Projektmenedzsment

Projektmenedzsment A projektmegvalósítás egyes kérdéseiről • Fehérgyarmat • 2009. november

Tartalom Általános kérdések Jelentéstételi kötelezettség Szerződés módosítás Beszámolási kötelezettség Elszámolási kérdések 2

1.1. Jogszabályi és eljárásrendi háttér EU-s jogforrások Az Európai Parlament és a Tanács 1080/2006/EK rendelete A Tanács 1083/2006/EK rendelete A Bizottság 1828/2006/EK rendelete Hazaijogforrások 281/2006. Korm. rendelet 217/1998. Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről 16/2006. MeHVM-PM együttes rendelet 2000. évi C. törvény a számvitelről (Pályázati útmutató F6. Vonatkozó jogszabályok listája)‏ 3

Általános kérések 2 alapvető projekttípus: 1 fordulós pályázatok: támogatási döntés – szerződés 2 fordulós pályázatok: előzetes támogatási döntés – projektfejlesztés – 2. körös pályázat benyújtása – támogatási döntés – szerződés

Általános kérdések Projektkezdés időpontja Támogatási szerződés előtt Támogatási szerződéssel egy időben Támogatási szerződést követően Projektkezdés előtt CSAK előkészítési soron szereplőn költség számolható el! Projekt megindítása TSZ kötés előtt a kedvezményezett felelőssége (költségek és közbeszerzési eljárások vonatkozásában fontos ez

Általános kérdések • Menedzsment-struktúra • Projektmenedzser • Pénzügyi vezető • Adminisztratív koordinátor • Egyéb (szakmai vezető, műszaki vezető) • Külső-belső menedzsment (!) • Menedzsment költségek elszámolhatósága (!)

Általános kérdések • Feladatok TSZ kötés előtt (2 fordulós pályázatok esetében e feladatok a 2. fordulós útvonalterv részeként történik) • Igazolások, dokumentumok beszerzése • Költségvetés aktualizálása • Cselekvési- és ütemterv aktualizálása • Cash-flow aktualizálása • Tájékozódás a kedvezményezett „háza táján” • Tájékozódás a releváns körülményekről (jogi környezet, pénzügyi környezet, stb.)

Általános kérdések Menedzsment felállítását követően: Projektindító értekezlet Iktatási rend kialakítása Felelősségi körök rögzítése (formális és informális értelemben) Szerződések szolgáltatókkal (kommunikáció, közbeszerzés, műszaki ellenőrzés, kiviteli tervezés) Iratminták összeállítása Monitoring mutatók, indikátorok mérésének megkezdése

Általános kérdések Monitoring mutatók, indikátorok: E számokat ellenőrzik, ezek teljesítésétől függ a támogatási összeg kifizetése!!! Építés – pl.: építési napló Eszközbeszerzés – pl.: szállítólevelek, szerződések Szolgáltatás – pl.: jelenléti ívek, teljesítési igazolások, fotódokumentáció

Általános kérdések • Neuralgikus pontok • KÖZBESZERZÉS • Szerződések mihamarabbi megkötése • Közbeszerzési terv ellenőrzése • Közbeszerzési szabályzat ellenőrzése • Előkészítés nyomon követése • Bonyolítás ellenőrzése • Eredmény megvédése! (kívül-belül!!!)

Általános kérdések • Neuralgikus pontok • KOMMUNIKÁCIÓ • - Teljes bizonytalanság támogatói és támogatott oldalon a kommunikációs csomagokról • Arculati elemek bizonytalansága – aktív kommunikáció a KSZ-szel • Figyelem a kommunikációs szolgáltató és a támogatott kapcsolatára!!!

Általános kérdések • Neuralgikus pontok • HELYSZÍNI ELLENŐRZÉS • KSZ, IH, EKKE, ÁSZ, ESZ • Pontos iktatás, dokumentumok előkészítése • Menedzsment tagok és egyéb szereplők (pl.: műszaki ellenőr!!!) előzetes felkészítése • Maximális kooperáció

