Problem Defin ition and Feasibility Stu dy

1. Problem Definition and Feasibility Study Chapter 3

2. บทนำ • ปัจจัยหรือแรงผลักดันที่ส่งผลต่อความต้องการเพื่อพัฒนาระบบใหม่นั้น อาจเกิดได้ทั้งปัจจัยภายในและภายนอก ประกอบด้วย • ผู้ใช้งานร้องขอให้ปรับปรุงระบบใหม่ • ผู้บริหารระดับสูงต้องการพัฒนาระบบใหม่ • ปัญหาและข้อผิดพลาดของระบบงานปัจจุบัน • แรงผลักดันจากภายนอก ส่งเสริมให้ต้องมีการปรับปรุงระบบ • ส่วนงานบริการสารสนเทศแนะนำให้มีการปรับปรุงระบบ

3. หัวข้อการเรียนรู้ • ปัจจัยที่ส่งผลต่อความต้องการพัฒนาระบบใหม่ในแง่มุมต่าง ๆ • การกำหนดปัญหา • แนวทางในการวิเคราะห์ต้นทุน และผลตอบแทน • การประมาณการต้นทุนและผลประโยชน์ที่จะได้รับ • ความสำคัญของการบริหารโครงการ • สาเหตุที่ทำให้โครงการประสบความล้มเหลว • แผนภูมิแกนต์ และข่ายงานเพิร์ต • เทคนิคการบริหารโครงการ

4. การกำหนดปัญหา • การตรวจสอบปัญหาสามารถดำเนินการได้ด้วยวิธีพื้นฐานง่าย ๆ 2 ประการด้วยกัน คือ • การตรวจสอบปัญหาจากการปฏิบัติงาน (ที่ดำเนินการอยู่เป็นประจำ) • การทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ เป็นไปด้วยความล่าช้า • มีข้อผิดพลาดสูง • การทำงานไม่ถูกต้อง • การทำงานไม่สมบูรณ์ • งานไม่บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ต้องการ

5. การกำหนดปัญหา • การตรวจสอบปัญหาสามารถดำเนินการได้ด้วยวิธีพื้นฐานง่าย ๆ 2 ประการด้วยกัน คือ • การสังเกตพฤติกรรมของพนักงาน (ในการปฏิบัติงานว่าเป็นอย่างไร) • พนักงานมีอัตราการเจ็บป่วยสูง • พนักงานไม่พึงพอใจในงานที่ดำเนินการอยู่ • ความกระตือรือร้นในการทำงานมีต่ำ และอัตราการลาออกของพนักงานมีสูง • ส่วนในด้านของความเป็นไปได้ในด้านการปรับปรุงแก้ไข เพื่อลดปัญหาที่เกิดขึ้น • เพิ่มความเร็ว และความกระชับของกระบวนการ • รวบกระบวนการ และลดข้อผิดพลาดจากการอินพุตข้อมูล • ปรับปรุงการทำงาน สภาพแวดล้อม เพื่อให้พนักงานมีความพึงพอใจสูงขึ้น

6. การกำหนดปัญหา

7. การกำหนดปัญหา • ถ้อยแถลงปัญหา (Problem Statement) • รายละเอียดปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดจากการดำเนินงาน นักวิเคราะห์ระบบสามารถรับรู้ได้จากการรวบรวมข้อมูลและทำการปรึกษาระหว่างกัน จากนั้นจึงดำเนินการจัดทำเอกสารเพื่อยื่นเสนอแก่ฝ่ายบริหารหรือเจ้าของธุรกิจเพื่อพิจารณา โดยจะต้องตอบข้อซักถามเหล่านี้ได้ • ปัญหาที่มีอยู่ และความเป็นไปได้ในการพัฒนาระบบใหม่ • ขนาดของระบบ และระยะเวลาในการพัฒนาระบบ • ทางเลือกที่เป็นไปได้ในการแก้ไขปัญหา • ต้นทุน และผลประโยชน์ที่ได้รับของแต่ละทางเลือก

8. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) • เป็นการค้นหาข้อสรุป และขอบเขตของปัญหา 3 ประเด็นหลัก ๆ ด้วยกัน ดังนี้ • ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค (Technical Feasibility) • การวิเคราะห์ความเสี่ยงด้านเทคนิค เพื่อให้ได้มาซึ่งคำตอบของคำถามที่ว่า “Can we build it” จะมีการวิเคราะห์ถึงความพร้อมของผู้ใช้ที่จะร่วมกันเรียนรู้ระบบงานใหม่ ความพร้อมที่จะเรียนรู้เทคโนโลยี และขนาดของโครงการ ซึ่งโครงการยิ่งมีขนาดใหญ่ ย่อมมีความเสี่ยงสูง ซึ่งมีรายละเอียดดังต่อไปนี้ • จำเป็นต้องจัดหาอุปกรณ์ใหม่หรือไม่ • อุปกรณ์ที่จัดหามาพัฒนาระบบสามารถรองรับเทคโนโลยีในอนาคตได้หรือไม่ • ความเข้ากันได้ของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกันได้ดีหรือไม่ • สามารถรองรับการขยายตัวของธุรกิจในอนาคตได้หรือไม่

9. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)

10. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) เป็นการค้นหาข้อสรุป และขอบเขตของปัญหา 3 ประเด็นหลัก ๆ ด้วยกัน ดังนี้ 2. ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ (Economical Feasibility) มักเรียกว่าการวิเคราะห์ต้นทุนและผลกำไร (Cost-Benefit Analysis) ด้วยการกำหนดต้นทุนทางการเงินและผลตอบแทนที่ได้จากโครงการ ด้วยการกำหนดมูลค่าและทำการวิเคราะห์กระแสเงินสด (Cash Flow Analysis) ความเป็นไปได้นี้จะประเมินได้จากผลกระทบทางการเงิน 4 ประเภทด้วยกัน คือ 2.1 ต้นทุนการพัฒนาระบบ (Development Costs) 2.2 ต้นทุนการปฏิบัติงาน (Operational Costs) 2.3 ผลตอบแทนที่สามารถประเมินค่าได้ (Tangible Benefits) 2.4 ผลตอบแทนที่ไม่สามารถประเมินค่าได้ (Intangible Benefits)

11. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) เป็นการค้นหาข้อสรุป และขอบเขตของปัญหา 3 ประเด็นหลัก ๆ ด้วยกัน ดังนี้ 2. ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ (Economical Feasibility)

12. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) เป็นการค้นหาข้อสรุป และขอบเขตของปัญหา 3 ประเด็นหลัก ๆ ด้วยกัน ดังนี้ 2. ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์ (Economical Feasibility)

13. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) • เป็นการค้นหาข้อสรุป และขอบเขตของปัญหา 3 ประเด็นหลัก ๆ ด้วยกัน ดังนี้ • 3. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) • คือ ความเป็นไปได้ของระบบใหม่ที่นำเสนอสารสนเทศได้อย่างถูกต้อง และตรงตามความต้องการของผู้ใช้ การคำนึงถึงทัศนคติของผู้ใช้ รวมทั้งทักษะของผู้ใช้กับระบบงานใหม่ที่ได้รับการปรับเปลี่ยนโครงสร้างไปจากเดิมว่าเป็นที่ยอมรับหรือไม่ โดยสรุปเป็นรายละเอียดได้ดังนี้ • ผู้ใช้งานเข้าใจถึงความจำเป็นต่อการปรับเปลี่ยนระบบใหม่หรือไม่ • ต้องจัดเตรียมอะไรบ้าง กับการฝึกอบรมการใช้งานระบบใหม่ให้กับพนักงาน • จะให้ผู้ใช้งานมีส่วนร่วมกับการวางแผนระบบใหม่ตั้งแต่ริเริ่มโครงการหรือไม่ • ขั้นตอนการปฏิบัติงานมีการเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมหรือไม่

14. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) เป็นการค้นหาข้อสรุป และขอบเขตของปัญหา 3 ประเด็นหลัก ๆ ด้วยกัน ดังนี้ 3. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) ระบบใหม่ควรมีการสนับสนุนยุทธศาสตร์องค์กร 3 ด้านด้วยกัน คือ 3.1 ด้านผลผลิต (Productivity) 3.2 ด้านความแตกต่าง (Differentiation) 3.3 ด้านการจัดการ (Management)

15. การศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study) เป็นการค้นหาข้อสรุป และขอบเขตของปัญหา 3 ประเด็นหลัก ๆ ด้วยกัน ดังนี้ 3. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน (Operational Feasibility) สิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะต้องดำเนินการต่อไปก็คือ “การยืนยันผลการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ” ด้วยการจัดทำรายงานข้อเสนอ (Proposal) ยื่นต่อผู้บริหารระดับสูงพิจารณาเพื่อยืนยันถึงโครงการพัฒนาระบบ รายงานข้อเสนอ ควรประกอบด้วยสิ่งสำคัญต่าง ๆ ดังนี้ 1. หน้าปก 2. สารบัญ 3. บทสรุปถึงผู้บริหาร 4. สรุปปัญหา 5. แนวทางการศึกษา 6. วิเคราะห์ 7. แนวทางการแก้ไขปัญหา 8. ข้อเสนอแนะ 9. แผนงาน 10. ภาคผนวก

16. การวางแผน และการควบคุมกิจกรรม (Activity Planning and Control) การวางแผน ประกอบไปด้วยกิจกรรมต่าง ๆ ที่ได้มีการมอบหมาย และแจกจ่ายงานให้กับทีมงาน การคาดคะเนเวลาที่ต้องใช้ไปกับงานใด ๆ เพื่อให้งานนั้นสำเร็จลุล่วง การกำหนดเวลาโครงการเพื่อให้งานต่าง ๆ ของแต่ละกิจกรรมสามารถทำสำเร็จ ตามเวลาที่ไดกำหนด ในขณะที่ การควบคุม จะเป็นการ ตรวจสอบผลสะท้อนในโครงการที่ได้วางแผนไว้กับการ ปฏิบัติงานจริงของทีมงาน รวมถึงการสร้างแรงจูงใจทีมงาน เพื่อให้ทีมงานมีกำลังใจร่วมมือร่วมใจกันทำงานเพื่อให้งาน นั้นสำเร็จลุล่วงไปด้วยดี

17. การวางแผน และการควบคุมกิจกรรม (Activity Planning and Control) การกำหนดเวลาโครงการ (Project Scheduling) ใช้เทคนิค แกนต์ชาร์ต (Gantt Charts) ใช้สำหรับวางแผน และกำหนดเวลาในการทำงาน

18. การบริหารโครงการ (Project Management) โครงการ (Project) คือ กิจกรรมที่ข้องเกี่ยวกัน มีขั้นตอนที่ยุ่งยาก แต่จะมีเป้าหมายหรือจุดประสงค์ที่ชัดเจน โครงการจะมีการกำหนดเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุด รวมถึงการดำเนินการโครงการจะต้องอยู่ภายใต้ข้อจำกัด ไม่ว่จะเป็นด้านของเวลา งบประมาณ และทรัพยากร การบริหารโครงการ (Project Management) เป็นการวางแผนและการบริหารทรัพยากรใดๆทั้งตัวมนุษย์และในเรื่องของงาน โดยคาดคะเนทิศทางของโครงการตั้งแต่วันเริ่มต้นจนถึงวันเสร็จงาน รวมถึงการกำหนดช่วงเวลาในการปฏิบัติงานที่จะทำให้งานออกมามีประสิทธิภาพ และสามารถที่จะประมาณราคาของโครงการได้ในการก่อนสร้าง และการพัฒนาซอฟต์แวร์ การบริหารโครงการมีหัวใจสำคัญคือการบริหารความสัมพันธ์ระหว่าง เวลา ราคาและคุณภาพในทรัพยากรที่กำหนดเพื่อให้ได้เป้าหมายตามต้องการ

