Fra teknisk etat til effektivt Eiendomsselskap

1. Fra teknisk etat til effektivt Eiendomsselskap Erfaringer fra Røyken kommune Adm dir Bjørn Walter Jensen Røyken Eiendom AS DFM 26 - 27 jan 06

2. Røyken Eiendom AS • Stiftet okt 2000 • Adm dir. ansatt ca 1. aug. 01. • Etablert som operativt selskap 1. Jan 2002 • Kommunens eiendommer delvis overført til et AS DFM 26 - 27 jan 06

3. Finansielle nøkkeltall Omsetning: 85 mill. NOK Totalkapital: 670 mill. NOK Egenkapital: 227 mill. NOK (34 %) Annen nøkkel-informasjon 51 årsverk 31 bygg Ca 78 000 kvm 7500 kr/kvm Tall og fakta om Røyken Eiendom AS (REAS) - 05 DFM 26 - 27 jan 06

4. Innledning – innhold i foredraget • Hvorfor er det viktig å fokusere på eiendomsutvikling som en kjernevirksomhet og et forretningsområde for en kommune? • Profesjonalisering av bygg- og eiendomsforvaltning – større fokus • Hvilke avtaler må på plass i forbindelse med en virksomhetsoverdragelse • Erfaring fra brukerne og arbeidstakerne • Kostnadene for kommunen økte ikke – kapitalfrigjøring – nedbetaling av gjeld • Fase II konsekvenser av konkurranseutsetting DFM 26 - 27 jan 06

5. Bakgrunn for prosessen • Kommunal kjernevirksomhet - uskilling av virksomhet (frigjøring) – enklere organisasjonsform –raske beslutninger –– fornyelse/utvikling • Fokusering på eiendomsdrift, effektivisering og optimalt vedlikeholdsnivå av boligmassen, effektiv og markedsbasert eiendomsutvikling • Bedre oversikt over eiendommene og eiendomsverdier • Synliggjøre ressursutnyttelse av arealbruken • Klarere skille mellom kjernevirksomhet og støttefunksjoner for eier og eiendomsvirksomheten DFM 26 - 27 jan 06

6. AS eller KB • Opprinnelig innstilling KB – mva problematikken på tjenester • AS – Kapitalfrigjøring – merverdiproblematikken kunne omgåes ved å legge det inn som en del av husleieavtalen - egenregi • Avgrensning mot øvrig kommune og kommunale budsjetter (ostehøvel) • Utviklingspotensiale utover kommunale grenser • Politisk styring? DFM 26 - 27 jan 06

7. Kommunestyrevedtak-juli 01 • All forvaltning, drift og vedlikehold av den kommunale eiendomsmassen samles i Røyken Eiendom AS • Utbyggingsavdelingen ansvarlig for bygging av alle investeringsprosjekter • Overføring/overskjøting fra 01.01.02 DFM 26 - 27 jan 06

8. Prosess • Etablert en administrativ arbeidsgruppe • Rådmann • Økonomisjef • Tidl.Teknisk sjef • Adv. fra styret • Hovedtillitsvalgt • Leder REAS • Simonsen Føyen Advokatfirma, engasjert i prosessen – deltok i gruppen • Selskapet operativt pr 01.01.02 DFM 26 - 27 jan 06

9. Overordnet fremdrift DFM 26 - 27 jan 06

10. Resultater fra prosessen • Alle eiendommer som gir kontantstrøm overskjøtes eiendomsselskapet • Leie- og forvaltningsavtalen fastsetter ansvarsfordelingen mellom Røyken Eiendom AS (REAS) og Røyken kommene (RK) • REAS skal forestå alt ytre og indre vedlikehold av eiendomsmassen • Samt FDV av eiendommer som eies av RK (friarealer, fellesarealer) • Boligstiftelsen – boliger for sosialt svake ca 100 DFM 26 - 27 jan 06