Jelentési kötelezettségek + A Kedvezményezett haladéktalanul köteles jelenteniminden olyan körülményt, amely a Projekt megvalósítását, a támogatás céljának elérését veszélyezteti, ha a Projekt megvalósítása részben vagy egészben meghiúsul, tartós akadályba ütközik, illetve a Támogatási Szerződésben foglalt ütemezéshez képest késedelmet szenved, illetve ennek bekövetkezése fenyeget. + Amennyiben a Projekt megvalósítás kezdő időpontja a tervezett időponttól eltér - haladéktalanul (Tervezett és tényleges között max. 3 hónap) + A megjelölt kapcsolattartó adatainak változásáról – haladéktalanul + Kedvezményezett azonosító adatainak változásáról, annak bekövetkeztét követő 5 napon belül + A projekt adatlaphoz benyújtott bármely dokumentumban, annak adataiban bekövetkező valamennyi változást - haladéktalanul A bejelentési kötelezettség fentiek szerinti teljesítésének elmulasztása szerződésszegésnek minősül. 13

Változás bejelentés (formanyomtatványon, indoklással) adminisztratív okokból szükséges változások; a projekt megvalósításának befejezése előreláthatóan 3 hónapot nem meghaladóan késik; a projekt összköltségének húsz százalékát nem meghaladó mértékben változik az elszámolható költségek költségkategóriák szerinti bontása; a cselekvési ütemterv tevékenységeinek átütemezése esetén, amennyiben a projekt végrehajtásának időtartama nem változik, vagy csökken; az aláírásra jogosult személy(ek), pénzügyi kötelezettségvállalók személyének és adatainak megváltozása esetén; ha eredménytelen lett a projekt bármely elemére vonatkozó közbeszerzési eljárás, vagy késedelmes/hibás teljesítés merült fel bármely már megkötött szerződés vonatkozásában. 14

II. Szerződésmódosítás A támogatási szerződés az alábbi formában módosulhat: Változás bejelentés Szerződésmódosítás Kedvezményezett vagy KSZ által kezdeményezett szerződésmódosítás Formanyomtatvány használata = szerződésszerű teljesítés 15

Szerződésmódosítás Kedvezményezett által kezdeményezett (formanyomtatványon, indoklással) a projekt megvalósításának befejezése a támogatási szerződésben meghatározott időponthoz képest előreláthatóan 3 hónapot meghaladóan késik; a projekt összköltségének húsz százalékát meghaladó mértékben változik az elszámolható költségek költségkategóriák szerinti bontása (kumulatív); 10 százalékot meghaladó mértékben csökken a számszerűsített célok értéke a támogatási szerződésben rögzített célértékhez képest (kumulatív); változik a projekt bármely egyéb, a célkitűzéseket befolyásoló lényeges jellemzője. 16

Szerződésmódosítás KSZ által kezdeményezett Intézményrendszer Jogszabályi környezet Program környezetének általános változása következtében 17

Beszámolási kötelezettség Projekt Előrehaladási jelentés (PEJ) Célja: rendszeres időközönként beszámolni a projekt előrehaladásáról - legalább 6 havonta De: 1 éves megvalósítású projektek esetén csak egy jelentés kötelező A PEJ teszi lehetővé annak ellenőrzését, hogy a kedvezményezettek által a projekt időszak alatt folytatott tevékenységek illeszkednek-e a támogatási szerződésben foglaltakhoz illetve, hogy eleget tesznek-e az ott meghatározott kötelezettségeiknek. Az előrehaladási jelentés a szakmai előrehaladás bemutatására számszerű és szöveges adatokat kér a kedvezményezettektől. 18

Beszámolási kötelezettség Záró Projekt Előrehaladási Jelentés (ZPEJ) Benyújtandó: elektronikusan és papír alapon NFÜ honlapról letöltött nyomtatvány kitöltésével és CD-re mentésével (Letölthető formanyomtatvány és kitöltési útmutató: http://www.nfu.hu/egysegesites_es_egyszerusites_az_umft_palyazatainak_kifizetesi_es_nyomonkovetesi_rendszereben) az NFÜ honlapján található Pályázó Tájékoztató Felületről on-line PEJ kitöltő alkalmazás használatával (Elérése: www.nfu.hu vagy emir.nfu.hu/nd/umft) Határidő: befejezést követő 1 hónap Hiánypótlás: csak 1 alkalommal (határideje megegyezik a Záró Kifizetési Kérelem hiánypótlásának határidejével) Amennyiben a ZPEJ nem kerül benyújtásra, a záró kifizetési kérelmet nincs mód elfogadni. Csúszik a kifizetés. 19

