La regulaci n de los Registros de la Propiedad y los Archivos Notariales Jaca, 26 de julio de 2007

1. La regulaci�n de los Registros de la Propiedad y los Archivos NotarialesJaca, 26 de julio de 2007 Elena S�nchez Jord�n Profesora titular de Derecho civil Universidad de La Laguna

2. �ndice Introducci�n: la regla general en materia de forma en Derecho civil espa�ol. Sus excepciones Documentos y archivos notariales La organizaci�n del Registro de la Propiedad

3. Introducci�n (I) Distintos tipos de negocios jur�dicos con relevancia para el Derecho civil (contratos, actos de constituci�n de derechos reales, capitulaciones matrimoniales, testamentos...) que necesitan ser exteriorizados Regla general de forma: s�lo en los contratos? principio de libertad de forma (art. 1278 CC) Origen: Ordenamiento de Alcal� (1348)

5. TITOL XVI. DE LAS OBLIGACIONES.Ley unica Como vale la obligacion entre absentes, aunque non aya y estipulacion. Paresciendo que se quiso un Ome obligar � otro por promision, o por algud contracto, � en alguna otra manera, sea tenudo de aquellos � quienes se oblig�, � non pueda ser puesta excepcion que non fue fecha estipulacion, que quiere decir: prometimiento con ciertas solennidades del derecho: � que fue fecha la obligacion del contracto entre absentes; � que fue fecha � Escribano publico, � � otra persona privada en nombre de otro entre absentes; � que se oblig� uno de dar, � de facer alguna cosa � otro: mas que sea valedera la obligacion � el contracto que fueren fechos en qualquier manera que paresca que alguno se quiso obligar � otro, � facer contracto con el.

6. Introducci�n (II) Pero... art. 1280 CC? parece que deja sin efecto al art. 1278. Sin embargo: la interpretaci�n se completa con lo dispuesto en el art. 1279 CC Excepciones: Constituci�n del derecho de superficie (art. 35 LS 2007) Capitulaciones matrimoniales (art. 1327 CC) Otorgamiento de poder (art. 1280-5 CC) Donaci�n (arts. 632 y 633 CC) Constituci�n de hipoteca (art. 1875 CC) Contratos celebrados fuera de establecimiento mercantil (art. 3.1 LCCFEM)

7. Documentos y archivos notariales (I) Documentos notariales: precepto de partida? art. 17.1 LN (redacci�n por Ley 36/2006, de Medidas para la Prevenci�n del Fraude Fiscal), aunque la LN data de 1862 3 clases principales: Escrituras p�blicas (17.1-II) P�lizas intervenidas (17.1-V) Actas notariales (17.1-VIII)

8. Documentos y archivos notariales (II) Escrituras p�blicas (17.1-II): matriz y copias; el notario redacta la escritura, que expresa la opini�n de quien no es el notario autorizante (por lo general, partes) P�lizas intervenidas (17.1-V): el notario interviene la p�liza, que es un documento privado? documento complejo

9. Documentos y archivos notariales (III) Actas notariales (17.1-VIII): el notario expresa sus declaraciones. Clases: De mera percepci�n (de cosas, documentos, personas,...) De control y percepci�n (de sorteo, de subastas...) De hechos propios del notario (requerimientos) De calificaci�n (de comprobaci�n) De manifestaciones (de parte, terceros, testigos, peritos...)

10. Documentos y archivos notariales (IV) Los instrumentos p�blicos a los que alude el art. 17 LN pueden estar redactados en soporte electr�nico y llevar la firma electr�nica del notario y de los otorgantes o intervinientes, seg�n se�ala el art. 17 bis LN (introducido por la ley 24/2001, de 27 diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y de Orden Social) El art. 17bis 2-II.b) LN establece la igualdad de efectos entre los documentos p�blicos en soporte electr�nico y los documentos p�blicos en papel

11. Documentos y archivos notariales (V) El protocolo: art. 17.I-IX? es una colecci�n encuadernada de documentos notariales originales: escrituras p�blicas y actas (no p�lizas intervenidas). Son documentos notariales originales (cfr. Art. 34 LN) El Libro-Registro: colecci�n, por orden cronol�gico, de documentos y de p�lizas (originales) intervenidas, con las firmas de los otorgantes y la intervenci�n del notario