11. --/ - Resultater fra prosessen • Verdifastsettelse til virkelig verdi? • Takstverdier basert på teknisk verdi kompensert for slit og elde, førte til leiepriser tilsvarende Oslo Vest! • Alle eiendommer ble deretter taksert til en markedsverdi – neddiskontert kontantstrøm fra leieinntekter – 10 x L • Brukte megler for å få konkurranse på finansieringen. Lånt 280 mill i Norgeskreditt. DFM 26 - 27 jan 06

12. Oversikt over inngåtte avtaler • Rammeavtale • Gir oversikt over de grunnleggende forutsetninger for partenes samarbeid og avtalene som regulerer dette • Avtale om virksomhetsoverdragelse • Regulerer overdragelse av eiendomsvirksomheten i RK, herunder anleggsmidler, kontanter, rettigheter, kontrakter, etc. • Personalavtale • Regulerer forhold vedrørende overtagelse av medarbeidere i forbindelse med overdragelse av virksomhet fra RK til REAS DFM 26 - 27 jan 06

13. --/- Oversikt over inngåtte avtaler • Kjøpekontrakt av eiendommer • Regulerer partenes rettigheter og plikter ved overdragelse av de faste eiendommene fra RK til REAS • Leiekontrakt • Regulerer mellomværende mellom RK som leietager og de eiendommer som er overdratt til REAS • Forvaltningsavtale • Regulerer forvaltning av eiendommer som eies av kommunen og de som leies av RK etter omorganiseringen DFM 26 - 27 jan 06

14. Leiekontrakten • Leie av eiendom + full FDV • Husleien: • Fast husleie: Finans, ytre vedlikehold, utskiftninger, skatter på utleier, forsikring • FDV: Prinsipp: Selvkost + 10% (?). • Ny prisstruktur 2003 kommunen visste ikke eksakte kostnader. • Leietid: 20 år, Oppsigelsesrett for inntil 10% etter 10 år (viktig låneinstitusjoner!) DFM 26 - 27 jan 06

15. Forvaltning, drift og vedlikehold Utleiers oppgaver: • Drift og service av tekn. anlegg • Drift og service av eiendommen for øvrig • Renhold • Drift og vedlikehold av utomhusanlegg • Vedlikehold (innvendig) – må endres i 2006 – kutt i kommunale budsjetter (armlengdes avstand mellom to rettssubjekter overholdes ikke av RK) • Dekning av utgifter energi, renovasjon, alarm, etc - på vegne av kommunen – gjennomstømningskostnad DFM 26 - 27 jan 06

16. MVA i leiekontrakten • REAS er mva-registrert • Ikke mva på husleie (gjelder generelt) • Ikke mva på varer og tjenester som leveres ”som ledd i utleie av eiendommene” jfr. mval. §5A. • Konsekvens: Ikke mva på personalinnsatsen på vaktmestere og renholdere som leverer tjenester under leiekontrakten DFM 26 - 27 jan 06

17. OrganisasjonsstrukturRøyken Eiendom AS Styret DFM 26 - 27 jan 06

18. Antall ansatte Røyken Eiendom AS Årsverk • Administrasjon 4 • Renhold 25 • Drifts 14 • Park 5 • Utbygging 3 • Sum 51 DFM 26 - 27 jan 06

19. Planerarbeider • Eierstrategi • Må forankre eierstrategien før man utarbeider strategisk plan • Siste hånd på eierstrategi legges i februar 06 • Strategisk plan (STP) • Hvor skal vi og hvordan kommer vi dit – to nye fokusområder forvaltning og drift - nye strategiplaner i år 2006 • Hovedplanen • Overordnede målsetninger og innsatsområder i 2006 – knyttet opp mot STP • Årsplanen • Målsetninger og tiltak – integrert del av budsjett – resultatoppfølging • HMS-plan • Systematisk Helse-, Miljø- og sikkerhetsarbeid. Sikkerhet i forsetet sammen med et god arbeidsmiljø DFM 26 - 27 jan 06

