e-purchasing, e-procurement : enjeux et retours d’expérience

1. e-purchasing, e-procurement : enjeux et retours d’expérience

2. K-Buy : Qui sommes nous ? Nos chiffres clés Métier : Conseil et sous traitance achats Création : 1995 CA 2002 : 15 M€ Salariés 2002 : 100 Europe (80 France) Siège : Neuilly-Plaisance, France Filiales : Allemagne, Espagne, Royaume Uni Nos références

3. K-Buy, une offre unique parmi les Procurement Service Providers K-Buyers K-Supply SSM Spend & Supply Management Accélérateur de Performance Achat Facilitateur de Relation Fournisseur Externalisation des achats non stratégiques Accélérateur d’économies Benchmarking Plans d’appels d’offres Implémentation et suivi des contrats Accélérateur de projets achat Gestion de familles d’achat Coordinations achat Achats projet Sourcing pays bas coûts Supplier Relationship Management Organisation & SI achat Analyse des coûts et de la valeur Accélérateur de progrès achat e-RFI Enchères inversées Power Buying Purchasing Intelligence Formation & coaching E-procurement Logiciel accessible par navigateur Internet Gestion de catalogues Hub fournisseurs Centrale d’Approvisionnement Traitement des commandes Traitement des factures fournisseurs Facture électronique mensuelle Information des utilisateurs Gestion des litiges Intégration dans toute solution d’e-procurement Logistique de rechange Sourcing de pièces mécaniques et électroniques Contrôle IQAM en réception Stockage de pièces critiques Benchmarking Revue semestrielle d’opportunités Gestion des familles d’achat Stratégies de sourcing, appels d’offres, implémentent des contrats, évaluation et développent de la performance des fournisseurs, gestion des achats ponctuels Gestion des commandes Traitement des commandes et des litiges Paiement des fournisseurs Facture unique mensuelle pour les achats C E-enablement Solution e-procurement, Catalogues électroniques.

4. K-Buyers : Accélérateur du progrès achats Formation Nouvelles technologies • Grace à son équipe dédiée, K-buy maîtrise le développement et la personnalisation des outils de e-sourcing : • enchères inversées • e-RFI • e-RFQ • e-procurement, • … • K-Buy a mis en place sous la marque K-Training un service de formation spécialisé dans le domaine des achats.Les formateurs K Training interviennent pour toute formation achat sur : • Les concepts de base • Le perfectionnement et la stratégie achat • Les familles d’achat • L’informatique liée aux achats • … Innovation achats • A travers sa veille permanente sur les pratiques achats K-Buy est force de proposition permanente de nouvelles approches achat • Power buying • Externalisation de la fonction achats • …

5. Sommaire • Introduction • Les solutions d’e-procurement • Les solutions de e-purchasing • Stratégies d’enchères • Cas pratique

6. Les technologies web impactent l’ensemble de la chaîne achat - approvisionnement Achat / Purchasing Approvisionnement / Procurement Marketing achat Définition du besoin Appel d’offres Négociation Contrats Commande Réception Contrôle des factures Paiement Suivi des fournisseurs e-sourcing e-requisition e-collaborative design e-logistics e-bidding e-bpp e-auctions e-statistics e-purchasing e-procurement

7. Sourcing Définition des besoins Appel d’offres e- purchasing Négociation e-intelligence Contrat Demande d’achat Validation Réception e- procurement Paiement Des outils innovants de e-purchasing et e-procurement

8. Achats de Classe C • - 5% du CA • - 60% des fournisseurs • - 60% des factures • non répétitifs • standards ou simples • - faibles montants • - fournisseurs occasionnels - 80% du CA - 20% des fournisseurs - 20% des factures - achats répétitifs - fournisseurs stratégiques - contrats annuels Achats de classe A L’impact des e-outils diffère fortement selon la catégorie d’achats Achats de Classe B • - 15% du CA • - 20% des fournisseurs • - 20% des factures • répétitifs • complexes • - contrats annuels • - fournisseurs non stratégiques % du chiffre d’achats total 100% 95% Priorité du e-procurement 80% Priorité du e-purchasing % des fournisseurs 20% 40% % des factures