12. Documentos y archivos notariales (VI) Los �ndices informatizados? art. 17.2 LN (introducido por la ley 36/2006): la ley obliga a los notarios a llevar �ndices informatizados y en soporte papel de los documentos protocolizados e intervenidos Hay 3 ejemplares de los �ndices: Uno, en papel, que f�sicamente formar� parte del protocolo, pues se encuadernar� al final del mismo Otro en soporte inform�tico, que hay que enviar al Colegio Notarial para que luego lo reenv�e al Consejo General del Notariado El art. 248 RN a�ade un tercero: �ndice informatizado que debe conservar el notario en un soporte tecnol�gicamente seguro

13. Documentos y archivos notariales (VII) El art. 17.2-II crea el �ndice �nico informatizado notarial, del que es titular y responsable el Consejo General del Notariado. Es un �super�ndice�, formado por la suma de los �ndices informatizados que los notarios han debido remitir a los Colegios Acceso a la informaci�n por las administraciones p�blicas: art. 17.3 LN

14. La organizaci�n del RP (I) Los documentos p�blicos tienen acceso al Registro de la Propiedad ?los dota de una especial eficacia: protege al tercero de buena fe que invoca la apariencia registral El sistema espa�ol es: De documentos (otorgados fuera del RP) De inscripci�n (se extraen los datos principales de los documentos presentados) De folio real: los asientos relativos a cada finca se practican en un mismo folio

15. La organizaci�n del RP (II) El RP en Espa�a: oficina p�blica constituida por El personal que recibe y valora los documentos, o que realiza tareas auxiliares, y Libros en los que se practican inscripciones Es un instrumento de garant�a y publicidad de los derechos reales sobre bienes inmuebles S�lo acceden a �l documentos p�blicos (escrituras, sentencias y otras resoluciones judiciales, algunos documentos administrativos [art. 1 NCRH])

16. La organizaci�n del RP (III) El territorio nacional se divide en demarcaciones registrales (inicialmente coincid�an con partidos judiciales). En una misma poblaci�n puede haber uno o varios Registros La oficina del Registro es un local en el que se contiene el archivo ordenado de los libros registrales y el despacho donde el Registrador ejerce sus funciones

17. La organizaci�n del RP (IV) Los libros del Registro: vol�menes encuadernados de forma apaisada donde se extienden los asientos Clases (art. 362 RH): Libro de inscripciones Diario de las operaciones del Registro Libro de incapacitados �ndice de fincas (r�sticas y urbanas) e �ndice de personas Libro de estad�stica Inventario Libros y cuadernos auxiliares Tambi�n: libro-registro de entrada, en el que se toma raz�n de todos los documentos que se lleven al Registro (clases de presentaci�n: f�sica, por correo, por telefax y telem�tica [art. 248 LH])

18. La organizaci�n del RP (V) Los libros est�n sometidos a requisitos formales y garant�as de autenticidad (arts. 238 a 240 LH) Foliados y judicialmente visados Iguales para todos los Registros Formados bajo la direcci�n del Ministerio de Justicia con las precauciones para impedir fraudes o falsedades No pueden sacarse de la Oficina por ning�n motivo

19. La organizaci�n del RP (VI) Existir� un libro por cada municipio (art. 244 LH) Cada municipio podr� dividirse en dos o m�s secciones (siempre que exista m�s de un juzgado de 1� instancia). Art. 368-II RH Reconstrucci�n de libros destruidos: art. 238-II LH. El juez visitar� el R y levantar� acta, con expresi�n de los libros destruidos, enviando copia a la DGRN, que acordar� si procede la reconstrucci�n y el d�a a partir del cual corre el plazo legal (un a�o) Reinscripci�n de los mismos t�tulos Inscripci�n de segundas o posteriores copias Acta de notoriedad Legajos: arts. 410 y ss. RH

20. La organizaci�n del RP (VII) Los asientos registrales (art. 41 RH) Inscripciones? art. 9 LH Anotaciones preventivas? arts. 42 y 72 LH: se practica en el mismo libro y lugar que las inscripciones. Se ordenan por letras y manifiestan que son anotaciones Cancelaciones? art. 103 LH. Se practican igual que las inscripciones y se numeran conjuntamente con ellas Notas marginales? la normativa no regula las circunstancias que debe contener, por lo que parece que conviene inspirarse en el art. 56 RH. Muy variables. Presentan conexi�n con el asiento a cuyo margen se practican Asiento de presentaci�n? se practica en el libro Diario de operaciones. Art. 249 LH

