēts • reāls • izmērāmi • konkrēts • Sasniedzams Der ievērot, ka projekta mērķi: • nav abstrakti; • nekad nesatur risinājumu priekšlikumus; • nekad nav pasākumi vai darbības, kuras jāveic , lai problēmu atrisinātu; • mērķi nav uzdevumi!

19. 2.7. Projekta pieteikuma sagatavošana Projekta aktivitātes - veicamie darbi, lai sasniegtu mērķi un iegūtu produktu. Aktivitātes formulē; tām nosaka izpildes laiku (no ..... līdz.....) un sasniedzamos rezultātus. Katrai aktivitāšu grupai aprēķina izmaksas - rezultātā tiek iegūtas projekta ieviešanas izmaksas.

20. 2.8.Projekta pieteikuma sagatavošana Projekta vadība ircilvēku grupas mērķtiecīga darbība saskaņā ar noteiktu plānu un prasībām projekta mērķu sasniegšanai. Pieteikuma iesniedzējs (koordinācijas institūcija) ir organizācija, kas iesniedz projekta pieteikumu finansējuma saņemšanai savā, iesaistīto organizāciju konsorcija, partnerības vai tīkla vārdā. Ja projekta pieteikumu mērķfinansējuma saņemšanai atbalsta, tad pieteikuma iesniedzējs kļūs par galveno saņēmēju un parakstīs līgumu par finansējuma saņemšanu iesaistīto organizāciju vārdā.

21. 2.9. Projekta organizācija • projekta vadītājs • projekta komanda • projekta vadības/ uzraudzības komiteja • darba grupas • eksperti • ārējie līgumi

22. 2.10. Projekta cikla vadības elementi

23. 2.11. Projekta pieteikums • kādam konkrētam finansētājam sagatavots atbalsta pieprasījums iecerētā projekta īstenošanai • dokuments, kuru finansētājs izskata, lai lemtu par atbalsta piešķiršanu konkrētam projektam • Praktiski visiem fondiem, programmām ir: • noteikta projekta pieteikumu iesniegšanas kārtība; • izstrādātas vadlīnijas; • pieteikumu formulāri u.c. Projekta iesniedzējam tie obligāti jāievēro!

24. 2.12. Projekta pieteikuma sagatavošana • Projekta identificēšana: tiek apzinātas un pētītas potenciālo projektu idejas (identificētas problēmas un meklēti veidi to risināšanai), pirmās konsultācijas ar partneriem • Projekta izstrāde: projekta ideja tiek rūpīgi izstrādāta un aprakstīta projekta pieteikumā • Projekta izvērtēšana: projekts tiek stingri izvērtēts (vai projekts būs sekmīgs un dzīvotspējīgs) un, ja nepieciešams, koriģēts • Sarunu vadīšana par projektu un lēmumu pieņemšana: projekta finansējuma un organizācijas apstiprināšana

25. 2.13. Plānošana KĀDĒĻ ?KĀ ? REZULTĀTSLĪDZEKĻI (Negrozāms!)(Var būt elastīgi)

26. 2.14. Projekta plānošanas process 2. Mērķi / uzdevumi 1. PROBLĒMA IZVĒRTĒŠANA 1. Aktivitāte 4. METODES 2. Aktivitāte 3. 3. Aktivitāte ... 5. BUDŽETS

27. 2.15. Loģiskās plānošanas matrica Kopsakarības !?

28. 2.16. Loģiskās plānošanas matricas sastāvdaļu skaidrojums • Vispārējais mērķis: vispārējais attīstības virziens • Projekta mērķis: sasniedzamais konkrētais mērķis • Rezultāti: produkti, ieguvumi kā pārmaiņas fiziskajos rādītājos/ uzvedībā • Aktivitātes:veicamās darbības • Līdzekļi:rezultātu sasniegšanai nepieciešamais ieguldījums (personāls, aprīkojums, nauda, materiāli) • Izmaksas:budžets un finansējums • Panākumu indikatori: izmērāmi rādītāji panākumu (progresa) vērtēšanai • Informācijas avoti: informācijas līdzekļi (avoti), kuros ir fiksēti indikatori par projekta gaitu un rezultātiem (statistika, pašvaldību dati utml.) • Pieņēmumi un riski: kas varētu atgadīties?