2.1. Kifizetési igénylések típusai Előleg előleg fizetési kérelem szerződéskötést követő 3 hónapon belül projektzárásig fizetési kérelem benyújtása kötelező, ellenkező esetben visszafizetés (módosított szabály) a támogatás rendeltetésnek megfelelő felhasználása, ellenkező esetben visszafizetés! az előleg elszámolás bármikor megkezdhető, legkésőbb a projekt zárásakor kötelező 20

Kifizetési igénylések típusai Időközi kifizetési kérelem az igényelt összeg legalább a támogatási összeg 10%-a (és legalább 100.000 Ft)‏ formai és tartalmi ellenőrzés ⇨egyszeri hiánypótlás (benyújtási határidő: legfeljebb 30 nap)‏ elutasított számla a következő kérelemmel benyújtható (legkésőbb a záró kifizetési kérelemmel)‏ 21

Kifizetési igénylések típusai Záró kifizetési kérelem még el nem számolt számlák KÖTELEZŐ MELLÉKLETE A ZPEJ előleg elszámolás (kiegyenlített számlákkal)‏ benyújtás: a megvalósítás határidejét követő 1 hónap, DE szállítói finanszírozás esetén a megvalósítás határidejét megelőző 60 naptári nap 22

Finanszírozási módok Utófinanszírozás előleg igénybevétele esetén csak utófinanszírozás lehetséges minden számla kiegyenlítését szükséges igazolni a kifizetési kérelem beérkezését követő 60 napon belül kerül a támogatás folyósításra (a hiánypótlás idejét nem beleértve)‏ a kifizetés a Támogatási szerződésben rögzített bankszámlaszámra, VAGY a támogatást megelőlegező hitelintézet bankszámlájára történhet (engedményezési szerződés alapján)‏ 23

Finanszírozási módok Szállítói finanszírozás az önerő kiegyenlítését szükséges igazolni teljesítésigazolás a beérkezést követő 30 napon belül kerül a támogatás folyósításra (a hiánypótlás idejét nem beleértve)‏ nettó 1 millió forintot meghaladó bizonylatok esetén kifizetés közvetlenül a szállító részére előkészítési költségek és bérjellegű juttatások esetében nem alkalmazható (számla alapú projektmenedzsment költségek nettó 1 m Ft feletti számla esetében lehetséges)‏ Vegyes finanszírozás szállítói ÉS utófinanszírozás 24

Köztartozás Kedvezményezett a folyósítás feltétele a köztartozás-mentesség a pénzügyi teljesítés időpontjában (számla kiegyenlítésének dátuma)‏ Szállító közbeszerzési eljárással kiválasztott szállító esetében a pénzügyi teljesítés időpontjában nem lehet 15 napot meghaladó köztartozása Köztartozás esetén a kifizetés felfüggesztésre kerül! (adóigazolás)‏ 25

Számlák, szerződések Számlával szembeni követelmények ÁFA törvény előírásai szerint kiállított a Kedvezményezett nevére szól projektazonosító és „a … számú projekthez támogatás elszámolására benyújtásra került” felvezetése a számlára hitelesített, másolati példány (eredeti, első példányról)‏ teljesítés igazolása az eredeti számlán cégszerű aláírással összhang a kapcsolódó szerződéssel (teljesítés dátuma, tárgya, vállalkozói díj)‏ 100 000 Ft támogatási igény alatt elegendő a számlaösszesítő kifizetést igazoló dokumentumok hitelesített másolatának benyújtása külföldi számla esetén fő tartalmi elemekről a Kedvezményezett által hitelesített fordítás 26

Számlák, szerződések Szerződéssel szembeni követelmények hatályba lépése nem korábbi, mint a pályázat befogadásának dátuma (kivéve előkészítési költségek)‏ a tevékenység befejezése nem későbbi, mint a projektmegvalósítás dátuma pénzügyi ütemezés összhangja a részteljesítésekkel, részszámlákkal ha a tevékenység nem csak a projekthez kapcsolható, akkor megfelelő arányosítási módszertan szükséges! az esetleges módosítások is benyújtandók! szóbeli megállapodásról szóló nyilatkozat lehetősége 27

Benyújtandó dokumentumok Eredeti példány Támogatási szerződésben rögzített biztosítékok iratanyaga (új bankszámla nyitása esetén is)‏ kifizetési kérelem formanyomtatvány összesítő táblázatok (alátámasztó dokumentáció ellenőrzése a helyszínen)‏ Másolati példány „minden más” hitelesítés módja: eredetivel megegyező, aláírási joggal bíró képviselő által hitelesített másolat 28

