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III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI

III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI. Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005. Gerencia del Cambio Tecnológico . Las implicaciones de ejecución de proyectos de TI en una organización GLORIA GUEVARA RUEDA Ing. Sistemas, MSc, MBA guevaragloria@yahoo.com. “… Lo único constante es el cambio …”.

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III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI

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  1. III Jornada de Gerencia de Proyectos de TI Bogotá, Marzo 10 y 11 de 2005

  2. Gerencia del Cambio Tecnológico Las implicaciones de ejecución de proyectos de TI en una organización GLORIA GUEVARA RUEDA Ing. Sistemas, MSc, MBA guevaragloria@yahoo.com

  3. “… Lo único constante es el cambio …”

  4. “… La especie que sobrevive, no es la mas fuerte ni la mas inteligente, sino la que se adapte al cambio …”

  5. El único cambio que le gusta al ser humano es el del pañal …

  6. Contenido • Introducción • El Cambio • Proyectos de TI • Cultura Organizacional • El gerente de TI • Gestionar el cambio

  7. El cambio

  8. Algunas definiciones de “Cambio”, según la Real Academia Española • Dejar una cosa o situación para tomar otra. • Convertir algo en otra cosa. • Modificar la apariencia, condición o comportamiento de algo. … Quitar el pañal a un bebé y ponerle uno limpio

  9. Los proyectos de TI

  10. Causas de Fracaso … • No existen objetivos claros de negocios • Falta de liderazgo y/o apoyo de las directivas

  11. Causas de Fracaso … • Carencia de metodología o poca adherencia a ésta

  12. Causas de Fracaso … • Débil comunicación • Resistencia al cambio

  13. Causas de Fracaso … • Falta preparación de la organización para asumir el cambio. • Mental • Habilidades • Conocimiento • No apropiación del nuevo sistema por parte de los usuarios

  14. Factores de éxito • Integración con otros sistemas

  15. Factores de éxito • Apoyo de los directivos

  16. Factores de éxito • Integridad de datos

  17. Factores de éxito • Adecuado manejo del cambio • Apropiación del sistema por parte de los usuarios

  18. Conjunto de significados compartidos (… formal o informalmente) La Cultura Organizacional

  19. El área de TI en la organización TI • En tiempos normales • En tiempos de proyectos

  20. TI Servicio Garantizar Información

  21. Momentos de verdad • La gente quiere estar informada • La gente quiere que se tenga en cuenta y valore su opinión y/o su necesidad

  22. La gente de sistemas requiere ser: • Buenos profesionales • Buenos negociadores • Primeros en asumir el cambio

  23. Llega el proyecto de TI Sistemas se convierte en: • Líder • Foco atención • Centro de recepción • Punto de “dolor” / “alegría” • Alabanzas / Críticas … entre otros

  24. GESTION DEL CAMBIO PREPARAR EJECUTAR MANTENER

  25. PREPARAR

  26. Desde “mucho” antes … • Sinergia • Colaboración • Comunicación • Desde “un poco” antes … • Divulgación • Intercambio opiniones y necesidades • En el arranque … • Coordinación ejecución de cambios

  27. Preparación • Determinar visión y los objetivos del cambio • Lograr liderazgo por parte de la Dirección General de la organización, a través del área de TI

  28. Preparación • Analizar la cultura organizacional … entenderla, para gestionarla!

  29. Creación del plan • Determinación de objetivos concretos 1. Especificación de tareas a realizar 2. Plazos y recursos necesarios • Planes de acción en diferentes frentes • Plan de comunicación • Creación de equipos de trabajo

  30. Plan de comunicación • Plasmar la visión del proyecto • Comunicarla

  31. Todos sepan lo que está sucediendo y su impacto Integración de todos en la organización Tener punto de partida y llegada Controlar y monitorear el alcance de los objetivos

  32. QUÉ PARA QUÉ POR QUÉ

  33. … Cómo afecta sus condiciones personales y profesionales!

  34. Los equipos de trabajo Multiplicadores, encargados de transmitir a toda la organización toda la información … • Funciones • Responsabilidades • Integrantes • Dedicación cada uno al equipo • Líder • Frecuencia de reuniones

  35. EJECUTAR

  36. Dinámica y ejecución de las tareas de los equipos de trabajo • Determinar si se hace prueba piloto • Mostrar resultados tangibles • Motivar

  37. MANTENER

  38. Una vez puesto en marcha el proyecto, hay que disponer de un periodo de tiempo para monitorear y medir el cumplimiento de los alcances. • Apoyar la organización hasta que se engrane bien y pueda seguir sola.

  39. Algunas conclusiones • Alinear expectativas a todos los niveles de la organización. • Establecer una estrategia de comunicación que permita manejar un plan de comunicación efectivo. • Establecer una estrategia para definición de nuevos roles y capacidades. • Establecer una estrategia de transferencia de conocimiento y entrenamiento. • Establecer estrategia para medir y administrar la resistencia al cambo.

  40. GRACIAS

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