19. การประมาณต้นทุน และผลประโยชน์ที่จะได้รับ จัดว่าเป็นข้อมูลที่สำคัญอันหนึ่งในการตัดสินใจของผู้บริหารในการที่จะเลือกระบบใหม่ให้แก่องค์กร โดยทั่วไปแล้วต้นทุนที่จะเกิดขึ้นในการพัฒนาระบบจะมีอยู่ 2 ส่วนด้วยกันคือ 1. ต้นทุนในการพัฒนาหรือสร้างระบบใหม่ 2. ต้นทุนจากการดำเนินงานของระบบ เมื่อระบบได้ถูกพัฒนาแล้ว ร้อยละ 25 จ่ายในช่วงขั้นสำรวจเบื้องต้น ร้อยละ 50จ่ายในขั้นตอนการออกแบบระบบ การสร้างโปรแกรม การทดสอบ และการทำงานเอกสารประกอบ ร้อยละ 25 ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบใหม่ รวมทั้งกระบวนการในการเปลี่ยนการดำเนินงานจากระบบเก่ามาเป็นระบบใหม่

20. การประมาณต้นทุน และผลประโยชน์ที่จะได้รับ ต้นทุนจากการดำเนินงานของระบบที่ได้ถูกพัฒนาเสร็จแล้ว มักจะเป็นค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพนักงานที่ปฏิบัติงานระบบใหม่ รวมทั้งค่าบำรุงรักษาระบบใหม่ให้สามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่ตลอดอายุการใช้งานที่ควรจะเป็นของระบบ ซึ่งต้นทุนสามารถแบ่งได้เป็น 2 ลักษณะคือ 1. ต้นทุนที่จับต้องได้ (Tangible Costs) คือต้นทุนในส่วนของการพัฒนาระบบที่สามารถประเมินค่าเป็นตัวเงินได้ 2. ต้นทุนที่จับต้องไม่ได้ (Intangible Costs) คือต้นทุนในส่วนของการพัฒนาที่ไม่สามารถประเมินค่าเป็นตัวเงินได้

21. การประมาณต้นทุน และผลประโยชน์ที่จะได้รับ การพิจารณาถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับของโครงการสามารถจำแนกลักษณะได้เป็น 2 ประเภท ดังนี้ 1. ผลประโยชน์ที่จับต้องได้ (Tangible Benefits) หมายถึงผลตอบแทนที่สามารถประเมินค่าเป็นตัวเงินได้ เช่น กำไร 2. ผลประโยชน์ที่จับต้องไม่ได้ (Intangible Benefits) หรือผลตอบแทนที่ไม่ใช่ตัวเงิน หมายถึงผลตอบแทนที่ไม่สามารถวัดค่าเป็นตัวเงินได้ หรือยากแก่การประมาณค่า เช่น การเพิ่มภาพลักษณะที่ดีให้แก่องค์กร

22. สาเหตุสำคัญที่ส่งผลต่อความล้มเหลวในโครงการซอฟต์แวร์สาเหตุสำคัญที่ส่งผลต่อความล้มเหลวในโครงการซอฟต์แวร์ • ขาดการศึกษาความเป็นไปได้ที่ดีพอ • ข้อกำหนดหรือความต้องการต่าง ๆ ที่รวบรวมมาไม่มีความชัดเจน หรือไม่สมบูรณ์ • ขาดการประสานงานที่ดีระหว่างผู้ใช้กับนักวิเคราะห์ระบบ • ผู้ใช้ไม่ยอมรับในระบบ เนื่องจากระบบไม่สามารถปฏิบัติงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์ของการใช้งานที่แท้จริง • ระดับผู้บริหารไม่มีความชัดเจนในนโยบาย ซึ่งก่อให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในความต้องการตลอดเวลา หรือผู้บริหารระดับสูงไม่สนับสนุน

23. แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) แผนภูมิแกนต์ เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการวางแผน และกำหนดเวลาในการทำงานของโครงการ แต่จะไม่ได้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างงานให้เห็นได้อย่างชัดเจน และไม่สามารถบอกได้ว่างานที่ปฏิบัติการล่าช้าจะมีผลกระทบต่อโครงการอย่างไร ซึ่งจะไม่เหมาะสมกับโครงการขนาดใหญ่

24. เพิร์ต และซีพีเอ็ม (PERT and CPM) เป็นการวิเคราะห์ข่ายงานที่มักนำมาใช้ในการบริหารโครงการที่มีจุดเริ่มต้นของโครงการจนถึงการปิดโครงการที่แน่นอน มีส่วนงานย่อยต่าง ๆ ที่มีการกระจายโดยมีความสัมพันธ์กันซึ่งกันและกัน *** PERT จะเน้นด้านเวลา *** CPM จะเน้นด้านค่าใช้จ่ายของโครงการ

25. เพิร์ต และซีพีเอ็ม (PERT and CPM)

26. เพิร์ต และซีพีเอ็ม (PERT and CPM) • วัตถุประสงค์ของ PERT • วางแผนโครงการ (Project Planning) มีการคำนวณระยะเวลาการทำงาน และแสดงถึงกิจกรรมแต่ละกิจกรรมว่าควรเริ่มเมื่อใด แล้วเสร็จเมื่อใด • ควบคุมโครงการ (Project Control) ควบคุมการทำงานตามแผนที่ได้วางไว้ • บริหารทรัพยากร (Resource) ทรัพยากรต่าง ๆ เช่น เงินลงทุน บุคลากร เครื่องมือ อุปกรณ์ และอื่น ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และใช้ประโยชน์ได้อย่างเต็มที่ • บริหารโครงการ (Project Management) บางครั้งอาจมีความจำเป็นต้องเร่งการดำเนินการเพื่อให้โครงการเสร็จเร็วกว่ากำหนด ซึ่งก็สามารถทำได้ด้วยการเร่งกิจกรรมบางกิจกรรมที่ต้องการ เพื่อให้โครงการเสร็จเร็วขึ้น

27. เพิร์ต และซีพีเอ็ม (PERT and CPM)

28. เพิร์ต และซีพีเอ็ม (PERT and CPM)

29. เพิร์ต และซีพีเอ็ม (PERT and CPM)

30. สายงานวิกฤต (Critical Paths) และการเร่งโครงการ สายงานวิกฤต เป็นสายงานที่มีระยะเวลารวมยาวนานที่สุด การเร่งโครงการ จำเป็นต้องมีการควบคุมกิจกรรมในสายงานวิกฤตให้เป็นไปตามที่ได้วางแผนไว้ และถ้าหากมีความต้องการเร่งโครงการให้เสร็จเร็วขึ้น ก็สามารถทำได้ด้วยการเร่งกิจกรรมภายในสายงานวิกฤต

31. สายงานวิกฤต (Critical Paths) และการเร่งโครงการ

32. คำถามท้ายบท • ปัจจัยหรือแรงผลักดันที่ส่งผลต่อความต้องการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ ประกอบด้วยปัจจัยใดบ้าง จงอธิบาย • ในการศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ สามารถทำการศึกษาทางด้านใดบ้าง จงอธิบาย • ในการพัฒนาระบบสารสนเทศ เหตุใดจึงจำเป็นต้องบริหารโครงการ • แผนภูมิแกนต์ (Gantt Chart) คืออะไร นำไปใช้ประโยชน์ทางด้านใด

33. The End