20. Visjon og formål for REAS – nåværende strategi • Visjon: • Røyken Eiendom AS (REAS) skal være en dynamisk, toneangivende, konkurransedyktig leverandør til eiendomsmarkedet. • Selskapets kompetanse og verdier skal bli nyttiggjort på en optimal måte. • Formål: Selskapet skal drive effektiv eiendomsdrift, herunder bygge, eie og drifte eiendommer, samt kjøp og salg. DFM 26 - 27 jan 06

21. Suksesskriterier • Fornøyde kunder kommer tilbake • Levere produkter som markedet etterspør til riktig kvalitet – vi er alle selgere • God tilgjenglighet og høy servicegrad – få eierskap til prosjektene • Økt fokus på viktige satsningsområder • Ha lange leieavtaler • God lagånd – stor takhøyde • Effektive styringssystemer DFM 26 - 27 jan 06

22. Erfaringer så langt • Etterkalkulasjonen viste at det var avvik i forhold kostnader oppgitt ved virksomhetsoverdragelsen • Tilstandsanalyse er utført – feil og mangler gjennomgått i forhold til kontrakt om eiendomsoverdragelse i etterhånd - heftelse • REAS har utarbeidet en fullstendig detaljert oversikt pr bygg • FDV – system Lydia igangsatt: • Eiendomsarkiv • Timeregistrering • Tiltaksmodul DFM 26 - 27 jan 06

23. --/- Erfaringer så langt • Sem-erklæringen – merverdiregelverket skal virke nøytralt for kommunes beslutninger • Endringer i regelverket fra 2004 – merverdiregelverket – ingen hindringer for AS - formen • REAS er med i et Bench Markings -prosjekt for å verifisere nøkkeltall (vanskelig å sammenligne tall fra kommunalt regnskap ssytem og AS - regnskapsloven DFM 26 - 27 jan 06

24. --/erfaringer så langt • De ansatte ønsker seg ikke til bake til RK • De ansatte har nå fått kunder – viktig kulturendring • REAS markedsfører tjenester til andre private selskaper • Bygget to nye skoler • Utvikling av tidligere skoleeiendommer – omregulering tar minst ett år DFM 26 - 27 jan 06

25. Utvikling av tidligere skoleeiendommer • Følgende beslutingsalternativer: • Utvikle et prospekt med ferdige tegninger og selge eiendommene inklusive tegninger • Inngå et Joint Venture samarbeid med et en entreprenør som har dette som kjernevirksomhet • REAS bygger leiligheter i egen regi – stor risiko for førstegangs utbygger av boliger DFM 26 - 27 jan 06

26. Hva er gjennomført i fase I • Eiendommer som ikke skal selges på kort sikt er overskjøtet - urådighetserklæring • Heftelser på eiendommer fjernet (noe gjenstår fremdeles) • Grensesnitt, fordeling av FDV-ansvar mellom Røyken kommune og Røyken Eiendom avklart – etter en innkjøringsperiode • Service Leveranse Avtaler utarbeidet, kommunen har lite penger og kutter (avtalebrudd) DFM 26 - 27 jan 06

27. --/- Hva er gjennom-ført i fase I • Utvikling omregulering av eiendommer (tidligere skoler) • Datakommunikasjon med driftspersonalet – dataprogram FDV (Lydia) • Videreutvikling av Sentral Driftskontroll for alle bygg med vannbåren varme • Gjennomføring av et kompetanseprogram for vaktmestere i energiledelse– ENØK nettverk • Støtte fra ENOVA • Benchmarking og Kundeundersøkelse er utført • Videreutvikling av prosjektstyringsverktøy DFM 26 - 27 jan 06

28. EIERSTRATEGI-MØTE 2. – 3. MARS 2005 1. PREMISSER: Fastlegge styringsrammer – forutsigbarhet vedr. eierstrategi/eiernes mål: Åpenhet og utveksling av informasjon Krav til å være konkurransedyktig og effektiv Krav til kompetanse Verktøy for Røyken kommune Samarbeid med andre kommuner – oppnå markedsposisjon Vurdere konkurranseutsetting av driftstjenester Bidra til lavere kostnader for kommunen DFM 26 - 27 jan 06