9. Sommaire • Introduction • Les solutions d’e-procurement • Les solutions de e-purchasing • Stratégies d’enchère • Cas pratique

10. Depuis 1997, de nombreux acteurs sont apparus pour proposer des solutions d’e-procurement • Des éditeurs de logiciels d’e-procurement (ex: Ariba) ont commencé par proposer des logiciels à implémenter dans les entreprises acheteuses (buy side) permettant de palier aux insuffisances des ERP pour les achats hors production • Grâce au langage XML, ces logiciels doivent permettre d’accéder à des catalogues externes gérés par des places de marché transactionnelles (ex: Answork) • Ces places de marché peuvent aussi opérer des places de marché privées, ce qui évite d’avoir à installer une solution buy side

11. Demandeur Catalogues Les solutions d’e-procurement combinent un logiciel et des catalogues électroniques (1/5) ERP Fournisseur Logiciele-procurement Validateur Places de marché Environnement de l’entreprise

12. Demandeur Les solutions d’e-procurement combinent un logiciel et des catalogues électroniques (2/5) 1. le demandeur consulte les produits disponibles sur catalogues… ERP Fournisseur Logiciele-procurement Validateur Places de marché …et élabore sa demande d’achat sur les produits catalogues Catalogues Environnement de l’entreprise

13. Les solutions d’e-procurement combinent un logiciel et des catalogues électroniques (3/5) ERP Demandeur Fournisseur 2. Les validateurs sont avertis de la DA par mail… Logiciele-procurement Validateur …ils peuvent modifier le contenu de la DA et transformer la DA en commande Catalogues Environnement de l’entreprise

14. Les solutions d’e-procurement combinent un logiciel et des catalogues électroniques (4/5) ERP Demandeur Fournisseur Logiciele-procurement 3. Le fournisseur reçoit la commande dans un mail… Validateur Catalogues Environnement de l’entreprise

15. Les solutions d’e-procurement combinent un logiciel et des catalogues électroniques (5/5) 4. Le fournisseur envoi un accusé de réception de commande… ERP Demandeur Fournisseur Logiciele-procurement … et retourne un fichier permettant d’intégrer la commande dans l’ERP Validateur Catalogues Environnement de l’entreprise

16. Les places de marché • Une place de marché est un site Internet où des personnes ou organisations peuvent acheter etvendre des produits et services les uns aux autres. • Elle est opérée par un intermédiaire, souvent dénommé le « Market Maker » • Elle est fondamentalement une plate-forme technique (hub), associant des matériels (serveurs et bande passante) et logiciels (commande, enchères, etc) permettant l’échange de messages standardisés (commandes, factures, etc). • Elle vend à ses clients l’accès à ces moyens techniques mutualisés. • Pour attirer les acheteurs et les fournisseurs et générer des revenus, elle cherche à se différencier en intégrant le plus rapidement possible du contenu et des services.

17. Vertical Biens de conso.SantéServices financiersTransportEnergieBTPAutomobile… ConnecteursERPCRMSCM Catalogues électroniquesInformations financièresInformations entreprises Informations Marché News Bandeaux publicitaires LogicielsCommandesAppel d’offresEnchèresAchats groupés FacturationPaiement CAO CONTENU TECHNOLOGIES MROMatériels d’occasionDéstockageRHVoyages & déplacements Horizontal Plate-formeServeurs+Bande Passante SERVICES AchatsSourcingNégociation LogistiqueGestion des stocksFullfillment FinancesRegroupement de facturesTransferts de fondsEscompteAssurances Les 3 composantes d’une place de marché : T+C+S MARKET MAKER

18. La segmentation des places de marché : du strictement privé au largement public + Place de marché publique horizontale ou verticale Place de marché privée BUY SIDE FOURNISSEURS EDI Place de marché privée SELL SIDE Partenariat simple 1 + 1 ACHETEURS Acheteur Fournisseur

