Tecnologie per gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Nicola Martinelli

1. Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Nicola Martinelli Amministratore Unico eFM s.r.l.

2. Miglioramenti incrementali nella gestione ottimizzata degli acquisti Totale Demand Quantità Supply Conformità Sourcing Prezzo TEMPO

3. Leve Leve Strategici Strategici Focus Focus sul costo del prodotto, sul costo del prodotto, Focus Focus sulla gestione del sulla gestione del Prestazionali Prestazionali ( ( ) ) fornitore ( fornitore ( Global Service Global Service ) ) Servizi Servizi Servizi Servizi Manutenzione Manutenzione Integrati Integrati Igiene Igiene Manutenzione Manutenzione Integrati Integrati Igiene Igiene Edificio Edificio Ambientale Ambientale Edificio Edificio Ambientale Ambientale Antince Antince Antince Antince Importanza dell’acquisto + Importanza dell’acquisto + ndio ndio ndio ndio Elevato Elevato Elevato Elevato ri ri ri ri Manutenzione Manutenzione impianti speciali impianti speciali Non Non - - Strategici Strategici Colli di Bottiglia Colli di Bottiglia Focus Focus sul costo totale del sul costo totale del Focus Focus sulla gestione del sulla gestione del prodotto prodotto prodotto e sulla domanda prodotto e sulla domanda - - (processi e struttura) (processi e struttura) (Settoriali) (Settoriali) - - + + Complessità della fornitura Complessità della fornitura Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Il processo di razionalizzazione della spesa prevede un percorso articolato con possibilità di acquisizione di risultati sin dalle prime fasi. I benefici ottenibili secondo standard nazionali da un approccio integrato possono portare alla riduzione della spesa dal 5% al 25% complessivo in funzione della classe merceologica Demand Management Supply Management Sourcing Pianificazione ed esecuzione ordini Analisi spesa attuale e fabbisogni Definizione specifiche tecniche e prezzi Avviamento Contratto Gestione Fornitori Analisi del mercato Selezione e Negoziazione Strategie di gara Service Desk • Gestione ricezione Richieste • Gestione Programmi intervento • Esecuzione Ordini intervento • Soddisfazione dell’utente • Visite Ispettive • Benestare al pagamento • Vendor rating • Bench-marking servizi • Service Level Agreement • Specifiche funzionali • Avviamento contratti • Formazione personale interno • Consegne Cantieri • Verifica Perimetro Attuale • Verifica Spesa Attuale • Budget di spesa • Scouting del mercato • Creazione ed aggiornamento Albo Fornitori • Vendor Rating • Strategie di approvvigionamento • Procedure acquisto • Livelli di servizio attesi • Qualifica fornitori • Valutazione offerte • Valutazione Anomalie

4. basso medio alto

6. ORGANIZZATION PROVIDER Policy SLA Spazio di lavoro Lavori Demand Condizioni microclima Servizi Supply Sourcing Management Flotta e mobilità Asset Postazione di lavoro Prodotti Charge back Fee

7. ORGANIZZATION PROVIDER Policy SLA Spacemanagemet Project management Demand Environmentalsosteneability Service desk Supply Sourcing Management Fleet management Asset management ICT cabletelecom E-procurement Charge back Fee

8. Condition Assessment Project Management Capital Budgeting Demand Management Verifica perimetro contrattuale Mappatura dei servizi in essere nell’azienda e tipologie di servizi lavori asset gestiti Analisi spesa attuale e fabbisogni Verifica della spesa Qualificare e quantificare la spesa complessiva attuale relativa al perimetro di riferimento per identificare la base di riferimento per le analisi di risparmio derivanti dal progetto Budget Definire un budget di spesa sulla base degli obiettivi aziendali: incremento dell’efficienza di servizio dei fornitori, riduzione dei costi, politiche di make or buy, etc.

9. Demand Management Benchmarking servizi Confrontare le practice attuali e prospettiche con aziende corporate leader nella gestione integrata del medesimo business (istituti bancari, telecom, Energy, etc.), Definizione specifiche tecniche e prezzi Service levelagreements Definire il livelli di servizio attesi per ogni tipologia di risultato atteso, in termini di tempi di risposta garanzia di qualità delle prestazioni, etc. Service Desk Business intelligence Specifiche di servizio Ottimizzare i servizi componenti dell’appalto e le specifiche relative.

10. Sourcing Scouting Definire il mercato di riferimento per i servizi oggetto dell’appalto con una analisi delle imprese fornitrici del settore articolate per fatturato specializzazione e territorio di competenza Analisi del mercato Gestione cataloghi Selezione e valutazione fornitori Definire i criteri di qualificazione dei fornitori sulla base delle regole di qualifica dell’albo fornitori aziendali. delle prestazioni, etc. Service Desk ERP Vendor rating Definire i criteri di valutazione delle performance dei fornitori per integrare il sistema di vendor rating aziendale. Business intelligence

11. Capital Budgeting Sourcing Strategie approvvigionamento Definizione dei lotti di approvvigionamento criteri di remunerazione e durate dei contratti Strategie di gara Project Management Procedure acquisto Definizione di procedure di approvvigionamento riferimento alle regole di partecipazione: inviti pre-qualifica, criteri di selezione delle offerte più vantaggiose etc. Criteri di negoziazione: busta chiusa, negoziazione, asta inversa, etc. Business intelligence Livelli di servizio attesi Definizione dei criteri di valutazione degli approvvigionamenti in termini di puntualità, scorte minime, soglie di ritardo, ecc

12. Sourcing Qualifica dei fornitori Supporto operativo nell’analisi amministrativa e tecnica delle richieste di partecipazione pervenute. Verifiche incrociate della congruenza delle informazioni inviate. Selezione e negoziazione Valutazione offerte Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi costi benefici delle proposte migliorative offerte.. Service Desk Project Management Valutazione anomalie Supporto operativo nell’analisi economica e tecnica delle offerte pervenute. Analisi dei fattori di produzione e verifica della congruità del prezzo sulla base delle tariffe orarie di legalità e degli eventuali sgravi fiscali e contributivi delle imprese.