29. KONKLUSJON FRA EIERSEMINAR Prosess vedrørende kritiske problemstillinger: Behov for kontroll og informasjon Vurdere risikoforhold Markedsforhold og konkurranseutsetting Næringsutvikling Avkastning/effektivitet Tilpasning til kommunale planer - skulle behandles i politiske partier DFM 26 - 27 jan 06

30. Fase II - konkurranseutsetting Strategimøte med nytt styre – næringslivsledere august 2005 Beskjed fra eier at fredningsperioden var over og de ønsket å konkurranseutsette følgende: Driftsoperatørtjenester Renholdstjenester Utomhus Utbygging har allerede krav til 75 % fakturerbarhet Samarbeidsavtale med Bærum kommune - utbygging DFM 26 - 27 jan 06

31. FORMÅL OMSTILLINGSPROSESS Styrke konkurranseevnen Tilpasse selskapet til den konkurransearena hvor selskapet opererer (innskuddsbasert pensjonsordning 5 %– ikke tjenstepensjon 15 %) Bevare arbeidsplasser DFM 26 - 27 jan 06

32. PROSESS OMSTRUKTURERING Etablert styringsgruppe Prosjektgruppe God informasjon rundt omstillingsprosessen - mange allmøter Aktiv og god deltakelse fra de tillitsvalgte DFM 26 - 27 jan 06

33. FORDELER OG ULEMPER VED DELING AV SELSKAPET I ET FORVALTNINGS- OG DRIFTSSELSKAP FORDELER: Riktig fokus i begge selskapene - drift og forvaltning Styrke konkurranse-evnen Mer profesjonell organisasjon Lavere kostnader Rendyrke kundene og oppnå økt effektivitet Muligheter for fusjon/partnerskap ULEMPER: Dyrere administrasjon – ny daglig leder i driftsselskapet Usikkerhet ved omorganisering To bestillerfunksjoner for kommunen – dersom ikke REAS får denne DFM 26 - 27 jan 06

34. NYE RØYKEN EIENDOM AS (formål - forvalte kommunens eiendommer) Forutsetning: Eierskapet til eiendommene ligger fast - RK Formål: 1. Forvaltnings- og driftsansvar for eiendommene – sikre riktig pris/kvalitet 2. Fokus på å opprettholde verdiene i selskapet ved: - Ved nødvendig forvaltning og drift av eiendommene - Utvendig vedlikehold - Innvendig vedlikehold (revideres i 2006 pga kutt fra RK) - Nødvendig drift og vedlikehold av utvendige arealer - Utvikling av eksisterende eiendomsportefølje 3. Synliggjøre økonomiske besparelser 4. Bestillerselskap DFM 26 - 27 jan 06

35. Styrets vurdering av omorganiseringen av REAS • Intensjonen med omorganiseringsprosessen som følge av konkurranseutsetting og endrede rammebetingelser: • Gi eierne større mulighet for å velge den beste leverandøren i forhold til eiers målsetninger • Målrettet utvikling av FDV - tjenester • Styrke konkurranseevnen og unngå konkurransevridning • Tilpasse selskapet den arenaen selskapet skal operere på • Det er i denne vurderingsprosessen gjennomgått følgende: • Selskapsform begge selskapene • Gjennomgang av nøkketall fra etablering av REAS frem til 2006 • Tiltak for å redusere kostnader • Organisering av selskapene – kjernevirksomhet hvor bedriftens konkurranseevne skapes og verdien for kunden produseres • Eierskap driftselskapet • Eierstrategi • Konsekvenser av budsjettkutt for 2006 DFM 26 - 27 jan 06