29. 2.17. Loģiskās plānošanas matricas Dažas lietas par loģiskās plānošanas matricu: • matrica palīdzēs nodrošināt pieteikuma atbilstību visiem TRIKS parametriem; • loģiskā plānošanas matrica ļauj apzināt un apkopot pamata informāciju, kas nepieciešama projekta tāmes izstrādei; • ļauj noteikt galvenās budžeta izmaksu pozīcijas; • tā palīdz izstrādāt, saprast un vadīt projektu.

30. 2.18. Jautājumi sev Jāatceras, ka projekta pieteikumā jābūt atbildēm uz šādiem jautājumiem: • KĀPĒC projekts ir nepieciešams; • KOesat iecerējuši sasniegt, īstenojot šo projektu; • KĀDĀ VEIDĀun KAD plānojat īstenot savu mērķi; • KĀDIbūs projekta rezultāti; • KĀ tiks noteikts, ka projekts ir bijis veiksmīgs; • KĀ cilvēki uzzinās par projektu un tajā paveikto; • KĀ plānojat nodrošināties, ka projektā paveiktais nezudīs pēc projekta termiņa beigām? • KASir darba veicēji un kāda ir pienākumu sadale viņu starpā; • CIK TAS MAKSĀS, kas vēl piedalīsies projekta finansēšanā.

31. 2.19. Projekta sagatavošana Projekts ietver: informāciju par iesniedzēju; projekta nepieciešamības pamatojumu; projekta mērķi un uzdevumus; projekta aktivitātes; projektā sagaidāmos rezultātus ; projekta ilgtspējas aprakstu ; publicitātes pasākumu plānu (norādes); finansēšanas plānu; budžetu; projekta ieviešanas laika grafiku; papildinformāciju u.c. Parasti projekta struktūra ir viennozīmīgi noteikta iepriekš!

32. 2.20. Projekta sagatavošana 1) informācija par iesniedzēju Iestādes nosaukums, juridiskā adrese, reģistrācijas numurs, vadītāja vārds, uzvārds u.c. Viss noteikts iepriekš! 2) projekta nepieciešamības pamatojums Šajā sadaļā jums jāpierāda, ka jūsu projekts ir nepieciešams, jo tas risina kādu reāli pastāvošu un aktuālu problēmu. Sniedziet konkrētu informāciju par šīs problēmas esamību, mērogu un aktualitāti! Esiet lakoniski un pārliecinoši!

33. 2.21. Projekta sagatavošana 3) projekta mērķis un mērķis (uzdevumi) • parāda, ko projekta pieteicējs vēlas paveikt ilgākā laikposmā; • projekta tiešais mērķis (uzdevumi) parāda, kas tiks sasniegts jau šī projekta ietvaros, lai tuvinātos izvirzītajam mērķim. • Projekta uzdevumiem jābūt: • konkrētiem; • ar precīzi formulētu paredzamo galarezultātu; • izpildāmiem konkrētā laikposmā.

34. 2.22.* Projekta sagatavošana 4) Projekta aktivitātes Jo detalizētāk aprakstīsiet katru aktivitāti, jo vieglāk būs īstenot projektu!

35. 2.23. Projekta sagatavošana 5) projektā sagaidāmie rezultāti • projekta mērķiem un uzdevumiem jāīstenojas noteiktā rezultātā vai produktā • miniet projektā sasniedzamos rezultātus, izmantojot skaitļus, mērvienības, procentus 6) projekta ilgtspēja Projekta ilgtspēja - paliekošu rezultātu un ideju turpināšanās pēc projekta termiņa beigām raksturojumu 7) publicitāte (publikācijas presē, reklāmas radio, stendi un plakāti u.c.) Svarīgi, lai par projektu uzzina pēc iespējas vairāk cilvēku - Latvijas iedzīvotāju vai atsevišķos gadījumos arī starptautiskā sabiedrība. Publicitātes izdevumi ir budžeta sastāvdaļa!