19. L’existence de catalogues électroniques n’est pas systématique • Grandes disparités selon les secteurs : • certains ne travaillent qu’avec des supports papier • d’autres uniquement avec des catalogues électroniques : XML, EDI, e-procurement • Motivations: • Historiques : Les VPCistes dynamisent le processus Minitel -> EDI -> Internet • Produits : • les produits récurrents, peu impliquants, non personnalisables, avec peu de configuration sont plus facilement cataloguables • Le matériel informatique ou le papier s’y prêtent moins (durée de vie) • Concurrence : quand 1 acteur du secteur propose une offre électronique, les concurrents doivent suivre • Acheteur type : accès difficile pour certains d’entre eux (ex : outillage)

20. Les produits catalogues et hors catalogues • Produit catalogue : • Les produits catalogues sont répertoriés pour une période donnée : • leur disponibilité sur le marché est assurée pendant une période garantie par le distributeur. • Leurs prix ont fait l’objet d’une négociation préalable par les acheteurs de l’entreprise. • Une commande de produits catalogues est : • récurrente, • passée aux fournisseurs selon une procédure uniforme. • Produit hors catalogue : • Les produits hors catalogues sont : • des produits pour lesquels la définition demande du temps, • dont les prix n’ont pas fait l’objet d’une négociation préalable par les acheteurs de l’entreprise. • Une commande de produits hors catalogues est : • souvent non récurrente, • souvent passée auprès de fournisseurs non référencés.

21. Préparer les changements chez les fournisseurs • Préparer l’argumentaire de vente • Ecouter les fournisseurs • Partager les objectifs • Faire de l’e-procurement un critère de sélection • Mettre au point les modalités de fonctionnement sur la mise à jour des catalogues, l’envoi des commandes, etc

22. Accompagner les changements sur les fonctions internes existantes • Sur le papier, la fonction approvisionnement est remise en cause : « grâce à la convivialité et à l’accessibilité de la solution, c’est l’utilisateur final qui rédige sa commande  ». Cependant l’expérience montre : • qu’une commande non suivie a toutes les chances de donner lieu à un litige • que les retards de livraison et / ou litiges sur la facturation sont plus efficacement traités par un approvisionneur professionnel. • La fonction approvisionnement ne peut donc pas totalement disparaître • De même, l’automatisation du traitement des factures et la réduction des litiges a un impact fort sur la comptabilité fournisseurs • L’e-procurement doit être une opportunité de simplifier les règles de gestion • Les utilisateurs doivent être sensibilisés à leur responsabilité de réceptionnaires

23. Plusieurs difficultés ont été sous-estimées pour justifier le ROI de l’e-procurement • Les éditeurs et intégrateurs ont volontairement entretenu la confusion entre les économies sur les coûts d’achats et celles sur les coûts de transaction • La diminution des coûts de transaction n’est effective qu’après le reclassement d’acheteurs, d’approvisionneurs et de comptables fournisseurs • Les logiciels d’e-procurement sont très coûteux (licence et intégration) • Les commandes totalement automatisables sont moins nombreuses que prévues et le hors catalogue reste majoritaire dans les achats de classe C : • Une part significative des achats n’est pas adaptée à l’utilisation des catalogues • Le coût de maintenance des catalogues en limite l’utilisation • Le traitement des factures est encore trop souvent laissé de côté alors qu’il est à l’origine d’une partie significative des économies escomptées

24. Les promesses du « e » : 15% d’économies sur les coûts d’achats et 80% sur les coûts d’acquisition • Optimisation • des coûts administratifs • Réduction du nombre • de fournisseurs • de références • de commandes • de factures • Automatisation des processus • d’appel d’offres • de négociation • de commande • de paiement • Réduction du nombre de litiges 80% d’économiessur les coûtsd'acquisition Coût complet Coûts d’acquisition 15% d'économiessur les prix d'achats • Optimisation • des coûts d’achats • Globalisation • Standardisation • Définition du besoin • Planification • Sourcing • Négociation • Partenariat • Respect des contrats cadres Coûts d’achat