36. Facilities Mangement (FM) -tjenester • TjenestespekterKjennetegn • Økonomisk • Eiendomsforvaltning Sentralisering • Eiendomsutvikling Høy faglig kompetanse • Rehabilitering og nybygging • Utleie • Økonomisk/teknisk • Administrasjon/oppfølging av kontrakter Konkurransefordel • IT og telefoni ved gode systemer • HMS og sikkerhet bygg • Teknisk drift • Teknisk • Driftsoperatørtjenester Konkurransedyktige kostnader • Renholdstjenester Krever tilstedeværelse • Park-/utomhustjenester God fagkunnskap • Utbyggingstjenester Strat-egisk Langsikt- tig Kjernevirk-somhet Taktisk Adminstrasjon og kontroll av sentrale tjenester System-er Operasjonelt Produksjon av tjenester Kvalitet DFM 26 - 27 jan 06

37. Vurdering av selskapsform • Vurdering av om Eiendomsselskapet skal legges inn i et kommunalt foretak (KF) eller aksjeselskap (AS). Målsetning for selskapene viktig ved valg av selskapsform • Forvaltningsselskap • KF • AS • Driftselskap AS • Eierskap – RK/Forvaltningsselskapet (AS) DFM 26 - 27 jan 06

38. For Billigere ”innlån” noe lavere rente Beslutningsnærhet til RK Bestillerrolle som del av RKs juridiske enhet Verktøy for RK Kan innarbeides i kommunens regnskaper under forutsening av kommunalt regnskaps-system Ikke et skattesubjekt Mot Gjennomføre ny virksomhetsoverdragelse Dokumentavgift Mangel på langsiktig kapitaloppbygging og bevaring av verdier (går inn i RK) Styret er en del av kommunen som juridisk person Begrenset selskapsutvikling Begrensede lånemuligheter og låneprofil på eien-dommene (Fylkesmannen) Forvaltningsselskap - selskapsmodell KF DFM 26 - 27 jan 06

39. For Begrenset ansvar for selskapets forpliktelser Bokføring etter regnskapsloven – riktig kostnadsbilde Langsiktig oppbygging av kapital til nyetablering og rehabilitering – ikke sprang i kostnadsutviklingen Vil i større grad være et verktøy for RK – utvikling av næringssviksomhet og næringseiendommer Større muligheter for høyere profesjonalitet og rasjonalitet i selskapet Klare ansvars- og beslutningslinjer - ingen dobbeltroller Aksjeselskapsformen gjennomprøvd modell Fleksibel selskapsutvikling Større frihet når det gjelder kjøp av tjenester og egne ressurser REAS kan ikke bli et tomt selskap uten å skjøte eiendommene tilbake til RK Mot Marginalt dyrere lån Bestillerrolle ikke del av RKs juridiske enhet – unngå to bestillerenheter Avvikende regelverk i forhold til det kommunale regnskap – KOSTRA – obligatorisk rapporteringskontoplan for kommuner Skattesubjekt Forskjellige økonomi –styringssystemer IIb. Forvaltningsselskap - selskapsmodell AS DFM 26 - 27 jan 06

40. Va. Organisasjon Forvaltningsselskap Kom. styre Styre Utbyggingskompetanse kjøpes ved behov (løpende vurdering) DFM 26 - 27 jan 06

41. Eies av RK – søster Bedre politisk kontroll RK må stille kapital til rådighet Ingen bindinger til REAS Konkurranseutsetting: Ingen habilitetsproblemer Må styrke bestillerfunksjonen i RK Svekket mulighet for samkjøring av FDV - system (Lydia) Avtrappingsperiode konkurranseutsetting – konflikt med konkurrenter Eies av REAS - datter Mindre politisk kontroll REAS må stille kapital til rådighet God samkjøring av FDV- systemer og økonomistyring – konsern tankegang Samarbeidsforhold kunde leverandør Har bestillerkompetanse Må opptre redelig i anbudskonkurranser – må eventuelt sette ut tilbudsinnhentingen til en nøytral instans for å unngå habilitetsproblemer Enklere å inngå allianser med andre driftselskaper Avtrappingsperiode konkurranseutsetting – mulig pga egenregi Momenter organi-sering av driftselskapet DFM 26 - 27 jan 06

