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Reportware auf dem Branchentag der MIS AG PowerPoint PPT Presentation


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Reportware auf dem Branchentag der MIS AG. Agenda. Agenda. Vorstellung Referent und intersense AG. Erklärung Reportware . Einsatzscenario . Kontakt . Agenda. Agenda. Vorstellung Referent und intersense AG. Vorstellung. Vorstellung Referent. Mehr als 10 Jahre Tätigkeit als Controller.

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Reportware auf dem Branchentag der MIS AG

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Presentation Transcript


Reportware auf demBranchentag der MIS AG


Agenda

Agenda

  • Vorstellung Referent und intersense AG

  • Erklärung Reportware

  • Einsatzscenario

  • Kontakt


Agenda

Agenda

  • Vorstellung Referent und intersense AG


Vorstellung

Vorstellung Referent

  • Mehr als 10 Jahre Tätigkeit als Controller

  • Promovierter Volkswirt

  • Betriebswirtschaftliche Datenverarbeitung

  • Projekte

    • Mehrere Management-Informationssystem-Projekte

    • Entwicklung von Controlling-Instrumenten

    • Mitaufbau Intranet

    • Releasewechsel R2/R3

  • Vortragstätigkeit und Artikel im Bereich Wissensmanagement


Vorstellung

Vorstellung intersense AG

  • MIS, Intranet/Wissensmanagement und Internet: Wissensorientiertes E-Business

  • formale Unternehmensgründung in 2000

  • Projekte in den Bereichen MIS, Intranet, Internet


Agenda

Agenda

  • Erklärung Reportware


Erkl. Reportware

Erklärung Reportware

  • Reportware ist ein Vorgehen zum Aufbau eines datenbankbasierten Reporting-Systems

  • Ergebnis des Vorgehens ist, daß eine Datenbank mit Unternehmenszahlen gefüllt wird und aus dieser automatisiert die im Unternehmen gebräuchlichen Reports erstellt werden

  • Die Datenbank wird so eingerichtet, daß Datenstrukturen wie Hierarchien und die verschiedenen Analysegesichtspunkte berücksichtigt werden. Somit führt Reportware zu einem Controlling-Data-Mart, das als Startpunkt eines MIS geeignet ist.


Erkl. Reportware

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen sind heute auf verschiedene Tabellen verteilt

  • Heute: Kennzahlen sind auf verschiedene Tabellen verteilt und daher schwer zugreifbar

  • Zukünftig: Analysen sind Schnitte durch einen Datenwürfel


Erkl. Reportware

Mehrdimensionale Datenbank

Gesellschaften

ab

Wertart

a

a

b

b

Monate

Beitragssumme

VS-Summe

Stat. Jahrespr.

Geb. Beitrag

Stück


Erkl. Reportware

Gewohnte Benutzerumgebung: MS-Excel

Als das am häufigsten genutzte Analyse-Tool bietet Excel eine leistungsfähige und vertraute Benutzerumgebung. Schulungsmaßnahmen können in einem weitaus geringerem Umfang ausfallen als bei proprietären Systemen.


Erkl. Reportware

Methoden/Werkzeuge

  • Excel

  • Visual Basic

  • Nutzung der Alea Datenbank-funktionen in Excel und Visual Basic


Erkl. Reportware

Vorhandene Berichte weiter nutzen

  • Aus verschiedenen Abteilungen gelieferte Excel-Berichte können ohne Änderungen in die Datenbank übernommen werden. Abstimmaufwand entfällt.

  • Kein Mehraufwand für Layoutänderungen.


Erkl. Reportware

Berichte zum aktuellen Datum produzieren

Die bisher verwendeten Excel-Berichte dienen als Layout-Vorlagen (Templates) für die dynamisch aus der Datenbank erzeugten Berichte.


Erkl. Reportware

Formelstrukturen

Das Reporting hängt heute von solchen Formelstrukturen ab:

= INDEX('V:\Beta\Berichte\Berichtswesen intern\

Arbeitsmappen\[BasisAlpha.xls]Alpha

ÜbLeben'!$AA$77:$AL$97;3;Tab!$B$8)

Zukünftig wird dies die Form sein:

= DBSET(„200“;„aleaServer“;„misDatenbank“;“Alpha“;

“Eingelöst“;“Januar“;“2001“;„Versicherungssumme“ )


Erkl. Reportware

Verbindung zur Datenbank

= DBSET(„200“;„aleaServer“;„misDatenbank“;“Alpha“;

“Eingelöst“;“Januar“;“2001“;„Versicherungssumme“ )


Erkl. Reportware

Auch Lieferdateien schwieriger Struktur können verarbeitet werden


Erkl. Reportware

Automatisiertes Dateneinlesen und Berichtsproduktion über Nutzerschnittstelle in Excel


Erkl. Reportware

Zusammenfassung der Vorteile von Reportware

  • Excel als Nutzerschnittstelle

  • keine Abstimmungsaufwände mit Berichtsempfängern, da bestehendes Berichtslayout 1:1 übernommen werden kann

  • keine Abstimmungsaufwände mit Datenlieferanten, da auch Quellen mit komplizierter Struktur automatisiert eingelesen werden können

  • Wegfall komplizierter Verknüpfungen

  • Zugriffsfähigkeit von Kennzahlen


Erkl. Reportware

Erfolgreich im Einsatz

Mit dem Vorgehen „Reportware“ wurde in verschiedenen deutschen Versicherungsunternehmen z.B. der Post- und Citi-Bankversicherung das Reporting erfolgreich auf eine fehlerärmere und rationellere Arbeitsweise umgestellt.

