Administración de Proyectos

1. Administración de Proyectos Prof. Ana Delia Trujillo-Jiménez Univ. Interamericana de PR Recinto de Fajardo BADM 4800 Material del Examen 1

2. Importancia de la Administración de Proyectos Material del Examen 1

3. Para el Administrador de Operaciones la programación de un proyecto implica un reto importante. • Es un riesgo alto el que se corre el Administrador de proyectos. • Los costos excedentes y las demoras innecesarias ocurren debido a deficiencias en programación y control. Material del Examen 1

4. Actividades en la Administración de un proyecto • Planeación • Incluye establecer metas-objetivos, definir el proyecto, itinerario, recursos y organización. • Programación • Se establece una conexión entre las personas, el dinero y los suministros con actividades específicas y la relación entre las actividades. • Control • La empresa da seguimiento a recursos, costos, calidad y presupuestos. • También revisa o cambia los planes y canaliza los recursos para satisfacer las demandas de costo y tiempo. Material del Examen 1

5. Material del Examen 1

6. Técnicas más comunes • Contribuyen a que el Administrador del Proyecto programa, planee y controle el mismo. • Gráficas de Gantt • Gráficas PERT • Gráficas CPM Material del Examen 1

7. Planeación del Proyecto • Proyectos • Una serie de tareas relacionadas dirigidas hacia un resultado importante. • En algunas empresas se desarrollan una organización de proyectos con el fin de asegurar que los programas existentes continúen su trabajo cotidiano sin contratiempos y que los nuevos proyectos terminen con éxito. • organización de proyecto • Organización que se forma para asegurar que los programas (proyectos) reciban la administración y atención adecuada. Material del Examen 1

8. Las empresas que manejan varios proyectos encuentran en la organización del proyecto una manera efectiva de asignar personas y recursos físicos necesarios. • Es una estructura de organización temporal diseñada para lograr resultados mediante el empleo de especialistas de todas las áreas de la empresa. Material del Examen 1

9. La Organización de Proyectos funciona mejor cuando • El trabajo • se define con metas específicas y una fecha de entrega. • es único o de alguna manera ajeno para la organización existente. • comprende tareas complejas interrelacionadas que requieren habilidades especiales. • El proyecto es temporal pero crucial para la organización. • El proyecto cruza las líneas organizacionales. Material del Examen 1

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14. Administración del Proyecto • Los administradores de proyecto tienen alto perfil en la empresa y son responsables de asegurar que: • Todas las actividades necesarias se completen en la secuencia adecuada y a tiempo. • El proyecto esté dentro del presupuesto. • El proyecto cumpla sus metas de calidad. • Las personas asignadas al proyecto reciban la motivación, dirección e información necesaria para hacer su trabajo. Material del Examen 1

15. Los administradores de proyecto deben ser buenos instructores y comunicadores, capaces de organizar actividades de diversas disciplinas. Material del Examen 1

16. Estructura desglosada del trabajo • WBS, (workbreakdownstructure) define el proyecto al dividirlo en sus principales subcomponentes (o tareas), que a su vez se dividen en componentes más detallados, para llegar finalmente a un conjunto de actividades y sus costos relacionados, • Los equipos de administración de proyectos comienzan sus tareas mucho antes de la ejecución del proyecto con el propósito de desarrollar un plan. • Uno de sus primeros pasos es establecer con cuidado los objetivos del proyecto, después de desglasarlo en partes que se pueden manejar. Material del Examen 1

17. Es complicado dividir el proyecto en tareas cada vez más pequeñas, pero es crucial para administrar y programar con éxito el proyecto. • Los suministros, equipos recursos humanos se estiman en esta etapa de la planeación. Material del Examen 1

18. La estructura desglosada del trabajo casi siempre disminuye en tamaño de arriba hacia abajo. • Nivel • Proyecto • Principales tareas en el proyecto • Subtareas en las principales tareas • Actividades (o “paquetes de trabajo”) que deben completarse. Material del Examen 1

19. Programación del Proyecto • La Programación del Proyecto implica determinar la secuencia de todas las actividades del proyecto y asignar tiempos. • En esta etapa se deciden cuánto tiempo llevará realizar cada actividad y calculan cuántas personas y materiales serán necesarios para cada etapa de la producción. • También elaborar gráficas para programar por separado las necesidades del personal por tipo de habilidad. • Se pueden desarrollar gráficas para la programación de materiales. Material del Examen 1

20. Gráficas de Gantt • Es uno de los enfoques más conocidos en la programación de proyecto. • Son un medio de bajo costo con el que los administradores se aseguran de: • Planificar todas las actividades • Tomar en cuenta el orden de desempeño • Registrar las estimaciones de tiempo por actividad • Desarrollar el tiempo global del proyecto. Material del Examen 1

21. Time J F M A M J J A S Design Prototype Test Revise Production A Simple Gantt Chart

22. Deplaning Baggage claim Container offload Pumping Engine injection water Container offload Main cabin door Aft cabin door Aft, center, forward Loading First-class section Economy section Container/bulk loading Galley/cabin check Receive passengers Aircraft check Loading Boarding Passengers Baggage Fueling Cargo and mail Galley servicing Lavatory servicing Drinking water Cabin cleaning Cargo and mail Flight services Operating crew Baggage Passengers 0 10 20 30 40 Time, Minutes Service For A Delta Jet Figure 3.4

