Seminář pro příjemce dotace Grantové schéma Plzeňského kraje

1. Seminář pro příjemce dotace Grantové schéma Plzeňského kraje „Podpora sociální integrace v Plzeňském kraji“ Podrobné údaje o právech a povinnostech příjemce dotace jsou uvedeny v Pokynech pro příjemce !!! 1. prosince 2006

2. PODMÍNKY UZNATELNOSTI NÁKLADŮ 1/2 î Náklady musí být: • Nezbytné pro realizaci akce • Vynaložené v rozhodném období realizace akce/etapy akce uvedeném ve Smlouvě o financování akce (posuzuje se dle data uskutečnění zdanitelného plnění na faktuře, data vystavení dokladu u neplátců DPH) • Uvedené v rozpočtu akce (příloha Smlouvy o financování) • Doložené příslušnými podklady = faktury, kupní smlouvy, leasingové smlouvy, odpisové plány či v případě hotovostní platby – zjednodušené daňové doklady Uznatelným nákladem jsou pouze platby v hotovosti nižší než 5.000,- Kč !!! • Prokazatelně uhrazené Náklad, u kterého není příjemce dotace schopen prokázat jeho skutečné zaplacení (výpisem z účtu, výdajovým pokladním dokladem), je NEUZNATELNÝM nákladem !!!

3. PODMÍNKY UZNATELNOSTI NÁKLADŮ 2/2 î Náklady musí být: • Zachyceny v účetnictví příjemce dotace jako skutečně vynaložené • Účetnictví projektu musí příjemce dotace i projektový partneři vést odděleně - samostatná oddělená analytická evidence - od ostatního účetnictví příjemce dotace !!! • V cenách v místě a čase obvyklých • Efektivně vynaložené • Adekvátní zhledem k výstupům projektu • Schválení rozpočtu neznamená schválení/uznatelnost jednotlivých rozpočtových částek – teprve při kontrole lze posoudit uznatelnost nákladů !!! • Uvedené ve Výkazu výdajů vynaložených konečným příjemcem (tabulka č. 11 Etapové zprávy)

4. PODMÍNKY UZNATELNOSTI NÁKLADŮ 3/2 î Náklady musí být: • Náležitě odůvodněné Pokud náklad zcela jasně nesouvisí s realizací projektu je povinností pracovníka KÚPK dotázat se Vás na doplňující informace – tyto je nutné vysvětlit písemně. Kontrolu projektu lze očekávat i 10 let po ukončení realizace → v tuto dobu si již nikdo nebude schopen uvědomit detaily jednotlivých projektů a argumentovat tak uznatelnost nákladů. • Dodavatel musí být vybrán transparentně a nediskriminačně – průběh výběru by měl být příjemce schopen dokladovat. Podle § 2 zákona č. 137/2006, o veřejných zakázkách je příjemce dotace tzv. „Dotovaným zadavatelem“ a v případě jakýchkoli zakázek, v jakékoli výši je povinen dle § 6 tohoto zákona dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a nediskriminace !!!

5. PODMÍNKY PROPLACENÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 1/2 î • Změny projektu musí příjemce dotace předem nahlásit (nutné použít vzorový formulář Oznámení konečného uživatele o změnách v akci – viz příloha č. 2 Pokynů pro příjemce dotace). Změny musí být schváleny Plzeňským krajem. Nelze např. nárokovat mzdu pracovníka, který vůbec není zmiňován v projektové žádosti, nebo nárokovat náklady neobsažené v rozpočtu !!! • Změny rozpočtu (nedočerpání či naopak přečerpání položek rozpočtu) je možné bez předchozího nahlášení do výše 15 % z původního objemu. • Větší změny rozpočtu musí žadatel předem nahlásit a předem musí být schváleny Radou PK. Stejně tak je tomu u jakékoli změny obsažené ve znění Smlouvy o financování akce !!! (např. změna plátcovství DPH)

6. PODMÍNKY PROPLACENÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 2/2 î • Požádat o proplacení nákladů za zrealizovanou etapu akce nebo za celou akci lze pouze formou podání Etapové zprávy. • Povinný formulář Etapové zprávy je přílohou č. 1 Pokynů pro příjemce (elektronická verze ke stažení na www.kr-plzensky.cz). • Formulář Etapové zprávy musí být doplněn povinnými přílohami (viz formulář Etapové zprávy - 12. Seznam příloh). • Přílohy Etapové zprávy musí být podle tohoto seznamu seřazeny a očíslovány !!! • Schválení Etapové zprávy a Žádosti o platbu za strany KÚPK není definitivní, vždy může vaše pochybení po letech dohledat např. Audit EK, Finanční úřad, ÚOHS atd. !!!

7. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 1/11 î Podle toho, zda se jedná o průběžnou, etapovou či závěrečnou zprávu je nutné upravit název monitorovací zprávy !!!

8. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 2/11 î

9. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 3/11 î

10. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 4/11 î

11. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 5/11 î • Monitorovací ukazatele, jednotky i plánované hodnoty ukazatele každého projektu jsou stanoveny ve Smlouvě o financování – tabulka č. 4 Monitorovací ukazatele • Do kolonky „Skutečnost se uvádí kumulativní hodnota monitorovacího ukazatele dosažená za předcházející období realizace projektu

12. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 6/11 î • Sloupce „Plán“ odráží plánované náklady v rozpočtu projektu a datum ukončení etapy, sloupce „Skutečnost“ odráží skutečné čerpání rozpočtu • Postupně bude příjemce dotace vyplňovat další řádky - údaje za další etapy

13. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 7/11 î • Do tabulky č. 8 uvádějte informace týkající se změn v realizaci projektu (odchylky v realizaci oproti projektové žádosti) • Změny projektu je nutné předem hlásit – viz vzorový formulář v příloze č. 2 Pokynů pro příjemce

14. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 8/11 î Metodika vykazování příjmů projektu bude podrobně rozebrána v další části semináře

15. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 9/11 î Údaje v kolonce „Nápravná opatření splněna“ je třeba upravit znění odpovědi (smazat nerelevantní údaje) nebo po vytištění formuláře nerelevantní údaje šktnout.

16. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 10/11 î • Do sloupce „Částka v Kč způsobilé výdaje“ uveďte pouze výši nákladů, které považujete za uznatelné, které požadujete proplatit. • Hodnota ve sloupci „Celková fakturovaná částka“ (např. celkové náklady organizace na plynné) se tedy nemusí shodovat s částkou ve sloupci „Částka v Kč způsobilé výdaje“ (např. pouze podíl nákladů na plynné spotřebované v rámci projektu)

17. Formulář ETAPOVÉ ZPRÁVY 11/11 î • V případě, ze nárokujete k proplacení náklady i jinou formou nežli proplacenými fakturami, je třeba pro tyto ostatní doklady vytvořit samostatnou soupisku (např. Soupiska mzdových nákladů, Soupiska pokladních dokladů, Soupiska nákladů na vedení zvláštního účtu). • V případě, že podáváte pouze Průběžnou monitorovací zprávu není nutné Výkaz výdajů vyplňovat.

18. î POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 1/6 • Poslední stranou formuláře Etapové zprávy je seznam příloh • Ne všechny přílohy uvedené ve formuláři jsou pro všechny projekty relevantní – přednastavený seznam příloh proto upravte dle konkrétní situace Vašeho projektu: • 1)Žádost o platbu • (nutné vyplnit do formuláře viz příloha č. 3 Pokynů pro příjemce dotace) • Celková částka nárokovaný k úhradě uvedená ve formuláři Žádost o platbu musí odpovídat součtu všech částek ve Výkazu výdajů vynaložených konečným příjemcem (tabulka č.11 Etapové zprávy) !!! • V Žádosti o platbu musí být uvedena částka, kterou skutečně požadujete k proplacení – tj. na kterou máte dle Smlouvy nárok: • Obce, svazky obcí, zřizované organizace = 90 % uznatelných nákladů nárokovaných ve Výkazech výdajů • NNO = 100 % uznatelných nákladů nárokovaných ve Výkazech výdajů

19. î POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 2/6 • Čestné prohlášení, že příjemce není dlužníkem vůči státním fondům a institucím • Čestné prohlášení, že předmět projektu je podporován pouze z veřejných zdrojů uvedených ve Smlouvě o financování • Obě čestná prohlášení je možné formulovat do 1 dokumentu. Podepsána musí být statutárním zástupcem! • Kopie dokladů souvisejících se zadávacím řízením na dodavatele • (ve většině případů nerelevantní příloha) • Kopie uzavřených smluv s dodavateli • ! ORIGINÁLY ! účetních dokladů k soupiskám • Originály přijatých faktur, odpisové plány, zjednodušené daňové doklady při platbách v hotovosti spolu s Výdajovými pokladními doklady prokazujícími jejich skutečné zaplacení)