36. 2.24. Projekta sagatavošana 8) projekta novērtēšanas plāns Projekta novērtēšanas plāns - rādītāji un metodes projekta gaitas un rezultātu novērtēšanai. • sadaļas uzdevums ir parādīt, ka jums ir skaidrs, kā jūs novērtēsiet projektu • jāiekļauj informācija par to: • kā jūs zināsiet, ka projekts ir bijis veiksmīgs (novērtēšanas kritēriji); • kādā veidā jūs iegūsiet šo informāciju (rādītāji un metodoloģija).

37. 2.25. Projekta sagatavošana 9) darbības programma Šajā sadaļā jūsu uzdevums ir izklāstīt projektā izvirzīto uzdevumu īstenošanas stratēģiju jeb darbības plānu, atbildot uz jautājumu "ko tad īsti projekta veicēji darīs". Šajā sadaļā jānorāda projekta ilgums, sākuma un beigu datumi un sīki jāizklāsta projekta īstenošanas secība, kā arī jāapraksta darba metodes 10) ziņas par projekta īstenotājiem • tā ir informācija par projekta pieteicēju, projekta īstenotājiem un projektā iesaistītajiem partneriem, pienākumu sadali • šai pieteikuma sadaļai ir liela nozīme, jo finansētājam ir jāsaprot vai ir pietiekama kapacitāte realizēt projektu

38. 2.26. Projekta sagatavošana 11) Projekta budžets Projekta budžets jeb tāme ir sīks projekta apraksts finansiālā izteiksmē Izdevumu sadaļā detalizēti parādītas visa projekta kopējās izmaksas Projektos iespējams: • pašfinansējums - izdevumi, kurus paredz apmaksāt pats projekta pieteicējs; • līdzfinansējums - citi finansējuma avoti (gan tie, no kuriem jau saņemts finansējums, gan arī plānotais); Ir jāpaskaidro, tieši kuras izmaksu kategorijas tiks segtas no katra konkrētā finansējuma

39. 2.27. Projekta sagatavošana 12) Projekta aktivitāšu un laika grafiks Parāda projekta gaitu (norišu/ aktivitāšu secību) un to kalendāro norises laiku Pastāv dažādas izveides metodes: • Ganta diagramma jeb lineārais grafiks (izmanto datorprogrammu MS Project) • PERT diagramma (ir dažādas) • visvienkāršākā – izveidot tabulu ar nepieciešamajām iedaļām u.c.

40. 2.28. (A) Projekta aktivitāšu un laika grafiks Ganta diagramma

41. 2.28. (B) Projekta aktivitāšu un laika grafiks

42. 2.29. Projekta pieteikuma iesniegšana Pievērsiet uzmanību: • kā jāsagatavo pieteikums (cauršuts, aizzīmogots, u.t.t.) • vai projekta pieteikums OBLIGĀTI ir jāiesniedz personīgi (piemēram, LIAA grantu shēmas, ELVGF atklātie projektu konkursi); • vai pietiek, ka projekta pieteikums tiek nosūtīti pa pastu (piemēram, ESF atklātie projektu konkursi); • cik eksemplāros (oriģināli un kopijas) ir jāiesniedz projekta pieteikums – katrs pieņēmējs nosaka citādi; • Kā jāsagatavo pieteikums • vai ir jāiesniedz arī elektroniski? – parasti jā; • ieteicams aizpildīt pārbaudes lapu (skat. vadlīnijās)!

43. 2.30. Līguma slēgšana • administratīvā un atbilstības izvērtēšana (atbildīgās institūcijas darbinieki)‏ • nepieciešamības gadījumā papildus informācijas pieprasīšana no projekta iesniedzēja • kvalitātes izvērtēšana (eksperti)‏ • rezultātu apstiprināšana atbildīgajā institūcijā + uzraudzības komitejā • lēmuma paziņošana pēc pieteikumu iesniegšanas termiņa beigām (3 mēnešu laikā vai citādi) • uzaicinājums projekta iesniedzējam uzsāk līguma slēgšanas procedūru, kuras laikā tiek panākta vienošanās par atbalsta piešķiršanas nosacījumiem (30 darba dienu laikā bez nosacījumiem, + termiņš nosacījumu izpildei)‏ Noslēgtais līgums sastāv no vispārīgās daļas un individuālās daļas. Individuāla daļā noteiktas konkrētās rīcības uzsākot projektu un tā darbības laikā! Precīzi jāizlasa un jāpilda!

