Portale Capi Campo

1. Portale Capi Campo • Istruzioni per la gestione di un evento 1

2. Portale Capi Campo • Per accedere al sistema Eventi è necessario avere le credenziali per il Login (UserID e Password). • CI SONO TRE OPZIONI

3. Portale Capi Campo • Andate sul sito nella sezione eventi e campi Cliccate sul menù il pulsante Accesso al portale con l’elenco dei campi di cui siete capi campo o assistenti 3

4. Portale Capi Campo • Operazioni Pre - Evento • ad ogni evento troverete questa pagina iniziale • in alto è indicato il n. tot dei soci con accanto due numeri tra parentesi: • il 1° è il n. tot. iscritti • il 2° è il n. tot. lista d’attesa • visualizza lista d’attesa 4

5. Portale Capi Campo • Operazioni Pre - Evento • Sotto il numero degli iscritti trovate: • Scarica tutte le schede in PDF> sia gli iscritti che quelli in lista di attesa • Lista partecipanti in XLS> file unico con i dati degli allievi • Indirizzario in XLS> raccolta in un unico file dei dati anagrafici 5

6. Portale Capi Campo • Operazioni Pre - Evento • Elenco degli iscritti • sono in ordine alfabetico • sulla dx di ogni iscritto ci sono due icone: • PDF: puoi visualizzare la singola scheda • MAIL: puoi inviare una mail al singolo iscritto • Se invece volete inviare una comunicazione a tutti gli iscritti come la lettera di partecipazione dovete premere il pulsante nel menù di sinistra CONTATTA GLI ISCRITTI 6

7. Portale Capi Campo • Operazioni Pre - Evento • Sotto l’elenco dei nominativi trovate i seguenti pulsanti: • Dati completi in formato Microsoft Access: vi dà la possibilità di estrarre i dati per la creazione di tabelle e query attraverso l’utilizzo di Access; • Dati completi in formato csv: vi dà la possibilità di estrarre un file csv, per ottenere una tabella in excel con tutti i dati di tutti gli iscritti; • Elenco iscritti: mostra l’elenco degli iscritti con recapiti telefonici e di posta elettronica, in pdf; • Età e provenienza: mostra l’elenco degli iscritti con età, indirizzo, gruppo, zona e regione, in pdf; • Studio e lavoro: mostra l’elenco degli iscritti con gli studi effettuati e il lavoro attuale, in pdf; • Storia scout: mostra l’elenco degli iscritti con la storia scout, in pdf; • Aspettative: mostra l’elenco degli iscritti con ciò che si aspettano dal campo, in pdf; • Competenze: mostra l’elenco degli iscritti con le competenze maturate, in pdf; • Presentazione della Co.Ca.: mostra l’elenco degli iscritti con la presentazione della Comunità Capi, in pdf; • Alimentari e Mediche: mostra l’elenco degli iscritti con le informazioni alimentari e le necessità mediche, in pdf. 7

8. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Gestione dei partecipanti Cliccate sul pulsante GESTISCIPARTECIPANTI Questo pulsante comparirà solo ad evento concluso Accanto ad ogni nominativo troverete due riquadri SI/NO 8

9. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Una volta completata questa operazione per tutti gli allievi (noterete che alcuni di loro hanno il pallino giallo =lista di attesa e altri verde =iscritti) potete cliccare su SALVA PARTECIPAZIONE • Vi apparirà questo messaggio “Tutti i partecipanti sono stati selezionati, dopo la lalavorazione automatica sarà disponibile la gestione delle valutazioni” • In automatico si avvierà la registrazione nell’archivio anagrafico dei soci Agesci • Prestate quindi molta attenzione a questa operazione • La segreteria riceverà una mail di notifica di quanti sono stati “curriculati”, di quanti sono stati spostati in lista archivio con l’eventuale segnalazione N=non si è presentato, quota non valida per un altro evento 9

10. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Inserimento Giudizi/Valutazioni • Se siete CC di CAM o CCG con la gestione dei partecipanti verrà inviato in automatico l’attestato di partecipazione • Se siete CC di CFM o CFA la procedura è la seguente: Per compilare le valutazioni dovete premere l’icona accanto ad ogni nominativo, cosi facendo apparirà una finestra nella quale potrete scrivere la valutazione (il programma formatterà automaticamente il testo da voi inserito).

11. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Inserimento Giudizi/Valutazioni • Una volta scritta e ricontrollata la valutazione, potete cliccare sul pulsante ANTEPRIMA VALUTAZIONE. • Chiudete la pagina anteprima e cliccate sul pulsante SALVA VALUTAZIONE. • Vi apparirà una finestra POP-UP in cui vi comunicherà che una volta salvata non potrà essere più modificata. • Se siete sicuri potete confermare premendo OK

12. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Inserimento Giudizi/Valutazioni • Potete compilare le altre valutazioni tornando all’elenco dei partecipanti attraverso il pulsante “Torna A” nel menu di sinistra. • Per ogni valutazione salvata potrete visualizzarla cliccando sopra l’icona PDF accanto ad ogni nominativo. • Solo quando avrete compilato tutte le valutazioni, il sistema le invierà in automatico • Agli allievi • Ai loro Capigruppo • Ai Responsabili di zona

13. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Inserimento Giudizi/Valutazioni • Se siete CC di CFT avrete la possibilità di inserire segnalazioni per ogni allievo • Selezionare il partecipante e ad uno ad uno indicare se volete inserire una segnalazione oppure inviare l’attestato: Il tasto Nessuna Segnalazione genera in automatico l’attestato. Questo tasto, invece, permette la segnalazione sul singolo attestato

14. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Inserimento Giudizi/Valutazioni • Solo quando avrete indicato per tutti gli allievi se ci sono oppure no segnalazioni. • Il sistema provvederà ad inviarle automaticamente: • Agli allievi • Ai loro Capigruppo • Ai Responsabili di zona

15. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Scheda Chiusura Evento Questa sezione permette di fare l’upload dei documenti necessari alla chiusura anche un po’ per volta 8

16. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Una volta inserito un documento potrete indicare se la procedura è considerata completata oppure se dovrete aggiungerne altri anche in step diversi. • A operazione ultimata, il sistema segnala se mancano o meno documenti obbligatori. • Il sistema invierà una mail alla segreteria regionale organizzatrice • Scheda Chiusura Evento

17. Portale Capi Campo • Operazioni Post - Evento • Scheda Chiusura Evento • La segreteria potrà visulaizzare, scaricare e salvare tutti i documenti e se ritenuti completi e conformi potrà chiudere in via definitiva il campo. • La chiusura effettiva dell’evento potrà essere effettuata solo dalla segreteria.