23. En proyectos sencillos, las graficas de Gantt pueden ser suficientes, puesto que permiten a los administradores observar el progreso de cada actividad y señalar y apoyar las áreas con problema. • Las graficas de Gantt no ilustran de manera adecuada las interrelaciones entre las actividades y los recursos. Material del Examen 1

24. PERT (ProgramEvaluation and Reveiw)Y CPM (Método de la Ruta Critica) • Son las dos técnicas de redes ampliamente usadas. • Tienen la capacidad para considerar las relaciones de precedencia y la interdependencia de actividades. • En proyectos complejos, cuya programación es casi siempre computadorizada, PERT y CPM tienen una cualidad sobre las graficas de Gantt más sencillas. • En proyectos las gráficas de Gantt también son útiles debido a que resumen el estado del proyecto y pueden complementar los otros enfoques de redes. Material del Examen 1

25. PERT • Se utiliza cuando un proyecto importante, que se tiene que terminar en una fecha establecida, se compone de numerosas actividades o pasos, el que realizarlos tarde un tiempo. • Se utiliza el diagrama por que ayuda a coordinarlas. • Consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto. Material del Examen 1

26. Fue diseñada por la marina de los Estados Unidos para permitir la coordinación del trabajo de miles de personas que tenían que construir misiles con cabezas nucleares POLARIS. • En su etapa preliminar, el método PERT incluye lo siguiente: • Desglose preciso del proyecto en tareas, • Cálculo de la duración de cada tarea, • La designación de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar la supervisión de dicho proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de tomar decisiones en caso de que existan variaciones de las proyecciones. Material del Examen 1

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29. El evento inicial se llama i y el evento final se denomina j. • El evento final de una actividad será el evento inicial de la actividad siguiente. • Debe evitarse que dos actividades partan de un mismo evento y lleguen a un mismo evento. • Se debe abrir de abrirse el evento inicial o el evento final y unirlos con una liga. • Toda actividad debe empezar de un evento y terminar en otro. • Todos deben de relacionarse con el evento inicial o con el evento final. Material del Examen 1

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36. Activity Name or Symbol A Earliest Finish Earliest Start ES EF LS LF Latest Finish Latest Start 2 Activity Duration Determining the Project Schedule Perform a Critical Path Analysis Figure 3.10

37. Forward Pass Begin at starting event and work forward Earliest Start Time Rule: • If an activity has only a single immediate predecessor, its ES equals the EF of the predecessor • If an activity has multiple immediate predecessors, its ES is the maximum of all the EF values of its predecessors ES = Max {EF of all immediate predecessors}

38. Forward Pass Begin at starting event and work forward Earliest Finish Time Rule: • The earliest finish time (EF) of an activity is the sum of its earliest start time (ES) and its activity time EF = ES + Activity time

39. ES EF = ES + Activity time Start 0 0 0 ES/EF Network for Milwaukee Paper

40. EF of A = ES of A + 2 ESof A A 2 0 2 Start 0 0 0 ES/EF Network for Milwaukee Paper

41. EF of B = ES of B + 3 A 2 ESof B 0 2 0 3 Start 0 0 B 3 0 ES/EF Network for Milwaukee Paper

42. A 2 C 2 0 2 2 4 Start 0 0 0 B 3 0 3 ES/EF Network for Milwaukee Paper

43. A 2 C 2 0 2 2 4 Start 0 0 = Max (2, 3) D 4 0 3 B 3 0 3 ES/EF Network for Milwaukee Paper 7

44. A 2 C 2 0 2 2 4 Start 0 0 0 B 3 D 4 0 3 3 7 ES/EF Network for Milwaukee Paper

45. A 2 C 2 F 3 0 2 4 7 2 4 E 4 H 2 Start 0 0 4 8 13 15 0 B 3 D 4 G 5 0 3 3 7 8 13 ES/EF Network for Milwaukee Paper Figure 3.11

46. Backward Pass Begin with the last event and work backwards Latest Finish Time Rule: • If an activity is an immediate predecessor for just a single activity, its LF equals the LS of the activity that immediately follows it • If an activity is an immediate predecessor to more than one activity, its LF is the minimum of all LS values of all activities that immediately follow it LF = Min {LS of all immediate following activities}

47. Backward Pass Begin with the last event and work backwards Latest Start Time Rule: • The latest start time (LS) of an activity is the difference of its latest finish time (LF) and its activity time LS = LF – Activity time

48. A 2 C 2 F 3 0 2 4 7 2 4 E 4 H 2 Start 0 0 4 8 13 15 13 15 0 LS = LF – Activity time B 3 D 4 G 5 0 3 3 7 8 13 LF = EF of Project LS/LF Times for Milwaukee Paper

49. A 2 C 2 F 3 0 2 4 7 2 4 10 13 E 4 H 2 Start 0 0 LF = Min(LS of following activity) 4 8 13 15 13 15 0 B 3 D 4 G 5 0 3 3 7 8 13 LS/LF Times for Milwaukee Paper

50. LF = Min(4, 10) A 2 C 2 F 3 0 2 4 7 2 4 2 4 10 13 E 4 H 2 Start 0 0 4 8 13 15 13 15 4 8 0 B 3 D 4 G 5 0 3 3 7 8 13 8 13 LS/LF Times for Milwaukee Paper