25. Attention à : • Intégrer le coût total de la solution • Ne pas surestimer le nombre de transactions sur catalogues Coût de la solution ? € 20€ Théoriquement le coût des transactions doit diminuer de 80% grâce à l’e-procurement 115€ • Facturation et paiement • Archivage 40€ • Choix du produit • Disponibilité & tarifs • Elaboration de la DA • Circuit d’approbation • Génération de la commande • Envoi de la commmande • Intégration ERP • Suivi de la commande • Réception 75€ Facture 10€ 10€ Commande Papier Automatique Source : Analyses K-Buy Nota : facturation et paiement automatisés

26. La gestion des achats hors catalogue est rarement prise en compte par les solutions d’e-procurement • Classe B : • Des produits spécifiques prennent le relais des solutions génériques : • Location Longue Durée de véhicules : solutions de gestion de parcs • Prestations Intellectuelles • Intérim • Voyages et déplacements : produits de e-booking • Classe C : • Les guides de définition des besoins font gagner du temps • E-forms adaptées aux videoprojecteurs, séminaires, … • Les produits très spécifiques (pièce sur-mesure, travaux) vont nécessiter une rédaction de cahier des charges. Ces achats ne seront pas traités par les solutions d’e-procurement « classiques ».

27. Calcul du ROI d’une solution e-procurement • Eléments de coûts à prendre en compte : • Le coût complet de la mise en place de la solution : achat de la solution, intégration, formation • Le coût de maintenance de la solution • Le coût des nouvelles fonctions internes / prestations • Eléments de gains à prendre en compte : • Les suppressions de postes d’approvisionneurs • Les suppressions de postes de comptables fournisseurs • Valorisation du temps d’acheteur ? • Valorisation du respect des contrats cadres ?

28. Sommaire • Introduction • Les solutions d’e-procurement • Les solutions de e-purchasing • Stratégies d’enchères • Cas pratique

29. Collecte des informations Leviers d’optimisation Lots et portefeuille cible Types de négociation Modèle d’analyse multicritères Liste de fournisseurs motivés Questionnaires Interviews Base de données achat Stratégie Sourcing Optimisation du cahier des charges CdC optimisé Grilles de cotation et d’analyse Mise en place Suivi annuel Contrats Indicateurs de performance Parts de marché Négociation ou enchère Fournisseurs sélectionnés Nouveaux tarifs Le « e » ne modifie pas la logique intrinsèque du processus achat 2 1 3 7 4 6 5

30. Collecte efficace des informations 1 • Objectif : • Connaître en profondeur la famille d’achats pour sécuriser la définition des besoins • Démontrer notre professionnalisme aux fournisseurs • Cette phase parfaitement réalisée, est un facteur clé de réussite pour le dossier • Méthode : • Collecte de toutes les informations nécessaires pour le dossier • Contrats cadres • Contrats particuliers • Prix nets, délais de paiement… • Volumes annuels • Mettre en oeuvre les sources d’information (achats, comptabilité, fournisseurs, etc) et les moyens de collecte (interviews, questionnaires, etc) les plus pertinents • Outils : • Guide d’interviews et questionnaires types • Livrables : • Panorama achat sur la famille Télécoms Voix • Création d’une base de données achats

31. Des questionnaires spécifiques

32. Une analyse détaillée de vos consommations/fournisseurs

33. Elaboration d’une stratégie et d’un plan d’action 2 • Objectif : • Proposer des axes de travail pour optimiser le cahier des charges • Déterminer les leviers de réduction de coûts à mettre en œuvre • Démontrer l’intérêt d’un re-sourcing • Elaborer un portefeuille cible de fournisseurs • Méthode : • Identifier les forces et faiblesses actuelles des pratiques d’achats actuelles • Identifier les contraintes internes et externes • Outils : • Grilles de diagnostic familles • Benchmarks K-Buy • Livrables : • Stratégies d’achat et plan d’action • Déroulement de l’appel d’offres • Paramètres de l’enchère si il y a lieu: lots, règles d’adjudication, périmètre • Stratégie de loting