Gleichzeitig wurde die Basis für ein MIS geschaffen, da die Reportinggrößen in einer Olap-Datenbank abgelegt werden.


Agenda

Agenda

  • Einsatzscenario


Einsatzscenario

Auskunftsfähigkeit gefährdet

  • der Prozeß der Berichtserstellung erfolgt in Excel, ist aufwendig, durch vielfach verknüpfte Dateien fehleranfällig und damit unwirtschaftlich

  • Excel und Access stoßen schon bei den heutigen Reporting- und Analyse-Anforderungen auch in bezug auf das Datenvolumen an ihre Grenzen. Die Bewältigung zukünftiger Anforderungen, z.B. ein Storno-Reporting, Integration neuer Produkte, neuer VTW ist gefährdet

  • Kennzahlen sind nicht kurzfristig zugriffsfähig


Einsatzscenario

Aufbau eines Controlling-Datamarts als Startpunkt eines MIS

  • Einsatz leistungsfähiger Datenbanken, die vom Controlling beherrscht werden können

  • Anschaffung einer spezialisierten Datenbank für betriebswirtschaftliche Kennzahlen

  • Nutzung einer Data-Warehouse geeigneten Datenbank von Microsoft, die in der MIS Decisionware enthalten ist, in späteren Stufen

Olap-Datenbank

Berichte

über

Excel

Systemausschnitt

Verdichtete Daten

Relationale-Datenbank

Neugeschäfts-

und

Bestandsdaten

Beitrags- und

Schadendaten


Einsatzscenario

Kriterien Toolauswahl

Für die Toolauswahl wurden insbesondere folgende

Kriterien berücksichtigt:

1. Weiterentwicklung MIS muß auch vom Controlling leistbar sein, d.h. die Fachabteilung muß das Produkt beherrschen können

2. Schnelle Einarbeitungszeit durch Integration ins Office-Paket muß gewährleistet sein

3. Mittelfristig dringende Berichtsanforderungen können abgedeckt werden

4. Einstieg in den Aufbau eines Data-Warehouses

5. Referenzen im Controlling-Bereich, d.h. längerfristige Erfahrungen mit dem Produkt

6. Stabilität des Anbieters

Entscheident ist eine Einhaltung der Kriterien 1. und 3.


Einsatzscenario

Auswahl Tool

1

2

3

4

5

6

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

a

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a

a

Fazit: Das Tool Alea von der MIS AG erfüllt als einziges alle Anforderungen


Einsatzscenario

Merkmale MIS-Decisionware (insbesondere Olap-Datenbank Alea)

  • Mehrjährig in Versicherungsunternehmen mit ähnlicher Struktur erprobt

  • Das System kann nahtlos mit den Bedürfnissen und Kenntnissen der Anwender wachsen

  • Vertraute Benutzeroberfläche: Excel


Einsatzscenario

Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden?

  • Verbesserung der Prozeßeffizienz in der Reporterstellung,

    Nutzung der freiwerdenden Kapazitäten für analytische und

    konzeptionelle Aufgaben

  • Vermeiden von Doppelarbeiten

  • Reduktion der Fehleranfälligkeit

  • Bündelung des Reporting-Know-Hows

  • Vereinfachung der Vertretungsregelungen durch organisierten

    Einsatz von Standardsoftware


Einsatzscenario

Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden?

  • Startpunkt für ein umfassenderes dispositives System

Start des MIS mit

verdichteten Daten in einem

Controlling Data-Mart

MIS


Einsatzscenario

Was soll mit dem Management-Informationssystem erreicht werden?

  • Nutzen Intranet wird durch Integration von Kennziffern erhöht

(direkter Zugriff auf Daten über Intranet in späterer Stufe geplant)


Einsatzscenario

Warum Aufbau des Management-Informationssystems jetzt?

  • Projekt ist zentrale Aufgabe des Controllings:

    --> Berichtsfähigkeit muß sichergestellt werden

  • Kapazitäten sind zwar begrenzt, deswegen soll der Aufbau

    durch Externe stark unterstützt werden. Eine ausreichende

    Einarbeitung der Mitarbeiter ist gewährleistet

  • Motivationsaspekt für Mitarbeiter, Know-How-Ausweitung


Einsatzscenario

Das MIS wird stufenweise ausgebaut


Einsatzscenario

Zeitplan mit Meilensteinen

März/April

- Vorbereitung Alea

  • Mai/Juni

  • Installation

  • Quell-Dateien

  • vorbereiten

  • Management-

  • Bericht vorber.

  • Juli/August

  • - Forts. Quelldat.

  • und M.bericht

  • Nutzeroberfl.

  • Benutzerber.

  • Produktivsetz.

  • Abschlußdok.

  • Sept./Okt.

  • Ext. Berichtsw.

  • durch Controlling

Schulung und Dokumentation über die gesamte Projektlaufzeit


Agenda

Agenda

  • Kontakt


Kontakt

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