Benyújtandó dokumentumok Igénybevett szolgáltatások számla vagy számlaösszesítő (a korábban leírt módon)‏ kifizetés igazolása piaci ár igazolása (nettó 1 m Ft felett) szerződés, megrendelő vagy nyilatkozat teljesítés igazolása (beszámoló projektmenedzsment esetében/köteles példány)‏ 29

Benyújtandó dokumentumok Személyi jellegű költségek személyi jellegű költségek összesítő táblája kifizetés igazolása (nettó bér + minden munkáltatót terhelő és munkavállalótól levont járulék)‏ munkaszerződés/kinevezés/megbízási szerződés/célfeladat kiírás (első kifizetésnél és változás esetén)‏ munkaköri leírás munkáltató és munkavállaló által aláírva (első kifizetésnél és változás esetén)‏ munkaidő nyilvántartás – munkabér-arányos elszámolás esetén 30

Benyújtandó dokumentumok Egyéb személyi jellegű (utazási) költségek utazási és kiküldetési költségek összesítő táblája kifizetés igazolása Eszközbeszerzés számla vagy számlaösszesítő (a korábban leírt módon)‏ kifizetés igazolása piaci ár igazolása szállítói szerződés/megrendelő/nyilatkozat/adás-vételi szerződés átadás-átvételi jegyzőkönyv (azonosító számmal, pl. gyári szám) – szoftverek esetében is! szállítólevél devizás számla esetében üzembe helyezési okmányok 31

Benyújtandó dokumentumok Építés, felújítás, bővítés számla kifizetés igazolása piaci ár igazolása kivitelezői szerződés (része a fizetési ütemezés!)‏ hatósági engedélyek teljesítés igazolása: 5 millió Ft támogatástartalom alatt vállalkozó nyilatkozata 5 millió Ft támogatástartalom felett műszaki ellenőri igazolás (akár az eredeti számlán is)‏ építési napló (engedélyköteles beruházásnál) vagy kivitelezői nyilatkozat (nem engedélyköteles beruházásnál) az első kifizetési kérelemhez 32

Benyújtandó dokumentumok Saját teljesítés saját teljesítés összesítő táblázat az összesítőben szereplő, számlák, bizonylatok, kimutatások hiteles másolata (a közvetlen önköltség alátámasztására)‏ Igazolás, hogy a saját teljesítésbe bevont eszköz a Kedvezményezett tulajdona nyilatkozat saját teljesítésről 33

Kifizetési kérelem Általános előírások megvalósítás során legalább egyszer kötelező online számlakitöltő használata, ÉS dokumentáció papír alapú benyújtása (beérkezés dátuma, hitelesség eltérés esetén)‏ cégszerű aláírás, regisztrált mérlegképes könyvelő általi ellenjegyzés támogatási/engedményezési/vállalkozási szerződésben rögzített bankszámlaszám nyilatkozatok hiánytalan kitöltése 34

Kifizetési kérelem Eljárásrendi lépések benyújtás: a megvalósítás határidejét követő 1 hónap, DE szállítói finanszírozás esetén a megvalósítás határidejét megelőző 60 naptári nap hiánypótlási felszólítás: beérkezéstől számított 30 (szállítói finanszírozás esetén 15) naptári nap egyszeri hiánypótlás lehetősége (30 naptári nap, DE szállítói finanszírozás esetében 15 naptári nap)‏ a határidő lejártát követő 8 nap után a hiánypótlással érintett rész elutasítása utófinanszírozás esetén a kifizetési kérelem beérkezését követő 60, szállítói finanszírozás esetén 30 naptári naponbelül kerül a támogatás folyósításra (a hiánypótlás idejét nem beleértve)‏ 35

100 ezer Ft alatti számlák összesítője 36

Leggyakoribb hibák Nem használják az on-line számla kitöltőt Nem nyújtanak be piaci ár igazolására alátámasztó dokumentumot Záró kifizetési kérelemhez nem csatolnak záró Projekt Előrehaladási Jelentést (ZPEJ)‏ Teljesítés igazolás hiányzik Projekt menedzsment költség esetén hiányzik a beszámoló az elvégzett tevékenységről Szerződés vagy nyilatkozatot arról, hogy nem kötöttek szerződést 37

Köszönöm! 38

Projektmenedzsment