34. Sourcing et pré-sélection des fournisseurs 3 • Objectif : • Identifier et qualifier les meilleurs fournisseurs • Motiver les fournisseurs à répondre • et à participer à l’appel d’offres et avec qui on est certain de vouloir travailler • Méthode : • Définition du profil type du fournisseur • Contact avec les fournisseurs potentiels pour les informer de la démarche en cours • Mise en œuvre des outils de sourcing et de qualification des fournisseurs • Outils : • Bases de données fournisseurs K-Buy et outils de sourcing K-Buy • Modèles d’analyse multicritères • RFI on line si nécessaire • Livrables : • Liste des fournisseurs motivés et qualifiés • Documents d’analyse et de notation multi-critères

35. Exemple de fiche fournisseur pour la famille telecom voix

36. Optimisation du cahier des charges 4 • Objectif : • Optimisation du cahier des charges en tenant compte des contraintes internes et externes • Méthode : • Rédaction d’un cahier des charges • Outils : • Expertise K-Buy sur la famille Télécoms Voix • Outil on line K-Buy d’optimisation du cahier des charges • Livrables : • Cahier des charges optimisé • Grilles de cotation • Analyse multicritère

37. Négociation et sélection des fournisseurs 5 • Objectif : • Obtenir les meilleurs prix de marché compatibles avec le cahier des charges • Méthode : • Maximiser l’intensité concurrentielle grâce à une enchère inversée • Outils : • Plate-forme d’enchères K-Bidding • Livrables : • Nouvelles conditions tarifaires • Liste des fournisseurs sélectionnés à l’enchère et au final

38. Rédaction du nouveau contrat 6 • Objectif : • Rédiger le plus rapidement possible le nouveau contrat afin de perdre le moins de temps dans la mise en place • Méthode : • Valider les offres techniques et commerciales des fournisseurs • Finaliser le contrat avant validation par le service juridique et signature • Adjudication définitive des lots • Informer les utilisateurs et coordonner le fournisseur avec le client • Outils : • Base de données K-Buy • Mails type d’information des utilisateurs / mise en intranet • Livrables : • Projet de Contrat

39. Implémentation et suivi de la prestation 7 • Objectif : • Assurer le bon déroulement des prestations du fournisseur • Méthode : • Vérifier l’application des contrats cadres • Suivre les parts de marché des fournisseurs • Suivre les indicateurs qualité • Proposer des actions correctrices si nécessaire, tant en interne qu’aux fournisseurs • Calculer les économies réalisées • Outils : • 1 point mensuel pendant 3 mois puis 1 point tous les trimestres (en option) • Tableaux de bords familles d’achat • Livrables : • Tableaux de bords renseignés

40. Suivre la prestation 7 • Objectif : • Assurer le bon déroulement des prestation des fournisseurs • Méthode : • Vérifier de la bonne application des contrats cadres • Suivre les parts de marché des fournisseurs • Suivre les indicateurs qualité • Proposer des actions correctrices si nécessaire, tant en interne qu’aux fournisseurs • Calculer les économies réalisées • Outils : • 3 points mensuels puis 3 points trimestriels • Tableaux de bords familles d’achat • Livrables : • Tableaux de bords renseignés

41. Les 6 principaux outils du e-purchasing • Les outils de e-intelligence permettant de capitaliser et de partager la connaissance achat (Knowledge Management) • Les outils d’e-collection qui permettent une collecte interne efficace de l’information achat • Les outils de e-collaborative design, pour piloter et exploiter les capacités d’innovation des fournisseurs • Les outils d’e-bidding, pour gérer les appels d’offres classiques • Les outils d’e-auctions, pour dynamiser les négociations • Tous ces outils peuvent être intégrés à un Intranet Achat, qui lui-même peut proposer des outils tels que la gestion de projet, la gestion des fournisseurs, la politique achat, …