44. 3. Projekta partnerība

45. 3.1. Partnerība Par partnerību tiek uzskatīta sadarbība starp divām vai vairākām organizācijām, kas ietver kopīgu atbildību par projekta īstenošanu • projekta iesniedzēja partneri piedalās projekta izstrādē un ieviešanā • izmaksas, kas radušās partneriem, ir attiecināmās izmaksas tāpat kā izmaksas, kas radušās projekta iesniedzējam • projekta sadarbības partnerim ir jābūt tieši iesaistītam projekta īstenošanā un tas nevar darboties kā starpnieks, kas projekta aktivitātes pamatā neveic ar saviem cilvēkresursiem, bet lielāko daļu nodod apakšuzņēmējiem. Projekta īstenotājs ir tieši atbildīgs, lai sadarbības partneris aktivitātes veic atbilstoši projekta iesniegumā sniegtajai informācijai, grantu shēmas noteikumiem un sadarbības līgumam (ja tāds noslēgts starp partneriem).

46. 3.2. Projekta partnerība Projekta iesniedzēja un sadarbības partnera savstarpējās attiecības nosaka rakstiska vienošanās. Partneru sadarbības līguma vēlams atrunāt: • pušu atbildību projekta ieviešanā • katra sadarbības partnera ieguldījumu apjomu; • atbildību par katru no aktivitātēm; • savstarpējo atskaitīšanās un norēķinu kārtību; • neattaisnoto izdevumu segšanas kārtību; • projekta īstenošanas gaitā izmantoto un radīto materiālo labumu īpašumtiesībām; projekta rezultātu izmantošanu • dokumentu/ informācijas apriti starp pusēm u.c. noteikumus, kas, piemēram, norādīti vadošās iestādes izstrādātajās partnerības vadlīnijās.

47. 3.3. Partnerība partnerības ietvaros sadarbība var notikt nacionālajā, reģionālajā un vietējā līmenī, kā arī starp dažādiem uzņēmējdarbības sektoriem partnerības projektu ietvaros sadarbība var notikt starp izglītības iestādēm, institūcijām, uzņēmumiem, sociālajiem partneriem un politikas veidotājiem sadarbības partneris projektā var būt gan tiešais partneris, kas ir tieši iesaistīts projekta īstenošanā, gan finanšu partneris, kas piedalās projekta finansēšanā

48. 3.4. Partnerība Partnera līdzdalības finansiālos jautājumus var noformēt divos veidos: • izmaksu attaisnojošie dokumenti tiek iesniegti projekta iesniedzējam, kas sedz izmaksas un grāmato maksājuma dokumentus savā (projekta iesniedzēja) grāmatvedībā; • projekta iesniedzējs noslēdz partnerības līgumu ar partneri un nodod daļu no finansējuma partnerim; partneris sedz izdevumus un grāmato maksājuma dokumentus savā (partnera) grāmatvedībā.

49. 3.5. Partnerības projekti Projekta iesniedzējam ir jāizvēlas variants, kas visefektīvāk nodrošina projekta aktivitāšu ieviešanu un projekta administrēšanu. Partnerība nav brīnumzāles, bet gan papildus atbildība! • trīspusējo sadarbības līgumu vadošā iestāde un starpniekinstitūcija slēgs tikai ar pašu finansējuma saņēmēju, • divpusējie partnerības līgumi tiek slēgti finansējuma saņēmēja un projektā iesaistīto partneru starpā ar katru partneri atsevišķi un par to slēgšanu un saturu ir atbildīgs pats finansējuma saņēmējs.

50. 4. ES struktūrfondu attiecināmās un neattiecināmās izmaksas, ieguldījums natūrā