21. La organizaci�n del RP (VIII) El acceso a la informaci�n: art. 222 LH Acceso telem�tico: 222 bis LH Las manifestaciones: Nota simple informativa (s�lo valor informativo) Certificaciones (valor de documento p�blico; pueden ser literales y en relaci�n) Certificaciones de cargas y afecciones (art. 353 RH) Certificaciones con informaci�n continuada (art. 354 RH) Informaci�n por fax a solicitud de notario (art. 354a RH) Certificaci�n con informe, el informe y el informe vinculante (art. 355 RH)

22. La organizaci�n del RP (IX) La responsabilidad del Registrador Responsabilidad civil: arts. 18 y 296 a 312 LH. Plazo para reclamar: un a�o (art. 311 LH) Responsabilidad disciplinaria: arts. 313 a 318 LH El futuro: la incorporaci�n al Registro de las bases gr�ficas registrales

23. �Qu� pasa en Europa? Existe un proyecto (EULIS: European Land Information System) que va a tratar de incorporar a una base de datos la mayor cantidad de informaci�n posible relativa a las fincas situadas en esos pa�ses (pej: precios, normas aplicables...) http://www.eulis.org/

24. Art. 1278 CC Los contratos ser�n obligatorios, cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que en ellos concurran las condiciones esenciales para su validez. ?

25. Art. 1280 Deber�n constar en documento p�blico: 1�. Los actos y contratos que tengan por objeto la creaci�n, transmisi�n, modificaci�n o extinci�n de derechos reales sobre bienes inmuebles. 2�. Los arrendamientos de estos mismos bienes por seis o m�s a�os, siempre que deban perjudicar a tercero. 3�. Las capitulaciones matrimoniales y sus modificaciones. 4�. La cesi�n, repudiaci�n y renuncia de los derechos hereditarios o de los de la sociedad conyugal. 5�. El poder para contraer matrimonio, el general para pleitos y los especiales que deban presentarse en juicio; el poder para administrar bienes, y cualquier otro que tenga por objeto un acto redactado o que deba redactarse en escritura p�blica, o haya de perjudicar a tercero. 6�. La cesi�n de acciones o derechos procedentes de un acto consignado en escritura p�blica. Tambi�n deber�n hacerse constar por escrito, aunque sea privado, los dem�s contratos en que la cuant�a de las prestaciones de uno o de los dos contratantes exceda de 1.500 pesetas. ?

26. Art. 1279 Si la ley exigiere el otorgamiento de escritura u otra forma especial para hacer efectivas las obligaciones propias de un contrato, los contratantes podr�n compelerse rec�procamente a llenar aquella forma desde que hubiese intervenido el consentimiento y dem�s requisitos necesarios para su validez. ?

29. Art. 17.2 LN A los efectos de la debida colaboraci�n del Notario y de su organizaci�n corporativa con las Administraciones p�blicas, los notarios estar�n obligados a llevar �ndices informatizados y, en su caso, en soporte papel de los documentos protocolizados e intervenidos. El Notario deber� velar por la m�s estricta veracidad de dichos �ndices, as� como por su correspondencia con los documentos p�blicos autorizados e intervenidos, y ser� responsable de cualquier discrepancia que exista entre aquellos y estos, as� como del incumplimiento de sus plazos de remisi�n. Reglamentariamente se determinar� el contenido de tales �ndices, pudi�ndose delegar en el Consejo General del Notariado la adici�n de nuevos datos, as� como la concreci�n de sus caracter�sticas t�cnicas de elaboraci�n, remisi�n y conservaci�n. El Consejo General del Notariado formar� un �ndice �nico informatizado con la agregaci�n de los �ndices informatizados que los notarios deben remitir a los Colegios Notariales. A estos efectos, con la periodicidad y en los plazos reglamentariamente establecidos, los notarios remitir�n los �ndices telem�ticamente a trav�s de su red corporativa y con las garant�as debidas de confidencialidad a los Colegios Notariales, que los remitir�n, por id�ntico medio, al Consejo General del Notariado. ?