42. Les outils de Knowledge Management : l’accélération et la rationalisation du marketing achat • Définition • Un outil de KM permet de capitaliser l’expertise et les benchmarks sur chaque segment d’achat • Fonctionnement • Chaque acheteur accède via Internet ou Intranet à l’information pertinente demandée (documents, méthodes, …) • L’acheteur accède uniquement aux familles de son portefeuille • A tout moment, l’acheteur enrichit la base de données avec de l’information fraîche • Atouts • Gain de temps : réutilisation de l’existant • Formation rapide : les acheteurs se familiarisent rapidement avec de nouvelles familles d’achat • Sécurisation : le départ d’un acheteur ne met pas en péril le savoir acquis

43. Les outils d’e-collection • Définition • Les outils d’e-collection permettent une collecte efficace des informations achat en interne • Fonctionnement • L’acheteur effectue une requête • Les utilisateur internes sont informés de cette requête • L’acheteur obtient les réponses on-line • Des relances automatiques peuvent être mises en place • L’encadrement peut effectuer un suivi • Atouts • Des réponses de meilleure qualité : les dates limites sont précisées et la traçabilité est connue de tous • Une large remontée d’information : la collecte des données provient d’origines multiples et ne prend pas de temps à l’acheteur

44. L’e-collaboration : du partage de document à la conception collaborative • Les solutions, que l'on regroupe parfois sous l'étiquette restrictive de "commerce collaboration", ont un large spectre d’action : • du simple partage de document • à de véritables outils de CAO accessibles à travers le réseau. • Ces possibilités d'échanges sont de plus en plus prises en compte par les mécanismes d'Internet.

45. Les principes du e-collaborative design • Définition • Un outil de e-collaborative permet de dynamiser la créativité des fournisseurs • Fonctionnement • Les fournisseurs obtiennent les spécifications par Internet • Ils peuvent poser des questions et faire des remarques sur les spécifications • L’acheteur peut rendre visibles certaines questions et réponses pour tous les fournisseurs • Les spécifications sont en mode versioning • Les fournisseurs sont automatiquement informés à chaque nouvelle spécification ou question / réponse • Atouts • Tirer parti de la capacité d’innovation des fournisseurs • Adapter vos spécifications au marché : aussi vite et aussi souvent qu’il est nécessaire • Historiser l’évolution des spécifications

46. Les solutions de e-collaboration (1/2)

47. Les solutions de e-collaboration (2/2)

48. Covisint propose des outils de co-conception • Date de création : 25 février 2000   • Démarrage de l'activité : septembre 2000   • Fonds levés : 200 à 300 M de $ investis   • Actionnaires : • Les fondateurs: Ford, General Motors et DaimlerChrysler détiennent 33,3% du capital. • Renault, Nissan, PSA, Commerce One, Oracle ont moins de 5% du capital chacun • Cible : constructeurs automobiles et leurs fournisseurs   • Outils de co-conception • 500 postes connectés en co-conception • rétribution mensuelle au nombre de postes connectés.

49. Le e-bidding • Définition • Un outil d’e-bidding gère les appels d’offres classiques • Fonctionnement • L’appel d’offres dure de 1 heure à quelques semaines • Les fournisseurs répondent grâce à des formulaires pré-formatés • Les offres sont comparées de façon automatique • L’acheteur peut négocier on-line avec chaque fournisseur • Atouts • Comparaison rapide des offres • Tours de négociation multiples avec de nombreux fournisseurs : l’acheteur peut gérer plusieurs appels d’offres en même temps • Traçabilité du processus achat : chaque offre est stockée

50. E-auction (reverse auction, enchère inversée) • Définition • L’e-auction est un outil fondé sur la technologie Internet. Il permet aux fournisseurs de remettre leurs cotations on-line et de visualiser les cotations de leurs concurrents • Fonctionnement • L’enchère dure généralement de 30 minutes à 1 journée • Chaque fournisseur connaît la meilleure offre à tout instant • A tout instant, les fournisseurs peuvent enchérir • Atouts • Gain économique : le processus d’enchère inversée oblige les fournisseurs à consentir leurs meilleurs tarifs • Rapidité des négociations • Traçabilité et transparence du processus achat : chaque nouvelle offre est historisée