20. î POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 3/6 • Výpisy z běžného účtu určeného pro SROP • Je nutné doložit originály výpisů ze zvláštního účtu zřízeného pro realizaci projektu za sledované období. Pokud nárokujete náklady uhrazené z jiného než zvláštního účtu, je nutné doložit také tyto výpisy. • Proplácet z jiného než zvláštního účtu lze pouze osobní náklady, nájemné a režijní náklady – u těchto nákladů je ve většině případů v rámci projektu nárokována pouze část nákladu. Je tedy možné tyto náklady uhradit v plné výši z běžného účtu organizace a poté refundovat část nákladů nárokovaných jako uznatelný náklad projektu ze zvláštního účtu projektu na běžný účet organizace. • Čestné prohlášení o úhradě mzdových nákladů (viz vzorová příloha č. 6 Pokynů pro příjemce) nemůže plně nahradit doklad o skutečném zaplacení mzdových nákladů – při případné kontrole bude muset příjemce dotace jasně prokázat, že mzdové náklady byly uhrazeny (Čestné prohlášení nedostačuje např. Finančnímu úřadu, auditorům EK atd.)

21. î POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 4/6 Pojistná smlouva na předmět projektu • (nerelevantní příloha – nepředkládá se) • Doklad o první splátce pojistného • (nerelevantní příloha – nepředkládá se) • Doložení vedení samostatné účetní evidence • Účetní projektu vytvoří dokument, kde popíše způsob vedení oddělené účetní evidence – např. využití analytických účtů, nebo účtování tzv. „na středisko“. • Předpis o zaúčtování faktur • Je možné použít tzv. „sjetinu“ – výpis z odděleného účetnictví projektu. Zaúčtování faktur je možné uvést také na tzv. „košilce“ faktury či přímo na faktuře. • Nezaúčtované náklady, které se neobjeví ve „sjetině“ účetnictví nebo náklady u nichž bude na faktuře chybět účtovací předpis vč. data a podpisu osoby odpovědné za zaúčtování, budou považovány za neuznatelné !!!

22. î POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 5/6 • Pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy nových zaměstnanců za sledované období • Přehled výpočtu přepočteného stavu zaměstnanců příjemce dotace/partnerů • Předkládá se pouze v případě, že vznik nového pracovního místa je jedním z monitorovacích ukazatelů projektu uvedeným ve Smlouvě o financování (viz tabulka č. 4 Monitorovací ukazatele) • V první průběžné zprávě bude uveden přepočtený stav zaměstnanců za k datu registrace projektové žádosti za předcházejících 6 kalendářních měsíců • V dalších zprávách bude uveden přepočtený stav zaměstnanců k poslednímu dni sledovaného období za předcházejících 6 kalendářních měsíců

23. î POVINNÉ PŘÍLOHY ETAPOVÉ ZPRÁVY 6/6 Zpráva auditora u projektu s celkovými způsobilými výdaji nad 3 mil. EUR • (nerelevantní příloha – nepředkládá se) • Kopie zápisů z kontrolních dnů v případě staveb • (nerelevantní příloha – nepředkládá se) • Podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu • Příjemce dotace je povinen prokázat veškeré aktivity realizované v rámci projektu, a tedy i dodržení pravidel publicity projektu (povinnosti viz kapitola č. 9 Pokynů pro příjemce). Doložte např. články v novinách, odkaz na zřízené www stránky, fotodokumentaci aktivit projektu, nahrávku reklamního rozhlasového spotu, tiskovou zprávu apod. • Prezentační listiny, pozvánky apod. u měkkých projektů • Doložte dokumenty prokazující realizaci aktivit akce (např. zápisy z porad, prezentace, klientské karty, prezenční listiny, pozvánky apod.). Vzhledem k objemu dokumentace a citlivým údajům uvedeným v některých dokumentech je možné do formuláře zprávy uvést např.: „předkládáme na ukázku 1 zápis z porady – ostatní zápisy jsou pro případnou kontrolu k nahlédnutí v sídle organizace“

24. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 1/17 Osobní náklady – je nutné doložit: • Smlouvy dle zákoníku práce – pracovní smlouva + případné dodatky k pracovní smlouvě, Dohoda o provedení práce, Dohoda o pracovní činnosti • Náplň práce – vždy jasně a jednoznačně uvést a definovat pracovní činnosti v rámci realizace projektu, tyto musí být ve shodě s údaji v projektové žádosti V případě, že pracovník již v organizaci působil je nutné, aby byla upravena jeho náplň práce i pracovní smlouva (např. nově vyčleněna část úvazku pro realizaci projektu) !!! • Mzdový/platový výměr • Výkaz práce (timesheet) – vyplněn dle vzorového formuláře v příloze č. 7 Pokynů pro žadatele (platí pro žadatele 3. kola výzvy). Výkaz práce bude požadován především v případě částečných úvazků zaměstnanců a v případě DPČ.

25. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 2/17 Osobní náklady – je nutné doložit: • Mzdový list • Rekapitulace mzdových nákladů – vyčíslení následujících údajů u každého ze zaměstnanců, za každý kalendářní měsíc: • Jméno a příjmení zaměstnance • Výše pracovního úvazku • Výše hrubé mzdy • Výše odvodů zaměstnavatele na zdravotní pojištění • Výše odvodu zaměstnavatele na sociální pojištění • Celková výše nákladů na zaměstnance v daném měsíci V případě, že se na projektu podílí řada zaměstnanců pouze částí pracovního úvazku, je v některých případech pro pracovníky KÚPK velmi složité vyčíslit mzdové náklady organizace (problémy s vyčíslením poměrných částí odvodů zaměstnavatele, různé způsoby zaokrouhlování nákladů, nárokování dovolených, svátků a prémií atd.) !!!

26. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 3/17 Osobní náklady • Náhrady za překážky v práci jsou obecně neuznatelným nákladem, výjimku tvoří dovolená. V případě částečného úvazku je dovolená uznatelným nákladem v poměrné části podle podílu činností pro projekt. • Prémie lze posuzovat jako uznatelný náklad pouze tehdy, pokud jsou náležitě odůvodněné a jsou prokazatelně vypláceny v souvislosti s aktivitami projektu. • Zákonné pojištění odpovědnosti zaměstnavatele za škodu při pracovním úrazu nebo nemoci z povolání (dle vyhlášky MF č. 125/1993) je uznatelným nákladem

27. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 4/17 Cestovní náhrady • Nárokování výdajů na cestovné se řídí zákonem 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, ve znění pozdějších předpisů (postupy nárokování stravného dle délky služební cesty apod.). • Obecně platí pravidlo, že je příjemce dotace povinen použít nejhospodárnější/nejracionálnější způsob přepravy. • Cestovné je uznatelným nákladem pouze u zaměstnanců příjemce dotace a partnerů, kteří jsou zapojeni do realizace projektu. Je nutné doložit: • Cestovní příkaz tuzemský nebo zahraniční s obvyklými náležitosti • Vyúčtování služební cesty • Účetní doklady prokazující náklady pracovníka na služební cestě (parkovací lístek, jednorázové jízdenky MHD, faktura za ubytování apod.)

28. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 5/17 Cestovní náhrady • Kopii velkého technického průkazu vozidla + účetní doklad za nákup PHM – v případě, že je v rámci cestovného nárokována služební cesta zaměstnance soukromým vozidlem Uznatelným nákladem je v tomto případě amortizace vozidla (sazba pro rok 2006 dle vyhlášky č. 496/2005 = 3,80 Kč / km) a náhrada za spotřebované PHM. • Při výpočtu spotřebovaných PHM se vychází z ceny pohonné hmoty (dle dodaných účetní dokladů nebo dle vyhlášky č. 496/2005 – údaje pro rok 2006) a průměrné spotřeby vozidla. • Některé technické průkazy obsahují 3 údaje o spotřebě - ve městě, mimo město při rychlosti 90 km/h a při rychlosti 120 km/h – v tomto případě se průměrná spotřeba vypočte jako aritmetický průměr všech tří hodnot. V některých případech však již technický průkaz obsahuje (dle směrnice 1999/100/ES) údaje o kombinované spotřebě - pak se využije tento kombinovaný údaj.

29. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 6/17 Nákup nového vybavení a zařízení Je nutné doložit: • Originál účetního dokladu, který bude obsahovat povinné náležitosti dle § 11 zákona č. 563/1991, o účetnictví nebo • Originál daň. dokladu, který bude obsahovat povinné náležitosti dle § 28 zákona č. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Uznatelným nákladem je nákup hmot. majetku do výše 40.000,- a nákup nehmot. majetku do výše 60.000,- Kč za každý jednotlivý majtek. Specifikace na účetním/daňovém dokladu musí být dostatečně jasná: • Ze všech faktur musí být zřejmý druh obstarávaného zboží či služby, jeho jednotková cena a počet jednotek !!! • (Nepřijatelné je např. fakturování „supervize projektu v ceně 40.000,-“) • Ze všech faktur musí být dále jasné, že nárokované náklady jsou v místě a čase obvyklé. • (Možné je např. fakturování „skupinové supervize v rámci projektu „………..“ v období leden – březen 2006, v rozsahu 6ti hodin. Hodinová sazba činí 500,- Kč.)

30. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 7/17 Nájem • Pokud je pro účely projektu využívána pouze část místností, je nutné provést interní kalkulaci podílu nákladů, které vznikly v souvislosti s realizací projektu (kalkulace může být provedena např. na základě využívaných m2). Postup výpočtu poměrné části nákladu musí být zachován po celou dobu trvání projektu. Je nutné doložit: • Smlouvu o pronájmu s konkrétním, nezaměnitelným předmětem pronájmu, výší, splatností a způsobem platby nájemného. • V případě nárokování poměrné části nákladů na nájemné, je nutné doložit výše zmiňovanou interní kalkulaci. • Originál účetního/daňového dokladu

31. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 8/17 Operativní leasing • Uznatelným nákladem pouze pokud je pro realizaci akce nezbytný. Hlavním cílem projektu nesmí být „pořízení“ tohoto majetku. • Leasing nehmotného majetku není uznatelným nákladem Je nutné doložit: • Leasingovou smlouvu • Splátkový kalendář • Odpisy vlastního dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku • Pokud je pro účely projektu využíván majetek pouze částečně, je nutné vypočítat alikvotní část podle počtu dnů, kdy byl majetek pro projekt využíván.

32. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 9/17 Odpisy vlastního dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku • Uznatelné jsou pouze daňové odpisy • Doporučené jsou rovnoměrné (lineární) odpisy • U příjemců dotace, kteří neodepisují (USC), používat časové odpisy Je nutné doložit: • Inventární karty odepisovaného majetku (včetně informace o zařazení do určité daňové skupiny) • Doložení pořizovací ceny, není-li uvedena na inventární kartě • V případě nárokování poměrné části odpisů, je nutné doložit výše zmiňovaný postup výpočtu alikvotní části. • Důkaz o době využívání pro projekt (např. na základě výkazu práce zaměstnance)

33. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 10/17 Režijní výdaje (nákup vody, paliv energie) • Pokud je pro účely projektu využívána pouze část režijních výdajů, je nutné provést interní kalkulaci podílu nákladů, které vznikly v souvislosti s realizací projektu (kalkulace může být provedena např. na základě podílu částečných úvazků zaměstnanců). Postup výpočtu musí být zachován po celou dobu trvání projektu. • V případě nárokování PHM za cesty služebního vozidla, je nutné předložit také knihu jízd Je nutné doložit: • V případě nárokování poměrné části nákladů na režie, je • nutné doložit výše zmiňovanou interní kalkulaci. • Originál účetního/daňového dokladu

34. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 11/17 Administrativní náklady (spotřební a provozní materiál, poštovné, telefon, fax) • Je nutné doložit: • Originál účetního/daňového dokladu U nákladů za fax a telefon musí být umožněna položková kontrola hovorů • Výdaje na opravu a údržbu • Je nutné doložit: • Originál účetního/daňového dokladu Je uznatelným nákladem pouze pokud souvisí s položkami uvedenými jako uznatelné náklady v rozpočtu projektu.

35. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 12/17 Výdaje vyplývající ze smluv uzavřených s dodavateli • Je nutné doložit: • Smlouvu s dodavatelem • Originál účetního/daňového dokladu S dodavateli musí být uzavřena písemná smlouva, ve které budou specifikovány aktivity jejich rozsah ! • Příjemce dotace má povinnost zajistit, aby se dodavatelé služeb podvolili případné kontrole dle zákona o finanční kontrole – doporučuje se do dodavatelských smluv vložit ustanovení odkazující na § 2 písmena e) zákona o finanční kontrole č. 320/2001, Sb., o finanční kontrole: • „Dodavatel si je vědom skutečnosti, že je osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly ve smyslu § 2 písmena e) zákona č. 320/2001, Sb., o finanční kontrole“

36. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 13/17 Výdaje vyplývající ze smluv uzavřených s dodavateli • Dodavatel musí být vybrán transparentním a nediskriminačním způsobem !!! • Dodavatelskou firmu nesmí vlastnit statutární zástupce příjemce dotace, žadatel musí být schopen doložit, že vybral dodavatele transparentně a nediskriminačně např. poptáváním u více dodavatelů. • Dodavatel musí mít zapsaný příslušný předmět činnosti v obchodním rejstříku nebo ŽL !!! • Smlouva s dodavatelem nesmí být více než dvouúrovňová !!! • Příjemce dotace musí nakoupit zboží či službu přímo u dodavatele, nesmí si jí nechat zprostředkovaně dodat přes 3 osobu

37. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 14/17 Výdaje vyplývající přímo ze Smlouvy o financování • Je nutné doložit: • Originál účetního/daňového dokladu • Uznatelné jsou náklady na publicitu projektu a poplatky za vedení zvláštního účtu projektu: • Náklady na publicitu jsou uznatelné pouze pokud se jedná o zajištění publicity dle povinností vyplývajících z kapitoly č. 9 pokynů pro příjemce (může jít např. o náklady na tisk materiálů, náklady na jejich grafický návrh a úpravu atp.) • Výdaje na právní poradenství, notářské poplatky, znalecké posudky, výdaje na finanční expertizu • Je nutné doložit: • Originál účetního/daňového dokladu • Smlouvu s dodavatelem

38. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 15/17 Výdaje na drobné stavební úpravy • Je nutné doložit: • Originál účetního/daňového dokladu • Dodací listy, předávací protokoly • Smlouvy s dodavateli • Uznatelné jsou tyto náklady pouze tehdy, pokud cena všech dokončených stavebních úprav v jednom zdaňovacím období nepřesáhne v úhrnu 40 000 Kč na každý jednotlivý majetek. • Vzhledem k neinvestičnímu charakteru GS se musí jednat o opravu či údržbu (dodavatelská faktura je zaúčtována v případě obcí na položku rozpočtové skladby 5171 - NEINVESTICE). V rámci oprav tedy nesmí dojít k technickému zhodnocení dlouhodobého majetku, ke změně užitně - technických vlastností upravovaných prostor!!!

39. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 16/17 Výdaje na přímou podporu jednotlivců • Uznatelné jsou pouze do výše 20 % CUN • Jedná se výdaje na ubytování, stravné a jízdní náhrady klientů z cílových skupin • Je nutné doložit: • U hromadných akcí jmenný seznam účastníků • Originál účetního/daňového dokladu • Z předložených dokladů musí být zřejmý počet a cena konzumovaných jídel a cena a typ ubytování. Příjemce dotace musí také jasně vysvětlit a doložit účel vynaložení nákladu. • Mzdové příspěvky cílové skupině projektu • Uznatelné jsou pouze do výše 75 % mzd. nákladů na dané pracovní místo !!! Nejvýše však do výše dvojnásobku minimální mzdy. • Je nutné doložit: • Stejný způsob dokladování jako u nárokování Osobní nákladů • zaměstnanců příjemce dotace. Nemusí se předkládat • Výkaz práce !!!