13. On demand work Furniture & Equipment Supply Management Procedure di avviamento Assistenza in fase di avviamento del contratto in tutte le attività di trasferimento delle informazioni tecniche contenute nel contratto di servizio. Avviamento contratto Service Desk Project Management Formazione personale interno Formazione ai responsabili territoriali del contratto sulle specifiche procedure di avviamento , controllo dei servizi sistemi di supporto alle operazioni. Assistenza consegna cantieri Assistenza organizzativa nella programmazione della fase di consegna cantieri, al fine di garantire la continuità dei servizi. Gestione cataloghi

14. On demand work Supply Management Gestione richieste Assistenza nell’analisi della domanda dei servizi anche attraverso i sistemi informativi di governo degli ordinativi previsti nella commessa. Pianificazione ordini Service Desk Gestione ordini di intervento Verifica dell’effettivo rispetto dei programmi operativi inseriti nelle specifiche da parte dei fornitori Business intelligence

15. Supply Management Analisi soddisfazione utente Anali della soddisfazione dell’utente con particolare riferimento ai servizi attivi Gestione fornitori Service Desk Visite ispettive Definizione campione significativo di visite da effettuare sulla base dei livelli di qualità attesa. Pianificazione delle ispezioni ed esecuzione delle stesse Reports Analysis Analisi informazioni di ritorno Analisi della qualità e della conformità delle informazioni presenti nel sistema informativo di governo del servizio Business intelligence

16. Lavori Clienti Servizi Fornitori Asset Acquisti a catalogo

17. Demand Management Backup slides

18. Bisogni Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi

19. DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI

20. DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI

21. DETTAGLIO CRUSCOTTO SPAZI

22. Le SFIDE per un sourcing strategico: Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi • Identificazione ed Adozione di processi di standardizzazione del sourcing. • Adozione di tecnologie per migliorare la visibilità, la tempestività e la accuratezza dei dati di spesa. • Completa automazione dei processi : implementazione di un sistema di e-sourcing. • Semplificazione delle architetture informatiche. • Centralizzazione dei processi. • Creazione di una specifica struttura del sourcing. • Condivisione delle informazioni tra le principali funzioni e linee di business. • Gestione e coordinamento di gruppi di lavoro multifunzionali. • Sufficiente budget per implementare l’e-sourcing. • Forte supporto del top management.

23. Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Selezione dei SourcingToolpiù appropriati per gestire la domanda 2 ContractLifecycle Management (CLM) 1 E-sourcing E’ la struttura portante di ogni moderno sourcing strategico. Sistemi automatizzati di analisi della spesa 3

24. Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi TECNOLOGIE DI BASE • PROCESSI AUTOMATIZZATI: • RFP, • richieste di offerte on-line, • reverse auction, • negoziazione con i fornitori. E-sourcing E’ la struttura portante di ogni moderno sourcing strategico. • OTTIMIZZAZIONE DEI RISULTATI. • Raccolta dei dati storici • Andamento dei trend di spesa • Statistiche

25. Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi TECNOLOGIE DI BASE Gestione del Ciclo di vita dei contratti Contract Lifecycle Management (CLM) E’ necessario per l’esecuzione ed il controllo dei contratti. Gli applicativi ContractLifecycle Managementautomatizzano gli elementi di processo: -creazione e approvazione del contratto, -gestione degli accordi con i fornitori, -analisi dei dati e delle prestazioni.

26. Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi TECNOLOGIE DI BASE Sistemi automatizzati di Analisi della Spesa -valutazione ripetibile delle prestazioni del sourcing, -conduzione delle negoziazioni in maniera informata, -gestione della riduzione dei costi. -supporto ad ogni attività di sourcing -rapporti, utilizzanti dati in tempo reale, a diversi livelli.

27. Contratti di Beni di Consumo (computers, cancelleria, strumenti…..) Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Tipologia di contratti nel RE Contratti di Servizi e Lavori (consulenza, ticket, operazioni…. ) Contratti di Assett(veicoli, attrezzature complesse…. ) Gestione eterogeneae complessa

28. Proliferazione di sistemi informativi specifici. Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Problematiche di gestione dei contratti Separazione tra gestione economica (pagamenti) e gestione operativa. Aumento di competenze specifiche e di figure professionali dedicate alla gestione.

29. Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi ARCHIBUS/E-Sourcing OUTSOURSING – ASP AZIENDA FORNITORI ARCHIBUS e-sourcing ERP SAP …… • Cataloghi • Lavori • Servizi • Asset • Ordine • DDT • Fatture ANAGRAFICA UTENTI CENTRALE DI COORDINAMENTO • B.I. • CRUSCOTTO • KPI • STORICO

30. I RISULTATI DI UN SOURCING STRATEGICO Tecnologieper gestire la domanda ed eliminare i costi improduttivi Risultati: con più del 70% di spesa sotto controllo ( best in class) sono possibili risparmi nella gestione della domanda fino al 20%.