42. VIb. Organisering Driftselskapet Styre DFM 26 - 27 jan 06

43. Utvikling FDV – kostnader DFM 26 - 27 jan 06

44. Nøkkeltall FDV – Formålsbygg BUD 06 • Forvaltning 75 kr/m2 72 • Løpende drift 90 ” 54 • Vedlikehold 112 ” 13 (verdifall/nedskrining) • Renhold 145 ” 169 DFM 26 - 27 jan 06

45. Eierstrategi Forvaltning Sikre verdier Utvikling av eiendommene Tett kontroll av egne virksomheter Verktøy for eierne Drift Omstilling Verktøy for eierne Konkurranse/ monopol Åpne for eksternt eierskap Kundetilfredshet Konkurranse-dyktighet DFM 26 - 27 jan 06

46. Eierstrategi REAS (Forvaltningsselskapet) Mål for RK er å fortsatt eie og utvikle formålsbygg og kommunens næringseiendommer. Gjennom å: Sette rammebetingelser for selskapets virksomhet Angi strategiske hovedretninger som selskapet skal jobbe etter Bidra til omdømmeoppbygging Mål for RK er sikring av eiendomsverdiene Gjennom å: Sikre oversikt over eiendomsporteføljen og –verdier, inntekter og kostnader Generere kapital til nybygging og rehabilitering Riktig utbyggingskvalitet Optimalt vedlikehold Eiendomsutvikling Forsvarlig risikohåndtering Næringsutvikling i forbindelse med overordnede kommunale planer DFM 26 - 27 jan 06

47. --/ - Eierstrategi REAS (Forvaltningsselskapet) Mål for RK skal sikre fokus på eierrollen for eiendomsvirksomheten gjennom REAS (1) Gjennom å: Ivareta kommunenes behov for funksjonelle formålsbygg Sikre fokus på kunder/leietagere og kjernevirksomhet. Ivareta krav til HMS, samt løpende kundetilfredshetsundersøkelser Sikre god forretningsskikk og høyverdige etiske verdier i virksomheten Praktisere offentlighetsloven i størst mulig grad Sikre politisk innsyn og god informasjon om virksomheten 1. Røyken kommune har en dobbeltrolle som eier og kunde. Kommunen som eier må respektere roller og ansvar i forbindelse med inngåtte forretningsmessige avtaler. DFM 26 - 27 jan 06

48. --/ - Eierstrategi REAS (Forvaltningsselskapet) Mål for RK er å bedre effektivitet og konkurransedyktighet innenfor drift og forvaltningstjenester Gjennom å: Sikre riktig kompetanse Frihet til å velge – det er et underordnet kriterium hvem som utfører tjenesten Dokumentere lave kostnader og høy ytelse gjennom BM og konkurranseeksponering Avgrensede og oversiktlige ansvarsforhold Ytelser måles, dokumenteres, evalueres og danner grunnlag personlige utviklingsprogram og lederkrav Det legges stor vekt på medarbeiderutvikling /-tilfredshet å være kommunens beste rådgiver mht eiendomsutvikling og drift DFM 26 - 27 jan 06

49. Eierstrategi REAS (Driftsselskapet) Røyken kommunes eierstrategi/hovedoppgave for driftselskapet er å : Stille kapital til rådighet Angi strategisk hovedretning Eierens langsiktighet og syn på fremtidig eierskap Forhold til oppkapitalisering Utbyttepolitikk Personalstrategi Kompetansestyre med fullt ansvar Krav til rapportering (to ganger pr år) av hovedmål i den strategiske hovedretningen Følge opp virksomheten gjennom årlig generalforsamling Eiers instruksjonsrett, er en sak for generalforsamlingen DFM 26 - 27 jan 06

50. Veien videre • Strategisk plan er utarbeidet for fase I - men må omarbeides – en for hvert selskap • Omforent om kurs, mål og strategi for hvert av selskapene med ansatte og tillistvalgte • Utvikling av RK/REAS sine eiendommer til alternative formål, iegen regi eller som et joint venture DFM 26 - 27 jan 06