40. î DOKLADOVÁNÍ NÁKLADŮ PROJEKTU 17/17 DPH • DPH je uznatelným dokladem pouze u neplátců DPH = nemají nárok na odpočet DPH na vstupu • U Plátců DPH, kteří mají nárok na odpočet DPH na vstupu (podle zákona č. 235/2004 Sb., o DPH), není DPH uznatelným nákladem, a to ani tehdy pokud si plátce DPH neuplatní nárok na odpočet DPH na vstupu z vlastního rozhodnutí. • Je nutné doložit: • Originál daňového dokladu - s vyznačeným základem daně a sazbou daně) • Čestné prohlášení – dokládající, že příjemce dotace je plátcem DPH a přesto nemá možnost nárokovat odpočet DPH na vstupu. • Někteří příjemci dotace (plátci DPH) musí odpočet DPH na vstupu krátit (dle § 72, odst. 4, zákona o DPH) - u nich je uznatelná pouze část DPH na vstupu, která byla koeficientem zkrácena. • Čestné prohlášení nebo dopis na FÚ – dokládající výši zálohového koeficientu a skutečného koeficientu za vypořádané období (po skončení kalendářního roku).

41. î PŘÍJMY • Příjmem projektu se rozumí prostředky získané během realizace projektu, související s jeho realizací • Jedná se o prostředky získané z prodeje, pronájmů, služeb, příspěvků od klientů apod. • Celkovou výši příjmů je příjemce dotace povinen vyčíslit a doložit nejpozději při podání poslední žádosti o platbu • Příjem projektu bude odečten od Celkových uznatelných nákladů projektu → výše poslední splátky dotace bude ponížena o příjmy projektu • Podrobný výklad problematiky příjmů projektu je uveden v materiálu „Příjmy vytvářené v souvislosti s realizací projektu“ který je součástí Vašich materiálů

42. î PARTNERSTVÍ 1/3 • Partnerství je vztah mezi subjekty, který je postaven na sdílené odpovědnosti za realizaci projektu • Spolupráce mezi partnery musí být založena na Smlouvě/Dohodě o partnerství, která specifikuje roli a odpovědnost partnera • Partnerství musí fungovat na striktně nekomerční bázi – v nákladech partner nesmí být kalkulován žádný zisk!!! • Činnosti partnera, které pro cílové skupiny provádí nejsou ekonomickou činností ve smyslu zákona o DPH a nejde tedy o zdanitelné plnění • Popis způsobu převodu finančních prostředků mezi partnerem a příjemcem dotace by měl být součástí Smlouvy/Dohody o partnerství • Partner nárokuje v dohodnutých termínech po příjemci dotace náklady, které mu vzniky v souvislosti s realizací projektu

43. î PARTNERSTVÍ 2/3 • Jediný možný způsob nárokování nákladů partnera je fakturace partnera příjemci dotace • Práce partnera musí být klasifikována jako „Služba“ a musí se jako služba účtovat • Faktura musí obsahovat text: „Na základě Smlouvy/Dohody o partnerství mezi „název organizace příjemce dotace“ a partnerem „název organizace partnera“ za účelem realizace projektu „název projektu“ uzavřené dne „……“ a na základě soupisu provedených činností, který je nedílnou součástí této faktury, Vám fakturujeme za provedené služby …..“ • Na základě textu uvedeného na faktuře je nutné doložit k faktuře soupis činností dle položek rozpočtu projektu. Jedná se o rozbor částky, která je uvedena na faktuře – např.: • Osobní náklady zaměstnance „XY v měsíci 01/2006 ... ? Kč • Cestovné …………………………………..……………….…? Kč • Režijní náklady (vodné v měsíci 01/2006) ….…...………? Kč

44. î PARTNERSTVÍ 3/3 • Na faktuře je nutné uvést pouze celkovou částku k úhradě!!! (Pokud je partner plátce DPH, musí být uvedena ve struktuře – částka bez DPH, sazba DPH, výše DPH a celková fakturovaná částka.) Partnerem nárokované náklady musí být podloženy podklady prokazujícími, že si partner nenárokuje zisk !!! • Přílohou faktury tedy musí být prvotní účetní doklady partnera a další podklady, na základě kterých dochází ze strany partnera k vystavení faktury (Partner bude každou kategorii nákladu dokladovat ve stejném rozsahu jako tyto náklady prokazuje příjemce dotace poskytovateli dotace). • Přílohou faktury musí být rovněž doklady o úhradě nákladů partnerem (výpisy z účtů, výdajové pokladní doklady atp.)

45. DĚKUJI ZA POZORNOST Mgr. Magdaléna KOLÁŘOVÁ Krajský úřad Plzeňského kraje Odbor fondů a programů EU, Oddělení grantových schémat