30. Art. 17.3 LN Corresponder� al Consejo General del Notariado proporcionar informaci�n estad�stica en el �mbito de su competencia, as� como suministrar cuanta informaci�n del �ndice sea precisa a las Administraciones p�blicas que, conforme a la Ley, puedan acceder a su contenido, a cuyo efecto podr� crear una unidad especializada. En particular, y sin perjuicio de otras formas de colaboraci�n que puedan resultar procedentes, el Consejo General del Notariado suministrar� a las Administraciones tributarias la informaci�n contenida en el �ndice �nico informatizado con trascendencia tributaria que precisen para el cumplimiento de sus funciones estando a lo dispuesto en el art�culo 94.5 de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, permitir� el acceso telem�tico directo de las Administraciones tributarias al �ndice y recabar� del Notario para su posterior remisi�n la copia del instrumento p�blico a que se refiera la solicitud de informaci�n cuando �sta se efect�e a trav�s de dicho Consejo. ?

31. Art. 17 bis LN 1. Los instrumentos p�blicos a que se refiere el art�culo 17 de esta Ley, no perder�n dicho car�cter por el s�lo hecho de estar redactados en soporte electr�nico con la firma electr�nica avanzada del notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes, obtenida la de aquel de conformidad con la Ley reguladora del uso de firma electr�nica por parte de notarios y dem�s normas complementarias. 2. Reglamentariamente se regular�n los requisitos indispensables para la autorizaci�n o intervenci�n y conservaci�n del instrumento p�blico electr�nico en lo no previsto en este art�culo. En todo caso, la autorizaci�n o intervenci�n notarial del documento p�blico electr�nico ha de estar sujeta a las mismas garant�as y requisitos que la de todo documento p�blico notarial y producir� los mismos efectos. En consecuencia: a. Con independencia del soporte electr�nico, inform�tico o digital en que se contenga el documento p�blico notarial, el notario deber� dar fe de la identidad de los otorgantes, de que a su juicio tienen capacidad y legitimaci�n, de que el consentimiento ha sido libremente prestado y de que el otorgamiento se adecua a la legalidad y a la voluntad debidamente informada de los otorgantes o intervinientes. b. Los documentos p�blicos autorizados por Notario en soporte electr�nico, al igual que los autorizados sobre papel, gozan de fe p�blica y su contenido se presume veraz e �ntegro de acuerdo con lo dispuesto en esta u otras leyes.

32. Art. 17 bis LN 3. Las copias autorizadas de las matrices podr�n expedirse y remitirse electr�nicamente, con firma electr�nica avanzada, por el notario autorizante de la matriz o por quien le sustituya legalmente. Dichas copias s�lo podr�n expedirse para su remisi�n a otro notario o a un registrador o a cualquier �rgano de las Administraciones p�blicas o jurisdiccional, siempre en el �mbito de su respectiva competencia y por raz�n de su oficio. Las copias simples electr�nicas podr�n remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e inter�s leg�timo le consten fehacientemente al notario. 4. Si las copias autorizadas, expedidas electr�nicamente, se trasladan a papel, para que conserven la autenticidad y garant�a notarial, dicho traslado deber� hacerlo el notario al que se le hubiesen remitido. 5. Las copias electr�nicas se entender�n siempre expedidas por el notario autorizante del documento matriz y no perder�n su car�cter, valor y efectos por el hecho de que su traslado a papel lo realice el notario al que se le hubiese enviado, el cual signar�, firmar� y rubricar� el documento haciendo constar su car�cter y procedencia. 6. Tambi�n podr�n los registradores de la propiedad y mercantiles, as� como los �rganos de las Administraciones p�blicas y jurisdiccionales, trasladar a soporte papel las copias autorizadas electr�nicas que hubiesen recibido, a los �nicos y exclusivos efectos de incorporarlas a los expedientes o archivos que correspondan por raz�n de su oficio en el �mbito de su respectiva competencia. 7. Las copias electr�nicas s�lo ser�n v�lidas para la concreta finalidad para la que fueron solicitadas, lo que deber� hacerse constar expresamente en cada copia indicando dicha finalidad. 8. En lo no previsto en esta norma, la expedici�n de copia electr�nica queda sujeta a lo previsto para las copias autorizadas en la Ley notarial y en su Reglamento. ?